Keseimbangan: Pemantauan Karyawan yang Transparan di Era Pasca-COVID
Penting bagi perusahaan untuk transparan dengan karyawan mereka tentang apa yang mereka pantau dan mengapa.
Saat datangnya krisis COVID-19 datang penutupan perusahaan yang luas, dan dengan itu, penyebaran karyawan yang tak pernah terjadi sebelumnya yang dikirim pulang untuk bekerja dari rumah. Bagi banyak manajer dan eksekutif yang cemas, tantangannya telah memastikan bahwa tim mereka masih berada di jalur pekerjaan mereka, operasi berfungsi, dan data yang berharga tetap aman. Bagaimana performa karyawan dapat dipertahankan?
Teknologi menawarkan solusi untuk tetap melacak kapan karyawan berada di postes kerja mereka, waktu mulai dan selesai, dan bahkan panjang istirahat mereka. Namun, apakah ini pendekatan yang tepat? Pemantauan invasif mungkin memiliki efek yang berlawanan dari yang diinginkan, mengurangi produktivitas.
Lihat juga: Robot Scan Termal Dapat Diusahakan di Rumah Sakit
“Bahkan sebelum Covid-19 mengirimkan jumlah orang yang tak pernah terjadi sebelumnya untuk bekerja dari rumah, pemberi kerja sudah meningkatkan upaya mereka untuk memantau produktivitas karyawan,” Reid Blackman menulis di Harvard Business Review. Survei menunjukkan bahwa sekitar setengah perusahaan secara elektronik memantau aktivitas karyawan. Dengan lonjakan tiba-tiba dalam bekerja dari rumah,
“pemberi kerja tersisa bertanya-tanya seberapa banyak pekerjaan yang sebenarnya sedang berlangsung. Ketakutan akan kehilangan produktivitas, bercampur dengan kegigihan pendapatan yang drastis menurun, telah mendorong banyak pemimpin untuk meningkatkan upaya pemantauan karyawan mereka.”
Migrasi tiba-tiba ini — dan implikasi privasi — memprihatinkan para profesional privasi yang merespons studi dari EY dan iApp. Ketika ditanya untuk mengidentifikasi tantangan privasi teratas yang timbul dari COVID-19, memahami persyaratan privasi yang terkait dengan pekerja jarak jauh karyawan adalah pilihan teratas, dipilih oleh sekitar separuh (49%) responden.
Ada bahkan langkah yang sedang dilakukan untuk memantau karyawan yang kembali ke kantor, laporan Wall Street Journal. Ini mencakup penggunaan kamera termal untuk memantau suhu tubuh dan sensor untuk memantau jarak sosial.
Untuk saat ini, masalah yang dihadapi manajer dengan semua orang bekerja dari rumah meliputi produktivitas dan akuntabilitas yang tidak jelas, kerusakan komunikasi dan kolaborasi tim, risiko keamanan siber dan kepatuhan data yang meningkat, isolasi karyawan dan kesehatan mental, dan kesulitan mencapai serta mempertahankan keseimbangan kerja dan kehidupan pribadi.”Tanpa manfaat bimbingan tatap muka sepanjang siklus proyek, karyawan jarak jauh mungkin kesulitan dengan manajemen waktu harian dan prioritas tugas,” katakan ebook dari ActivTrak, vendor di ruang pemantauan karyawan. “Ini dapat mengarah pada alur kerja yang tidak efisien, tenggat waktu yang terlewat, dan konsekuensi biaya tinggi lainnya bagi organisasi. Karena kurangnya wajah ke wajah secara langsung, karyawan jarak jauh sering memiliki interaksi yang lebih sedikit dengan manajer dan anggota tim mereka. Itu dapat, pada gilirannya, mengarah pada visibilitas yang berkurang terhadap performa mereka atau bottleneck alur kerja potensial. Untuk menyesuaikan diri, manajer membutuhkan strategi dan teknologi baru yang dapat memberikan visibilitas ini.”
Banyak vendor menawarkan alat yang menggunakan “pemantauan sembunyi, umpan video langsung, pelacakan keyboard, pengenalan karakter optik, perekaman tombol, atau pelacakan lokasi,” Blackman mengamati. Ini bahkan termasuk tangkapan layar acak, atau perekaman aktivitas tombol. Namun, perusahaan yang menerapkan alat sebagai instrumen produktivitas yang kasar, mungkin akan melihat upaya mereka balik. “Meskinkan ketersediaan opsi yang mudah, namun, pemantauan datang dengan risiko nyata bagi perusahaan yang mengejarnya,” kata Blackman. “Pemantauan mengancam untuk merosot kepercayaan antara pemberi kerja dan karyawan.”
Sementara ActivTrak menawarkan alat pemantauan elektronik, para penulis ebooknya mendukung kebijakan dan komunikasi yang terbuka dan suportif untuk membangun hubungan jarak jauh yang terpercaya. Para penulis buku tersebut merekomendasikan analitik data sebagai pendekatan untuk menilai “alur kerja karyawan jarak jauh dan memandu peluang perbaikan berbasis bukti. Tepat sama pentingnya, mereka mendorong karyawan dan pemberi kerja “untuk memahami bahwa mereka semua bersama dalam hal ini, dan memiliki tanggung jawab bersama” untuk membuat kerja jarak jauh produktif. Komponen penting kebijakan kerja jarak jauh harus mencakup harapan yang jelas tentang jam kerja dan mempertahankan tingkat produktivitas, serta menjadi aman dan aman di tempat kerja terjadi.”
Metrik masih penting, tetapi Blackman menasihati agar dipilih dengan hati-hati. “Menerapkan angka pada hal-hal mudah, seperti membuat keputusan cepat berdasarkan skor numerik yang dieluarkan oleh perangkat lunak. Ini mengarah pada pemantauan yang tidak perlu dan keputusan yang tidak terbentuk,” katakan peringatannya. “Jika Anda menginsisti untuk memantau karyawan, pastikan apa yang Anda lacak relevan dan diperlukan. Sederhana memantau jumlah email yang ditulis atau dibaca, misalnya, bukan indikator produktivitas yang andal.”
Dapatkan masukan semua orang tentang metrik apa yang benar-benar penting — dari manajer perekrutan hingga pengawas hingga “orang yang sebenarnya dipantau,” katakan Blackman. “Penting juga bahwa perusahaan “transparan dengan karyawan tentang apa yang Anda pantau dan mengapa. Sebagian dari menghormati seseorang adalah Anda meluangkan waktu untuk berkomunikasi secara terbuka dan jujur dengan mereka. Beritahu karyawan apa yang Anda pantau dan mengapa. Beri mereka kesempatan untuk memberikan umpan balik. Bagikan hasil pemantauan dengan mereka dan, yang krusial, sediakan sistem di mana mereka dapat mengajukan banding keputusan tentang karir mereka yang dipengaruhi oleh data yang dikumpulkan.”
Kepercayaan adalah ikatan yang perlu dibangun dengan cermat, dan dapat dengan mudah hilang. Pada waktu ketika manajemen tidak terlihat, kepercayaan adalah kekuatan pemandu yang akan menjaga organisasi tetap berjalan.
