Memilih Perangkat Lunak CMMS yang Tepat: Panduan Perbandingan Komprehensif
Memasuki dunia Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi (CMMS) bisa sedikit kewalahan. Tidak diragukan lagi bahwa sekadar sampai pada keputusan untuk beralih dari pendekatan “pensil dan kertas” tradisional untuk melacak operasi perusahaan bisa menjadi tantangan. Namun, kini menghadapi dilema memilih perangkat lunak CMMS terbaik untuk bisnis Anda meningkatkan tingkat kebingungan ke level yang baru. Jika Anda baru memulai pencarian online, Anda mungkin telah menemukan banyak vendor yang menawarkan beragam sistem, format dan opsi layanan. Pertanyaan terdepan dalam pikiran banyak orang dalam posisi Anda adalah “di mana saya memulai saat mencari perangkat lunak CMMS terbaik untuk perusahaan saya?”
Tetapi, apa itu Perangkat Lunak CMMS? Menyaring labirin informasi perangkat lunak CMMS tanpa memiliki pemahaman yang jelas tentang beberapa dasar yang diperlukan untuk memandu pencarian Anda tidak hanya menyedihkan tetapi juga dapat mengakibatkan pilihan yang kurang dari optimal dalam sistem manajemen pemeliharaan. Di sini, saya akan memberikan fondasi untuk pencarian Anda dengan mengidentifikasi konsep kunci untuk membandingkan opsi perangkat lunak CMMS. Dilengkapi dengan informasi ini, Anda akan lebih siap saat memilih perangkat lunak CMMS yang cocok untuk organisasi Anda.
Perangkat Lunak CMMS cocok untuk perusahaan yang mencakup berbagai sektor industri, layanan dan korporasi termasuk manufaktur, pertambangan, perawatan kesehatan dan perhotelan, untuk menyebut beberapa. Dalam hal fungsionalitas, sistem ini menawarkan bisnis kemampuan untuk memantau tingkat inventaris, melacak surat kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan mencegah.
Tentukan kebutuhan, harapan, tujuan dan sumber daya CMMS perusahaan Anda
Titik awal yang penting adalah jelas tentang apa yang Anda butuhkan dalam sistem manajemen pemeliharaan dan bagaimana Anda berencana untuk menggunakannya dengan sumber daya yang tersedia untuk Anda. Untuk menentukan hal ini, terbaik untuk mengumpulkan umpan balik dari staf pemeliharaan Anda untuk mengidentifikasi tantangan yang terkait dengan pendekatan pemeliharaan yang saat ini berlaku dan untuk mempelajari apa yang diperlukan untuk mengatasi mereka. Karena tidak ada dua perusahaan yang sama, pertimbangan yang hati-hati harus diberikan terhadap struktur dan budaya organisasi Anda, jumlah karyawan, siklus produksi, tren industri dan potensi pertumbuhan, untuk menyebut beberapa. Ini juga penting untuk mempertimbangkan sumber daya dan kemampuan staf Anda untuk menggunakan perangkat lunak CMMS. Meskipun sebagian besar perangkat lunak CMMS tidak memerlukan keterampilan komputer di luar klik atau ketukan, mendapatkan gambaran tentang resepsi karyawan terhadap adopsi sistem pemeliharaan otomatis penting dalam menentukan kebutuhan onboarding. Demikian pula, pemilik bisnis perlu menyadari sumber daya internal mereka ketika datang ke implementasi perangkat lunak CMMS. Vendor CMMS dapat menakloki berbagai kebutuhan klien setelah mereka diberitahu tentangnya.
Memutuskan opsi penerapan CMMS mana yang paling cocok untuk organisasi Anda
Selanjutnya dari menilai sumber daya perusahaan adalah menentukan format perangkat lunak CMMS mana yang paling cocok untuk kebutuhan perusahaan Anda. Meskipun ada overlap yang besar dalam produk CMMS, mereka paling mudah dibedakan berdasarkan jenis platformnya sebagai “berbasis cloud” atau “on-premise”. Dengan kata sederhana, sistem berbasis cloud bergantung pada vendor yang menyimpan data pada server mereka sendiri sedangkan sistem on-premise memerlukan teknisi perusahaan untuk menginstal dan menyimpan data mereka pada peralatan mereka sendiri, di dalam fasilitas mereka. Yang pertama bergantung pada vendor untuk memelihara sistem sementara yang terakhir bergantung pada pemeliharaan internal perangkat lunak dan perangkat keras sistem oleh spesialis TI staf.
Setiap platform memiliki manfaat dan keterbatasan. Banyak pelanggan menganggap CMMS berbasis cloud menarik untuk dua alasan: biaya lebih rendah dan tanpa pemeliharaan. Pelanggan lain lebih suka sistem on-site karena mereka memberikan manajer pemeliharaan kontrol penuh dan kemampuan disesuaikan atas data dan sistem mereka. Operator sistem on-premise dapat menjadwalkan pemeliharaan dan upgrade sistem mereka sesuai jadwal mereka sendiri sementara pemeliharaan dan upgrade berbasis cloud beroperasi sesuai jadwal vendor. Bagi pelanggan yang mencari portabilitas, platform berbasis cloud menawarkan akses seluler sementara platform on-site tidak. Akhirnya, platform on-premise memiliki biaya awal yang jauh lebih tinggi sementara sistem berbasis cloud datang dengan biaya langganan tahunan.
Pertimbangkan biaya, ROI, dan opsi dukungan CMMS
Membeli sistem perangkat lunak CMMS adalah investasi besar dalam hal waktu, uang dan sumber daya. Seperti yang disebutkan, ada berbagai paket yang menawarkan berbagai fitur dan dukungan. Perhatikan apa yang disertakan vendor dalam harga dasar mereka karena seringkali paket yang lebih murah tidak termasuk dukungan teknis berkelanjutan. Selain perbedaan biaya yang sudah disebutkan antara format on-premise dan berbasis cloud, ada biaya lain yang terkait dengan implementasi serta tutorial online untuk onboarding staf. Beberapa vendor akan membundel ini ke dalam biaya lisensi tahunan mereka untuk platform berbasis cloud tetapi sistem ini cenderung lebih mahal daripada CMMS dasar. Banyak vendor juga menawarkan audit inventaris on-site dan onboarding staf, lagi-lagi dengan biaya tambahan. Secara umum, semakin banyak opsi yang dipilih pada platform manajemen pemeliharaan mana pun, semakin mahal mereka akan menjadi. Pertimbangkan dengan hati-hati total biaya perangkat lunak CMMS termasuk biaya opsi tambahan untuk semua tipe format dan paket sistem.
Kesimpulan
Perangkat lunak CMMS adalah canggih dan tangguh dan menawarkan berbagai fitur termasuk jadwal pemeliharaan mencegah, akses seluler, kemampuan pemindaian kode batang dan rendering arsitektur. Dipertimbangkan bersama, fitur-fiturnya dan fitur lainnya memberikan pemilik bisnis kesempatan untuk sepenuhnya mengotomatisasi manajemen pemeliharaan mereka sekarang dan saat mereka tumbuh dengan cara yang mudah dan efisien. Kunci untuk memilih paket perangkat lunak CMMS terbaik adalah untuk menjadi terinformasi, bertanya dan kemudian memilih yang paling cocok untuk organisasi Anda. Ketika digunakan sebagaimana dirancang, perangkat lunak CMMS akan meningkatkan efisiensi manajemen pemeliharaan, mengurangi penggunaan tenaga kerja dan memperpanjang umur pakai peralatan. Dipertimbangkan bersama, CMMS akan memberikan pengembalian investasi yang sangat baik dengan laba bersih yang meningkat.
