Apa itu Pemeliharaan Darurat?
Pemeliharaan darurat adalah mimpi buruk yang harus dihadapi oleh tim mana pun. Ini memiliki dampak negatif pada bisnis, menyebabkan masalah keselamatan atau bahkan hilangnya nyawa. Anda perlu menanggapi situasi ini dengan serius, dan sebagian besar dari itu adalah mempersiapkannya sebelum terjadi sehingga tim dapat bereaksi dengan cepat.
Keadaan darurat di mana pemeliharaan segera pada dasarnya adalah setiap perbaikan yang perlu Anda lakukan segera untuk menjaga orang dan aset tetap aman. Jika dibiarkan tanpa pengawasan, kerusakannya bisa sangat besar—bahkan termasuk keuntungan dan reputasi organisasi.
Setiap kali ada situasi di mana perbaikan darurat diperlukan, perbaikan tidak selalu dilakukan dengan cepat. Situasi ini mengharuskan anggota tim untuk mengoordinasikan dan menangguhkan semua tugas lain hingga masalah teratasi. Semakin lama tim berfokus pada keadaan darurat, semakin banyak waktu yang dibutuhkan mereka untuk akhirnya kembali dan menyelesaikan tugas lainnya.
Keadaan darurat menyebabkan begitu banyak stres bagi Anda dan tim Anda. Situasi ini memiliki kemungkinan untuk menyebabkan kerugian yang signifikan, dan terkadang sulit untuk mengendalikan keadaan darurat. Daripada berlarian memadamkan api dan membahayakan aset serta tim Anda, minimalkan risiko Anda dengan tindakan pencegahan.
Ketika Anda membuat rencana pencegahan, Anda sedang mempersiapkan masa depan untuk menurunkan risiko dan memiliki prosedur ketika keadaan darurat pasti muncul. Tidak mungkin untuk merencanakan kapan jenis peristiwa ini terjadi, tetapi dengan cara ini, Anda mengurangi waktu respons untuk meminimalkan hilangnya aset dan waktu, serta menjauhkan orang dari bahaya.
Apa saja contoh pemeliharaan darurat?
Pertama, perlu dicatat bahwa pemeliharaan "tidak terencana" tidak sama dengan pemeliharaan "darurat". Meskipun ini adalah kesalahpahaman umum dan mereka memiliki kesamaan, pemeliharaan darurat umumnya adalah peristiwa seperti:
- Kebakaran
- Layanan padam
- Saluran saluran pembuangan yang dicadangkan ke dalam satu unit atau kompleks
- AC mati pada suhu ekstrem
- Elevator mogok dengan orang-orang terjebak di dalamnya
Pemeliharaan darurat diklasifikasikan sebagai segala sesuatu yang mengarah pada masalah kesehatan dan keselamatan. Ada dua jenis pemeliharaan darurat, tergantung pada jenis bangunan dan lokasi tempat terjadinya.
Pemeliharaan perumahan adalah ketika keadaan darurat muncul di tempat-tempat di mana orang tinggal, seperti apartemen, hotel, atau komunitas tempat tinggal yang dibantu. Contoh tampilannya meliputi:
- Api
- Banjir
- Tidak ada air
- Pipa pecah
- Atap bocor
- Unit AC rusak
Tangani situasi ini segera untuk menjaga mereka yang tinggal di kawasan perhotelan dan pemukiman ini tetap aman dan mencegah perusahaan menderita kerugian.
Pemeliharaan darurat industri terjadi di dalam lokasi industri baik dari kecelakaan, staf yang tidak terlatih, atau seseorang yang menjatuhkan bola pada tugas terjadwal yang menyebabkan kegagalan total suatu aset. Ini bisa berupa:
- Api
- Banjir
- Kebocoran Gas
- Listrik padam
- Boiler rusak atau meledak
- Pipa atau tangki pecah atau bocor
Ada banyak alasan mengapa jenis peristiwa darurat ini terjadi, tetapi cara terbaik untuk mencegahnya adalah dengan memastikan bahwa Anda memiliki pekerja terlatih dan memiliki rencana.
Bagaimana Anda dapat mencegah pemeliharaan darurat?
Keadaan darurat tidak mungkin untuk dihindari, tetapi ada cara untuk membantu mencegahnya dan lebih mempersiapkan diri ketika itu terjadi sehingga Anda dapat memperbaiki masalah lebih cepat.
Tindakan terbaik yang harus diambil untuk mempersiapkan dan mencegah adalah memiliki SOP pemeliharaan yang terencana dan terjadwal. Rencana ini harus ada agar Anda tetap berada di depan kurva pemeliharaan. Dengan begitu, Anda memiliki kendali atas operasi Anda dan dapat yakin bahwa bahkan ketika perbaikan darurat yang tidak dapat dihindari terjadi, tim Anda memiliki pengetahuan dan rencana yang tepat untuk memperbaikinya sesegera mungkin.
Ada beberapa strategi berbeda yang perlu Anda gunakan untuk membantu Anda dan tim Anda mencegah perbaikan darurat, dan Anda harus memilih mana yang paling cocok dengan aset Anda. Pemeliharaan preventif umumnya merupakan pilihan terbaik.
Pemeliharaan preventif
Pemeliharaan preventif adalah serangkaian tugas rutin yang direncanakan untuk memastikan peralatan dalam kondisi kerja yang baik. Perangkat lunak CMMS sangat berguna saat membuat rencana pemeliharaan preventif terjadwal untuk membantu mencegah keadaan darurat membuat Anda dan tim Anda lengah.
Ada beberapa cara lain yang lebih kecil untuk membantu mencegah perbaikan darurat dengan memasukkannya ke dalam rencana pemeliharaan preventif Anda, seperti:
- Pastikan tim Anda terlatih dengan baik
- Gunakan alat dengan cara yang hanya direkomendasikan dalam manualnya
- Saat melakukan penggantian, gunakan suku cadang dari pabrikan
- Buat daftar periksa dan prosedur Anda mudah diakses dan dipahami oleh teknisi Anda
- Pastikan pekerja yang mengoperasikan aset yang berpotensi berbahaya dan kritis memiliki pengetahuan tentang semua aspek peralatan, termasuk prosedur keselamatan
Menggunakan perangkat lunak yang tepat, mengelola, menjadwalkan, dan merencanakan inspeksi dan tugas Anda menjadi mudah. Semua data Anda disimpan dan diperbarui secara menyeluruh di cloud, yang berarti tidak ada lagi daftar kertas atau spreadsheet yang sudah ketinggalan zaman, dan Anda tidak perlu khawatir tentang tim Anda yang melihat perintah atau rencana kerja yang kedaluwarsa.
Tim Anda memiliki akses siap ke rencana dan tugas ini membantu memberi Anda keunggulan yang Anda butuhkan dalam jadwal pemeliharaan dan mencegah perbaikan darurat untuk meminimalkan risiko dan kerugian serta memperpanjang masa pakai aset Anda.
Bagaimana seharusnya Anda mempersiapkan diri untuk pemeliharaan darurat?
Prioritas utama Anda adalah kesehatan dan keselamatan. Anda harus memastikan pekerja Anda tidak dalam bahaya langsung dan teknisi melakukan pekerjaan mereka dengan aman dan efektif. Inilah sebabnya mengapa Anda harus memiliki rencana saat keadaan darurat terjadi.
Selain itu, ada empat langkah yang harus diambil saat menghadapi situasi pemeliharaan darurat:
1. Buat daftar kemungkinan keadaan darurat
Sebelum Anda membuat rencana, Anda harus mengetahui perbedaan antara seperti apa pemeliharaan "darurat" dan 'mendesak' untuk Anda dan perusahaan Anda. Anda harus mendefinisikan ini dengan jelas kepada tim Anda karena kedua jenis pemeliharaan terkadang tumpang tindih dan memiliki kesamaan.
Jadi bagaimana Anda mengidentifikasi keadaan darurat "nyata"?
Darurat:terjadi dengan cepat dan menyebabkan masalah keselamatan atau kesehatan. Mereka juga menyebabkan gangguan bisnis besar dan membutuhkan perhatian segera
Mendesak:non-darurat yang mudah diperbaiki selama jam kerja reguler
Mendefinisikan keadaan darurat Anda membantu perusahaan Anda menjaga aset dan sumber daya Anda dengan lebih baik.
2. Uraikan alur kerja pemeliharaan darurat Anda
Di sinilah Anda membuat alur kerja tentang apa yang harus dilakukan saat keadaan darurat terjadi. Berbagai cara untuk melaporkan, mencatat, dan memproses adalah:
Tanggapan manual:ketika seorang pekerja melaporkan masalah kepada seseorang yang bertanggung jawab, masalah tersebut dievaluasi, dan perintah kerja dibuat. Perintah kerja ini perlu dipantau dari awal hingga akhir.
Respons otomatis:sistem yang mendeteksi sesuatu yang salah dalam aset Anda dan peralatan berisiko tinggi tanpa seseorang secara manual melakukan pekerjaan apa pun. Ini berarti bahwa sistem mati jika ada kegagalan atau bahaya yang terdeteksi dan membuat permintaan pemeliharaan sendiri.
CMMS:menggunakan perangkat lunak CMMS membantu merekam insiden, tugas, pemeliharaan darurat, dan data sehingga Anda memiliki akses ke dan mampu menganalisis data penting yang membantu Anda mendapatkan ide tentang cara mencegah keadaan darurat di masa mendatang dan peningkatan secara keseluruhan. Perangkat lunak CMMS menyederhanakan proses ini untuk Anda daripada harus bergantung pada spreadsheet dan dokumen kertas yang tidak dapat diandalkan.
Ingatlah bahwa alur kerja yang Anda putuskan dapat berupa campuran dari semua ini. Itu hanya tergantung pada apa yang terbaik untuk Anda dan departemen.
3. Garis besar prosedur pemeliharaan darurat
Ketika Anda telah menentukan keadaan darurat Anda, Anda perlu merencanakan keadaan darurat apa yang mungkin terjadi dan membuat daftar prosedur untuk dipatuhi oleh teknisi Anda ketika menghadapi keadaan darurat. Dengan begitu, jika itu terjadi, tim teknologi Anda sudah tahu langkah apa yang harus diambil.
Ini bisa berupa langkah-langkah seperti menilai situasi dan kerusakan, memberi tahu orang yang tepat, dan mengisolasi bahaya. Memiliki garis besar umum yang tersedia untuk tim Anda tentang apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat ini membantu mengurangi bahaya.
Bagaimana perangkat lunak CMMS membantu pemeliharaan darurat?
Kesalahan manusia, ketidakmampuan dan kurangnya pelatihan, dan kegagalan mesin adalah alasan paling umum terjadinya keadaan darurat. Untuk memastikan tugas terjadwal Anda tidak diabaikan atau dilupakan, Anda perlu mengotomatiskan pemeliharaan. Perangkat lunak CMMS membantu Anda mengotomatiskan proses ini, yang mengurangi beban kerja Anda dan membuat tugas lebih jelas dan dapat diakses oleh tim Anda.
CMMS membuat hidup Anda lebih mudah dengan membantu Anda:
- Jadwalkan pekerjaan dan beri tahu tim Anda, jadi tidak ada masalah
- Simpan data untuk akses mudah ke semua riwayat pemeliharaan yang membantu mendiagnosis
- Menyampaikan komunikasi waktu nyata antara anggota tim dan mereka yang bertanggung jawab
- Berikan akses instan ke semua daftar, prosedur penguncian/penandaan, dokumen, dan pedoman keselamatan
Ketika keadaan darurat benar-benar terjadi, salah satu hal terpenting yang perlu Anda lakukan adalah menentukan apa yang salah dengan mencari akar masalahnya.
Jadi bagaimana Anda melakukannya? Gunakan metode '5 Mengapa', bagian dari analisis akar penyebab.
Meskipun jumlah pertanyaan yang Anda ajukan pada diri sendiri dapat bervariasi, gagasan umum dari metode "5 Mengapa" adalah bahwa Anda menjawab jawaban yang jelas terlebih dahulu, tetapi dengan mengajukan lebih banyak pertanyaan kepada diri sendiri, jawaban Anda pada akhirnya akan bermuara pada akar penyebab masalah Anda. . Apa pun penyebab yang Anda tentukan, Anda akan mengerti bagaimana mencegahnya terjadi di masa depan, atau setidaknya, menguranginya.
Perangkat lunak CMMS membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Data, tugas, dan jadwal semuanya disimpan di satu tempat, dan mengurangi jumlah kesalahan manusia, tugas yang terlewatkan, dan kesalahpahaman dalam tim Anda.
Anda dan tim Anda mendapat manfaat dari mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan Anda memiliki rencana saat keadaan darurat terjadi. Baik tim maupun manajer perlu mengetahui cara meminimalkan risiko dan mencegah terjadinya kehilangan nyawa dan sumber daya dengan memiliki prosedur yang dipahami secara menyeluruh.
Ini menjadi lebih mudah bila Anda menggunakan perangkat lunak CMMS yang tepat untuk mengikuti tugas pemeliharaan, perbaikan terjadwal, dan inspeksi Anda serta memiliki data akurat dan terkini yang tersedia untuk Anda dan tim Anda, jadi tidak ada yang terlewatkan.
Memiliki sistem yang solid dengan teknisi terlatih adalah langkah terpenting yang harus diambil untuk mencegah permintaan pemeliharaan darurat.
Langkah selanjutnya
Cara terbaik untuk memutuskan adalah berbicara dengan seseorang dari industri. Yang perlu Anda lakukan adalah menemukan penyedia yang tepat.
Hippo memiliki banyak cara untuk membantu. Kami dapat menjawab pertanyaan Anda, membantu Anda memesan demo software langsung, atau bahkan menyiapkan Anda dengan uji coba gratis.
Ringkasan
Solusi perangkat lunak CMMS membantu departemen pemeliharaan menjaga aset penting tetap online dengan biaya lebih murah dengan merampingkan proses dan menangkap serta memanfaatkan data yang andal. Tidak seperti sistem manajemen yang lebih lama, CMMS modern hidup di cloud, memastikan setiap orang memiliki akses ke data terbaru. Organisasi di seluruh industri dapat melihat manfaat nyata dari sistem, termasuk lebih banyak waktu aktif dan lebih sedikit waktu dan uang yang terbuang. Saat memilih CMMS, penting untuk mempertimbangkan tidak hanya fitur tetapi juga pengalaman pengguna yang lengkap, termasuk implementasi, pelatihan, dan dukungan berkelanjutan.