Produsen – Tahukah Anda Di Mana Uang Anda?

Baru-baru ini, saya menjadi saksi malang atas insiden di mana seorang karyawan tepercaya , sang Pengendali, melarikan diri dengan sejumlah besar uang. Orang ini mengatur agar kartu kredit dibuka atas nama perusahaan, disahkan dengan “surat” dari Prinsipal yang tanda tangannya dipalsukan. Tanpa masuk ke tanggung jawab bank dan perusahaan kartu kredit yang memungkinkan penggelapan ini, ada beberapa pelajaran yang ingin saya sampaikan. Mudah-mudahan, ini akan meningkatkan tingkat kesadaran produsen kecil bahwa penipuan dan pencurian masih hidup dan mungkin berkembang di tempat yang tidak Anda duga – di perusahaan Anda.

Menghindari Penggelapan

Saya belum pernah bertemu dengan pemilik usaha kecil (yang saya definisikan di sini sebagai pemilik bisnis dengan kurang dari 25 karyawan) , yang belum memberitahu saya betapa sibuknya mereka, karena mereka semua memakai beberapa topi. Ketika penjualan turun, uang tunai rendah, dan pemberi pinjaman dan vendor mengetuk pintu menuntut pembayaran dan informasi, tekanan menyebabkan banyak dari kita untuk menempatkan ketergantungan yang tidak semestinya pada seseorang yang mengelola angka. Namun inilah saat Anda paling rentan – saat Anda “putus asa”, saat Anda stres, saat Anda bergantung pada orang lain untuk melindungi aset keuangan Anda.

Jadi, berikut adalah 8 tips untuk Anda pertimbangkan tidak peduli seberapa terdesak waktu Anda. Berhati-hati dan menerapkan prosedur yang tepat dapat membantu mengurangi, jika tidak menghilangkan, Anda menjadi korban penggelapan karyawan.

Kiat #1:Perhatikan Laporan Bank Anda

Selalu, selalu, lihat sendiri laporan bank Anda - cari anomali atau item yang tidak biasa dan ketika ditemukan, mintalah penjelasan. Jika Anda tidak memiliki kertas dan mengerjakan laporan online, tarik laporan sebulan sekali, atau lebih baik lagi, lihat daftar tagihan setiap beberapa hari. Setelah melakukan ini beberapa saat, pengontrol/pemegang buku Anda akan tahu bahwa Anda sedang menonton dan jika mereka memikirkan ketidakjujuran, mereka akan berpikir dua kali. Waktu maksimum yang diinvestasikan untuk melakukan ini:10-20 menit.

Kiat #2:Tolak Otoritas yang Tidak Perlu

Batasi wewenang pemegang buku/pengendali dengan apa yang dapat mereka akses, laksanakan, dan otorisasi dengan rekening bank perusahaan. Mereka harus dapat mengakses laporan bank, tetapi tidak boleh memiliki wewenang menandatangani cek. Mereka tidak boleh memiliki wewenang untuk mentransfer dana, atau menandatangani atas nama Anda.

Kiat #3:Tetap Teratur

Cobalah untuk mengatur pembayaran tagihan Anda ke jadwal, seminggu sekali, setiap 30 hari, atau kapan pun praktis. Ketika cek disajikan untuk pembayaran, mintalah agar dokumen pendukung dilampirkan, seperti faktur, bukti pembelian, konfirmasi tertulis, dll. Dan lihat dokumennya – periksa apa, mengapa, dan jumlahnya. Bergantung pada berapa banyak tagihan yang Anda bayar dalam satu siklus, waktu maksimum yang diinvestasikan untuk melakukan ini:15-30 menit.

Kiat #4:Memerlukan Dokumentasi Cadangan

Ketika cek harus dihapus dari jadwal, mintalah cadangan dan selalu tanyakan mengapa.

Kiat #5:Jangan Meninggalkan Cek yang Ditandatangani

Saat Anda pergi berlibur, jangan tinggalkan cek yang sudah ditandatangani. Alih-alih, hubungi beberapa vendor Anda yang lebih penting dan diskusikan fakta bahwa tidak akan ada pembayaran saat Anda pergi. Rencanakan liburan Anda di antara siklus penagihan sehingga kebutuhan akan cek menjadi minimal. Jika keadaan darurat muncul, Anda selalu dapat menghubungi bank Anda dan melakukan transfer kawat – namun rencanakan terlebih dahulu dan atur sebelumnya dengan bank memiliki kemampuan untuk mengotorisasi transfer kawat dengan panggilan telepon.

Kiat #6:Batasi Otorisasi Bank Pihak Ketiga

Alat manajemen kas modern saat ini mencakup kemampuan untuk membayar vendor, utilitas, kontraktor, dll. secara online. Saya menyarankan agar metode ini terbatas pada vendor yang membutuhkannya – memberikan otorisasi pihak ketiga untuk mendebit rekening bank perusahaan Anda untuk membayar tagihan demi menghemat waktu dalam jangka panjang dapat membebani Anda jauh lebih banyak daripada biaya tenaga kerja tambahan. Jika Anda bersikeras untuk membayar tagihan secara online, dan tidak ingin melakukannya sendiri, laporan mutasi bank biasanya mencantumkan cek yang dibayarkan secara terpisah dari pembayaran online, jadi sekali lagi, lihat tagihan terhadap akun untuk anomali atau item yang tidak biasa.

Kiat #7:Pemeriksaan Latar Belakang Penting

Saring pemegang pembukuan atau pengontrol Anda dengan saksama. Bayar untuk pemeriksaan latar belakang mendalam alih-alih sepintas – perbedaan harga layak untuk menghindari rasa sakit nanti. Kontroler klien saya telah menggelapkan sebelumnya, dihukum, dan tidak pernah muncul pada pemeriksaan latar belakang tingkat pemotongan.

Kiat #8:Kenali Perusahaan Penggajian Anda

Jika Anda mengeluarkan cek penggajian, Anda harus menandatanganinya – dan pastikan jumlah dan jamnya masuk akal. Pastikan Anda mengenal staf Anda. Jika Anda menggunakan layanan penggajian, pindai laporan yang masuk dengan cek penggajian, sekali lagi cari karyawan yang bukan karyawan. Selain itu, pastikan perusahaan penggajian memiliki reputasi dan keuangan yang solid – ingat, Anda secara pribadi bertanggung jawab atas pajak gaji yang tidak dibayarkan. Dan pastikan perusahaan penggajian adalah satu-satunya yang memiliki tanda tangan faksimili resmi Anda. Tidak ada stempel tanda tangan karet.

Kewajaran? Ya, namun kejadian yang saya sebutkan di atas, terjadi selama periode tiga tahun. Mudah-mudahan, sebagian besar dari Anda memiliki prosedur agar hal ini tidak terjadi pada Anda.

Dan harap diingat:orang yang jujur ​​tidak akan membenci Anda melihat dari balik bahu mereka, jadi tolong lakukan.

Berikut informasi lebih lanjut tentang tanda peringatan penggelapan yang bisa Anda pantau.

Terima kasih kepada Doug Waterman, yang telah menjadi Penasihat Klien selama empat tahun di CMTC, atas kontribusi keahliannya. Doug secara teratur membantu produsen dengan masalah keuangan mereka dan membantu mereka mengembangkan solusi. Sebelum bergabung dengan CMTC, Doug menyediakan layanan konsultasi keuangan untuk usaha kecil milik keluarga selama 22 tahun dan merupakan pemberi pinjaman komersial untuk bank komersial besar.