Mengapa Anda memerlukan manajemen proses perubahan yang sistematis?

Data pendukung mengungkapkan bahwa sebanyak 22 persen masalah keandalan yang dihadapi di bidang manufaktur disebabkan oleh perubahan yang tidak terkendali (1). Ini termasuk proses dan perubahan konfigurasi peralatan seperti perubahan, modifikasi dan instalasi baru. Bukti korelasi ini terlihat sejak awal tahun 1960-an, yang kemudian mengarah pada apa yang disebut sebagai Manajemen Konfigurasi. Fokus awal dari metodologi manajemen ini adalah pada perubahan konfigurasi aset dan bagaimana komponen berinteraksi bersama sebagai suatu sistem. Selama beberapa dekade terakhir, lebih banyak penekanan diberikan tidak hanya pada pengendalian perubahan peralatan, tetapi pemahaman yang lebih menyeluruh tentang kebutuhan pengendalian perubahan, yang antara lain mencakup perubahan pada prosedur, langkah-langkah proses dan administrasi. Inilah yang sekarang kita kenal sebagai management of change (MOC).

Tidak ada proses sistematis yang lengkap tanpa 3 P (Principle, Policy and Practice) dari proses seperti itu yang tertanam dalam budaya dari bisnis. Proses MOC tidak terkecuali, dan untuk mengintegrasikannya sepenuhnya ke dalam bisnis bisa menjadi pekerjaan besar, tetapi tidak terlalu sulit. Oleh karena itu, masuk akal bahwa seorang manajer bisnis yang merenungkan nilai dari proses ini harus diberikan beberapa argumen pendukung yang baik. Setidaknya ada empat alasan bagus yang dapat saya kutip untuk penerapan proses MOC yang sistematis:1) Mencegah kecelakaan; 2) meningkatkan/mempertahankan keandalan aset; 3) memastikan ketertelusuran perubahan; dan 4) memastikan evaluasi alternatif yang tepat.

Proses MOC mencegah kecelakaan
Dengan meningkatnya kepedulian global terhadap keselamatan pribadi dan lingkungan, peningkatan regulasi telah menggarisbawahi kebutuhan produsen untuk mengatasi dan mencegah akar penyebab kecelakaan. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, sebagian besar masalah laten yang mengarah ke insiden tersebut berkaitan dengan berbagai bentuk perubahan yang tidak terkendali. Organisasi tanpa proses MOC yang sistematis seringkali berakhir dengan sistem manajemen risiko yang tidak dioptimalkan secara proaktif yang tidak mengenali bahaya secara proaktif dan menghalangi tindak lanjut dari bahaya yang telah diidentifikasi sebelumnya. Sederhananya, kecuali jika perubahan dievaluasi dengan benar, seseorang tidak akan dapat sepenuhnya memahami cara terbaik untuk menangani risiko yang terkait.

Proses MOC meningkatkan keandalan aset
Saya harus memperluas kategori alasan ini untuk memasukkan kualitas dan keandalan produk, yang sering kali dipengaruhi oleh keandalan aset manufaktur. Tanpa MOC, perubahan yang tidak terkendali sering menyebabkan:

• Pengoperasian aset yang tidak tepat, yang merupakan salah satu penyebab utama kegagalan.
• Prosedur operasi dan pemeliharaan yang tidak memadai/kedaluwarsa, yang memperpendek siklus hidup komponen aset serta meningkatkan eksposur terhadap risiko bisnis yang tidak diketahui.
• Kurangnya pelatihan keterampilan dan keterlibatan karyawan yang buruk yang menekan rasa memiliki yang diperlukan untuk terus meningkatkan keandalan aset dan proses manufaktur.

Proses MOC memastikan ketertelusuran perubahan
Semakin banyak standar yang berlaku untuk setiap industri besar saat ini menuntut perubahan yang transparan dan dapat dilacak. OSHA 1910.119 (2), misalnya, dengan jelas memberikan sanksi atas penerapan MOC sebagai sarana untuk mengevaluasi dan menelusuri perubahan. “OSHA percaya bahwa perubahan yang direncanakan pada suatu proses harus dievaluasi secara menyeluruh untuk menilai sepenuhnya dampaknya terhadap keselamatan dan kesehatan karyawan dan untuk menentukan perubahan yang diperlukan pada prosedur operasi.”

Karena setiap proposal dievaluasi, modifikasi dibuat dan perubahan ditugaskan, catatan yang cermat berdiri untuk semua pengawasan dan kemungkinan pengembalian ke status quo sebelumnya. Perubahan cenderung bersifat sangat siklus, yang memberikan kredibilitas pada pepatah "semakin banyak hal berubah, semakin mereka tetap sama." Perusahaan tanpa MOC yang tepat dan sistematis cenderung menjadi korban pemborosan waktu dan sumber daya yang berharga untuk melakukan hal yang sama di semua bidang utama manajemen perubahan (salah):identifikasi, evaluasi, persetujuan, pelaksanaan, dan audit.

Proses MOC memastikan evaluasi alternatif
Dalam pengalaman saya, tidak pernah sulit untuk menemukan seseorang yang telah menyaksikan atau menemukan diri mereka dalam skenario berikut. Ini adalah Senin pagi dan Anda telah menemukan bahwa penggerak utama telah dimodifikasi sebagai tanggapan atas permintaan mendesak untuk lebih banyak throughput selama akhir pekan di satu area fasilitas. Tidak ada dampak negatif yang langsung terlihat, sehingga pengaturan baru ini diadopsi sebagai norma. Namun, tidak lama kemudian, kegagalan yang tidak dapat dijelaskan pada peralatan kritis di hilir di area lain diamati. Cukup sering, dengan niat terbaik, perubahan dibuat yang berdampak negatif pada bisnis. Proses MOC yang sistematis akan dipicu setiap kali perubahan tersebut diusulkan sehingga evaluasi solusi yang tepat dapat dilakukan. Jika tidak ada yang lain, terkadang akan memperlambat atau menghentikan pelaksanaan perubahan yang tidak perlu dan memastikan perencanaan yang cermat dari pekerjaan yang diperlukan. Pertanyaan terpenting yang dapat Anda ajukan adalah “haruskah saya membuat perubahan sama sekali?”

Dalam lingkungan proses dan manufaktur, proses MOC akan digunakan untuk mengendalikan semua jenis perubahan (bentuk, kesesuaian atau fungsi) hingga aset dan proses fisik, SOP, gambar, BOM, dll., sehingga dapat dikelola secara efektif. Secara umum, semua proses dan perubahan pabrik kecuali penggantian dalam bentuk barang harus dikaitkan dengan proses MOC, meskipun beberapa kebebasan dapat dilakukan mengenai metodologi khusus dan tingkat tinjauan yang diperlukan.

Dengan semua indikasi tentang seperti apa masa depan dalam tata kelola manufaktur, akan ada kebutuhan yang meningkat untuk manajemen perubahan yang tepat. Oleh karena itu, sangatlah penting bahwa program MOC yang sistematis diadopsi oleh organisasi yang ingin mendapatkan keunggulan manufaktur kelas dunia.

Referensi

1. Moore, R. Membuat Common Sense Common Practice (edisi ketiga), Elsevier Butterworth-Heinemann; (21 Mei 2004).
2. OSHA 3132, Manajemen Keselamatan Proses, Departemen Tenaga Kerja AS, Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
3. OSHA 1910.119, Manajemen Keselamatan Proses Bahan Kimia Sangat Berbahaya, Departemen Tenaga Kerja AS, Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

Artikel ini muncul di buletin Life Cycle Engineering edisi Juli, RxToday.

Tentang penulis:
Carl March memiliki banyak pengalaman di bidang pemeliharaan, rekayasa keandalan, pemodelan dan desain sistem. Carl memegang gelar sarjana di bidang teknik mesin dan gelar sarjana di bidang teknik sistem otomotif. Sebagai ahli materi pelajaran keandalan di Life Cycle Engineering, hasrat dan fokusnya adalah dalam transfer pengetahuan dalam Pemeliharaan yang Berpusat pada Keandalan, Pemeliharaan Produktif Total, analisis akar masalah, dan Keunggulan Keandalan kepada klien di seluruh dunia yang ingin mencapai perbedaan manufaktur. Carl telah mencapai tingkat pengakuan profesional yang signifikan sebagai Professional Engineer (PE) berlisensi, Certified Reliability Engineer (CRE) oleh American Society for Quality, dan sebagai Certified Maintenance and Reliability Professional (CMRP) oleh Society of Maintenance and Reliability Profesional. Anda dapat menghubungi Carl di [email protected].