Apa itu Catatan Pemeliharaan?

Catatan pemeliharaan adalah catatan tertulis yang menyediakan dokumentasi tentang pemeliharaan peralatan tertentu. Sebagian besar waktu ketika orang berbicara tentang catatan semacam ini di lingkungan industri, mereka mengacu pada laporan dan file formal yang disimpan oleh pemilik armada, operator pabrik industri, atau pebisnis lain yang terlibat dalam beberapa jenis pekerjaan dengan mesin. Menyimpan catatan servis dan perbaikan mekanis yang memadai dalam skenario ini biasanya dianggap sebagai praktik bisnis yang baik, dan mungkin juga diwajibkan oleh hukum. Catatan sangat berguna dalam manajemen pemeliharaan karena membantu bisnis memastikan bahwa peralatan mereka disimpan dalam kondisi baik, dan juga menawarkan cara untuk mengelola dan melacak biaya perbaikan dan pemeliharaan pencegahan.

Namun, catatan juga dapat digunakan oleh individu. Banyak orang menyimpan catatan terperinci tentang perawatan mobil pribadi, dan mungkin juga mencatat layanan yang dilakukan pada peralatan rumah tangga seperti unit pendingin udara dan generator cadangan. Ini dapat merampingkan perbaikan yang diperlukan dan juga dapat membuat penjualan kembali jauh lebih lancar.

Mengapa Mereka Disimpan

Terlepas dari pengaturan spesifik, manajemen catatan pemeliharaan seringkali penting karena sejumlah alasan. Misalnya, jadwal perawatan dapat sangat berharga dalam membantu teknisi servis mendiagnosis masalah berulang pada mesin atau kendaraan. Selain itu, catatan yang baik membantu manajer departemen, karyawan, dan bahkan terkadang individu, memastikan bahwa suatu peralatan bekerja sesuai dengan garansi pabrik. Mereka juga dapat membantu perusahaan melacak ketika suatu peralatan perlu menjalani pemeliharaan preventif.

Ada juga dasar nilai untuk semua ini. Menjaga mesin agar berfungsi dengan baik adalah salah satu cara terbaik untuk melindunginya sebagai investasi, dan mendokumentasikan perawatan itu dapat membuat peralatan lebih diminati jika pernah dijual karena ada bukti bahwa peralatan itu diservis dengan benar. Ini berlaku untuk bisnis dan juga individu. Penjualan mobil bekas adalah contoh yang baik — orang yang dapat membuktikan dengan catatan terperinci seberapa sering mobil mereka dirawat dan diservis seringkali bisa mendapatkan harga yang lebih tinggi daripada orang yang mobilnya terlihat untuk bekerja dengan baik, tetapi datang hanya dengan janji-janji lisan.

Catatan menyeluruh juga bisa menjadi penyangga terhadap kewajiban. Jika sebuah perusahaan dituntut sehubungan dengan peralatan yang rusak, catatan terperinci dapat menjadi penting dalam mendukung kasus perusahaan dan menunjukkan bahwa ada uji tuntas, misalnya.

Elemen Utama dan Persyaratan Dasar

Catatan pribadi biasanya paling mudah disimpan, dan biasanya tidak lebih dari sebuah file yang berisi tanda terima dan laporan diagnostik tentang penggantian oli kendaraan, layanan, dan perbaikan. Hasil inspeksi keselamatan atau uji emisi yang diperlukan biasanya juga disertakan. Laporan semacam ini bisa sangat informal; ide utamanya adalah menyimpan catatan tentang apa yang terjadi pada mesin dan kapan. Mereka bisa sesederhana buku catatan yang disimpan di dekat mesin atau spreadsheet digital dengan laporan yang dipindai dan catatan khusus.

Proses untuk mengembangkan rencana catatan pemeliharaan berorientasi bisnis seringkali sedikit lebih formal. Pertama, perusahaan umumnya akan menginventarisasi semua peralatannya. Setiap barang yang perlu diperiksa atau diperbaiki secara berkala harus dimasukkan dalam daftar ini dan diberi nomor pelacakan. Perangkat lunak pemeliharaan terbukti berharga dalam membantu bisnis mengatur semua informasi ini. Baik data didokumentasikan secara elektronik atau dalam bentuk cetak, umumnya dianggap sebagai praktik yang baik untuk menyimpan salinan cadangan di suatu tempat jika data hilang atau tidak sengaja dihancurkan.

Pembaruan

Setelah inventaris selesai, catatan hanya perlu diperbarui setiap kali pekerjaan dilakukan. Umumnya, catatan harus mendokumentasikan jenis pekerjaan apa yang dilakukan dan kapan pekerjaan itu dilakukan, serta siapa yang sebenarnya melakukannya. Ketika inspeksi atau pengujian peralatan dilakukan, catatan harus mencerminkan apakah inspeksi atau pengujian mengikuti pedoman pabrik dan prosedur operasi perusahaan. Pengeluaran yang berkaitan dengan tenaga kerja dan suku cadang juga dapat didokumentasikan untuk membantu departemen dengan peramalan anggaran.

Setelan Pabrik

Penggunaan catatan perawatan sangat penting dalam pengaturan pabrik, di mana sejumlah besar mesin mahal digunakan setiap hari. Catatan ini dapat membantu memastikan bahwa pemeliharaan peralatan atau pemeliharaan pabrik yang sesuai telah diselesaikan sehingga operasi pabrik akan berjalan dengan lancar. Misalnya, catatan pemeliharaan yang merinci perbaikan atau pemeliharaan layanan apa pun dapat disimpan di mesin pabrik. Log ini dapat membantu menghindari kecelakaan atau penghentian pabrik akibat peralatan yang rusak.

Penggunaan Otomotif dan Penerbangan

Log juga merupakan bagian yang sangat umum dari pemeliharaan armada. Perusahaan yang menyewakan atau memiliki truk dalam jumlah besar, misalnya, sering kali perlu melacak dengan cermat kendaraan mana yang akan diperbaiki atau berpotensi membutuhkan servis sebelum dikirim untuk perjalanan jauh atau panggilan pengantaran. Hal yang sama berlaku untuk operator armada pesawat; maskapai penerbangan dan perusahaan jet komersial sering kali diwajibkan oleh undang-undang untuk menyimpan catatan yang cermat dari semua layanan dan perbaikan rutin, karena ini dapat membantu mencegah kecelakaan dan masalah selama penerbangan.