7 Strategi Terbukti untuk Implementasi CMMS yang Sukses
Banyak organisasi mencapai kesuksesan penerapan CMMS karena mereka mengerjakan pekerjaan rumahnya dan menerapkan praktik terbaik. Jika Anda seorang profesional pemeliharaan fasilitas atau pabrik yang mencari perangkat lunak Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) terbaik, Anda mungkin menemukan beberapa perkiraan menakutkan tentang kegagalan implementasi — 40% hingga 90%.
Jangan biarkan hal ini menghentikan Anda untuk terus maju dan mencapai kesuksesan penerapan CMMS Anda sendiri.
Apa yang Menandakan Keberhasilan Implementasi CMMS?
Secara umum, keberhasilan penerapan CMMS biasanya terjadi karena organisasi memiliki infrastruktur yang tepat, memaksimalkan alat, serta mempersiapkan dan merencanakan penerapannya dengan baik.
Kesuksesan CMMS membutuhkan perencanaan dan persiapan.
Pada akhirnya, keberhasilan penerapan CMMS berarti tim pemeliharaan menggunakan alat pemeliharaan preventif sebagaimana dimaksud dan perangkat lunak pemeliharaan dioptimalkan dengan benar. Hasilnya? Proses manajemen pemeliharaan dan alur kerja menjadi lebih baik sehingga nilai bisnis organisasi secara keseluruhan meningkat.
Baik Anda mempertimbangkan untuk menerapkan CMMS di beberapa situs atau hanya di satu situs, sebaiknya pahami mengapa beberapa penerapan berhasil dan yang lainnya tidak. Studi kasus CMMS berisi banyak informasi berharga tentang bagaimana organisasi mencapai keberhasilan penerapan CMMS.
7 Contoh Keberhasilan Penerapan Studi Kasus CMMS Teratas
Implementasi CMMS bisa gagal pada tahap apa pun:sebelum, selama, atau setelah selesai. Selanjutnya, jumlah informasi yang terkait dengan keberhasilan dan kegagalan implementasi CMMS bisa sangat banyak. Berikut adalah beberapa kutipan studi kasus eMaint CMMS singkat dari pelanggan tentang keberhasilan beberapa organisasi.
Setiap contoh berkaitan dengan peluncuran multi-situs, namun semua cerita juga berlaku untuk implementasi CMMS tunggal.
1. Pemasok CMMS, Layanan Pelanggan, dan Dukungan
Keberhasilan implementasi CMMS tidak hanya bergantung pada Anda. Itu juga tergantung pada vendor Anda. Memilih penyedia perangkat lunak CMMS yang tepat adalah faktor kunci keberhasilan. Layanan pelanggan dan dukungan yang Anda terima dari pemasok Anda harus terus berlanjut sepanjang siklus hidup CMMS Anda.
Mengapa?
Pemasok Anda harus tetap menjadi mitra yang berharga sepanjang perjalanan keandalan organisasi Anda dan membantu Anda tetap berada di jalur yang benar. Setelah Anda membeli perangkat lunak CMMS, itu hanyalah awal dari kisah sukses Anda.
Beberapa vendor menghentikan dukungan setelah sistem “hidup”. Dengan eMaint, tim dukungan CMMS kami selalu mendampingi Anda sebelum, selama, dan setelah peluncuran. Dan Anda tidak akan mendapatkan nikel dan redup terus-menerus.
Sebuah produsen makanan ringan ingin menstandarkan alur kerja dan proses serta mendapatkan gambaran lengkap tentang operasi pemeliharaan di sembilan lokasinya. Organisasi ini memilih perangkat lunak eMaint CMMS karena reputasinya dalam layanan pelanggan dan dukungan serta pengalaman dengan penerapan multi-situs yang tidak ada duanya.
"Menurut saya, mendapatkan dukungan dan mendapatkan akses untuk mendapatkan bantuan dari vendor CMMS kami kapan pun adalah hal yang baik. Tidak banyak sistem yang memungkinkan Anda melakukan perubahan tanpa menyebutkan, 'Hei, Anda harus membayar untuk ini. Anda harus membayar untuk itu,' semacam itu. Dan saya tahu ini bukan soal uang, tapi senang bisa mengatakan, 'Hei, saya perlu ini selesai. Bantu saya menjalaninya.'"
— Produsen makanan ringan
2. Mulai dari Hal Kecil dengan Uji Coba Implementasi CMMS Gratis
Menjalankan uji coba CMMS adalah salah satu cara terbaik untuk menguji sistem. Uji coba membantu memastikan perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan Anda, baik Anda ingin menerapkan CMMS di satu situs atau 75 situs.
Mengapa?
Dengan pilot CMMS, Anda dapat merasakan apa yang dilakukan sistem. Terutama bagaimana hal itu dapat memecahkan banyak masalah manajemen pemeliharaan.
Sebuah perusahaan layanan air dan air limbah memutuskan untuk menerapkan CMMS untuk membantu menghubungkan 75 operasi utilitasnya yang terpisah. Mereka juga ingin menyederhanakan pemeliharaan lebih dari 30.000 mesinnya untuk pelanggan kota, industri, dan komersial.
Sebelum menerapkan eMaint, organisasi ini berpartisipasi dalam uji coba CMMS yang memungkinkan mereka membuat template implementasi.
“Kami memulai dengan satu implementasi sistem, namun uji coba ini terdiri dari tiga implementasi eMaint yang melayani utilitas berbeda. Jadi, kami memukul keras pada satu, dan kemudian kami pindah ke yang kedua dan ketiga. Kami menggunakan banyak sistem yang berbeda, tergantung di mana kami berada. Jadi, dengan dapat berpindah ke platform yang sama dan memiliki visibilitas di seluruh sistem, hal ini benar-benar memberi kami kekuatan dari banyaknya informasi yang dapat kami kumpulkan.”
-Pelayanan Air Limbah dan Fasilitas Air
3. Tentukan Bagaimana Anda Akan Menggunakan Data CMMS Anda
Salah satu dari banyak manfaat memiliki perangkat lunak manajemen pemeliharaan, seperti eMaint CMMS, adalah kemampuan untuk melacak upaya perbaikan berkelanjutan dan melihat area yang memerlukan perhatian.
Mengapa?
Sebelum penerapan CMMS, organisasi harus mengetahui bagaimana data akan dikelola dan siapa yang akan melihatnya. Jika tidak, siapa yang akan Anda maksimalkan kekuatannya?
Manfaatkan data CMMS Anda
Dengan menggunakan data yang disimpan di eMaint CMMS, sebuah perusahaan layanan air dan air limbah mengidentifikasi metrik penting dan indikator kinerja utama (KPI) sejak awal. Mereka menetapkan proses peninjauan untuk melacak KPI dan upaya perbaikan berkelanjutan.
"Kami mendapatkan metrik laporan dari akun konsolidasi eMaint yang merangkum di mana simpanan perintah kerja setiap orang berada. Sebagai bagian dari tinjauan bulanan kami, kami mencari kemungkinan tanda bahaya, indikator bahwa mungkin ada sesuatu yang salah. Kami kemudian dapat menyiapkan fungsi dukungan yang tepat sebelum sesuatu menjadi masalah."
-Operasi air/air limbah
4. Berkomitmen untuk Menjaga Standardisasi dan Integritas Data CMMS
Data aset CMMS bermanfaat bagi seluruh organisasi bila digunakan secara strategis. Namun hanya jika informasinya akurat.
Mengapa?
Jika data Anda tidak dapat diandalkan karena catatan yang salah atau hilang, Anda kehilangan salah satu keuntungan CMMS yang paling signifikan. Pilih sistem fleksibel yang memungkinkan Anda mengonfigurasi formulir yang memerlukan entri atau penandatanganan lapangan sebelum menutup perintah kerja untuk menjaga integritas dan standardisasi data.
Sebuah penyedia suku cadang otomotif global ingin menstandardisasi operasi di 12 pabriknya dan menjadikannya berkelanjutan. Setiap pabrik menggunakan beberapa jenis sistem manajemen pemeliharaan, namun tidak ada yang sama.
"Dengan dukungan penyedia CMMS, kami memiliki struktur yang lebih baik. Kami memberikan peraturan yang harus diikuti semua orang sehingga pabrik terlihat sama, semua orang punya kemampuan yang sama, dan semua orang punya laporan yang sama. Pada dasarnya kami menciptakan sebuah sistem yang jika mereka tidak mengikutinya, kami akan mengambil kendali atas sistem tersebut. Hal ini memberi mereka sedikit lebih banyak insentif untuk mengikutinya."
-Pemasok Suku Cadang Otomotif Global
5. Merencanakan dan Mempersiapkan Keberhasilan Implementasi CMMS
Implementasi CMMS yang sukses tidak terjadi begitu saja. Perlu perencanaan, persiapan, dan waktu yang matang.
Mengapa?
Pengorganisasian yang mendetail, kerja sama tim, CMMS yang tepat, dan komitmen tiada henti terhadap keandalan membantu perusahaan industri jasa menjalani penerapan tujuh fase.
Berbagai pelanggan operasi kontrak sebuah perusahaan air dan air limbah menggunakan sistem manajemen pemeliharaan. Dan setiap klien beroperasi secara independen, sehingga mencegah organisasi memperoleh visibilitas seluruh sistem. Keinginan perusahaan untuk mengkonsolidasikan semua orang di bawah satu CMMS menimbulkan tantangan besar, termasuk 46 rencana peluncuran, sehingga perencanaan dan persiapan menjadi penting.
“Bagian dari kunci kesuksesan kami adalah hal itu kami memiliki penerapan yang sangat terorganisir dan terkoordinasi. Banyak upaya yang dilakukan untuk merencanakan proses dan mengidentifikasi peran, tanggung jawab, dan membuat orang bertanggung jawab. Dan itulah kunci bagaimana kami dapat menyelesaikan sejumlah pekerjaan yang telah kami selesaikan dalam jangka waktu yang telah kami selesaikan.”
-Industri Jasa
6. Latih Pengguna tentang Perangkat Lunak CMMS
CMMS hanya bermanfaat jika karyawan cukup terlatih dan menggunakannya.
Mengapa?
Beberapa perusahaan melewatkan pelatihan, yang sering kali menghambat penggunaan dan optimalisasi sistem. eMaint menawarkan pelatihan tatap muka dan berbasis web serta kamp pelatihan, webinar, dan lokakarya untuk membantu memastikan keberhasilan penerapan CMMS.
Sebuah produsen karton memerlukan perangkat lunak CMMS untuk membantu mengelola peningkatan permintaan produk yang disebabkan oleh kebutuhan pengemasan perusahaan e-commerce online seperti Amazon.
Perusahaan memilih untuk mengadakan pelatihan tatap muka. Mereka juga memanfaatkan sandbox eMaint CMMS , membiarkan tim pemeliharaan mencoba sistem sebelum diluncurkan.
“Memiliki pelatih di sini, membahas secara spesifik, menjalankannya di sandbox di mana mereka tidak akan terintimidasi atau khawatir membuat kesalahan adalah titik balik. Ini sangat membantu pengguna kami.”
-Produsen karton bergelombang
7. Pastikan Penggunaan Tim untuk Menjamin ROI CMMS yang Cepat
Anda pernah mendengar istilah “gunakan atau hilangkan”. Jika tim Anda tidak mengetahui cara atau ingin menggunakan CMMS, Anda tidak akan mencapai keberhasilan penerapan atau laba atas investasi (ROI) yang diharapkan.
Mengapa?
Jika tidak ada yang memahami sepenuhnya kekuatan perangkat lunak CMMS, bagaimana cara memaksimalkannya?
Sebuah produsen makanan ringan mengatasi dilema umum ini dengan menunjuk seorang ahli tim. Pakar tersebut berulang kali menunjukkan kepada teknisi dan pengguna lain betapa mudahnya menggunakan eMaint.
"Kami memilih sistem yang mudah digunakan. Setelah kami mulai menggunakan kemampuannya, kami memahami dan memanfaatkan lebih banyak fungsinya. Semakin sering kami menggunakannya, semakin besar laba atas investasi yang kami lihat."
-Produsen makanan ringan
