Cara Mengelola Departemen Pengadaan Anda dari Jarak Jauh

Diperkenalkan pertama kali sebagai solusi hiper-urbanisasi, pekerjaan jarak jauh telah diberlakukan selama beberapa minggu terakhir sebagai solusi untuk mencegah penyebaran virus corona.

Secara tradisional, departemen pengadaan tidak bekerja dari jarak jauh, jadi ini adalah peluang bagus bagi organisasi untuk menemukan alur kerja baru dan mengoptimalkan proses mereka. Pekerjaan jarak jauh sebenarnya memiliki banyak manfaat, termasuk:

• Produktivitas . Pekerja jarak jauh lebih produktif hingga 40% daripada rekan kantor mereka, dan telah mengukur peningkatan output setidaknya 4,4%.
• Kinerja . Pekerja jarak jauh memberikan hasil dengan cacat kualitas 40% lebih sedikit.
• Keterlibatan . Produktivitas dan kinerja yang lebih tinggi menciptakan keterlibatan yang lebih kuat dan ketidakhadiran yang lebih rendah 41%.
• Retensi . 54% karyawan mengatakan mereka akan berganti pekerjaan dengan pekerjaan yang menawarkan fleksibilitas tempat kerja.
• Profitabilitas . Organisasi menghemat rata-rata $11.000 per tahun per telecommuter paruh waktu.

Sekarang, mau atau tidak, departemen pengadaan dapat memanfaatkan manfaat ini juga.

Dari platform otomatisasi pengadaan hingga aplikasi obrolan, aplikasi panggilan video, dan platform berbagi sumber daya, departemen pengadaan memiliki semua yang mereka butuhkan untuk terus bekerja di luar kantor. Berikut adalah empat jenis alat yang memungkinkan pengadaan jarak jauh:

Aplikasi Obrolan

Ada aplikasi obrolan untuk tempat kerja, dan untuk pesan pribadi. Menggunakan aplikasi yang tepat tidak hanya menyederhanakan komunikasi di dalam organisasi; itu juga menghemat banyak waktu.

Menurut Statista, 53% organisasi telah mengadopsi alat kolaborasi pada tahun 2016, dan jumlahnya terus meningkat sejak saat itu. Manfaat aplikasi obrolan kerja dan alat kolaborasi mencakup peningkatan komunikasi, alur kerja yang disederhanakan, peningkatan produktivitas, peningkatan akuntabilitas, dan peningkatan manajemen proyek.

Ada banyak aplikasi obrolan di luar sana yang dapat digunakan oleh organisasi, tetapi yang paling populer adalah Slack, Microsoft Teams, dan Workplace by Facebook.

Konferensi Video

Untuk bisnis modern dan inovatif, membangun dan memelihara hubungan yang berkualitas dengan mitra, pemasok, tim internal, investor, dan pelanggan sangat penting. Konferensi video meningkatkan produktivitas, menghemat waktu, mengurangi biaya perjalanan, dan mendorong kolaborasi secara keseluruhan.

Memanfaatkan solusi konferensi video terpadu yang sederhana dengan dukungan untuk berbagi layar memungkinkan tim untuk lebih terhubung, produktif, dan terlibat. Ini juga:

• Memungkinkan tenaga kerja digital . Rapat video membantu organisasi mempertahankan hubungan manusia, terlepas dari lokasi fisik, yang mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan kemampuan untuk berkolaborasi secara global;
• Menggalang komunikasi dan budaya . Pekerjaan jarak jauh dapat meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya perjalanan pada saat yang bersamaan; konferensi video memiliki kemampuan unik untuk menghadirkan hubungan manusiawi dari komunikasi tatap muka ke setiap interaksi;
• Meningkatkan keandalan komunikasi . Konferensi video menyediakan cara yang cepat dan aman untuk berkomunikasi dengan tim Anda, serta dengan pemasok Anda.

Aplikasi perangkat lunak konferensi video yang paling populer adalah Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting, dan Zoom.

Berbagi Sumber Daya

Sampai saat ini, sebagian besar organisasi bergantung pada server internal untuk menyimpan koleksi file mereka yang terus bertambah. Saat ini, menyimpan data secara online di server cloud semakin umum, karena memungkinkan penyimpanan tanpa batas. Terlebih lagi, data dapat diakses dengan mudah dari mana saja di dunia.

Manfaat aplikasi berbagi sumber daya seperti Google Drive dan Dropbox mencakup pemulihan bencana melalui penyimpanan cloud, perlindungan terhadap serangan dan kegagalan perangkat keras, penghematan biaya, kemudahan berbagi dengan pemasok dan kolega, dan kolaborasi untuk tujuan mengakses dan mengedit file atau dokumen.

Otomasi Pengadaan

Secara tradisional, proses pengadaan membutuhkan banyak upaya manual. Namun, alat modern memungkinkan produsen menyerahkan banyak tugas manual ke solusi otomatisasi pengadaan. Sebagai gantinya, peningkatan proses pengadaan membebaskan sumber daya internal yang berharga untuk pengambilan keputusan dan penyusunan strategi.

Alat otomatisasi pengadaan memungkinkan:

• Pengelolaan RFx yang mudah . Dengan menggunakan RFI, RFP, dan RFQ online, organisasi dapat berkomunikasi dengan pemasok dengan lebih mudah, dan melacak setiap langkah secara otomatis dan waktu nyata.
• Lelang online . Perusahaan dengan kinerja terbaik menggunakan lelang elektronik untuk memastikan penghematan biaya yang besar.
• Persetujuan dokumen online . Dari permintaan hingga persetujuan khusus, dari pesanan pembelian hingga faktur dan pencocokan tiga arah, alat otomatisasi pengadaan memungkinkan manajer pengadaan untuk menandatangani dan menyetujui dokumen apa pun secara online.
• Manajemen pemasok . Mengembangkan hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok, terutama dengan mereka yang dianggap paling strategis bagi merek, adalah kunci untuk mempromosikan kualitas, efisiensi, inovasi, pengurangan biaya, pengurangan limbah, dan penguatan rantai pasokan.
• Manajemen kontrak . Platform otomatisasi pengadaan dapat membantu manajer kontrak untuk mengelola kontrak dengan benar dengan menangani manajemen transisi dan pemantauan kinerja, dan dengan membantu memastikan bahwa pembeli dan pemasok memenuhi komitmen komersial dan kontraktual mereka.

Alina Naftanaila adalah salah satu pendiri Prokuria, platform e-procurement berbasis cloud.