Gunakan Daftar Periksa untuk Pabrik yang Lebih Efisien

Selama bertahun-tahun, saya telah menghabiskan banyak waktu dalam diskusi tentang penggunaan daftar periksa untuk pergantian peralatan dan startup di pabrik . Saya telah menjelaskan, menalar, merasionalisasi, membujuk, memohon, memohon, memohon, memohon, memohon, mendesak dan bahkan menangis air mata nyata dalam upaya saya untuk membuat orang menggunakan daftar periksa.

Jadi, sangat bagus untuk melihat penelitian terbaru yang diterbitkan di New England Journal of Medicine yang menemukan (luar biasa) bahwa rumah sakit yang menggunakan daftar periksa dalam prosedur ruang operasi mereka mengalami tingkat kematian yang jauh lebih rendah daripada yang tidak.

Saya senang melihat penelitian ini, tetapi reaksi pertama saya saat membacanya adalah kemarahan, seperti “Kamar operasi tidak rutin menggunakan daftar periksa? Apa?" Mudah-mudahan, penelitian ini akan meningkatkan kesadaran dan mungkin mendorong beberapa perbaikan.

Tapi pengalaman benar-benar meyakinkan saya bahwa ada sesuatu dalam jiwa manusia yang melawan mati-matian menggunakan daftar periksa.

“Kita perlu menyelesaikan sesuatu dengan cepat. Daftar periksa akan memperlambat kita. Kami tahu apa yang kami lakukan; kami telah melakukannya jutaan kali sebelumnya.” Bahkan dengan niat terbaik di dunia, ini bukanlah pernyataan yang benar.

Secara umum, kami telah menemukan di lini pengemasan bahwa setiap item yang terlewat pada daftar periksa penggantian membuat kami kehilangan setidaknya 10 menit waktu yang hilang saat memulai. Dalam beberapa kasus, hal itu mengakibatkan beberapa kerusakan peralatan yang signifikan, dan entah berapa kali lagi terjadi kerusakan atau nyaris celaka terkait keselamatan. Setelan yang tidak diubah, baut yang tidak dikencangkan, klem yang dibiarkan lepas – semuanya sama sekali tidak disengaja, dilakukan oleh orang yang sudah berkali-kali melakukannya.

Ingatan manusia tidak cukup dapat diandalkan, terutama jika disela untuk melakukan sesuatu yang lain secara singkat ... atau mungkin seseorang memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan sebentar. Setelah pikiran berubah fokus, semua taruhan dibatalkan pada memori.

Memori yang melemah dalam budaya kita tampaknya diperlakukan sebagai indikator nyata dari berkurangnya kemampuan, tanda kepikunan yang akan datang, "momen senior" yang ditakuti. Tetapi ingatan manusia bukanlah mekanisme yang dapat diandalkan pada usia berapa pun. Kita semua lupa kunci kita atau di mana kita meninggalkannya atau “untuk apa saya datang ke ruangan ini?” Saya telah melihat bahkan orang yang paling cerdas dan paling cakap yang pernah bekerja dengan saya melupakan hal-hal ketika terganggu.

Saya bisa mengerti mengapa ahli bedah, yang terkenal karena besarnya ego mereka, akan menolak apa pun yang tampaknya menyarankan kompensasi untuk kemampuan yang gagal. Tetapi mengapa pilot maskapai penerbangan (dengan setidaknya ego yang sebanding) menerima daftar periksa selama bertahun-tahun. (Ya, peraturan mengatakan bahwa mereka harus melakukannya, tetapi jika Anda berbicara dengan mereka, mereka mengatakan bahwa mereka tidak akan berpikir untuk beroperasi tanpa mereka.)

Mike Thomas, seorang rekanan yang adalah seorang pilot Angkatan Laut dan kemudian menjadi pelatih lama pilot Angkatan Laut dan maskapai penerbangan, menjelaskannya hanya sebagai bagian dari terbang. Dari paparan pertama mereka ke pesawat terbang, pilot bekerja dari daftar periksa, dan bagian penting dari pekerjaan pelatih adalah melatih cara menggunakan daftar periksa, sama seperti pelatihan tentang fungsi pesawat yang sebenarnya.

Demikian pula di tanaman, kami telah menemukan ketika individu dilatih untuk melakukan tugas menggunakan daftar periksa, mereka cenderung terus menggunakannya. Kesulitan datang ketika seseorang telah secara rutin melakukan tugas sebelum daftar periksa dikembangkan. Meskipun mereka membantu mengembangkan daftar periksa, masih sulit bagi mereka untuk mulai menggunakannya.

Tentu saja, kami selalu mendapatkan argumen bahwa untuk pilot ini adalah situasi hidup dan mati (ahli bedah juga), dan praktik ketat yang sama tidak diperlukan (dan tidak terjangkau) di industri. Namun, saat kami mulai menggunakan daftar periksa, semuanya selalu menjadi lebih baik dan lebih cepat.

Jawaban sederhananya kemudian adalah membuat persyaratan bagi orang untuk menggunakan daftar periksa, dan jika tidak, maka ada konsekuensinya. Tetapi jika Anda benar-benar bersikeras agar orang menyerahkan daftar periksa yang sudah selesai, maka Anda akan benar-benar mendapatkan daftar periksa yang lengkap, karena itulah yang Anda minta. Tidak ada yang mengatakan daftar periksa itu benar-benar digunakan seperti seharusnya. Sayangnya, itulah cerita di balik penggunaan daftar periksa yang banyak dilaporkan. Persyaratannya adalah daftar periksa yang lengkap, jadi itulah yang kami dapatkan.

Saya telah melihat di banyak file dan melihat banyak daftar periksa dan perintah kerja pemeliharaan preventif (PM) murni tanpa sidik jari, noda atau noda, dan bertanya-tanya bagaimana orang bisa mengaturnya agar tetap bersih di lantai.

Orang Amerika secara historis tidak pandai dalam kepatuhan tanpa berpikir, tetapi kami cukup baik dalam ketidaktaatan yang penuh perhatian, terutama ketika seseorang mencoba memaksa kami untuk melakukan sesuatu yang tidak kami hargai. Begitulah cara orang-orang di negara ini biasanya terhubung, dan saya yakin itu menjadi kasus di sebagian besar negara lain akhir-akhir ini. Kami selalu mendorong batas, dan kami tidak menganggap remeh.

(Anda tahu hanya satu hal yang salah pada daftar periksa itu, bahkan kesalahan ketik, meniadakan nilai keseluruhan dari semuanya.)

Kami juga harus membicarakan berbagai cara menggunakan daftar periksa. Jika seseorang telah melakukan tugas berkali-kali, sangat tidak efisien bagi mereka untuk melakukan langkah demi langkah melalui daftar terperinci, memeriksa setiap item saat mereka melakukannya. Dalam hal ini, tidak apa-apa untuk melakukan sekelompok kecil tugas terkait dan kemudian mencentangnya. Tetapi tidak pernah baik untuk melakukan semua tugas dan kemudian mencentangnya.

Saya telah menasihati orang, “Mengapa Anda ingin membuat diri Anda stres, mengambil risiko melupakan sesuatu? Mengapa bahkan mencoba untuk mengingat? Gunakan daftar periksa.” Ini semua tentang memulai dan menjalankan peralatan dengan baik, secepat mungkin, bukan menyelesaikan latihan peningkatan mental.

Siapa yang lebih pantas dihormati – orang yang menggunakan daftar periksa, menyelesaikan pergantian dengan sempurna dan peralatan mulai dan hanya berjalan, atau orang yang berhasil melakukan hampir semua langkah itu sepenuhnya dari ingatan dan kemudian kita menghabiskan waktu untuk mencoba memulai?

Jika Anda ingin memenangkan permainan trivia di rumah, bahkan mungkin bersaing di Jeopardy atau menunjukkan kemampuan memori yang luar biasa, itu bagus, tetapi demonstrasi senam memori tidak membantu kami dengan pergantian peralatan atau startup yang lebih efektif dan efisien.

Saya ingat sebuah pabrik di mana persyaratan kualifikasi untuk mengoperasikan peralatan adalah untuk dapat mengubahnya sepenuhnya dari memori. Ini adalah peralatan besar dengan lebih dari 100 langkah dalam prosedurnya. Saya mendapat tatapan kosong ketika saya bertanya mengapa?

Jadi, apa yang sebenarnya berhasil?

• Penggunaan daftar periksa harus bersifat wajib, tidak perlu diperdebatkan. Sama seperti kacamata pengaman, pelindung telinga, pengaman penguncian, dll., itu adalah bagian dari pekerjaan. Namun, dibutuhkan lebih dari sekadar penegakan hukum dan ketertiban agar penggunaan berkelanjutan berhasil.
• Anda harus bekerja dengan orang-orang dan melatih mereka untuk melakukan pekerjaan menggunakan daftar. Kemudian itu adalah rutinitas, bagian penting dari proses, dan mereka melupakan gagasan bahwa itu adalah sesuatu yang ekstra, yang memperlambat mereka.
• Anda harus benar-benar berada di luar sana, memastikan bahwa setiap orang memiliki daftar periksanya sendiri dan benar-benar menggunakannya, dan menemukan masalah apa pun dengan daftar tersebut.
• Kami menemukan daftar periksa plastik laminasi dan pensil gemuk bekerja paling baik.
• Pertemuan tindak lanjut perubahan dapat membantu menentukan di mana orang-orang kesulitan dengan daftar periksa. Identifikasi hilangnya waktu karena penggunaan yang tidak tepat. Kami mencari perbaikan, bukan menyalahkan. Menyalahkan cenderung membuat Anda kembali lagi ke ketidaktaatan yang sadar.
• Anda harus memiliki proses partisipatif yang aktif untuk terus meningkatkan changeover dan startup yang mencakup menjaga agar daftar periksa tetap terkini dan membangun kepemilikan berkelanjutan untuk mereka. Sungguh menakjubkan bagaimana kepemilikan membuat seluruh proses menjadi lebih mudah.

Ini berarti kerja konstan untuk pemimpin tim, supervisor, dan manajer, tetapi ini adalah bagian penting dari pekerjaan mereka. Yang terpenting, mereka sendiri benar-benar harus percaya bahwa menggunakan daftar periksa adalah pendekatan yang paling efektif dan efisien.

Tentang Penulis

Saat ini bekerja sebagai konsultan, John Crossan pensiun setelah menghabiskan 30 tahun lebih dengan Perusahaan Clorox. Perannya selama 14 tahun terakhir terutama difokuskan pada peningkatan operasi dengan mendorong instalasi dan implementasi berkelanjutan dari mekanisme prosedural manufaktur dan pemeliharaan dasar di 30 pabrik yang bervariasi di AS dan Kanada. Sebelum Clorox, John juga memegang peran operasional dan teknik dengan Johnson &Johnson dan Burndy Corporation. Dia dapat dihubungi melalui email di [email protected] atau online di www.johncrossan.com.