Dari Wawasan ke Aksi: Memanfaatkan Analitik Proses untuk Peningkatan Berkelanjutan

Catatan Editor: baru dalam process mining? Kami sarankan memulai dengan pembukaan Apa itu Process Mining?.

Bayangkan Anda dalam situasi berikut: Anda mengelola departemen yang telah melakukan semua langkah analitik proses dan menemukan proses nyata mereka menggunakan process mining. Sekarang Anda memiliki wawasan proses.

Akhirnya, Anda memiliki model proses indah yang menggambarkan bagaimana orang Anda bekerja dan langkah-langkah secara umum yang mereka ambil. Anda telah memvalidasi semua data dan semua setuju bahwa memang, mereka melihat refleksi yang benar dari pekerjaan mereka dalam model proses ini.

Tentu, pertanyaan logis berikutnya adalah “Apa selanjutnya?”

Apa yang harus dilakukan dengan wawasan tersebut?

Model proses hanyalah model. Sayangnya hanya memiliki pengetahuan tentang proses Anda tidak akan menciptakan nilai dari process mining Anda.

Anda perlu menghubungkan pengetahuan yang Anda miliki sebagai pemilik proses/praktisi di perusahaan Anda dengan pengetahuan yang diperoleh dari model proses.

Dengan cara ini Anda akan benar-benar menentukan bagian mana dari proses Anda yang perlu diperbaiki dan perubahan apa yang dapat Anda lakukan dalam organisasi Anda.

Anda dapat bertindak dan membuat perbedaan nyata.

Pelajari bagaimana wawasan process mining telah mengubah perusahaan lain.

Konsep Bisnis yang Membuat Perbedaan

Tentu, setiap proses berbeda dan setiap perusahaan melakukannya dengan cara berbeda, tetapi banyak proyek process mining memiliki tujuan yang serupa yang mendapat manfaat dari konsep bisnis yang serupa.

Di sini, Anda akan menemukan lima konsep yang sering kita temukan dalam membawa proyek process mining dari sekadar konsep hingga perubahan nyata berdasarkan wawasan proses.

1. Konteks Proses

Setiap proses memiliki konteks.

Salah satu tujuan terpenting dalam mempersiapkan proyek proses Anda adalah menangkap konteks tersebut sekomplet mungkin. Informasi konteks dalam model proses Anda memungkinkan pandangan yang jauh lebih berguna terhadap data Anda.

Dengan informasi konteks, Anda akan dapat menghubungkan alur proses atau waktu yang mungkin terlihat tidak asli pada awalnya, dengan keseluruhan kondisi kasus.

Wawasan jenis ini sangat berharga dalam merumuskan tindakan berikutnya yang benar dalam perbaikan proses Anda dan memastikan bahwa perubahan yang Anda rencanakan adalah benar.

Jadi, apa yang harus Anda cari dalam hal konteks?

Secara umum, Anda ingin menangkap semua variabel yang dapat mempengaruhi proses. Dengan itu dalam pikiran, variabel ini bergantung pada proses tetapi biarkan saya memberikan contoh apa yang dapat Anda cari dari praktik.

Dalam satu proyek, informasi supplier sederhana membantu process mining menjadi alat komunikasi yang kuat terhadap supplier-supplier tersebut.

Akibatnya, demonstrasi perbedaan alur proses bagi supplier yang menggunakan aplikasi faktur standar dan yang tidak menggunakan aplikasi tersebut, keuntungan aplikasi menjadi segera jelas.

Penurunan besar dalam jumlah rework sebagai efek dari informasi yang hilang pada faktur dan dengan itu, waktu pembayaran yang jauh lebih cepat, banyak kurang pekerja manual dan proses procure-to-pay yang jauh lebih terstruktur.

2. Persetujuan Alur Proses

Setiap pemilik proses memiliki ide bagaimana prosesnya harus alir.

Ide ini dapat menjadi persetujuan eksplisit tentang jumlah pemeriksaan tertentu yang perlu dilakukan tim. Tentu saja, itu juga mungkin hanya dugaan tentang departemen mana yang harus menangani langkah-langkah mana dalam proses untuk diperiksa.

Menambahkan pengetahuan ini ke toolkit process mining Anda tidak hanya penting untuk setiap bentuk pemeriksaan kesesuaian tetapi juga dapat memperkaya analisis Anda dengan banyak wawasan dari praktisi proses aktual.

Pemeriksaan kesesuaian adalah salah satu penggunaan paling kuat yang dimungkinkan oleh process mining. Dengan benar-benar membandingkan proses yang diharapkan dengan proses yang dieksekusi, pemilik proses dapat melihat di mana harapannya tidak terpenuhi dan bertindak atas perbedaan tersebut.

Pandangan yang jauh lebih mendalam tentang pemeriksaan kesesuaian dan keuntungannya telah ditulis oleh salah satu rekan saya dan saya sangat merekomendasikan membacanya jika Anda tertarik.

Kadang-kadang wawasan proses dari analisis alur Anda bahkan tidak perlu sangat kompleks untuk memiliki nilai bisnis.

Hanya mengetahui siapa yang mengeksekusi langkah tertentu mungkin sudah memberikan umpan balik yang berharga tentang harapan manajemen terhadap eksekusi proses dan kinerja aktual karyawan.

3. Persetujuan Waktu

Selain alur proses, waktu adalah salah satu topik yang paling sering dibahas dalam proyek process mining.

Setiap pemilik proses ingin prosesnya dilakukan seefisien mungkin tanpa memotong sudut. Meskipun tidak mungkin untuk mendefinisikan apa artinya hanya dengan model proses.

Untuk menganalisis secara efektif bagian mana dari proses Anda yang memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya, pengetahuan tentang berapa waktu setiap langkah proses seharusnya mengambil penting.

Dari melihat berapa waktu setiap langkah memakan waktu dan membandingkannya dengan harapan kami tentang waktu, kita dapat mendeteksi botol leher, membedakan di mana ada kekurangan sumber daya, menganalisis di mana dependensi eksternal memperlambat proses, dan banyak lagi.

Menggabungkan istilah yang ditemukan dalam kontrak dengan supplier atau pelanggan memungkinkan pandangan yang lebih mendalam tentang bagaimana proses Anda dilakukan.

Dengan membandingkan jatuh tempo, misalnya, pembayaran dengan tanggal pembayaran aktual pada skala lengkap dalam proses utang dagang, kita dapat secara konkret mendapatkan gambaran tentang jenis potongan yang kami lewatkan. Mungkin kami membayarlah terlalu lambat atau ada efek negatif dari membayar faktur terlalu awal.

Contoh yang sangat alami lainnya adalah service-level agreements (SLAs) untuk sistem tiket.

Hampir setiap help desk memiliki persetujuan tentang waktu seperti waktu respons pertama dan waktu solusi. Dengan mengidentifikasi apa yang menyebabkan kasus-kasus yang melebihi waktu, kita dapat meningkatkan indikator kinerja kunci (KPI) kami pada waktu-waktu ini dan meningkatkan kebahagiaan pelanggan.

4. Informasi Berbasis Pengguna

Beberapa hasil yang paling menarik dari process mining akan Anda dapatkan dari melihat cara orang bekerja sama.

Dalam banyak proses dengan lebih dari satu tim terlibat, kita dapat melihat tren perpindahan tanggung jawab kasus yang tidak perlu. Ini tidak hanya dapat menyebabkan keterlambatan dalam eksekusi proses, tetapi juga ketidaknyamanan dalam pekerjaan sehari-hari karyawan Anda.

Dengan menambahkan tim yang telah mengeksekusi langkah-langkah proses di UiPath Process Mining, kita dapat memeriksa apakah tidak hanya alur proses kami adalah apa yang kita harapkan, tetapi juga bagaimana kasus-kasus kami mengalir melalui berbagai tim.

Mendeteksi perbedaan antara alur tim yang diharapkan dan as-is memungkinkan kita untuk melihat di mana informasi mungkin hilang dan di mana kita perlu memberikan lebih banyak struktur.

Tentu, dalam konteks ini, tim adalah setiap sekelompok orang, baik itu negara, departemen, atau fasilitas. Melihat interaksi antara berbagai kelompok orang bisa sangat menarik untuk mendeteksi, menjelajahi, dan bertindak atasnya.

5. Memantau Kemajuan Anda

Tentu, untuk banyak perusahaan yang memulai dengan process mining, penemuan dan penemuan proses tampaknya fitur paling menarik yang ditawarkan teknologi ini kepada pengguna.

Namun, penemuan proses hanya memungkinkan untuk benchmark pertama tentang bagaimana proses Anda dilakukan di masa lalu. Benchmark mungkin memungkinkan beberapa wawasan yang dapat ditindaklanjuti, tetapi tanpa tindakan berikutnya wawasan ini terus kosong.

Setelah mengubah proses Anda dengan cara, bentuk atau bentuk apa pun, penggunaan logis berikutnya dari process mining adalah untuk melacak efek perubahan tersebut terhadap kinerja proses Anda.

Apakah Anda sebenarnya mencapai lebih banyak kasus yang mengikuti jalur first-time-right?

Apakah KPI Anda membaik berdasarkan perubahan Anda atau ada tindakan tambahan yang diperlukan?

Tanpa pandangan yang terkini tentang proses Anda saat ini, tidak mungkin untuk mengatakan efek apa yang telah dibuat oleh perubahan Anda.

Itulah mengapa setelah memiliki pengaturan proyek analitik proses yang sukses, item berikutnya di agenda Anda adalah bagaimana kita akan mencapai proses yang lebih baik dan bagaimana kita akan mengukur kinerja tersebut.

Menyelam lebih dalam: Analitik Proses: 5 Cara untuk Mendapatkan Nilai Bisnis dari Hasil Process Mining

KPI apa yang benar-benar menunjukkan proses yang berfungsi baik dan bagaimana kita akan mengevaluasi perubahan kami secara teratur menggunakan KPI ini?

Dengan pertanyaan-pertanyaan tersebut terjawab, Anda akan lebih dekat ke siklus perbaikan berkelanjutan dan akan dapat bergerak menuju proses ideal!

6. Kesimpulan

Penemuan proses hanyalah awal dari perjalanan Anda yang menarik menuju perbaikan bisnis.

Perbedaan nyata datang dengan perubahan yang Anda implementasikan dalam organisasi Anda, tindakan yang Anda ambil untuk mencegah risiko yang sekarang Anda ketahui, anggaran tambahan, dan twist strategi yang harus dilakukan sesuai dengan wawasan proses.

Ingat, organisasi Anda siap untuk process mining ketika siap untuk perubahan besar.

Namun ini adalah kesempatan Anda untuk tumbuh dan mencapai titik kesejahteraan bisnis yang berkelanjutan dan efisien.

Selamat mining!