Apakah Audit Fasilitas Tepat untuk Pengaturan CMMS Anda?

Solusi orientasi dan implementasi turn-key Hippo memastikan Anda bisa mendapatkan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) Anda dan berjalan semulus mungkin. Dan bagian penting dari proses tersebut dapat berupa audit fasilitas yang lengkap.

Tapi apa itu audit fasilitas, dan haruskah perusahaan Anda mendapatkannya?

Pakar implementasi Mike Sokulski dan Tyler Syrowitz telah berkeliling dunia membantu perusahaan memasukkan aset mereka ke dalam CMMS Hippo. Mike telah melakukan audit di mana-mana, termasuk museum di dalam kapal induk, komunitas pulau kecil, dan bahkan penjara. Tyler telah bekerja dengan pelanggan di seluruh Kanada dan Amerika, termasuk pabrik pemrosesan ceri dan fasilitas yang mengubah jerami menjadi kertas dan pengepakan. Di sini mereka berbagi wawasan tentang audit fasilitas dan bagaimana perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk sukses.

Tapi pertama-tama, mari kita lihat audit secara umum.

Apa itu audit fasilitas?

Secara umum, audit adalah tinjauan komprehensif yang membantu Anda menetapkan dasar dari apa yang sudah Anda miliki, termasuk aset, peralatan, dan inventaris serta proses dan prosedur. Ini adalah cara untuk menangkap informasi tentang segala hal mulai dari apa yang Anda miliki hingga apa yang Anda miliki untuk menjaganya. Anda juga dapat mengkategorikan audit berdasarkan siapa yang melakukannya. Jadi, ada audit internal dan eksternal.

Itu definisi umum. Ada juga jenis audit yang lebih spesifik, masing-masing dengan proses dan tujuannya sendiri.

Apa yang dimaksud dengan audit manajemen fasilitas?

Di sini, Anda membuat daftar selengkap mungkin semua aset dan peralatan yang Anda miliki, pastikan untuk menyertakan informasi tentang kondisinya saat ini. Anda juga perlu memasukkan informasi tentang sistem yang Anda miliki untuk pemeliharaan dan perbaikan.

Tujuannya adalah untuk membantu manajer pemeliharaan atau fasilitas membuat keputusan terbaik tentang program proaktif mana yang harus diterapkan, kapan harus memperbaiki atau mengganti aset, dan bagaimana menganggarkan untuk semuanya.

Audit manajemen fasilitas dapat mencakup:

• Sistem HVAC
• Pencahayaan
• Listrik
• Pipa
• Mesin
• Kendaraan
• Tanda

Karena melihat program dan proses yang Anda miliki untuk memelihara fasilitas, audit juga dapat mencakup alat dan inventaris MRO.

Apa yang dimaksud dengan audit keselamatan fasilitas?

Alih-alih melihat aset, di sini Anda melihat efektivitas program manajemen kesehatan dan keselamatan Anda. Di Amerika Serikat, sebagian besar audit ini melibatkan pemeriksaan kepatuhan terhadap standar OSHA, yang cakupannya luas, dan dapat mencakup:

• Ergonomi stasiun kerja
• Pelindung pendengaran
• Pemadaman kebakaran
• Penanganan bahan

Pada tahap akhir proses, pemangku kepentingan dari seluruh organisasi dapat bekerja sama untuk membuat laporan audit, yang dalam banyak hal hanyalah daftar rekomendasi. Dalam beberapa kasus, mungkin sesederhana menambahkan tanda tambahan atau mengganti ke tikar anti selip yang lebih baik. Di tempat lain, Anda mungkin menemukan diri Anda mengembangkan prosedur operasi standar baru. Misalnya, SOP penguncian/penandaan baru.

Catatan cepat namun penting:Hippo melakukan audit manajemen fasilitas saat membantu organisasi menyiapkan basis data CMMS mereka. Hippo tidak menawarkan audit keselamatan.

Apa peran daftar periksa audit fasilitas?

Meskipun apa yang Anda sertakan dalam daftar periksa dapat bergantung pada industri dan fasilitas Anda, tujuan umum daftar periksa selalu sama:memastikan Anda tidak melupakan apa pun.

Saat Anda melakukan audit manajemen fasilitas, Anda dapat membuat daftar periksa baru untuk setiap area. Kemudian, ketika Anda memiliki daftar induk semua aset dan peralatan Anda, Anda dapat membuat daftar periksa tambahan untuk membantu Anda mengumpulkan semua dokumentasi terkait. Misalnya, untuk setiap peralatan di lini produksi, Anda dapat membuat daftar periksa sehingga Anda yakin memiliki manual O&M, garansi, perintah kerja pemeliharaan dan perbaikan terkait, serta skema dan gambar.

Itu audit secara umum. Tapi apa yang secara khusus dilakukan Hippo untuk auditnya?

Apa yang dimaksud dengan audit fasilitas Hippo CMMS?

Audit adalah bagaimana semua informasi aset yang perlu masuk ke database masuk ke database, Mike menjelaskan. Spesialis implementasi datang ke lokasi dan membuat katalog aset fasilitas, termasuk mekanik, listrik, pipa ledeng, dan produksi. Secara umum, ada tiga fase.

Tahap satu:katalogisasi aset di lokasi

Pertama, spesialis implementasi tiba di lokasi untuk membuat katalog aset. Mereka berjalan di sekitar fasilitas dengan kamera dan tablet, mengambil gambar, memetakan lokasi di denah lantai digital, dan mengumpulkan informasi. Mike berkata bahwa dia mengumpulkan banyak untuk setiap aset, termasuk "nomor seri, nomor model, panel listrik apa yang dihubungkan jika Anda perlu mematikannya, dan untuk beberapa aset yang lebih besar, bahkan informasi motor".

Setiap perusahaan mendapatkan audit yang disesuaikan dengan situasinya, tetapi biasanya Mike atau Tyler akan berada di lokasi selama dua hingga tiga hari. Dalam kasus yang jarang terjadi, ketika tampaknya akan memakan waktu lebih dari seminggu, Hippo mulai berpikir untuk mengirim keduanya.

Tren baru adalah perusahaan yang meminta barcode. "Saat kami melakukan audit, kami menempelkan kode batang ke aset... Banyak perusahaan menyukainya. Mereka suka memiliki nomor yang bisa mereka referensikan," kata Mike. Manfaat bagi perusahaan adalah nantinya teknisi dapat memindai tag barcode dengan perangkat mobile untuk mengakses semua informasi aset. Di pihak Mike dan Tyler, barcode menambahkan beberapa langkah tambahan. Mereka perlu menemukan lokasi yang baik untuk tag tugas berat, yang kemudian mereka tambahkan ke informasi aset bersama dengan kode batang.

Tahap dua:pembuatan basis data di luar lokasi

Kembali ke kantor Hippo, Mike dan Tyler mulai menyusun semuanya. "Kami mengambil semua informasi itu, yang sangat banyak, dan pada dasarnya kami menyisirnya dan membangun basis data Anda," kata Mike. Waktu bervariasi sesuai dengan ukuran database, tetapi Hippo biasanya memperkirakan antara empat hingga enam minggu untuk memuat semuanya, kata Tyler.

Tahap tiga:penjadwalan pemeliharaan preventif

Semuanya tergantung pada seberapa banyak jadwal pemeliharaan preventif yang sudah ada. Dalam beberapa kasus, perusahaan hanya perlu informasi mereka ditambahkan ke CMMS. Di tempat lain, Mike dan Tyler membantu perusahaan menetapkan jadwal. "Kami mencoba melakukan penelitian pada peralatan dan menghasilkan PM standar industri." Hippo sudah memiliki banyak informasi ini, tetapi Mike dan Tyler terkadang perlu mencari manual dan menghubungi produsen peralatan secara langsung.

Haruskah perusahaan Anda mendapatkan audit fasilitas?

Mike menyarankan agar perusahaan memikirkan dengan cermat pertanyaan berikut:

• Apakah Anda memiliki daftar semua aset Anda yang akurat dan lengkap?
• Apakah Anda memiliki staf yang dapat memuat semuanya ke dalam database, dan dapatkah Anda mengambilnya dari tugas rutin mereka?
• Apakah aset Anda berdekatan? Atau, apakah informasi akan datang dari lokasi dan sumber yang berbeda?

Jika sebuah perusahaan menjawab tidak untuk salah satu hal di atas, mereka harus memikirkan audit dengan serius, kata Mike. Sebagai alternatif, perusahaan dapat memutuskan dengan mengajukan satu pertanyaan pada dirinya sendiri:Apakah Anda menginginkan solusi siap pakai? Jika jawabannya ya, audit adalah jalan yang harus dilakukan.

Tyler memiliki pertanyaan berbeda yang dapat ditanyakan oleh perusahaan pada diri mereka sendiri:Apakah Anda ingin menjadi efisien? Tyler tahu pengalaman membayar dalam hal audit. Baru-baru ini, ia bekerja dengan sebuah perusahaan yang mengira memiliki ribuan aset untuk dimasukkan ke dalam CMMS. Ketika Tyler tiba di lokasi, dia menyadari jumlahnya sebenarnya ratusan. Perusahaan telah menghitung setiap bagian sebagai aset ketika seringkali hanya perlu melihat kelompok bagian yang saling terkait. "Pikirkan laptop Anda," kata Tyler. "Anda dapat memiliki sepuluh atau satu aset. Apakah Anda akan mengatakan itu adalah layar plus keyboard plus mouse? Secara praktis, untuk pemeliharaan, itu adalah satu aset." Jika rusak dan Anda sedang menulis perintah kerja, saat itulah Anda bisa lebih spesifik tentang bagian mana yang perlu diperhatikan, sarannya.

Tyler menghemat waktu dan tenaga perusahaan itu selama audit. Dia juga menyelamatkan departemen pemeliharaan dari frustrasi jangka panjang. Karyanya mencegah perusahaan membengkakkan database mereka, membuat pembuatan perintah kerja dan penjadwalan pemeliharaan preventif menjadi lebih sulit. "Kami membutuhkan biaya untuk datang ke sana, tetapi kami menghemat uang mereka," jelasnya.

Bagaimana spesialis implementasi mempersiapkan audit fasilitas?

Pertama, Mike dan Tyler menjangkau perusahaan, karena mereka perlu mengetahui garis waktu perusahaan dan sejauh mana departemen pemeliharaan dalam proses keseluruhan. Mereka kemudian perlu menuntaskan logistik, seperti menetapkan tanggal kedatangan dan keberangkatan, meninjau persyaratan keselamatan, dan menetapkan siapa yang akan menjadi penghubung di lokasi. Di beberapa fasilitas, Mike dan Tyler diberikan tur singkat dan disuruh menonton video keselamatan sebelum ditinggalkan sendirian untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Di tempat lain, seorang manajer atau anggota departemen pemeliharaan bersama mereka setiap saat.

Untuk membantu mereka merencanakan audit, spesialis implementasi meminta:

• Denah lantai digital yang mudah dibaca, biasanya dalam bentuk PDF atau CAD
• Daftar aset yang ada
• Jadwal PM saat ini
• Diagram perpipaan dan instrumentasi (P&ID)

Jika sebuah perusahaan menginginkan barcode, Hippo lebih suka mengetahuinya terlebih dahulu, sehingga tag dapat dikirim langsung ke situs.

Bagaimana seharusnya perusahaan mempersiapkan audit fasilitas?

Semakin banyak persiapan yang dilakukan perusahaan menjelang audit, semakin baik kinerjanya. Memiliki semua dokumen yang diminta, terutama denah lantai digital yang bersih, membuat pencarian dan katalogisasi aset lebih cepat.

Selain peta yang bagus, Tyler mendorong perusahaan untuk memberikan panduan yang bagus. Memiliki seseorang dari perusahaan yang akrab dengan fasilitas membantu membangun aksesibilitas yang lebih baik ke dalam database. Secara khusus, Tyler ingin pemandunya mengetahui apakah teknisi memiliki nama khusus untuk aset apa pun. Menggunakan nama-nama ini, yang dapat benar-benar istimewa, memastikan teknisi dan database berbicara dalam bahasa yang sama.

Panduan berpengetahuan juga memastikan akurasi. Meskipun Mike dan Tyler telah mengaudit fasilitas di banyak industri yang berbeda dan telah melihat semua jenis aset, terkadang mereka menemukan sesuatu yang baru. Tyler mengaudit fasilitas yang penuh dengan mesin khusus yang diimpor dari Italia untuk menyortir dan mengemas ceri, dan panduannya sangat berharga dalam membantu memasukkan informasi yang benar ke dalam CMMS.

Mike juga mendorong perusahaan agar aset mereka diurutkan berdasarkan kekritisan, sehingga yang paling penting diselesaikan terlebih dahulu. Jika ada waktu di akhir audit, dia kemudian dapat beralih ke daftar sekunder orang-orang baik.

Apa manfaat audit fasilitas?

Beberapa perusahaan terkejut dengan bagaimana CMMS Hippo membuat pelatihan staf baru lebih mudah, kata Mike. Alih-alih harus diberi tahu di mana semuanya berada, teknisi baru dapat mengakses denah lantai digital yang kaya informasi. Daripada harus menjalani perbaikan umum, mereka dapat melihat data historis untuk suatu aset atau mengikuti daftar periksa yang dapat disesuaikan.

Tyler melihat audit sebagai kesempatan bagi departemen pemeliharaan untuk melihat seberapa besar perhatian Hippo dan menyebarkan kegembiraan tentang penerapan perangkat lunak manajemen fasilitas baru. Setiap proyek baru memerlukan tingkat dukungan dari staf agar berhasil, dan audit membantu memperkenalkan teknologi dan membuat semua orang bergabung.

Langkah selanjutnya

Hippo siap membantu Anda mendapatkan solusi yang paling sesuai untuk Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang audit dan membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung.

Ringkasan CEO

Audit fasilitas merupakan bagian penting dari proses implementasi jika organisasi Anda belum memiliki daftar aset yang akurat. Dengan manajemen fasilitas, auditor mengumpulkan informasi tentang semua aset dan peralatan Anda serta program yang ada untuk memelihara dan memperbaikinya. Dengan fokus pada kondisi saat ini, tujuannya adalah untuk membantu manajer pemeliharaan atau fasilitas menyiapkan pemeliharaan proaktif yang lebih baik dan memproyeksikan biaya di masa mendatang. Dengan audit keselamatan fasilitas, fokus beralih ke keselamatan, dan auditor secara sistematis mengumpulkan data tentang masalah kepatuhan keselamatan. Saat memutuskan apakah Anda ingin mendatangkan auditor di lokasi dari Hippo, Anda perlu melihat seberapa bagus catatan Anda saat ini, seberapa dekat aset Anda satu sama lain, dan apakah Anda mampu meminta teknisi mengumpulkan dan memasukkan semuanya ke dalam yang baru. basis data. Pada akhirnya, cara terbaik untuk memutuskan adalah berkonsultasi langsung dengan tim implementasi penyedia CMMS Anda.