Pencil Whipping Dijelaskan: Risiko, Dampak, dan Strategi Pencegahan

Pencil whipping berarti menandatangani dengan tergesa-gesa work order atau tugas lain yang belum diselesaikan dengan benar. Ini dapat meningkatkan risiko kerusakan peralatan, masalah inventori, bahaya keselamatan, dan lainnya bagi organisasi Anda.

Beberapa tugas umum yang mengalami pencil whip meliputi Pemeliharaan Pencegahan (PM), pemeriksaan inventori, penandatanganan pengiriman, inspeksi keselamatan, dan sertifikasi pelatihan.

Di Mana Pencil Whipping Terjadi dalam Pemeliharaan

Ini adalah aktivitas pemeliharaan umum di mana pencil whipping terjadi, beserta alasan mengapa manajemen harus menghentikan pencil whipping di area-area ini.

1. Pemeriksaan Keselamatan

Pemeriksaan keselamatan sangat rentan terhadap pencil whipping. Itu karena mereka berulang dan terjadi dengan sering (seringkali mingguan, atau bahkan harian), jadi teknisi mungkin merasa mereka melelahkan dan ingin menyelesaikan dengan cepat. Tentu saja, pemeriksaan keselamatan yang tidak tepat dapat menimbulkan bahaya besar.

2. Pemeriksaan Terjadwal

Semua pemeriksaan terjadwal rentan terhadap pencil whip. Saat karyawan menggunakan peralatan secara teratur dan tanpa masalah yang tampak, mereka mungkin mengasumsikan bahwa peralatan akan lulus inspeksi. Asumsi tersebut dapat menyebabkan potong sudut dengan melakukan atau melewati inspeksi dengan tergesa-gesa. Saat teknisi berulang kali pencil-whip peralatan yang sama, aset tersebut dapat berlalu mingguan atau bulanan tanpa sebenarnya menerima inspeksi yang tepat.

3. Pemeriksaan Inventori

Karyawan gudang mungkin menemukan formulir inventori melelahkan, menakutkan, atau keduanya. Sengaja atau tidak, anggota tim yang bertindak ceroboh dapat menyebabkan penundaan, mempengaruhi anggaran, dan memicu kehabisan stok. Perhitungan yang salah berulang kali dapat secara signifikan mempengaruhi operasi, kepuasan pelanggan, dan KPI — tidak pernah menyebutkan reputasi perusahaan Anda.

4. Sertifikasi Pelatihan

Saat karyawan baru yang berpengalaman bergabung dengan tim Anda, apakah manajemen mewajibkan mereka untuk melalui sertifikasi pelatihan untuk tugas yang sudah mereka ketahui cara melakukannya? Jika tidak, Anda sedang pencil-whip pelatihan mereka. Jika mereka telah membuktikan kompetensi mereka, ini mungkin terlihat tidak berbahaya bagi manajer — tetapi penilai kepatuhan akan tidak setuju. Melewati sertifikasi pelatihan bahkan dapat menempatkan Anda dalam masalah hukum.

Tanda Peringatan dan Contoh Pencil Whip

Di departemen pemeliharaan, cari pola-pola berikut:

• Kecepatan pemeriksaan yang tidak biasa. Teknisi yang berpengalaman mungkin bekerja cepat, tetapi beberapa kecepatan tidak wajar. Cari daftar periksa panjang yang diselesaikan dalam hitungan menit.
• Waktu penyelesaian yang identik. Apakah satu teknisi menyelesaikan empat work order dengan stempel waktu yang sama? Itu adalah tanda bahwa ada sesuatu yang tidak beres.
• Bidang dan item daftar periksa yang dilewati. Ruang kosong pada daftar periksa pemeliharaan menunjukkan bahwa seorang teknisi mengabaikan langkah penting.
• Komentar yang dicopy-paste. Saat Anda melihat catatan yang sama di setiap bidang daftar periksa, atau di seluruh beberapa daftar periksa, itu adalah tanda bahwa seseorang tergesa-gesa melakukan inspeksi atau melewatinya sepenuhnya.
• Masalah yang berulang pada aset yang telah diperiksa. Katakanlah aset terus-menerus rusak, tetapi semua pemeriksaan keselamatan dan inspeksi tampak positif. Periksa work order dengan teliti untuk melihat ketidakakuratan.

Mengapa Pencil Whipping adalah Masalah?

Pencil whipping mungkin terlihat tidak berbahaya. Namun jika praktik ini menjadi umum, ini bisa bola salju, menyebabkan masalah serius bagi organisasi Anda. Misalnya, inspeksi yang tidak memadai dapat menghasilkan perbaikan yang tidak terduga dan mahal, tenggat waktu terlewati, produk berkualitas rendah, dan pelanggan yang marah. Pada parahnya, pencil whipping bahkan dapat menyebabkan kegagalan peralatan katastropis yang menempatkan keselamatan karyawan dalam risiko.

Jika dibiarkan, pencil whip juga dapat menyebabkan masalah terkait kepatuhan regulasi, pemutusan hubungan kerja, denda yang mahal, atau bahkan masalah hukum. Pemberi kerja dapat secara kriminal menuntut karyawan yang tindakannya mengakibatkan cedera serius. Pihak ketiga yang terkena dampak juga dapat mencari ganti rugi hukum. Itulah sebabnya penting untuk mendeteksi dan menghilangkan pencil whipping.

Apa yang Menyebabkan Pencil Whip?

Pencil whipping terjadi karena berbagai alasan — dan biasanya, malasnya pekerja bukan salah satunya. Baca lebih lanjut untuk penyebab utama pencil whipping.

Karyawan yang Kerja Berlebihan

Saat terlalu sedikit pekerja ditugaskan terlalu banyak tugas, mereka sering memprioritaskan berdasarkan apa yang mereka pikir paling penting. Ini dapat menghasilkan pencil whipping pada pekerja yang mereka anggap prioritas rendah atau risiko rendah. Perangkat lunak work order adalah cara yang baik untuk menyederhanakan alur kerja dan mengotomatisasi pencatatan, membebaskan lebih banyak waktu untuk karyawan Anda untuk menyelesaikan semua tugas pemeliharaan yang dijadwalkan mereka.

Manajemen yang Tidak Efektif

Teknisi dan pekerja lain yang terlibat dalam pekerjaan pemeliharaan pencegahan harus tahu mengapa mereka menyelesaikan tugas yang ditugaskan kepada mereka — dan menyampaikannya adalah tanggung jawab manajer pemeliharaan. Perangkat lunak work order memungkinkan pembuatan template yang dapat disesuaikan yang menggambarkan tepat bagaimana dan mengapa pekerjaan tertentu harus diselesaikan, membantu karyawan Anda tetap terinformasi dan up-to-date dengan prioritas yang berubah sambil memastikan standar umum diikuti oleh semua orang.

Tekanan untuk Peningkatan Metrik

Pekerja mungkin merasa tekanan untuk mencapai apa yang mereka rasakan sebagai metrik kinerja atau Indikator Kinerja Utama (KPI) yang tidak tercapai, kadang-kadang mengakibatkan work order yang di-pencil whip. Dengan perangkat lunak work order, perusahaan Anda dapat secara otomatis audit dan menganalisis semua aktivitas pemeliharaan, membantu Anda mengidentifikasi area potensi perbaikan, serta menetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai untuk tim pemeliharaan Anda.

Masalah Budaya Kerja

Apapun penyebabnya, jika pencil whipping adalah praktik umum di perusahaan Anda, ini dapat dengan cepat menyebar, mengakibatkan kerusakan, produktivitas yang hilang, dan uang yang terbuang. Itulah sebabnya proses harus ditempatkan untuk memastikan pekerja Anda memiliki alat yang mereka butuhkan untuk dengan mudah menyelesaikan dan mendokumentasikan semua pekerjaan pemeliharaan pencegahan mereka. Dengan perangkat lunak work order, karyawan dapat dengan cepat mengajukan tanda tangan elektronik, mengisi formulir yang dapat disesuaikan, melacak tugas pemeliharaan mereka, dan lainnya.

Cara Menghindari Pencil Whip di Organisasi Anda

Cara terbaik untuk mencegah pencil whip adalah untuk mengorensi tanggung jawab, transparansi, dan umpan balik dari semua karyawan Anda.

Saat pekerja tahu tepat apa yang diharapkan dari mereka, memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka, dan memiliki alat untuk dengan mudah berkomunikasi dengan manajemen, mereka lebih produktif, merasa lebih dihargai, dan kurang mungkin beralih ke pencil whipping.

Penilaian atau Penghapusan Kuota

Bayangkan Anda mencoba untuk memenuhi kuota penyelesaian work order, dengan insentif berupa bonus atau kenaikan gaji. Apakah Anda akan mengambil waktu untuk menyelesaikan setiap tugas dengan menyeluruh? Atau apakah Anda akan tergesa-gesa sedikit — terutama di akhir hari, akhir pekan, atau dekat waktu batas kuota Anda?

Kuota yang tidak realistis dapat menyebabkan karyawan Anda tergesa-gesa menyelesaikan tugas mereka. Beberapa mungkin secara sadar melewati langkah untuk menghemat waktu, sementara yang lain mungkin melakukannya tidak sengaja. Sayangnya, saat datang ke keselamatan dan uptime, tidak ada alasan mengapa mereka melewati langkah. Konsekuensi sama untuk aset, fasilitas, karyawan, dan pihak ketiga Anda.

Tanyakan kepada Karyawan tentang Pencil Whip

Berdayakan karyawan Anda untuk melaporkan pencil whipping. Anda mungkin mengadakan rapat seluruh karyawan, membuat sistem untuk tip anonim, atau berbicara dengan karyawan satu-satu. Budaya kerja Anda akan menentukan pendekatan terbaik.

Jujur namun penuh pengertian terhadap karyawan yang ditemukan melakukan pencil whipping. Beri mereka kesempatan untuk memperbaiki perilaku mereka dan meningkat. Ini menunjukkan kepada tim Anda bahwa itu oke untuk membuat kesalahan selama Anda mengambil tanggung jawab.

Lakukan Pemeriksaan Acak

Untuk mencegah pencil whipping atau menangkapnya sejak dini, terapkan pemeriksaan acak pada peralatan dan aset. Buka daftar periksa terbaru dan bandingkan dengan inspeksi langsung Anda. Pada baiknya, semuanya cocok, dan peralatan Anda aman. Dan pada parahnya, Anda menangkap sesuatu yang mencegah kegagalan kritis.

Percayakan pada Perangkat Lunak CMMS Anda

Daftar periksa mungkin menunjukkan inspeksi yang menyeluruh, tetapi saat data real-time menandai kegagalan potensial, Anda tahu ada sesuatu yang tidak beres.

Perangkat lunak work order yang canggih, yang disertakan dengan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) seperti eMaint, membuat mengelola tim pemeliharaan Anda menjadi mudah. Dengan semua informasi yang terorganisir dan dapat diakses secara real-time dari perangkat pintar apa pun, manajer dapat dengan cepat mengidentifikasi dan mengatasi potensi kekurangan dalam praktik pemeliharaan saat ini.

Pencil Whipping Menyusup, Tapi Anda Dapat Mencegahnya dengan Perangkat Lunak CMMS yang Tepat

Mengatasi pencil whip dengan bantuan perangkat lunak work order akan membantu organisasi Anda dengan cepat dan benar melakukan tugas pemeliharaan kritis, sehingga memaksimalkan produktivitas dan efektivitas tim pemeliharaan Anda.

Plus, dengan kemampuan pelaporan yang kuat dari perangkat lunak CMMS eMaint, Anda mendapatkan ketenangan pikiran bahwa Anda memiliki catatan yang akurat dan terbaru yang mematuhi standar yang relevan. Itu karena dengan perangkat lunak work order, setiap aktivitas didokumentasikan dan diberi stempel waktu secara elektronik, memungkinkan pengambilan yang mudah dalam hal audit.

Dengan meningkatkan uptime aset, mengurangi downtime tidak terduga, meminimalkan biaya pemeliharaan, dan mengotomatisasi pencatatan, perangkat lunak work order dengan cepat membayar dirinya sendiri.

Jangan tunggu, dapatkan eMaint untuk dengan mudah memastikan work order Anda tidak di-pencil whip hari ini.