Menguasai Manajemen Jarak Jauh Tim Procurement Anda

Diperkenalkan pertama kali sebagai solusi untuk hyper-urbanisasi, pekerja jarak jauh telah diterapkan selama beberapa minggu terakhir sebagai solusi untuk mencegah penyebaran coronavirus.

Tradisionalnya, departemen procurement tidak bekerja jarak jauh, jadi ini adalah kesempatan yang baik bagi organisasi untuk menemukan workflow baru dan mengoptimalkan proses mereka. Pekerja jarak jauh sebenarnya memiliki banyak manfaat, termasuk:

• Produktivitas. Teleworkers hingga 40% lebih produktif dari rekan kantor mereka, dan telah terukur peningkatan output setidaknya 4,4%.
• Performance. Pekerja jarak jauh menghasilkan hasil dengan 40% lebih sedikit cacat kualitas.
• Engagement. Produktivitas dan performansi yang lebih tinggi menciptakan engagement yang lebih kuat dan absensi 41% lebih rendah.
• Retention. 54% karyawan mengatakan mereka akan pindah pekerja untuk satu yang menawarkan fleksibilitas tempat kerja kepada mereka.
• Profitability. Organisasi menghemat rata-rata $11.000 per tahun per telecommuter part-time.

Sekarang, dengan sukarela atau tidak, departemen procurement dapat memanfaatkan manfaat ini juga.

Dari platform otomatisasi procurement hingga aplikasi chat, aplikasi panggilan video, dan platform berbagi sumber daya, departemen procurement memiliki segala sesuatu yang mereka butuhkan untuk melanjutkan kerja dari luar kantor. Inilah empat jenis alat yang memungkinkan procurement jarak jauh:

Chat Apps

Ada aplikasi chat untuk tempat kerja, dan untuk pesan pribadi. Menggunakan aplikasi yang tepat tidak hanya menyederhanakan komunikasi dalam organisasi; ini juga menghemat banyak waktu.

Menurut Statista, 53% organisasi telah mengadopsi alat kolaborasi pada 2016, dan jumlahnya telah terus meningkat sejak saat itu. Manfaat aplikasi chat kerja dan alat kolaborasi termasuk komunikasi yang ditingkatkan, workflow yang disederhanakan, produktivitas yang meningkat, akuntabilitas yang meningkat, dan manajemen proyek yang ditingkatkan.

Ada banyak aplikasi chat yang dapat digunakan oleh organisasi, tetapi yang paling populer adalah Slack, Microsoft Teams, dan Workplace by Facebook.

Video Conferencing

Untuk bisnis modern dan inovatif, membangun dan mempertahankan hubungan berkualitas dengan mitra, pemasok, tim internal, investor, dan pelanggan sangat penting. Video conferencing meningkatkan produktivitas, menghemat waktu, mengurangi biaya perjalanan, dan mempromosikan kolaborasi secara keseluruhan.

Menggunakan solusi video conferencing yang sederhana dan terpadu dengan dukungan screen sharing memungkinkan tim untuk lebih terhubung, produktif, dan terlibat. Ini juga:

• Mengaktifkan tenaga kerja digital. Rapat video membantu organisasi mempertahankan koneksi manusia, terlepas dari lokasi fisik, yang mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan kemampuan untuk berkolaborasi secara global;
• Meratakan komunikasi dan budaya. Pekerja jarak jauh dapat meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya perjalanan pada saat yang sama; video conferencing memiliki kemampuan unik untuk membawa koneksi manusia dari komunikasi muka-muka ke setiap interaksi;
• Meningkatkan keandalan komunikasi. Video conferencing menyediakan cara yang cepat dan aman untuk berkomunikasi dengan tim Anda, serta dengan pemasok Anda.

Aplikasi video conferencing yang paling populer adalah Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting, dan Zoom.

Resource Sharing

Sampai waktu terdekat, sebagian besar organisasi bergantung pada server in-house untuk menyimpan koleksi file yang terus bertambah. Saat ini, menyimpan data secara online di server cloud semakin umum, karena memungkinkan penyimpanan tak terbatas. Yang lebih baik lagi, data dapat diakses dengan mudah dari mana saja di dunia.

Manfaat aplikasi berbagi sumber daya seperti Google Drive dan Dropbox termasuk pemulihan bencana melalui penyimpanan cloud, perlindungan terhadap serangan dan kegagalan hardware, penghematan biaya, berbagi yang mudah dengan pemasok dan rekan kerja, dan kolaborasi untuk tujuan mengakses dan mengedit file atau dokumen.

Procurement Automation

Tradisionalnya, proses procurement telah memerlukan banyak upaya manual. Namun, alat modern memungkinkan produsen untuk menyerahkan banyak tugas manual ke solusi otomatisasi procurement. Sebagai imbalannya, perbaikan proses procurement membebaskan sumber daya internal yang berharga untuk pengambilan keputusan dan strategi.

Alat otomatisasi procurement memungkinkan:

• Manajemen RFx yang mudah. Dengan menggunakan RFI, RFP, dan RFQ online, organisasi dapat berkomunikasi dengan pemasok lebih mudah, dan melacak setiap langkah secara otomatis dan real-time.
• Lelang online. Perusahaan yang berkinerja tinggi menggunakan e-auction untuk memastikan penghematan biaya yang besar.
• Persetujuan dokumen online. Dari permintaan pembelian hingga persetujuan kustom, dari pesanan pembelian hingga faktur dan pencocokan tiga arah, alat otomatisasi procurement memungkinkan manajer procurement untuk menandatangani dan menyetujui dokumen apa pun secara online.
• Manajemen pemasok. Mengembangkan hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok, terutama dengan mereka yang dianggap paling strategis bagi merek, adalah kunci untuk mempromosikan kualitas, efisiensi, inovasi, pengurangan biaya, pengurangan sampah, dan memperkuat rantai pasokan.
• Manajemen kontrak. Platform otomatisasi procurement dapat membantu manajer kontrak untuk mengelola kontrak dengan benar dengan menangani manajemen transisi dan pemantauan performansi, dan dengan membantu memastikan bahwa baik pembeli maupun pemasok memenuhi komitmen komersial dan kontrak mereka.

Alina Naftanaila adalah cofounder dari Prokuria, platform e-procurement berbasis cloud.