Wawasan Berdasarkan Data:Menjawab Lima Pertanyaan Penting Tentang Kinerja Tim Pemeliharaan Anda

Perawatan melibatkan banyak bagian yang bergerak, yang berarti lebih besar kemungkinan terjadinya kesalahan. Dan ketika masalah muncul, Anda ingin mengatasinya dengan informasi sebanyak mungkin. Dengan kata lain, Anda ingin penyelesaian masalah dapat diprediksi. Data adalah unsur utama dalam mencapai tujuan ini.

Kami mencari 5 cara menggunakan data untuk memecahkan masalah pemeliharaan umum dan memimpin tim Anda menuju kesuksesan.

Masa depan analisis dan data

Artikel ini memandu Anda tentang data apa yang akan digunakan dan cara menggunakannya. Meskipun Anda dapat mengikuti jika data Anda ada di spreadsheet atau lemari file, kami menggunakan alat analisis Fiix untuk mengilustrasikan prosesnya. Analisis Fiix bersifat visual dan interaktif sehingga Anda bisa mendapatkan gambaran yang jelas tentang cara menelusuri data Anda dan menemukan jawaban atas pertanyaan terbesar Anda.

1. Bagaimana cara memastikan pemeliharaan yang tepat dilakukan pada waktu yang tepat?

Rata-rata fasilitas mengelola 45 perintah kerja dalam seminggu. Dengan begitu banyak hal yang harus dilakukan (dan sedikit waktu untuk melakukannya), Anda tahu betapa pentingnya memfokuskan upaya tim Anda pada tempat yang tepat. Jadi, pertanyaan ini sebenarnya memiliki tiga sub-pertanyaan—apakah saya melakukan terlalu banyak pemeliharaan, tidak cukup pemeliharaan, atau jumlah pemeliharaan yang tepat pada suatu aset?

Langkah pertama untuk menjawab pertanyaan ini adalah mengidentifikasi aset dengan banyak perintah kerja yang terkait dengannya. Lalu, filter perintah kerja ini berdasarkan jenis aset dan pemeliharaan.

Pertama, carilah aset dengan sedikit atau tanpa perintah kerja korektif yang terkait dengannya. Artinya, Anda mungkin terlalu sering melakukan PM pada aset ini dan dapat mengurangi frekuensi pemeliharaan terjadwal.

Aset dengan pemeliharaan preventif yang tidak memadai akan memiliki banyak pekerjaan darurat yang terkait dengannya. Selain itu, carilah aset dengan biaya pemeliharaan yang lebih rendah dibandingkan dengan aset sejenis karena hal ini sering kali merupakan tanda bahwa aset tersebut tidak mendapatkan pemeliharaan yang cukup. Tingkatkan frekuensi PM pada aset ini.

Jumlah pemeliharaan yang tepat menunjukkan perintah kerja yang sering dan bersifat korektif terkait dengan aset.

2. Bagaimana pemeliharaan mempengaruhi kinerja peralatan?

Untuk mendapatkan gambaran tentang pengaruh pemeliharaan terhadap kinerja peralatan, mulailah dengan mengumpulkan informasi tentang aset yang terkait dengan waktu henti. Selanjutnya, filter aset-aset tersebut ke dalam dua kategori – waktu henti yang terencana dan tidak terencana. Beri peringkat aset tersebut berdasarkan waktu henti yang tidak direncanakan. Aset dengan waktu henti yang lebih tidak terencana adalah aset yang ingin Anda atasi terlebih dahulu karena aset tersebut memiliki dampak negatif terbesar pada perusahaan Anda dan peluang terbesar untuk perbaikan. Anda selanjutnya dapat memfilter aset tersebut berdasarkan biaya pemeliharaan yang terkait dengannya. Aset dengan waktu henti paling banyak dan biaya tertinggi adalah tempat untuk mulai menyesuaikan strategi Anda.

Langkah selanjutnya adalah menyelami catatan perintah kerja darurat yang dilampirkan pada aset tersebut. Cari tahu masalah dan penyebab paling umum, dan lakukan perubahan untuk mengatasinya. Misalnya, apakah bearing terus-menerus rusak karena pelumasan yang tidak tepat? Perubahan sederhananya adalah dengan meningkatkan frekuensi pelumasan dan menentukan jumlah pelumasan yang diperlukan di setiap mesin.

Kunjungi kembali laporan ini untuk melihat apakah penyesuaian Anda membawa perubahan. Jika waktu henti yang tidak direncanakan dan biaya pemeliharaan turun dalam 30, 60, dan 90 hari, kini Anda memiliki data untuk mendukung keputusan Anda dan menunjukkan pengaruhnya terhadap produksi.

3. Bagaimana fasilitas saya dapat mengatur gudang kami sehingga suku cadang mudah diakses?

Gudang yang tidak terorganisir dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada sekedar berantakan. Hal ini menyulitkan teknisi untuk mengakses suku cadang saat mereka sangat membutuhkannya sehingga menyebabkan penundaan dan potensi kerusakan.

Untuk mengatasi masalah ini secara langsung, kumpulkan data tentang aset yang memiliki perintah kerja darurat terbanyak.

Catat bagian mana yang paling terkait dengan pekerjaan darurat tersebut dan peralatan apa yang dibutuhkannya. Setelah ditentukan, Anda dapat menyatukan bagian-bagian tersebut. Pembuatan suku cadang membuat perolehan suku cadang menjadi lebih mudah dan mudah diakses saat pekerjaan darurat dilakukan.

Agar hal ini dapat berfungsi, data ini perlu dilacak dan diperbarui secara berkala. Setiap kali teknisi mencari suku cadang, data tersebut harus diperbarui. Ini memberi Anda tanda akurat tentang suku cadang mana yang sering digunakan dan seberapa sering suku cadang tersebut dipasang pada kerja reaktif.

4. Di mana saya harus mengalokasikan anggaran pemeliharaan saya?

Mencari tahu di mana harus membelanjakan anggaran pemeliharaan bisa menjadi hal yang memusingkan dan bahkan lebih sulit lagi untuk membenarkan pembelanjaan tersebut.

Katakanlah meningkatkan jumlah karyawan tim Anda akan membantu menyelesaikan beberapa tugas pemeliharaan fasilitas yang tertunda. Keputusan tersebut bergantung pada dua faktor— apakah saya mempekerjakan lebih banyak karyawan internal atau lebih banyak kontraktor? Pertimbangan anggaran yang besar itu sulit dibenarkan tanpa bukti.

Untuk mulai menyampaikan kasus Anda, kumpulkan semua informasi yang Anda bisa tentang pekerjaan yang dilakukan dalam kuartal hingga satu tahun terakhir. Apakah sebagian besar dilakukan oleh karyawan internal atau kontraktor?

Dengan melihat setiap kategori, jumlahkan total pembelanjaan yang terkait dengan masing-masing kategori. Pertimbangkan biaya seperti gaji dan tunjangan karyawan, gaji kontraktor per jam, dan pelatihan. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan biaya.

Berdasarkan biaya tersebut, Anda dapat mengajukan kasus yang cukup jelas kepada departemen Anda, berdasarkan nilai dolar, apakah lebih hemat biaya untuk mempekerjakan karyawan internal atau lebih banyak kontraktor. Statistik tersebut dapat membantu menjelaskan mengapa pengeluaran untuk perekrutan karyawan tambahan diperlukan.

5. Kendala apa yang dihadapi teknisi kami?

Sangat mudah bagi teknisi untuk terjebak dalam beban kerja mereka ketika keadaan menjadi sibuk. Catatan penyelesaian tidak diperbarui atau informasi tentang perintah kerja hilang. Ini mungkin tidak tampak seperti masalah besar pada awalnya, namun jika sudah menjadi kebiasaan, hal ini dapat menjadi kendala bagi teknisi lainnya.

Sebagai manajer pemeliharaan, Anda dapat membantu menegakkan pentingnya memiliki informasi yang lengkap. Salah satu cara untuk mengatasi kendala ini adalah dengan melakukan pemeriksaan dua mingguan untuk menemukan perintah kerja yang informasinya hilang atau catatannya tidak lengkap.

Carilah tren dalam perintah kerja tersebut. Apakah itu dilakukan oleh teknisi yang sama? Apakah ini jenis informasi yang sama yang terlewatkan? Pertimbangkan untuk melihat jenis pemeliharaan yang terkait dengan perintah kerja ini. Pertimbangkan untuk mengadakan sesi informasi di seluruh departemen tentang pentingnya dan manfaat mengisi catatan penyelesaian perintah kerja.

Jika itu teknisi yang sama, lihat jam kerja mereka yang dicatat. Jika mereka bekerja lebih lama dari rata-rata, itu mungkin berarti mereka mencatat terlalu banyak jam kerja dan mungkin terlalu banyak bekerja.

Membiasakan diri untuk memeriksa ketidakkonsistenan ini secara rutin dapat memberikan perbedaan besar pada kinerja karyawan dan fasilitas Anda.

Melihat gambaran yang lebih besar menghasilkan keuntungan yang lebih besar

Fasilitas Anda memiliki banyak komponen yang bergerak dan mencatat semuanya secara manual dapat memakan waktu. Menggunakan alat pelaporan analitik memberikan representasi visual tentang bagian-bagian yang bergerak di fasilitas Anda. Selain itu, hal ini memberikan kekuatan kembali kepada departemen pemeliharaan, memungkinkan mereka mengatasi masalah yang muncul dan memimpin tim menuju budaya kerja yang berorientasi pada solusi.