Perencana, Letakkan Radio dan Rencanakan!
Suara berderak terdengar dari radio yang ada di atas meja. Seorang teknisi sedang mencoba untuk mendapatkan perencana di ujung lain untuk membantu menemukan suku cadang untuk perbaikan darurat. Perencana menjawab dan dengan cepat mulai mencari informasi suku cadang di CMMS, kemudian dengan cepat beralih ke panggilan panik dengan vendor untuk mencoba dan mempercepat masuknya suku cadang. Apakah ini terdengar familiar? Jika demikian, Anda perlu membuat perencana Anda meletakkan radio dan fokus pada apa yang mereka pekerjakan, yaitu merencanakan.
Mari kita mulai dengan memahami apa itu perencana, karena seringkali staf memegang gelar perencana, tetapi pada kenyataannya, sebenarnya bukan Perencana. Perencana siap untuk membangun rencana kerja, yang mencakup pendefinisian sumber daya (seperti alat, suku cadang, dan tenaga kerja) yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.
Perencana juga mengidentifikasi langkah-langkah prosedural untuk melakukan pekerjaan tertentu, bersama dengan informasi yang relevan seperti spesifikasi, gambar, atau bill of material. Perencana kemudian menyusun ini menjadi rencana kerja, yang akan digunakan teknisi untuk melakukan pekerjaan itu.
Rencana pekerjaan ini kemudian harus disimpan di perpustakaan, yang mengurangi jumlah upaya untuk merencanakan pekerjaan yang sama atau serupa di waktu berikutnya. Terakhir, seorang perencana harus memperbarui rencana pekerjaan ini berdasarkan umpan balik dari teknisi yang melakukan pekerjaan tersebut. Kedengarannya cukup sederhana, bukan? Lalu mengapa para perencana memiliki radio?
Para perencana sering kali terlibat dalam keseharian (bersama dengan panggilan radio) karena berbagai alasan. Biasanya, ada kekurangan peran dan tanggung jawab yang ditentukan. Mungkin Pengawas Pemeliharaan telah dibebani dengan tugas-tugas lain, dan tidak lagi mendukung garis depan sebanyak yang seharusnya. Atau, karena perencana sangat akrab dengan CMMS, mereka dapat menemukan informasi yang diperlukan lebih cepat daripada yang lain.
Apa pun alasannya, organisasi perlu fokus pada pengurangan waktu yang dihabiskan para perencana di radio, bersama dengan aktivitas reaktif yang mereka tanggapi. Mengapa para perencana harus meletakkan radio dan merencanakan? Mereka membantu dalam keadaan darurat dan mengurangi waktu henti yang tidak direncanakan, benar? Yah, secara teknis, Anda benar, tetapi perencana memiliki potensi untuk membawa nilai yang lebih besar bagi organisasi ketika mereka berfokus secara eksklusif pada perencanaan.
Telah diamati bahwa untuk setiap jam seorang perencana menghabiskan perencanaan, bahwa mereka akan menghemat 3-4 jam waktu teknisi. Hal ini diwujudkan melalui pengurangan pencarian suku cadang, informasi, dan perjalanan yang terjadi dengan pekerjaan yang tidak direncanakan. Itu adalah pengembalian yang cukup bagus, tetapi itu bukan satu-satunya alasan untuk membuat perencana merencanakan dan tidak menjawab radio.
Dengan merencanakan pekerjaan dengan benar, organisasi sering menyadari peningkatan yang signifikan dalam tingkat kualitas kerja dan pengurangan pengerjaan ulang pemeliharaan. Ini karena teknisi memiliki semua informasi yang relevan yang ditata dalam langkah-langkah terorganisir, yang menghilangkan slip dan penyimpangan (masalah kinerja manusia) saat mereka melakukan pekerjaan. Rencana kerja juga dapat berisi daftar periksa yang berfungsi sebagai metode untuk memastikan semua langkah yang diperlukan telah dilakukan dengan benar.
Juga, karena pekerjaan direncanakan, pekerjaan lebih aman. Seringkali, pekerjaan yang direncanakan memiliki bahaya spesifik yang teridentifikasi, termasuk Lock-Out/Tag-Out, dan informasi perizinan lainnya. Dengan memberikan informasi keselamatan yang relevan, teknisi memiliki kemampuan untuk menyadari bahaya dan mengurangi risiko apa pun. Peningkatan keamanan telah dibuktikan melalui berbagai penelitian yang telah dilakukan oleh Ron Moore.
Jadi, dengan manfaat yang teridentifikasi, bagaimana para perencana meletakkan radio? Pertama, perlu ada beberapa peran dan tanggung jawab yang ditentukan (yang biasanya datang bersamaan dengan proses bisnis yang mendefinisikan). Selain itu, perlu ada periode transisi di mana perencana merujuk pertanyaan kepada supervisor pemeliharaan tetapi tetap tersedia untuk mendukung jika supervisor mengalami masalah.
Setelah masa transisi ini, radio harus dikumpulkan dari perencana. Dalam beberapa kasus, perencana telah dipindahkan ke kantor mereka sendiri jauh dari toko, atau penyelia, sehingga mereka tidak dapat ditarik ke dalam kegiatan sehari-hari.
Perencana harus fokus pada perencanaan dan tidak mendukung pekerjaan sehari-hari. Meskipun ini sulit, ini akan memberikan hasil yang signifikan bagi bisnis dalam jangka panjang. Jika Anda berjuang dengan masalah ini, transisi, atau ingin saya menulis tentang topik lain, beri tahu saya di [email protected].
