Produsen: Melindungi Keuangan Anda dari Penipuan Internal

Masa lalu, saya tidak sengaja menjadi saksi insiden di mana seorang karyawan terpercaya, yaitu Bendahara/Kontroler, melarikan diri dengan sejumlah uang ratusan juta rupiah. Individu ini membuka kartu kredit atas nama perusahaan, diizinkan oleh “surat” dari Pemilik yang tanda tangannya disalahgunakan. Tanpa membahas tanggung jawab bank dan perusahaan kartu kredit yang memungkinkan penyalahgunaan dana ini, ada beberapa pelajaran yang ingin saya sampaikan. Semoga ini meningkatkan kesadaran produsen kecil bahwa penipuan dan pencurian masih ada dan bahkan berkembang di tempat yang Anda least duga – di dalam perusahaan Anda.

Menghindari Penyalahgunaan Dana

Saya belum pernah bertemu pemilik bisnis kecil (yang saya definisikan di sini sebagai yang memiliki kurang dari 25 karyawan) yang tidak mengatakan kepada saya betapa sibuknya mereka, karena mereka semua memegang beberapa peran. Ketika penjualan menurun, uang tunai menyusut, dan pemberi pinjaman serta pemasok mengetok pintu menuntut pembayaran dan informasi, tekanan menyebabkan banyak dari kita menaruh kepercayaan berlebihan pada seseorang yang mengelola angka. Namun, ini adalah saat Anda paling rentan – saat Anda “desperate,” saat Anda stres, saat Anda bergantung pada orang lain untuk melindungi aset keuangan Anda.

Jadi, berikut adalah 8 tips untuk Anda dipertimbangkan seberapa sibuk pun Anda. Dengan hati-hati dan menerapkan prosedur yang tepat dapat membantu mengurangi, jika tidak menghilangkan, Anda menjadi korban penyalahgunaan dana oleh karyawan.

Tip #1: Pantau Secara Ketat Rekening Bank Anda

Selalu, selalu, lihat rekening bank Anda sendiri - cari anomali atau item yang tidak biasa dan saat ditemukan, minta penjelasan. Jika Anda kertasless dan bekerja dengan rekening online, ambil rekening sekali sebulan, atau lebih baik lagi, lihat catatan rekening setiap beberapa hari. Setelah melakukannya untuk sementara waktu, kontroler/bukukan Anda akan tahu Anda sedang mengawasi dan jika mereka berniat tidak jujur, mereka akan berpikir dua kali. Waktu maksimum yang dihabiskan untuk melakukan ini: 10-20 menit.

Tip #2: Menolak Otoritas yang Tidak Perlu

Batasi otoritas bukukan/kontroler dengan apa yang dapat mereka akses, eksekusi dan otorisasi dengan rekening bank perusahaan. Mereka harus dapat mengakses rekening bank, tetapi tidak boleh memiliki otoritas menandatangani cek. Mereka tidak boleh memiliki otoritas untuk mentransfer dana, maupun menandatangani atas nama Anda.

Tip #3: Tetap Terorganisir

Coba mengatur pembayaran tagihan Anda sesuai jadwal, sekali seminggu, setiap 30 hari, atau kapan saja yang praktis. Ketika cek diajukan untuk pembayaran, insisten agar dokumen pendukung dilampirkan, seperti faktur, bukti pembelian, konfirmasi tertulis, dll. Dan lihat dokumen tersebut – periksa apa, mengapa dan jumlahnya. Bergantung pada berapa banyak tagihan yang Anda bayarkan dalam satu siklus, waktu maksimum yang dihabiskan untuk melakukan ini: 15-30 menit.

Tip #4: Wajibkan Dokumen Pendukung

Ketika cek harus ditulis di luar jadwal, wajibkan cadangan dan selalu tanya mengapa.

Tip #5: Jangan Biarkan Cek yang Telah Ditandatangani Tersisa

Ketika Anda berlibur, jangan biarkan cek yang telah ditandatangani tersisa. Sebaliknya, hubungi beberapa pemasok yang lebih penting Anda dan diskusikan fakta bahwa tidak akan ada pembayaran saat Anda pergi. Rencanakan liburan Anda di antara siklus penagihan sehingga kebutuhan cek minimal. Jika darurat terjadi, Anda selalu dapat menghubungi bank Anda dan memulai transfer dana – tetapi rencanakan sebelumnya dan atur dengan bank untuk memiliki kemampuan mengotorisasi transfer dana dengan panggilan telepon.

Tip #6: Batasi Otorisasi Bank Pihak Ketiga

Alat manajemen tunai modern saat ini mencakup kemampuan untuk membayar pemasok, utilitas, kontraktor, dll. secara online. Saya menyarankan metode ini dibatasi pada pemasok yang memerlukannya – memberikan otorisasi pihak ketiga untuk menarik rekening bank perusahaan Anda untuk membayar tagihan dalam rangka menghemat waktu dapat pada akhirnya membiayai Anda jauh lebih banyak daripada biaya tenaga kerja tambahan. Jika Anda insisten membayar tagihan online, dan tidak ingin melakukannya sendiri, rekening bank biasanya mencantumkan cek yang dibayarkan terpisah dari pembayaran online, jadi sekali lagi, lihat biaya terhadap rekening untuk anomali atau item yang tidak biasa.

Tip #7: Pemeriksaan Latar Belakang Penting

Lakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap bukukan atau kontroler Anda. Bayar untuk pemeriksaan latar belakang yang mendalam bukan yang cepat – selisih harga sangatlah berharga untuk menghindari penderitaan nanti. Kontroler klien saya telah melakukan penyalahgunaan dana sebelumnya, telah dipidana, dan itu tidak pernah muncul pada pemeriksaan latar belakang murah.

Tip #8: Kenali Perusahaan Gaji Anda

Jika Anda menerbitkan cek gaji, Anda harus menandatangannya – dan pastikan jumlah dan jamnya wajar.  Pastikan Anda mengetahui staf Anda. Jika Anda menggunakan layanan gaji, skan laporan yang datang dengan cek gaji, lagi-lagi mencari karyawan yang bukan karyawan. Juga, pastikan perusahaan gaji terpercaya dan secara keuangan kokoh – ingat, Anda secara pribadi bertanggung jawab atas pajak gaji yang tidak dibayar. Dan pastikan perusahaan gaji adalah satu-satunya yang memiliki tanda tangan resmi yang diizinkan Anda. Tidak ada stempel tanda tangan karet.

Sesehat akal? Ya, namun insiden yang saya sebutkan di atas terjadi selama tiga tahun periode. Semoga, sebagian besar dari Anda telah memiliki prosedur sehingga ini tidak terjadi pada Anda.

Dan mohon ingat: seseorang yang jujur tidak akan merasa keberatan Anda memeriksa mereka, jadi silakan lakukan.

Berikut adalah informasi lebih lanjut tentang tanda peringatan penyalahgunaan dana yang dapat Anda pantau.

Terima kasih kepada Doug Waterman, yang telah menjadi Client Advisor selama empat tahun di CMTC, atas kontribusi keahliannya. Doug secara teratur membantu produsen dengan masalah keuangan mereka dan membantu mereka mengembangkan solusi. Sebelum bergabung dengan CMTC, Doug menyediakan layanan konsultasi keuangan kepada bisnis keluarga kecil selama 22 tahun dan adalah pemberi pinjaman komersial untuk bank komersial besar.