Mulai dari yang Kecil:7 Langkah Terbukti untuk Membangun Program Analisis Pemeliharaan

“Mulailah dari yang kecil.” Dua kata ini seharusnya membuat proyek besar dan menakutkan lenyap begitu saja.

Perlu menyiapkan pemeliharaan berbasis kondisi? Atau membuat sistem permintaan kerja baru? Itu sangat mudah. Mulailah dari yang kecil.

Tapi, eh, apa maksudnya?

Nasihat yang tidak jelas adalah nasihat yang tidak berguna. Itu sebabnya kami mengeksplorasi semua detail kecil untuk memulai dari yang kecil. Dan tidak ada studi kasus yang lebih baik daripada membangun program analisis pemeliharaan dari awal. Ini adalah proyek yang menakutkan. Namun mengelola pemeliharaan dengan firasat saja tidak akan berhasil.

Artikel ini adalah panduan bagi pemilik Anda untuk membuat program analisis pemeliharaan dalam dosis kecil dan mengembangkannya sedikit demi sedikit.

Apa yang dimaksud dengan program analisis pemeliharaan?

Program analisis pemeliharaan adalah serangkaian proses dan standar penggunaan data untuk memandu tindakan tim pemeliharaan dan mengukur dampak tindakan tersebut.

Program analisis pemeliharaan terdiri dari empat elemen:

Keempat elemen ini digabungkan menjadi tiga langkah penting:

Lihat cara menggunakan data pemeliharaan untuk meningkatkan waktu operasional dan mengurangi pemborosan

Seperti apa penerapan program analisis pemeliharaan?

Program analisis pemeliharaan tidak perlu rumit. Anda hanya perlu mengumpulkan dan menganalisis data secara rutin, serta mengambil keputusan dengannya.

Mari kita lihat apa artinya merencanakan pemeliharaan suatu peralatan. Anda dapat menggunakan tiga fase program analisis dan tiga pertanyaan utama untuk membuat jadwal pemeliharaan.

Kumpulkan data

Analisis data

Ambil keputusan berdasarkan data

Apa yang terjadi sebelumnya? Temukan metrik waktu henti yang tidak direncanakan (mis. berapa banyak, mengapa, seberapa sering) Temukan tren dalam metrik waktu henti (mis. Kegagalan bantalan adalah penyebab kegagalan yang paling umum) Jadwalkan pemeriksaan bantalan lebih sering daripada pemeliharaan rutin pada alat beratApa yang sedang terjadi saat ini? Lacak data produksi (mis. throughput, waktu produksi)Tandai penggunaan di atas rata-rata pada mesin (mis. throughput akan menjadi 10% lebih tinggi dari biasanya)Jadwalkan inspeksi pada komponen yang rawan kegagalan untuk menyeimbangkan permintaan produksi dengan risikoApa yang harus dilakukan selanjutnya? Ukur beban kerja tim (mis. biaya, ukuran simpanan) Perhatikan indikator kerja berlebihan atau inefisiensi (mis. simpanan yang bertambah, biaya kontraktor yang lebih tinggi Pekerjakan anggota tim tambahan untuk menangani simpanan dan alih-alih membayar kontraktor

Buat jadwal pemeliharaan sempurna Anda dengan templat gratis ini

Cara memulai dari yang kecil dengan proyek pemeliharaan apa pun

Apa artinya memulai dari yang kecil?

Memulai dari hal yang kecil berarti menerapkan ide atau proyek dalam langkah-langkah kecil, bukan sekaligus. Berikut beberapa contoh memulai dari hal kecil dalam pemeliharaan:

1. Proyek #1 – Merombak proses permintaan pekerjaan pemeliharaan Anda. Mulailah dari hal kecil dengan mengubah satu elemen pada satu waktu, seperti menyiapkan perangkat lunak permintaan kerja, namun tetap menjaga proses selanjutnya tetap sama.
2. Proyek #2 – Beralih ke pembelian suku cadang tepat waktu:Mulailah dari yang kecil dengan menguji proses pembelian baru untuk satu suku cadang. Saat Anda semakin yakin dalam memperkirakan waktu tunggu, Anda dapat memperluas ke bagian lain.
3. Proyek #3 – Meningkatkan komunikasi tim. Mulailah dari hal kecil dengan merencanakan pertemuan pergantian shift tiga kali seminggu untuk mengembangkan rutinitas yang dapat Anda tingkatkan secara perlahan.

Tiga manfaat memulai dari hal kecil?

Anda mungkin tergoda untuk mengerjakan sebuah proyek secara menyeluruh dan mendapatkan hasil besar secepat mungkin. Sayangnya, hal itu jarang terjadi. Faktanya, 70% dari seluruh proyek gagal. Memulai dari hal kecil menghilangkan banyak masalah yang mengganggu proyek besar, sehingga membantu Anda:

1. Menangkap masalah selagi kecil dan mengurangi risiko:Jika terjadi kesalahan atau tidak berfungsi, konsekuensinya dapat diatasi. Anda juga dapat mengidentifikasi dan merencanakan risiko saat memperluas proyek
2. Dapatkan adopsi dan penerimaan lebih cepat:Perubahan selalu sulit. Namun akan lebih mudah jika ukurannya lebih kecil. Hal ini membuat orang bergabung lebih cepat, sehingga Anda mendapatkan hasil lebih cepat. Kemenangan cepat memicu lebih banyak dukungan.
3. Menerapkan proyek dengan lebih sedikit penundaan:Jika terjadi masalah pada proyek besar, penyelesaiannya akan memakan waktu lebih lama dan proyek terhenti. Memulai dari hal yang kecil memungkinkan Anda melewati banyak birokrasi, membuat keputusan lebih cepat, dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

Delapan cara untuk memulai dari yang kecil pada proyek pemeliharaan Anda berikutnya

Salah satu pilihan terbesar yang akan Anda buat ketika memulai dari hal kecil adalah memulai dari mana. Berikut beberapa area operasi Anda untuk menguji ide baru:

Cara beralih dari kecil ke besar

Ada tiga pertanyaan yang harus dijawab jika Anda sudah menjalankan proyek cukup lama:

• Apakah berhasil?
  Buat tolok ukur yang jelas dan cara untuk melacak kemajuan. Cari juga umpan balik kualitatif. Bicaralah dengan sebanyak mungkin orang yang terkait dengan proyek tersebut. Cobalah untuk memahami apa yang benar, apa yang salah, dan apakah hal tersebut dapat ditiru atau diselesaikan.
• Apakah perusahaan siap untuk berkembang?
  Pertama, pastikan Anda sudah menguji ide Anda cukup lama (setidaknya tiga hingga enam bulan) untuk mendapatkan hasil yang akurat. Anda juga harus yakin bahwa setiap masalah dan risiko besar telah diidentifikasi dan diatasi. Terakhir, cari tahu apakah lebih banyak orang akan menerima perubahan ini.
• Jika ya, bagaimana caranya?
  Ada dua cara untuk mengembangkan proyek kecil—mengembangkannya secara perlahan atau menerapkannya secara luas. Arah yang Anda pilih bergantung pada keinginan tim untuk berubah. Jika penerimaan secara luas tidak mungkin terjadi, perluas proyek satu shift, jalur, atau fasilitas dalam satu waktu. Jika Anda memutuskan untuk berkembang dengan cepat, rekrut pemangku kepentingan utama dari proyek percontohan Anda untuk mengidentifikasi risiko, melatih orang lain, dan menjadi pemimpin proyek.

Lihat panduan ini untuk mendapatkan dukungan dan penerapan proyek pemeliharaan besar

Tujuh langkah untuk membangun program analisis pemeliharaan dengan memulai dari yang kecil

Langkah #1:Ajukan pertanyaan yang tepat

Mengumpulkan data tanpa tujuan tidak akan membawa Anda kemana-mana. Menemukan tujuan itu dimulai dengan mengajukan pertanyaan yang tepat. Tiga pertanyaan berikut dapat membantu Anda membangun landasan untuk program analisis:

1. Apa tujuan terbesar bisnis Anda dan bagaimana dampak pemeliharaan terhadap tujuan tersebut?
2. Tantangan apa yang dihadapi perusahaan Anda dan bagaimana pemeliharaan dapat mengatasinya?
3. Peluang apa saja yang dapat dikejar oleh organisasi Anda dan bagaimana pemeliharaan dapat membantu?

Ini adalah pertanyaan besar. Namun mereka akan membantu Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang di mana tim Anda dapat memberikan dampak terbesar dengan hambatan paling sedikit. Berikut ini contoh cara menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:

Apa tujuan terbesar bisnis Anda?

Contoh. Mengurangi limbah di seluruh unit bisnis

Bagaimana dampak pemeliharaan terhadap sasaran tersebut?

Contoh. Tingkatkan pemeliharaan preventif untuk mengurangi waktu henti dan biaya pemeliharaan

Tantangan apa yang dihadapi perusahaan Anda?

Contoh. Inflasi menaikkan harga bahan baku, sehingga mengurangi margin keuntungan

Bagaimana pemeliharaan dapat mengatasi tantangan tersebut?

Contoh. Meningkatkan kinerja aset untuk meningkatkan kapasitas dan kualitas produksi

Peluang apa yang bisa dikejar organisasi Anda?

Contoh. Permintaan melebihi kapasitas, sehingga perusahaan ingin melakukan ekspansi

Bagaimana pemeliharaan dapat membantu?

Contoh. Membuat, mengoptimalkan, dan menstandarkan proses yang dapat mempercepat ekspansi

Langkah #2:Hubungkan data dengan sasaran, tantangan, dan peluang Anda

Saatnya mencari tahu cara mengukur dampak pemeliharaan terhadap bisnis Anda. Ambil jawaban dari kolom sebelah kanan di atas. Buat daftar berbagai cara untuk mengukur pemeliharaan untuk masing-masing cara. Jangan batasi diri Anda pada metrik pemeliharaan yang saat ini Anda lacak. Jika Anda memiliki banyak pertanyaan dan jawaban, pilih dua atau tiga yang memiliki koneksi paling kuat dengan pemeliharaan.

Berikut ini contoh hasil yang akan Anda dapatkan:

Apa tujuan terbesar bisnis Anda?

Contoh. Mengurangi limbah di seluruh operasinya

Bagaimana dampak pemeliharaan terhadap sasaran tersebut?

Contoh. Tingkatkan pemeliharaan preventif untuk mengurangi waktu henti dan biaya pemeliharaan

Data apa yang dapat membantu Anda melacak kemajuan?

• Waktu henti yang tidak direncanakan (YoY)
• Waktu yang tepat untuk memperbaiki
• Waktunya kunci pas
• Biaya tenaga kerja
• Biaya suku cadang

Tantangan apa yang dihadapi perusahaan Anda?

Contoh. Inflasi menaikkan harga bahan baku, sehingga mengurangi margin keuntungan

Bagaimana pemeliharaan dapat mengatasi tantangan tersebut?

Contoh. Meningkatkan kinerja aset untuk meningkatkan kapasitas dan kualitas produksi

Data apa yang dapat membantu Anda melacak kemajuan?

• Membersihkan startup setelah pemeliharaan
• Ditemukan tingkat kegagalan pada PM
• Insiden berulang (YoY)
• Backlog pemeliharaan terjadwal (jam)
• Kepatuhan PM

Peluang apa yang bisa dikejar organisasi Anda?

Contoh. Permintaan melebihi kapasitas, sehingga perusahaan ingin melakukan ekspansi

Bagaimana pemeliharaan dapat membantu mewujudkan peluang tersebut?

Contoh. Membuat, mengoptimalkan, dan menstandarkan proses yang dapat mempercepat ekspansi

Data apa yang dapat membantu Anda melacak kemajuan?

• Perintah kerja H&S diselesaikan tepat waktu
• Waktu penyelesaian (yaitu bagian logout)
• Cakupan proses (yaitu semua proses didokumentasikan)
• Kepatuhan PM
• Persentase pemeliharaan terencana

Dapatkan template penetapan sasaran ini dan selaraskan strategi pemeliharaan Anda dengan sasaran perusahaan

Langkah #3:Pilih bintang utara Anda

Bintang utara adalah satu-satunya aktivitas atau metrik yang menjadi landasan semua upaya Anda. Jika proyek Anda berkembang terlalu besar dan berat, bintang utara Anda akan mengembalikan fokus dan kejelasan pada upaya Anda.

Bintang utara pertama yang dipilih adalah tujuan, tantangan, atau peluang. Inilah yang akan Anda gunakan untuk membangun program analisis pemeliharaan. Misalnya, mungkin meningkatkan kinerja aset untuk meningkatkan kapasitas dan kualitas produksi.

Langkah selanjutnya adalah mempersempit daftar titik data Anda. Untuk mengetahui metrik mana yang harus digunakan, gunakan matriks di bawah ini. Laporan ini menilai data mengenai penggunaan (seberapa besar data dapat memandu pengambilan keputusan Anda) dan aksesibilitas (seberapa mudah pengumpulan dan analisisnya):

Berikut tampilan matriks yang menggunakan tantangan dan metrik terkait dari langkah #2:

Dalam situasi ini, Anda dapat membuat program analisis pemeliharaan menggunakan dua metrik—insiden berulang dan startup bersih setelah pemeliharaan:

Langkah #4:Temukan titik awal Anda

Ingat, memulai dari yang kecil berarti memilih satu baris, shift, situs, atau tugas untuk melacak data. Berikut ini template untuk memilih titik awal, menggunakan startup bersih setelah pemeliharaan sebagai metriknya:

Pertanyaan untuk ditanyakan

Hasil

Titik awal

Di manakah peluang terbesarnya? Aset dengan tingkat kegagalan pasca pemeliharaan tertinggi Situs #1
Pergeseran #1
Aset A, B, dan CDi mana saya bisa mendapatkan data terbanyak? Aset dengan pemeliharaan terbanyakSitus #2
Pergeseran #1
Aset A, C, dan EApa yang akan memberikan dampak terbesar? Aset dengan target throughput tertinggiSitus #1
Pergeseran #2
Aset A, B, EDi manakah strategi ini paling mudah diterapkan? Lokasi dan pergeseran tempat data ini dikumpulkanSitus #1
Semua shift
Aset A, C, E

Dengan menggunakan diagram ini, kita dapat melihat peluang dan dampak terbesar (dengan sedikit usaha) yang dapat diperoleh di situs #1 dan aset A dan E.

Langkah #5:Kumpulkan orang, proses, dan sistem Anda

Jawab pertanyaan berikut tentang orang-orang, proses, dan sistem Anda untuk memastikan Anda memiliki dasar yang kuat untuk program analisis pemeliharaan Anda:

Orang

Proses

Sistem

• Siapa yang bertanggung jawab atas metrik ini?
• Siapa yang bertanggung jawab mengumpulkan, menganalisis, dan mengambil keputusan dengan data?
• Siapa yang dimintai pendapat dan diberi informasi tentang data dan hasilnya?

• Seberapa sering data dikumpulkan, dianalisis, dibagikan, dan digunakan?
• Tolok ukur dan sasaran apa yang terkait dengan data tersebut?
• Satuan pengukuran apa yang digunakan?
• Di mana data disimpan?
• Apa yang terjadi jika data meningkat atau menurun?

• Sistem apa yang diperlukan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengakses data?
• Bagaimana data dikumpulkan dan diatur dalam sistem?
• Alat apa saja yang diperlukan untuk menganalisis, berbagi, dan mengambil tindakan terhadap data?

Langkah #6:Rencanakan, lakukan, periksa, bertindak (PDCA)

Model PDCA membantu Anda memanfaatkan data dan mengisi kesenjangan dalam program analisis pemeliharaan Anda. Berikut cara kerjanya:

Rencana Masukkan semua detail tentang data apa yang Anda kumpulkan, bagaimana Anda mengumpulkannya, dan apa yang Anda lakukan dengannya ke dalam prosedur operasi standar. Setiap orang dapat merujuk ke dokumen ini saat mempelajari proses baru.Lakukan Tindak lanjuti rencananya. Konsistensi adalah kuncinya. Kumpulkan data pada frekuensi yang sama, dengan cara yang sama, selama diperlukan untuk mendapatkan hasil yang dapat diandalkan.Periksa Analisis data dan cari tahu apakah rencana Anda berhasil. Di sisi data, lakukan observasi dan temukan wawasan. Misalnya saja, observasi yang dilakukan mungkin menunjukkan bahwa startup yang bersih meningkat sebesar 25% pada bulan lalu. Wawasan yang didapat mungkin adalah bahwa spesifikasi mesin tersebut baru-baru ini diperbarui sehingga perbaikan lebih sesuai dengan konteks pengoperasian. Di sisi perencanaan, audit proses, orang, dan sistem Anda. Jika Anda melihat hambatan, seperti data yang hilang atau tidak akurat, temukan akar permasalahannya.Bertindak Gunakan wawasan dari langkah sebelumnya untuk membuat keputusan. Jika perubahan spesifikasi menghasilkan permulaan yang lebih bersih, audit dan perbarui spesifikasi pada semua aset. Hal yang sama berlaku untuk proses, orang, dan sistem Anda. Jika seorang teknisi kekurangan informasi, misalnya, pertimbangkan untuk memberi mereka pelatihan tambahan.

Langkah #7:Skala

Memperluas program analisis pemeliharaan Anda dapat dilakukan dengan mudah dari sudut pandang operasional—ambil formula yang berhasil dengan baik dan terapkan pada lebih banyak shift, lokasi, atau aset. Tapi bukan itu saja yang perlu Anda pertimbangkan. Program yang lebih besar membutuhkan lebih banyak hal, seperti:

• Pelatihan
• Prosedur operasi standar
• Fungsi sistem
• Pembelian
• Pelaporan

Bagian penting dari penskalaan program analitik Anda adalah meyakinkan orang untuk memberi Anda lebih banyak waktu dan uang untuk semua hal ini. Artikel ini membahas lebih dalam tentang penggunaan data dan penyampaian cerita untuk menyoroti nilai proyek Anda, namun berikut beberapa hal penting yang dapat diambil:

Mulai dari hal kecil dan menangkan keuntungan besar dengan program analisis pemeliharaan

Menganalisis data bisa seperti memasuki labirin raksasa. Ini membingungkan, terutama ketika Anda melihat spreadsheet yang penuh dengan angka.

Memulai penyusutan kecil yang berliku-liku menjadi ukuran yang bisa diatur. Hal ini dilakukan dengan memfokuskan upaya Anda pada satu bagian operasi Anda. Anda dapat menemukan tren dalam data Anda lebih cepat, segera mengambil tindakan, dan membangun kesuksesan tersebut dengan dukungan yang lebih besar.

Setelah Anda menguasai seni memulai dari yang kecil, Anda dapat meniru formula ini untuk semua proyek, menghilangkan birokrasi dan menebak-nebak di sepanjang jalan. Saat Anda meraih kemenangan kecil dalam skala besar, tim pemeliharaan Anda dapat memberikan nilai besar bagi perusahaan.