Biaya pemeliharaan aset fisik yang tinggi dapat merugikan keberhasilan bisnis. Mereka menggelembungkan biaya operasional Anda dan menipiskan margin keuntungan Anda. Namun, Anda tidak dapat melakukan bisnis tanpa peralatan yang berfungsi dengan baik. Satu-satunya solusi adalah mencari cara untuk menjaga agar biaya perawatan tetap terkendali.
Untuk itu, Anda memerlukan wawasan mendalam tentang aktivitas perawatan Anda. Tindakan dan aset mana yang menimbulkan biaya tertinggi dan mengapa? Bagaimana cara melacak biaya pemeliharaan secara akurat pada tingkat seluruh organisasi, serta pada tingkat aset tunggal?
Baca terus untuk mengetahuinya.
Memahami biaya perawatan
Biaya perawatan merupakan semua pengeluaran yang merupakan hasil usaha Anda untuk menjaga aset fisik dalam kondisi kerja yang optimal. Tidak masalah apakah aset itu mobil, properti sewaan, generator, atau gergaji bundar – jika perlu perawatan rutin, itu akan menimbulkan biaya perawatan.
Manufaktur, penerbangan, dan konstruksi , di antara banyak industri berat aset lainnya, memiliki insentif yang sangat kuat untuk menjaga anggaran pemeliharaan mereka tetap terkendali. Melacak biaya pemeliharaan adalah salah satu cara yang mereka gunakan untuk mengevaluasi efektivitas departemen pemeliharaan masing-masing. Dalam hal ini, biaya pemeliharaan sering dianggap sebagai KPI pemeliharaan (indikator kinerja utama) yang penting.
Cara yang tepat untuk memikirkan biaya perawatan
Banyak pemilik bisnis memiliki pola pikir yang salah dalam hal pemeliharaan. Mereka hanya menganggapnya sebagai pusat biaya (operasi yang tidak secara langsung menambah keuntungan). Hal ini mengarahkan mereka untuk terus menekan direktur dan manajer pemeliharaan untuk mengurangi total biaya pemeliharaan, meskipun itu bukan untuk kepentingan jangka panjang organisasi mereka.
Cara yang tepat untuk memikirkan pemeliharaan adalah seperti investasi. Dengan melakukan pekerjaan pemeliharaan Anda tidak kehilangan uang, Anda menginvestasikannya ke dalam peralatan Anda. Anda menghabiskan uang untuk meningkatkan kinerja dan masa manfaat aset Anda, serta mengurangi jumlah penundaan produksi dalam beberapa bulan dan tahun mendatang – keduanya akan menambah keuntungan Anda dalam jangka panjang.
Profesional perawatan akan selalu perlu bekerja dalam batasan anggaran mereka. Agar memiliki kesempatan untuk berhasil mengelola pengeluaran pemeliharaan, mereka perlu memahami faktor-faktor mana yang berkontribusi pada tagihan pemeliharaan mereka.
Apa saja yang termasuk dalam perhitungan total biaya perawatan?
Biaya sebenarnya dari suatu aset bukan hanya harga pembeliannya. Ketika sebuah departemen membeli peralatan baru, departemen tersebut juga harus memperhitungkan biaya pemeliharaan dan perbaikan yang berkelanjutan. Biaya rata-rata pemeliharaan berkelanjutan dapat berbeda secara signifikan dari satu aset ke aset lainnya. Berapa banyak perawatan rutin yang dibutuhkan, bagaimana menangani keausan, berapa biaya suku cadang; itu hanya beberapa faktor yang akan memengaruhi biaya pemeliharaan tahunan untuk aset tertentu.
Keputusan penganggaran semacam itu sering diserahkan kepada direktur dan manajer pemeliharaan, selama mereka tidak melampaui anggaran pemeliharaan yang ditetapkan. Pada akhir tahun, pemilik bisnis sering kali hanya tertarik untuk meninjau total biaya, yang sering direpresentasikan sebagai total biaya MRO (pemeliharaan, perbaikan, operasi) di neraca.
Biaya MRO dapat dipecah menjadi biaya tenaga kerja, suku cadang dan bahan, vendor pemeliharaan, biaya energi, dan biaya overhead. Melacak biaya secara efektif untuk setiap kategori tersebut adalah kunci untuk mengurangi biaya pemeliharaan di masa mendatang.
Satu hal penting yang sering terlewatkan dari percakapan ini adalah biaya tidak langsung dari hilangnya produktivitas . Selama sebagian besar kegiatan pemeliharaan, aset harus dimatikan. Jika pemeliharaan terjadwal atau perbaikan tak terduga terjadi selama jam kerja reguler, itu akan mengakibatkan hilangnya jam produksi – yang berarti kehilangan keuntungan. Akankah perusahaan kehilangan ratusan atau jutaan dolar tergantung pada seberapa kritis aset yang terpengaruh untuk operasi bisnis dan total lama waktu henti peralatan.
Cara melacak pengeluaran perawatan (dengan Limble CMMS)
Cara termudah untuk mengukur total biaya perawatan adalah dengan menggunakan sistem CMMS. Anda hanya perlu mengaturnya sekali dan secara otomatis dapat melacak semua biaya yang sedang berlangsung. Untuk memastikan data yang akurat, teknisi harus memasukkan waktu yang dihabiskan dan suku cadang yang digunakan, yang akan diminta untuk mereka lakukan saat mereka menutup PM atau WO.
Alternatifnya adalah menghabiskan berjam-jam menggali lembar excel dan faktur kapan pun Anda harus membuat laporan. Bisa dibayangkan betapa menyenangkannya itu.
Melacak biaya perawatan keseluruhan
Untuk mengelola biaya pemeliharaan secara efektif, Anda memerlukan data yang akurat dan kemampuan untuk membagi biaya berdasarkan kategori seperti suku cadang dan aset. Ini memungkinkan Anda menemukan dan menghilangkan area masalah.
Total biaya perawatan di Limble dibagi menjadi tiga kategori utama:
$ dibelanjakan untuk suku cadang
$ dihabiskan untuk tenaga kerja (termasuk biaya seperti gaji, tunjangan, dan uang lembur)
$ yang dihabiskan untuk faktur (seperti saat Anda memanggil vendor untuk perbaikan khusus atau pergi ke toko perangkat keras untuk mendapatkan bagian yang hilang)
Pada gambar di bawah, Anda dapat melihat contoh laporan bulanan khusus yang berisi rincian biaya untuk suku cadang, vendor luar, dan tenaga kerja. Anda dapat mengklik setiap kategori untuk melihat rincian biaya lebih lanjut .
Jenis laporan ini adalah cara yang bagus untuk mengawasi biaya perawatan secara keseluruhan. Namun, jika kami ingin menemukan area yang perlu ditingkatkan, kami memerlukan akses ke pelaporan yang lebih terperinci . Jadi itulah yang akan kita bahas selanjutnya.
Melacak pengeluaran untuk satu aset
Faktur vendor terkait dengan aset. Suku cadang dihabiskan untuk aset. Biaya tenaga kerja dikeluarkan dengan melakukan pekerjaan pemeliharaan pada aset. Meskipun CMMS memungkinkan Anda untuk mengelompokkan biaya berdasarkan jenis invoice, jenis suku cadang, dan jenis pekerjaan yang dilakukan, laporan yang paling berguna adalah laporan yang melihat aset tertentu.
Bayangkan dunia tanpa CMMS di mana Anda mencoba menghitung total biaya kepemilikan AC. Anda harus menggali surat perintah kerja untuk mengetahui berapa banyak pekerjaan pemeliharaan yang telah dilakukan pada aset dan suku cadang mana yang telah digunakan. Ketika Anda menemukan informasi itu, Anda harus berharap itu akurat dan tidak ada WO yang salah tempat. Setelah itu, Anda harus mencari melalui spreadsheet untuk menemukan berapa biaya untuk setiap suku cadang yang digunakan.
Selanjutnya, Anda perlu melihat siapa yang melakukan PM dan WO, untuk berapa lama, dan jika ada yang lembur – sehingga Anda dapat menggali tabel tambahan dan menghitung biaya tenaga kerja. Juga, bukankah John pergi ke Home Depot minggu lalu untuk mengambil gas gouge untuk AC itu? Lebih baik hubungi dia untuk konfirmasi.
ATAU, Anda dapat menggunakan solusi digital seperti Limble dan menemukan semua informasi itu dalam beberapa klik, siap untuk diekspor:
Cara termudah untuk mengelola anggaran perawatan adalah dengan memiliki wawasan mendalam tentang data perawatan Anda. Dengan mengetahui berapa banyak aset Anda membebani Anda dan mengapa menjadi lebih mudah untuk menemukan tempat untuk memotong biaya dan menghilangkan tindakan yang sia-sia.
Jika Anda ingin memberikan Limble CMMS, Anda memiliki tiga opsi:
mulai uji coba gratis selama 30 hari
minta demo
coba demo mandiri kami (memuat lingkungan simulasi tempat Anda dapat bermain-main dengan fitur Limble)
Meskipun CMMS sangat berguna, ada cara lain untuk menjaga biaya perawatan Anda tetap terkendali. Kami akan menyentuh mereka berikutnya.
Cara mengurangi biaya perawatan secara keseluruhan
Selalu sulit untuk menemukan cara baru untuk mengecilkan anggaran perawatan Anda. Di bawah ini adalah daftar lengkap ide untuk mengurangi biaya pemeliharaan:
menerapkan solusi CMMS modern sehingga Anda dapat melacak pengeluaran pemeliharaan dan menentukan tindakan serta aset yang menimbulkan biaya tertinggi
gunakansolusi manajemen inventaris untuk memperkirakan kebutuhan inventaris secara akurat dan mengurangi biaya inventaris suku cadang
meningkatkan proses orientasi untuk operator mesin sehingga mereka memiliki lebih sedikit kesempatan untuk merusak peralatan dengan penggunaan yang tidak tepat
bernegosiasi lebih keras dengan vendor pemeliharaan dan penyedia suku cadang
menerapkan praktik pemeliharaan lean untuk mengurangi pemborosan dan tindakan pemborosan
menerapkan pemeliharaan mandiri
berinvestasi dalam teknologi pemantauan kondisi untuk memantau kesehatan aset dan mengoptimalkan jadwal perawatan Anda (ini dapat membantu Anda menghindari perbaikan yang mahal dan mengurangi biaya tenaga kerja secara keseluruhan)
fokus pada strategi pemeliharaan proaktif seperti pemeliharaan preventif dan pemeliharaan prediktif (memelihara peralatan lebih murah daripada memperbaikinya)
Mengurangi Pemeliharaan Reaktif sebesar 73,2%
Lihat Hasil yang Dinikmati Elang Merah dengan Limble
Baca Kami Studi kasus
Tidak ada dalam daftar ini yang merupakan solusi cepat seperti memecat beberapa orang. Namun, ini adalah solusi jangka panjang yang jauh lebih unggul. Menerapkan langkah-langkah ini akan memaksa Anda untuk memecahkan masalah sistematis yang menghasilkan banyak biaya yang dapat dihindari.
Biaya pemeliharaan vs belanja modal
Untuk tujuan akuntansi, penting untuk membedakan antara biaya pemeliharaan umum dan pengeluaran modal.
Singkatnya, biaya pemeliharaan rutin mencakup tindakan pemeliharaan yang dilakukan secara teratur untuk menjaga aset tetap dalam kondisi aslinya. Ini termasuk pekerjaan pemeliharaan rutin, penggantian suku cadang, dan perbaikan sederhana.
Pengeluaran modal adalah biaya pemeliharaan seperti perombakan besar dan peningkatan yang membutuhkan investasi sumber daya yang signifikan. Berbeda dengan pemeliharaan rutin, belanja modal meningkatkan nilai aset.
Manfaat pekerjaan pemeliharaan standar berlangsung kurang dari 12 bulan dan masuk ke laporan laba rugi untuk tahun berjalan. Sebaliknya, manfaat belanja modal bertahan lebih dari 12 bulan – sehingga dapat disusutkan dari waktu ke waktu.
Terkadang Anda harus mengeluarkan uang untuk menghemat uang
Menginvestasikan uang dalam pemeliharaan seringkali merupakan solusi jangka panjang paling cerdas yang dapat Anda buat.
Lebih masuk akal untuk membeli mesin baru daripada terus-menerus memperbaiki aset lama yang hampir habis masa pakainya. Membeli suku cadang dan bahan asli dapat memperpanjang umur aset dan mengurangi jumlah perbaikan darurat. Berinvestasi dalam CMMS dapat menghemat uang Anda dalam banyak cara. Menghabiskan sedikit uang untuk pelatihan teknisi dan operator pemeliharaan bisa sangat hemat biaya saat bekerja dengan peralatan mahal.
Tentu saja, mendapatkan persetujuan untuk investasi semacam itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Kasus terkuat yang dapat Anda berikan kepada manajemen puncak adalah menunjukkan laba atas investasi yang diharapkan. Anda dapat memulai dengan proposal yang murah seperti mengimplementasikan perangkat lunak CMMS. Berikut panduan sederhana tentang cara menghitung ROI CMMS untuk membantu Anda memulai.
Setelah semuanya selesai, kami berharap artikel ini memberi Anda ide bagus tentang cara mengontrol pengeluaran perawatan Anda. Jika Anda yakin kami melewatkan sesuatu yang penting, mulailah diskusi di komentar di bawah!
