Mengapa mendigitalkan formulir pengumpulan data dan daftar periksa?

Formulir memungkinkan produsen untuk mengumpulkan semua jenis data. Mengingat pentingnya data industri, formulir yang digunakan untuk mengumpulkannya harus sangat efisien untuk menghindari kerugian. Di era industri 4.0, digitalisasi work tool merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk melintasi transisi ini menuju industri masa depan. Digitalisasi formulir merupakan salah satu transformasi digital pertama yang direncanakan. Mari kita temukan!

Formulir dalam industri

Dalam industri, bentuk terlibat dalam perencanaan intervensi, proses produksi dan pengendalian. Mereka diselesaikan oleh operator dan teknisi untuk mengumpulkan informasi yang relevan. Berikut adalah beberapa contoh dokumen operasional yang mungkin termasuk formulir:

• Lembar kemajuan
• Lembar perbaikan
• Lembar kontrol
• Lembar data keselamatan
• Verifikasi kompetensi
• Pengambilan sampel
• Lembar perbaikan berkelanjutan
• Formulir pelaporan ketidakpatuhan dan efek samping
• Dll.

Sampai saat itu, perusahaan industri menggunakan kertas untuk menyerahkan formulir. Mereka dicetak dalam banyak salinan dan kemudian diisi, dikumpulkan, dimasukkan ke komputer dan diarsipkan. Prosedur klasik ini melibatkan banyak risiko kehilangan atau perubahan data. Ini adalah keuntungan pertama dari digitalisasi formulir.

Keuntungan dari digitalisasi formulir

Digitalisasi formulir terdiri dari meninggalkan kertas dan beralih ke penggunaan aplikasi yang didedikasikan untuk pengumpulan informasi. Saat industri masa depan bergerak menuju digital dan tanpa kertas, digitalisasi proses yang terlibat dalam pengumpulan informasi adalah inti dari perencanaan strategis.

Pengurangan biaya

Ketiadaan kertas di industri tentu membantu mengoptimalkan biaya. Selain biaya untuk memperoleh kertas, ada juga biaya bahan habis pakai (kartrid tinta, pena dan staples, dll.), peralatan pencetakan dan perawatannya. Dengan demikian, beralih ke kertas tanpa kertas memungkinkan industri melakukan penghematan yang signifikan.

Mengurangi dampak lingkungan

Seperti yang Anda ketahui, produksi kertas membutuhkan penebangan pohon dan proses tertentu. Padahal, untuk menghasilkan 100 kg kertas, industri kertas harus menebang setara dengan 2,5 pohon setinggi 2 m. Dengan demikian, mengurangi konsumsi kertas di perusahaan industri adalah inti dari transisi ekologis dan membantu mengurangi jejak ekologis tanaman. Dengan demikian, digitalisasi formulir kertas berkontribusi pada peningkatan kinerja ekologis industri.

Mengamankan data

Kertas mudah rusak (lembab, noda, api, sobek, dll.), yang membahayakan informasi yang dikumpulkan. Dengan demikian, digitalisasi formulir memungkinkan produsen mengamankan data yang dikumpulkan dengan lebih baik .

Kemudahan pemrosesan data

Informasi yang terkandung dalam formulir harus disimpan agar dapat digunakan setiap saat. Format kertas mempersulit penggunaan data dan dapat menyebabkan kesalahan karena tulisan tangan. Oleh karena itu, digitalisasi formulir memudahkan akses data, karena akan dipusatkan dalam database dan dapat diakses kapan saja melalui perangkat multimedia.

Penghematan waktu yang cukup besar

Mengumpulkan informasi di industri masa depan harus lebih mudah dan lebih cepat. Dengan demikian, digitalisasi formulir memungkinkan untuk menghemat banyak waktu saat mengisinya. Dan seperti yang Anda tahu, "waktu adalah emas orang bijak". Kutipan ini juga berlaku di pabrik di mana penghematan waktu dan energi sangat bermanfaat untuk pengoptimalan proses .

Batu bata industri masa depan

Digitalisasi formulir merupakan langkah wajib bagi pabrik yang ingin bergabung dengan industri masa depan. Oleh karena itu, mereka harus mencari solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan pengumpulan data mereka, menawarkan banyak fleksibilitas dalam membuat dan melengkapi formulir, tetapi juga aksesibilitas data.

Gunakan alat yang didedikasikan untuk digitalisasi proses di industri

Solusi instruksi kerja digital, seperti Picomto, yang kami kembangkan, didedikasikan untuk digitalisasi dokumentasi operasional di industri. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi yang kami kembangkan, silakan hubungi pakar kami.