Wawasan Proses:Apa yang Harus Dilakukan Setelah Analisis Proses

Catatan editor :baru dalam proses penambangan? Kami menyarankan untuk memulai dengan membaca pendahuluan Apa itu Penambangan Proses? .

Misalkan Anda berada dalam situasi berikut:Anda mengelola departemen yang telah melakukan semua langkah analitik proses dan menemukan proses sebenarnya menggunakan penambangan proses. Sekarang Anda memiliki wawasan proses.

Akhirnya, Anda memiliki model proses yang indah yang menjelaskan bagaimana orang-orang Anda bekerja dan langkah-langkah apa yang mereka ambil secara umum. Anda telah memvalidasi semua data dan semua orang setuju bahwa memang, mereka melihat cerminan nyata dari pekerjaan mereka dalam model proses ini.

Tentu saja, pertanyaan logis berikutnya adalah “Apa selanjutnya?”

Apa yang harus dilakukan dengan wawasan?

Sebuah model proses hanya itu, sebuah model. Sayangnya hanya memiliki pengetahuan tentang proses Anda tidak akan menciptakan nilai dari penambangan proses Anda.

Anda perlu menghubungkan pengetahuan yang Anda miliki sebagai pemilik/praktisi proses di perusahaan Anda dengan pengetahuan yang diperoleh dari model proses.

Dengan cara ini Anda akan benar-benar menentukan bagian mana dari proses Anda yang perlu ditingkatkan dan perubahan apa yang dapat Anda buat di organisasi Anda.

Anda dapat mengambil tindakan dan membuat perbedaan nyata.

Pelajari bagaimana wawasan proses penambangan telah mengubah perusahaan lain.

Konsep Bisnis yang membuat perbedaan

Tentu saja, setiap proses berbeda dan setiap perusahaan melakukannya dengan cara yang berbeda, tetapi banyak proyek penambangan proses memiliki tujuan yang sama yang memperoleh keuntungan dari konsep bisnis yang serupa.

Di sini, Anda akan menemukan lima konsep yang sering kita temui dalam mendapatkan proyek penambangan proses dari hanya sebuah konsep hingga membawa perubahan aktual berdasarkan wawasan proses.

1. Konteks proses

Setiap proses memiliki konteks.

Salah satu tujuan terpenting dalam mempersiapkan proyek proses Anda adalah menangkap konteks itu selengkap mungkin. Informasi konteks dalam model proses Anda memungkinkan tampilan yang jauh lebih berguna pada data Anda.

Dengan informasi konteks, Anda akan dapat menghubungkan alur proses atau waktu yang mungkin tampak tidak wajar pada awalnya, dengan rangkaian lengkap kondisi kasus.

Wawasan semacam ini sangat berharga dalam merumuskan tindakan selanjutnya yang benar dalam peningkatan proses Anda dan memastikan bahwa perubahan yang Anda rencanakan sudah benar.

Jadi, apa yang harus Anda cari dalam konteks?

Secara umum, Anda ingin menangkap semua variabel yang dapat mempengaruhi proses. Dengan mengingat hal itu, variabel-variabel ini bergantung pada prosesnya, tetapi izinkan saya memberi Anda contoh tentang apa yang dapat Anda cari dari latihan.

Dalam satu proyek, informasi pemasok yang sederhana membantu penambangan proses menjadi sarana komunikasi yang kuat terhadap pemasok ini.

Sebagai hasil dari demonstrasi perbedaan alur proses untuk pemasok yang menggunakan aplikasi faktur standar dan mereka yang tidak menggunakan aplikasi tersebut, keuntungan aplikasi menjadi jelas.

Penurunan besar dalam jumlah pengerjaan ulang sebagai akibat dari hilangnya informasi pada faktur dan dengan itu, waktu pembayaran yang jauh lebih cepat, pekerjaan manual yang jauh lebih sedikit, dan proses pengadaan-untuk-bayar yang jauh lebih efisien.

2 . Kesepakatan alur proses

Setiap pemilik proses memiliki gagasan tentang bagaimana prosesnya harus mengalir.

Ide ini bisa menjadi kesepakatan eksplisit tentang sejumlah pemeriksaan yang perlu dilakukan tim. Tentu saja, mungkin juga hanya firasat tentang departemen mana yang harus menangani langkah-langkah apa dalam proses yang akan diperiksa.

Menambahkan pengetahuan ini ke toolkit penambangan proses Anda tidak hanya penting untuk segala bentuk pemeriksaan kesesuaian tetapi juga dapat memperkaya analisis Anda dengan banyak wawasan dari praktisi proses yang sebenarnya.

Pemeriksaan kesesuaian adalah salah satu kegunaan paling kuat yang memfasilitasi penambangan proses. Dengan benar-benar membandingkan proses yang Anda harapkan dengan proses yang Anda jalankan, pemilik proses dapat melihat di mana harapannya tidak terpenuhi dan bertindak berdasarkan perbedaan tersebut.

Pandangan yang lebih mendalam tentang pemeriksaan kesesuaian dan kelebihannya telah ditulis oleh salah satu rekan saya dan saya sangat merekomendasikan untuk membacanya jika Anda tertarik.

Terkadang wawasan proses dari analisis aliran Anda bahkan tidak harus terlalu rumit untuk memiliki nilai bisnis.

Mengetahui siapa yang menjalankan langkah tertentu mungkin sudah memberikan umpan balik yang berharga tentang harapan manajemen atas pelaksanaan proses dan kinerja karyawan yang sebenarnya.

3 . Perjanjian waktu

Di samping alur proses, waktu adalah salah satu topik yang paling sering dibahas dalam proyek penambangan proses.

Setiap pemilik proses ingin prosesnya dilakukan seefisien mungkin tanpa mengambil jalan pintas. Meskipun tidak mungkin untuk mendefinisikan apa artinya ini hanya dengan model proses.

Untuk menganalisis secara efektif bagian mana dari proses Anda yang membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang seharusnya, pengetahuan tentang berapa banyak waktu yang harus dilakukan setiap langkah proses penting.

Dari melihat berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap langkah dan membandingkannya dengan ekspektasi kami tentang waktu, kami dapat mendeteksi kemacetan , membedakan di mana ada kekurangan sumber daya , analisis di mana dependensi eksternal memperlambat proses, dan banyak lagi.

Memasukkan persyaratan yang ditemukan dalam kontrak dengan pemasok atau pelanggan memungkinkan untuk melihat lebih mendalam tentang bagaimana proses Anda dilakukan.

Dengan membandingkan tanggal jatuh tempo, misalnya, pembayaran dengan tanggal pembayaran sebenarnya dalam skala lengkap dalam proses hutang, kita dapat secara konkret mendapatkan gambaran tentang jenis diskon apa yang kita lewatkan. Mungkin kami membayar terlalu terlambat atau ada efek negatif dari membayar faktur Anda terlalu awal.

Contoh lain yang sangat alami adalah perjanjian tingkat layanan (SLA) untuk sistem tiket.

Hampir setiap meja bantuan memiliki kesepakatan tentang waktu seperti waktu respons pertama dan waktu solusi. Dengan mengidentifikasi apa yang menyebabkan kasus yang terjadi lembur, kami dapat meningkatkan indikator kinerja utama (KPI) kami pada waktu ini dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

4 . Informasi berbasis pengguna

Beberapa hasil paling menarik dari penambangan proses akan Anda peroleh dari melihat cara orang bekerja sama.

Dalam banyak proses dengan lebih dari satu tim yang terlibat, kami dapat melihat tren pergeseran tanggung jawab kasus yang tidak perlu. Hal ini tidak hanya dapat menyebabkan keterlambatan dalam pelaksanaan proses, tetapi juga mengganggu pekerjaan sehari-hari karyawan Anda.

Dengan menambahkan tim yang telah menjalankan langkah-langkah proses di UiPath Process Mining, kita dapat memeriksa apakah tidak hanya alur proses yang kita harapkan, tetapi juga bagaimana kasus kita mengalir melalui tim yang berbeda.

Menemukan perbedaan antara alur tim yang diharapkan dan apa adanya memungkinkan kami menemukan di mana informasi mungkin hilang dan di mana kami perlu menyediakan lebih banyak struktur.

Tentu saja, dalam konteks ini, tim adalah sekelompok orang, apakah itu negara, departemen, atau fasilitas. Melihat interaksi antara kelompok orang yang berbeda bisa sangat menarik untuk dideteksi, dijelajahi, dan ditindaklanjuti.

5 . Memantau kemajuan Anda

Tentu saja, bagi banyak perusahaan yang memulai dengan penambangan proses, analitik proses, dan penemuan tampaknya merupakan fitur paling menarik yang ditawarkan teknologi ini kepada penggunanya.

Namun, penemuan proses hanya memungkinkan tolok ukur pertama tentang bagaimana proses Anda dilakukan di masa lalu. Tolok ukur mungkin memungkinkan beberapa wawasan yang dapat ditindaklanjuti, tetapi tanpa tindakan berikut, wawasan ini akan tetap kosong.

Setelah mengubah proses Anda dengan cara, bentuk, atau bentuk apa pun, penggunaan logis berikutnya dari penambangan proses adalah melacak pengaruh perubahan itu terhadap kinerja proses Anda.

Apakah Anda benar-benar mencapai lebih banyak kasus yang mengikuti jalur pertama yang benar?

Apakah KPI Anda meningkat berdasarkan perubahan Anda atau apakah perlu tindakan ekstra?

Tanpa tampilan terkini pada proses Anda saat ini, tidak mungkin untuk mengetahui efek apa yang telah dibuat oleh perubahan Anda.

Itulah sebabnya setelah pengaturan proyek analitik proses yang sukses, item berikutnya dalam agenda Anda adalah bagaimana kami akan mencapai proses yang lebih baik dan bagaimana kami akan mengukur kinerja tersebut.

Selami lebih dalam:Analisis Proses:5 Cara untuk Mendapatkan Nilai Bisnis dari Hasil Penambangan Proses

KPI apa yang benar-benar menunjukkan proses yang berfungsi dengan baik dan bagaimana kita akan mengevaluasi perubahan kita secara teratur menggunakan KPI ini?

Dengan menjawab pertanyaan tersebut, Anda akan semakin dekat dengan siklus peningkatan berkelanjutan dan akan dapat bergerak menuju proses yang ideal!

6 . Kesimpulan

Penemuan proses hanyalah awal dari perjalanan menarik Anda menuju peningkatan bisnis.

Perbedaan nyata hadir dengan perubahan yang Anda terapkan di organisasi Anda, tindakan yang Anda ambil untuk mencegah risiko yang sekarang Anda sadari, anggaran ekstra, dan perubahan strategi yang harus dilakukan sesuai dengan wawasan proses.

Ingat, organisasi Anda siap untuk penambangan proses ketika siap untuk perubahan besar.

Namun ini adalah kesempatan Anda untuk tumbuh dan mencapai titik kesejahteraan bisnis yang berkelanjutan dan efisien.

Selamat menambang!