Apakah Audit Fasilitas Esensial untuk CMMS Anda? Panduan Ahli

Solusi onboarding dan implementasi turn-key Hippo memastikan Anda dapat menjalankan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) Anda se lancar mungkin.  Dan bagian penting dari proses dapat menjadi audit fasilitas lengkap.

Tetapi apa itu audit fasilitas, dan apakah perusahaan Anda harus mendapatkannya?

Spesialis implementasi Mike Sokulski dan Tyler Syrowitz telah menjelajahi dunia membantu perusahaan memasukkan aset mereka ke dalam CMMS Hippo. Mike telah melakukan audit di mana saja, termasuk museum di dalam kapal pesiar, komunitas pulau kecil, dan bahkan penjara. Tyler telah bekerja dengan pelanggan di seluruh Kanada dan Amerika, termasuk pabrik pengolahan ceri dan fasilitas yang mengubah jerami menjadi kertas dan kemasan. Di sini mereka berbagi wawasan mereka tentang audit fasilitas dan bagaimana perusahaan dapat menyiapkan diri untuk sukses.

Tetapi pertama, mari kita lihat audit secara umum.

Apa itu audit fasilitas?

Secara umum, audit adalah tinjauan menyeluruh yang membantu Anda menetapkan garis dasar dari apa yang sudah Anda miliki, termasuk aset, peralatan, dan inventaris serta proses dan prosedur. Ini adalah cara untuk menangkap informasi tentang segala sesuatu dari apa yang Anda miliki hingga apa yang Anda miliki untuk merawatnya. Anda juga dapat mengategorikan audit oleh siapa yang melakukannya. Jadi, ada audit internal dan eksternal. 

Itu adalah definisi umum. Ada juga jenis audit yang lebih spesifik, masing-masing dengan proses dan tujuan mereka sendiri. 

Apa itu audit manajemen fasilitas? 

Di sini, Anda membuat daftar yang semungkinya lengkap dari semua aset dan peralatan yang Anda miliki, dengan memastikan untuk menyertakan informasi tentang kondisi saat ini mereka. Anda juga perlu menyertakan informasi tentang sistem yang Anda miliki untuk pemeliharaan dan perbaikan. 

Tujuannya adalah untuk membantu manajer pemeliharaan atau fasilitas membuat keputusan terbaik tentang program proaktif mana yang akan diimplementasikan, kapan memperbaiki atau mengganti aset, dan bagaimana menganggarannya semua. 

Audit manajemen fasilitas dapat mencakup: 

• Sistem HVAC 
• Pencahayaan 
• Listrik 
• Plumbing 
• Mesin 
• Kendaraan 
• Papan pengarah 

Karena ia melihat program dan proses yang Anda miliki untuk memelihara fasilitas, audit juga dapat mencakup alat dan inventaris MRO. 

Apa itu audit keselamatan fasilitas? 

Alih-alih melihat aset, di sini Anda melihat efektivitas program manajemen kesehatan dan keselamatan Anda. Di Amerika Serikat, sebagian besar audit ini melibatkan pemeriksaan kepatuhan dengan standar OSHA, yang luas dan dapat mencakup: 

• Ergonomi stasiun kerja 
• Perlindungan pendengaran 
• Pemadam kebakaran 
• Penanganan bahan 

Pada tahap akhir proses, pemangku kepentingan dari seluruh organisasi dapat bekerja sama untuk membuat laporan audit, yang dalam banyak cara hanyalah daftar rekomendasi. Dalam beberapa kasus, itu bisa semudah menambahkan papan pengarah tambahan atau beralih ke tik anti-gelincir yang lebih baik. Dalam kasus lain, Anda mungkin menemukan diri Anda mengembangkan prosedur operasi standar baru. Misalnya, SOP lock out/tag out baru. 

Catatan singkat namun penting: Hippo melakukan audit manajemen fasilitas saat membantu organisasi menyiapkan database CMMS mereka. Hippo tidak menawarkan audit keselamatan. 

Apa peran checklist audit fasilitas? 

Meskipun apa yang Anda sertakan dalam checklist dapat tergantung pada industri dan fasilitas Anda, tujuan umum untuk checklist selalu sama: memastikan Anda tidak melupakan apa pun. 

Saat Anda melakukan audit manajemen fasilitas, Anda dapat membuat checklist baru untuk setiap area. Nanti, ketika Anda memiliki daftar master dari semua aset dan peralatan Anda, Anda dapat membuat checklist tambahan untuk membantu Anda mengumpulkan semua dokumentasi terkait. Misalnya, untuk setiap peralatan dalam garis produksi, Anda dapat membuat checklist sehingga Anda yakin Anda memiliki manual O&M, garansi, work order pemeliharaan dan perbaikan terkait, serta skema dan gambar. 

Itu audit secara umum. Tetapi apa yang khusus dilakukan Hippo untuk audit mereka?

Apa itu audit fasilitas CMMS Hippo?

Audit adalah bagaimana semua informasi aset yang perlu masuk ke dalam database masuk ke dalam database, Mike menjelaskan. Seorang spesialis implementasi datang ke lokasi dan mencatat aset fasilitas, termasuk mekanis, listrik, plumbing, dan produksi. Secara umum, ada tiga fase.

Fase satu: pencatatan aset di lokasi

Pertama, spesialis implementasi tiba di lokasi untuk mencatat aset. Mereka berjalan di sekitar fasilitas dengan kamera dan tablet, mengambil gambar, memetakan lokasi di peta lantai digital, dan mengumpulkan informasi. Mike mengatakan ia mengumpulkan banyak untuk setiap aset, termasuk "nomor seri, nomor model, panel listrik mana yang terhubungnya jika Anda perlu mematikannya, dan untuk aset yang lebih besar, bahkan informasi motor."

Setiap perusahaan mendapatkan audit yang disesuaikan dengan situasinya, tetapi biasanya Mike atau Tyler akan berada di lokasi selama dua hingga tiga hari. Dalam kasus langka, ketika tampaknya akan memakan waktu lebih dari satu minggu, Hippo mulai memikirkan untuk mengirim keduanya.

Tren baru adalah perusahaan meminta barcode. "Saat kami melakukan audit, kami menempelkan barcode pada aset... Banyak perusahaan menyukainya. Mereka suka memiliki nomor yang dapat mereka rujuk," Mike says. Manfaat bagi perusahaan adalah nanti teknisi dapat memindai tag barcode dengan perangkat seluler untuk mengakses semua informasi aset. Pada akhir Mike dan Tyler, barcode menambahkan beberapa langkah tambahan. Mereka perlu menemukan lokasi yang baik untuk tag berat, yang kemudian mereka tambahkan ke informasi aset bersama dengan barcode.

Fase dua: pembangunan database di luar lokasi

Kembali di kantor Hippo, Mike dan Tyler mulai menyatukan semuanya. "Kami mengambil semua informasi itu, yang banyak, dan pada dasarnya kami menyaringnya dan membangun database Anda," Mike says. Waktu bervariasi sesuai ukuran database, tetapi Hippo biasanya memperkirakan antara empat hingga enam minggu untuk memuat semuanya, says Tyler.

Fase tiga: penjadwalan pemeliharaan pencegahan

Semua tergantung pada seberapa banyak jadwal pemeliharaan pencegahan yang sudah ada. Dalam beberapa kasus, perusahaan hanya perlu informasi mereka ditambahkan ke CMMS. Dalam kasus lain, Mike dan Tyler membantu perusahaan menetapkan jadwal. "Kami mencoba melakukan beberapa riset pada peralatan dan datang dengan PM standar industri." Hippo sudah memiliki banyak informasi ini, tetapi Mike dan Tyler kadang-kadang perlu mencari manual dan menghubungi produsen peralatan secara langsung.

Apakah perusahaan Anda harus mendapatkan audit fasilitas?

Mike menyarankan perusahaan untuk memikirkan pertanyaan berikut dengan hati-hati:

• Apakah Anda memiliki daftar yang akurat dan lengkap dari semua aset Anda?
• Apakah Anda memiliki staf yang dapat memuat semuanya ke dalam database, dan apakah Anda mampu melepaskan mereka dari tugas reguler mereka?
• Apakah aset Anda berada berdekatan? Atau, apakah informasi akan datang dari lokasi dan sumber yang berbeda?

Jika perusahaan menjawab tidak pada salah satu di atas, seharusnya mempertimbangkan audit dengan serius, Mike says. Alternatifnya, perusahaan dapat memutuskan dengan bertanya pada diri sendiri satu pertanyaan: Apakah Anda ingin solusi turnkey? Jika jawabannya ya, audit adalah jalan yang tepat.

Tyler memiliki pertanyaan berbeda yang dapat perusahaan tanyakan pada diri sendiri: Apakah Anda ingin menjadi efisien? Tyler tahu pengalaman membayar saat berkaitan dengan auditing. Baru-baru ini, ia bekerja dengan perusahaan yang pikir memiliki ribuan aset untuk dimasukkan ke dalam CMMS. Ketika Tyler tiba di lokasi, ia menyadari jumlahnya sebenarnya ratusan. Perusahaan telah menghitung setiap bagian sebagai aset ketika sering hanya perlu melihat grup bagian yang saling terkait. "Bayangkan laptop Anda," Tyler says. "Anda dapat memiliki sepuluh aset atau satu. Apakah Anda akan bilang itu layar plus keyboard plus mouse? Secara praktis, untuk pemeliharaan, itu satu aset." Jika rusak dan Anda menulis work order, itu saat Anda dapat lebih spesifik tentang bagian mana yang memerlukan perhatian, ia menasihati.

Tyler menghemat waktu dan usaha perusahaan tersebut selama audit. Ia juga menghemat departemen pemeliharaan dari frustrasi jangka panjang. Pekerjaannya mencegah perusahaan membuat database mereka berlebihan, sehingga pembuatan work order dan penjadwalan pemeliharaan pencegahan menjadi lebih sulit. "Biaya uang untuk kami datang ke sana, tetapi kami menghemat uang mereka," ia menjelaskan.

Bagaimana spesialis implementasi mempersiapkan audit fasilitas?

Pertama, Mike dan Tyler menghubungi perusahaan, karena mereka perlu mengetahui jadwal perusahaan dan sejauh mana departemen pemeliharaan dalam proses keseluruhan. Mereka kemudian perlu menyelesaikan logistik, seperti menetapkan tanggal kedatangan dan keberangkatan, meninjau persyaratan keselamatan, dan menetapkan siapa yang akan menjadi liaison di lokasi. Di beberapa fasilitas, Mike dan Tyler diberikan tur singkat dan ditonton video keselamatan sebelum ditinggal sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Di tempat lain, manajer atau anggota departemen pemeliharaan selalu bersama mereka.

Untuk membantu mereka merencanakan audit, spesialis implementasi meminta:

• Peta lantai digital yang mudah dibaca, biasanya sebagai PDF atau CAD
• Daftar aset yang ada
• Jadwal PM saat ini
• Diagram pipa dan instrumentasi (P&ID)

Jika perusahaan ingin barcode, Hippo menyukai mengetahui hal itu sebelumnya, sehingga tag dapat dikirim langsung ke lokasi.

Bagaimana perusahaan harus mempersiapkan audit fasilitas?

Semakin banyak persiapan yang dilakukan perusahaan sebelum audit, semakin baik audit berjalan. Memiliki semua dokumen yang diminta, terutama peta lantai digital yang bersih, membuat pencarian dan pencatatan aset lebih cepat.

Di atas peta yang baik, Tyler mendorong perusahaan untuk memberikan panduan yang baik. Memiliki seseorang dari perusahaan yang familiar dengan fasilitas membantu membangun aksesibilitas yang lebih baik ke dalam database. Secara spesifik, Tyler ingin panduan-nya tahu apakah teknisi memiliki nama khusus untuk aset apa pun. Dengan menggunakan nama-nama ini, yang dapat sepenuhnya idiosinkratik, memastikan teknisi dan database berbicara bahasa yang sama.

Panduan yang berpengetahuan juga memastikan akurasi. Meskipun Mike dan Tyler telah melakukan audit fasilitas di banyak industri yang berbeda dan telah melihat segala macam aset, mereka kadang-kadang menemukan sesuatu yang baru. Tyler melakukan audit fasilitas penuh mesin spesialis tinggi yang diimpor dari Italia untuk mengurutkan dan mengemas ceri, dan panduannya sangat berharga dalam membantu memasukkan informasi yang tepat ke dalam CMMS.

Mike juga mendorong perusahaan untuk memiliki aset yang diperingkat berdasarkan kritisitas, sehingga yang paling penting selesai terlebih dahulu. Jika ada waktu di akhir audit, ia dapat kemudian beralih ke daftar sekunder nice-to-haves.   

Apa manfaat audit fasilitas?

Beberapa perusahaan terkejut dengan bagaimana CMMS Hippo membuat pelatihan staf baru lebih mudah, Mike says. Alih-alih harus diberi tahu di mana segalanya, teknisi baru dapat mengakses peta lantai digital yang kaya informasi. Alih-alih harus diar melalui perbaikan umum, mereka dapat melihat data historis untuk aset atau mengikuti checklist yang dapat disesuaikan.

Tyler melihat audit sebagai kesempatan bagi departemen pemeliharaan untuk melihat seberapa banyak Hippo peduli dan untuk menyebarkan kegembiraan tentang implementasi perangkat lunak manajemen fasilitas baru. Setiap proyek baru memerlukan tingkat dukungan dari staf untuk sukses, dan audit membantu memperkenalkan teknologi dan mendapatkan semua orang onboard.  

Next steps

Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik bagi Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang audit dan membantu Anda booking live software demo. 

CEO summary

Audit fasilitas adalah bagian penting dari proses implementasi jika organisasi Anda belum memiliki daftar aset yang akurat. Dengan audit manajemen fasilitas, auditor mengumpulkan informasi tentang semua aset dan peralatan Anda serta program yang ada untuk memelihara dan memperbaiki mereka. Dengan fokus pada kondisi saat ini, tujuannya adalah untuk membantu manajer pemeliharaan atau fasilitas menyiapkan pemeliharaan proaktif yang lebih baik dan memproyeksi biaya masa depan. Dengan audit keselamatan fasilitas, fokus beralih ke keselamatan, dan auditor secara sistematis mengumpulkan data tentang masalah kepatuhan keselamatan. Saat memutuskan apakah Anda ingin membawa auditor di lokasi dari Hippo, Anda perlu melihat seberapa baik catatan saat ini Anda, seberapa dekat aset Anda satu sama lain, dan apakah Anda mampu membiarkan teknisi mengumpulkan dan memasukkan semuanya ke dalam database baru. Di akhirnya, cara terbaik untuk memutuskan adalah dalam konsultasi langsung dengan tim implementasi penyedia CMMS Anda.