Untuk Manajer yang Gugup, Pengawasan Karyawan telah Menjadi Tindakan Penyeimbang yang Menakjubkan

Sangat penting bagi perusahaan untuk transparan dengan karyawan mereka tentang apa yang mereka pantau dan alasannya.

Dengan datangnya krisis COVID-19, muncul penutupan perusahaan secara luas, dan dengan itu, pembubaran karyawan yang belum pernah terjadi sebelumnya dipulangkan untuk bekerja. Bagi banyak manajer dan eksekutif yang gugup, tantangannya adalah memastikan bahwa tim mereka berada di jalur yang benar dengan pekerjaan mereka, operasi berfungsi, dan data berharga tetap aman. Bagaimana kinerja karyawan dapat dipertahankan?

Teknologi menawarkan solusi untuk mengawasi saat karyawan berada di tempat kerja mereka, waktu mulai dan selesai, dan bahkan lamanya waktu istirahat mereka. Tetapi apakah ini pendekatan yang tepat? Pemantauan invasif mungkin memiliki efek berlawanan dari apa yang dimaksudkan, mengurangi produktivitas.

Lihat juga: Robot Pemindai Termal Dapat Digunakan Di Rumah Sakit

“Bahkan sebelum Covid-19 mengirim jumlah orang yang belum pernah terjadi sebelumnya untuk bekerja dari rumah, pengusaha meningkatkan upaya mereka untuk memantau produktivitas karyawan,” tulis Reid Blackman di Harvard Business Review. Survei menunjukkan bahwa sekitar setengah dari perusahaan secara elektronik memantau aktivitas karyawan. Dengan lonjakan tiba-tiba dalam bekerja dari rumah,
“Majikan bertanya-tanya berapa banyak pekerjaan yang sebenarnya terjadi. Ketakutan akan hilangnya produktivitas, bercampur dengan kengerian penurunan pendapatan secara besar-besaran, telah mendorong banyak pemimpin untuk meningkatkan upaya pemantauan karyawan mereka.”

Migrasi mendadak ini — dan implikasi privasi — menyangkut profesional privasi yang menanggapi studi dari EY dan iApp. Ketika diminta untuk
mengidentifikasi tantangan privasi teratas yang berasal dari COVID-19, memahami persyaratan privasi yang terkait dengan pekerjaan jarak jauh karyawan adalah pilihan utama, dipilih oleh sekitar setengah (49%) responden.

Bahkan ada langkah-langkah yang sedang dilakukan untuk memantau karyawan yang kembali ke kantor, lapor Wall Street Journal. Ini termasuk penggunaan kamera termal untuk memantau suhu tubuh dan sensor untuk memantau jarak sosial.

Untuk saat ini, masalah yang dihadapi manajer dengan semua orang yang bekerja dari rumah termasuk produktivitas dan akuntabilitas yang tidak jelas, gangguan dalam komunikasi dan kolaborasi tim, peningkatan risiko keamanan siber dan kepatuhan data, isolasi karyawan dan kesehatan mental, dan kesulitan mencapai dan mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja. manfaat bimbingan tatap muka sepanjang siklus hidup proyek, karyawan jarak jauh mungkin kesulitan dengan manajemen waktu harian dan prioritas tugas, ”kata sebuah ebook dari ActivTrak, vendor di ruang pemantauan karyawan. “Ini dapat menyebabkan alur kerja yang tidak efisien, tenggat waktu yang terlewat, dan konsekuensi mahal lainnya bagi organisasi. Karena kurangnya tatap muka langsung, karyawan jarak jauh sering kali memiliki lebih sedikit interaksi dengan manajer dan anggota tim mereka. Itu, pada gilirannya, dapat menyebabkan penurunan visibilitas ke kinerja mereka atau potensi kemacetan alur kerja. Untuk beradaptasi, manajer membutuhkan strategi dan teknologi baru yang dapat memberikan visibilitas ini.”

Banyak vendor menawarkan alat yang menggunakan "pemantauan sembunyi-sembunyi, umpan video langsung, pelacakan keyboard, pengenalan karakter optik, perekaman keystroke, atau pelacakan lokasi," observasi Blackman. Ini bahkan termasuk tangkapan layar acak, atau merekam aktivitas keyboard. Perusahaan yang menerapkan alat sebagai instrumen produktivitas tumpul, bagaimanapun, mungkin melihat upaya mereka menjadi bumerang. “Meskipun tersedianya opsi yang mudah, pemantauan memiliki risiko nyata bagi perusahaan yang mengejarnya,” kata Blackman. “Pengawasan mengancam untuk mengikis kepercayaan antara majikan dan karyawan.”

Sementara ActivTrak menawarkan alat pemantauan elektronik, penulis ebooknya mendukung kebijakan dan komunikasi yang terbuka dan mendukung untuk membangun hubungan jarak jauh yang dapat dipercaya. Penulis buku merekomendasikan analisis data sebagai pendekatan untuk menilai "alur kerja dan panduan karyawan jarak jauh, peluang berbasis bukti untuk perbaikan." Sama pentingnya, mereka mendesak karyawan dan majikan “untuk memahami bahwa mereka semua bersama-sama, dan memiliki tanggung jawab bersama” untuk membuat pekerjaan jarak jauh menjadi produktif. Hal-hal penting dari kebijakan kerja jarak jauh harus mencakup ekspektasi yang jelas tentang jam kerja dan mempertahankan tingkat produktivitas, serta rasa aman dan nyaman di tempat pekerjaan berlangsung.”

Metrik masih penting, tetapi Blackman menyarankan agar metrik dipilih dengan hati-hati. “Menerapkan angka pada hal-hal itu mudah, seperti membuat penilaian cepat berdasarkan skor numerik yang dikeluarkan oleh perangkat lunak. Ini mengarah pada pengawasan yang tidak perlu dan keputusan yang salah, ”dia memperingatkan. “Jika Anda bersikeras untuk memantau karyawan, pastikan apa yang Anda lacak relevan dan perlu. Hanya memantau jumlah email yang ditulis atau dibaca, misalnya, bukanlah indikator produktivitas yang dapat diandalkan.”

Dapatkan masukan semua orang tentang metrik apa yang benar-benar penting — mulai dari mempekerjakan manajer hingga supervisor hingga “mereka yang benar-benar dipantau,” kata Blackman. Penting juga bagi perusahaan untuk “transparan dengan karyawan Anda tentang apa yang Anda pantau dan mengapa. Bagian tak terpisahkan dari menghormati seseorang adalah Anda meluangkan waktu untuk berkomunikasi secara terbuka dan jujur ​​dengan mereka. Beri tahu karyawan Anda apa yang Anda pantau dan alasannya. Beri mereka kesempatan untuk menawarkan umpan balik. Bagikan hasil pemantauan dengan mereka dan, yang terpenting, sediakan sistem yang dapat digunakan untuk mengajukan banding atas keputusan tentang karier mereka yang dipengaruhi oleh data yang dikumpulkan.”

Kepercayaan adalah ikatan yang perlu dibangun dengan susah payah, dan dapat dengan mudah hilang. Pada saat manajemen tidak terlihat, kepercayaan adalah kekuatan penuntun yang akan membuat organisasi tetap berdiri dan berjalan.