Memahami Perawatan Darurat: Melindungi Orang dan Aset

 Pemeliharaan darurat adalah mimik buruk all-hands-on-deck untuk setiap tim. Ini memiliki dampak negatif pada bisnis, menyebabkan masalah keselamatan atau bahkan kehilangan nyawa. Anda perlu mengambil situasi ini dengan serius, dan bagian besar dari itu adalah mempersiapkannya sebelum terjadi sehingga tim dapat bereaksi dengan cepat.

Darurat di mana pemeliharaan segera pada dasarnya adalah perbaikan apa pun yang perlu Anda segera lakukan untuk menjaga orang dan aset aman. Jika dibiarkan tanpa penanganan, kerusakan bisa berarti–bahkan termasuk garis bawah dan reputasi organisasi.

Kapan pun ada situasi di mana perbaikan darurat diperlukan, perbaikan tidak selalu dilakukan dengan cepat. Situasi ini memerlukan anggota tim untuk mengkoordinir dan menganggu semua tugas lain sampai masalah terselesaikan. Semakin lama tim fokus pada darurat, semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk akhirnya kembali dan mengejar tugas lain. 

Darurat menyebabkan begitu banyak stres bagi Anda dan tim Anda. Situasi ini memiliki kemungkinan untuk menyebabkan kerugian yang signifikan, dan terkadang sulit untuk mengendalikan darurat. Sebaliknya berjalan sambil memadamkan api dan menempatkan aset dan tim Anda dalam bahaya, minimalkan risiko Anda dengan tindakan pencegahan.

Saat Anda membuat rencana pencegahan, Anda mempersiapkan masa depan untuk menurunkan risiko dan memiliki prosedur yang ada untuk saat darurat pasti muncul. Tidak mungkin untuk merencanakan kapan jenis peristiwa ini terjadi, tetapi dengan cara ini, Anda memotong waktu respons untuk meminimalkan kehilangan aset dan waktu, dan menjaga orang dari bahaya.

Apa contoh pemeliharaan darurat?

Pertama, layak untuk dicatat bahwa pemeliharaan "tidak terjadwal" tidak sama dengan pemeliharaan "darurat". Meskipun ini adalah salah pemahaman umum dan mereka memiliki kesamaan, pemeliharaan darurat umumnya peristiwa seperti:

• Kebakaran
• Gangguan layanan
• Saluran pembuangan air kembali ke dalam unit atau kompleks
• Pendingin mati pada suhu ekstrem
• Lift rusak dengan orang terperangkap di dalam

Pemeliharaan darurat diklasifikasikan sebagai segala sesuatu yang menyebabkan masalah kesehatan dan keselamatan. Ada dua jenis pemeliharaan darurat, tergantung pada jenis bangunan dan lokasi tempat terjadi.

Pemeliharaan perumahan adalah ketika darurat muncul di tempat orang tinggal, seperti apartemen, hotel, atau komunitas assisted living. Contoh dari yang ini terlihat seperti:

• Kebakaran
• Banjir
• Tidak ada air
• Pipa pecah
• Atap bocor
• AC rusak

Atasi situasi ini segera untuk menjaga orang-orang yang tinggal di area perhotelan dan perumahan aman dan mencegah perusahaan mengalami kerugian.

Pemeliharaan darurat industri terjadi dalam lokasi industri dari kecelakaan, staf yang tidak terlatih, atau seseorang jatuh bola pada tugas terjadwal yang mengakibatkan kegagalan total aset. Ini dapat:

• Kebakaran
• Banjir
• Kebocoran gas
• Padam listrik
• Kerusakan atau ledakan boiler
• Pipa atau tangki rusak atau bocor

Ada banyak alasan mengapa jenis peristiwa darurat ini terjadi, tetapi cara terbaik untuk mencegahnya adalah memastikan Anda memiliki pekerja yang terlatih dan memiliki rencana yang ada.

Bagaimana Anda dapat mencegah pemeliharaan darurat?

Darurat tidak dapat dihindari, tetapi ada cara untuk membantu mencegahnya dan lebih siap saat terjadi sehingga Anda dapat memperbaiki masalah dengan lebih cepat.

Langkah terbaik yang harus diambil untuk mempersiapkan dan mencegah adalah dengan memiliki SOP pemeliharaan yang direncanakan dan terjadwal. Rencana ini perlu ada untuk Anda tetap di atas kurva pemeliharaan. Dengan cara itu, Anda memiliki kontrol atas operasi Anda dan dapat yakin bahwa bahkan saat perbaikan darurat yang tidak terhindarkan muncul, tim Anda memiliki pengetahuan dan rencana yang tepat untuk memperbaikinya secepat mungkin.

Ada beberapa strategi berbeda yang perlu Anda gunakan untuk membantu Anda dan tim Anda mencegah perbaikan darurat, dan Anda perlu memilih yang paling cocok dengan aset Anda. Pemeliharaan pencegahan umumnya adalah opsi terbaik.

Pemeliharaan pencegahan

Pemeliharaan pencegahan adalah serangkaian tugas rutin yang direncanakan yang memastikan peralatan dalam kondisi kerja yang baik. Perangkat lunak CMMS berguna saat membuat rencana pemeliharaan pencegahan terjadwal Anda untuk membantu mencegah darurat menangkap Anda dan tim Anda tidak siap.

Ada beberapa cara lain yang lebih kecil untuk membantu mencegah perbaikan darurat dengan menyisipkannya ke dalam rencana pemeliharaan pencegahan Anda, seperti:

• Pastikan tim Anda terlatih dengan baik
• Gunakan alat hanya sesuai yang direkomendasikan dalam manualnya
• Saat melakukan penggantian, gunakan bagian dari produsen
• Pastikan checklist dan prosedur Anda mudah diakses dan dipahami oleh teknisi
• Pastikan pekerja yang mengoperasikan aset yang berpotensi berbahaya dan kritis berpengetahuan tentang semua aspek peralatan, termasuk prosedur keselamatan

Menggunakan perangkat lunak yang tepat, mengelola, menjadwalkan, dan merencanakan inspeksi dan tugas Anda mudah. Semua data Anda disimpan dan diperbarui di seluruh papan di cloud, yang berarti tidak ada lagi daftar kertas atau spreadsheet yang usang, dan Anda tidak perlu khawatir bahwa tim Anda melihat work order atau rencana yang usang. 

Tim Anda memiliki akses siap pakai ke rencana dan tugas ini membantu memberi Anda keunggulan yang Anda butuhkan atas jadwal pemeliharaan Anda dan mencegah perbaikan darurat untuk meminimalkan risiko dan kerugian dan memperpanjang umur pakai aset Anda. 

Bagaimana Anda harus mempersiapkan pemeliharaan darurat?

Prioritas utama Anda adalah kesehatan dan keselamatan. Anda harus memastikan pekerja Anda tidak dalam bahaya langsung dan teknisi melakukan pekerjaan mereka dengan aman dan efektif. Itulah mengapa Anda harus memiliki rencana yang ada untuk saat darurat terjadi.

Selain itu, ada empat langkah yang harus diambil saat menghadapi situasi pemeliharaan darurat:

1. Buat daftar darurat yang mungkin terjadi

Sebelum Anda membuat rencana, Anda perlu mengetahui perbedaan antara apa yang terlihat sebagai "darurat" dan 'urgent' pemeliharaan bagi Anda dan perusahaan Anda. Anda harus secara jelas mendefinisikan ini kepada tim Anda karena dua jenis pemeliharaan terkadang tumpang tindih dan memiliki kesamaan.

Jadi bagaimana Anda mengidentifikasi "darurat" yang sebenarnya? 

Darurat: terjadi cepat dan menyebabkan masalah keselamatan atau kesehatan. Mereka juga menyebabkan gangguan bisnis yang besar dan memerlukan perhatian segera 

Urgent: non-darurat yang mudah diperbaiki selama jam bisnis reguler

Mendefinisikan apa yang menjadi darurat Anda membantu perusahaan Anda memelihara aset dan sumber daya dengan lebih baik.

2. Rancang alur kerja pemeliharaan darurat Anda

Ini adalah tempat Anda membuat alur kerja tentang apa yang harus dilakukan saat darurat terjadi. Berbagai cara untuk melaporkan, mencatat, dan memproses adalah:

Manual response: ketika seorang pekerja melaporkan masalah kepada seseorang yang bertanggung jawab, masalah yang bersangkutan dievaluasi, dan work order dibuat. Work order ini perlu dipantau dari awal hingga akhir.

Automated response: sistem yang mendeteksi sesuatu yang salah dalam aset dan peralatan berisiko tinggi Anda tanpa seseorang yang secara manual melakukan pekerjaan apa pun. Ini berarti sistem akan mematikan diri jika kegagalan atau bahaya terdeteksi dan menghasilkan permintaan pemeliharaan sendiri. 

CMMS: menggunakan perangkat lunak CMMS membantu mencatat insiden, tugas, pemeliharaan darurat dan data sehingga Anda memiliki akses dan dapat menganalisis data penting yang membantu Anda mendapatkan gambaran tentang cara mencegah darurat di masa depan dan perbaikan keseluruhan. Perangkat lunak CMMS menyederhanakan proses ini bagi Anda daripada harus mengandalkan spreadsheet dan dokumen kertas yang tidak terpercaya.

Ingat bahwa alur kerja yang Anda pilih dapat menjadi campuran dari yang mana pun. Ini hanya tergantung pada apa yang terbaik bagi Anda dan departemen.

3. Rancang prosedur pemeliharaan darurat

Saat Anda telah mendefinisikan darurat Anda, Anda perlu merencanakan apa darurat yang mungkin terjadi dan membuat daftar prosedur untuk teknisi Anda untuk diikuti saat menghadapi darurat. Dengan cara itu, jika pernah terjadi, tim teknis Anda sudah tahu langkah apa yang harus diambil.

Ini dapat berupa langkah-langkah seperti menilai situasi dan kerusakan, memberitahu orang yang tepat, dan mengisolasi bahaya. Memiliki garis besar umum yang tersedia untuk tim Anda tentang apa yang harus dilakukan dalam darurat ini membantu mengurangi bahaya.

Bagaimana perangkat lunak CMMS membantu dengan pemeliharaan darurat?

Kesalahan manusia, ketidakmampuan dan kurangnya pelatihan, dan kegagalan mesin adalah alasan paling umum kenapa darurat terjadi. Untuk memastikan tugas terjadwal Anda tidak diabaikan atau dilupakan, Anda perlu mengotomatisasi pemeliharaan. Perangkat lunak CMMS membantu Anda mengotomatisasi proses ini, yang mengurangi beban kerja Anda dan membuat tugas lebih jelas dan dapat diakses oleh tim Anda.

CMMS membuat hidup Anda lebih mudah dengan membantu Anda:

• Menjadwalkan pekerjaan dan memberitahu tim Anda, sehingga tidak ada yang terlewat
• Menyimpan data untuk akses mudah ke semua riwayat pemeliharaan yang membantu dalam diagnosis
• Menyampaikan komunikasi real-time antara anggota tim dan orang yang bertanggung jawab
• Memberikan akses instan ke semua daftar, prosedur lock out/tag out, dokumen, dan pedoman keselamatan 

Saat darurat terjadi, salah satu hal terpenting yang perlu Anda lakukan adalah menentukan apa yang salah dengan menuju ke akar masalah. 

Jadi bagaimana Anda melakukannya? Gunakan metode "5 Whys", bagian dari analisis akar akibat.

Meskipun jumlah pertanyaan yang Anda tanyakan pada diri sendiri dapat bervariasi, ide umum dari metode "5 Whys" adalah bahwa Anda menjawab jawaban yang jelas terlebih dahulu, tetapi dengan menanyakan lebih banyak pertanyaan pada diri sendiri, jawaban Anda pada akhirnya akan tersedot menjadi akar akibat masalah Anda. Terlepas dari penyebab yang Anda tentukan, Anda akan memahami cara mencegahnya terjadi di masa depan, atau setidaknya, agar terjadi lebih sedikit. 

Perangkat lunak CMMS membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Data, tugas, dan jadwal semuanya disimpan di satu tempat, dan mengurangi jumlah kesalahan manusia, tugas yang terlewatkan, dan salah paham dalam tim Anda.

Anda dan tim Anda mendapat manfaat dari mengambil langkah yang tepat untuk memastikan Anda memiliki rencana yang ada untuk saat darurat terjadi. Baik tim maupun manajer perlu tahu cara meminimalkan risiko dan mencegah kehilangan nyawa dan sumber daya dengan memiliki prosedur yang tersedia yang dipahami di seluruh organisasi. 

Ini menjadi lebih mudah saat Anda menggunakan perangkat lunak CMMS yang tepat untuk mengikuti tugas pemeliharaan, perbaikan terjadwal, dan inspeksi Anda dan memiliki data yang akurat dan terbaru yang tersedia bagi Anda dan tim Anda, sehingga tidak ada yang terlewat.

Memiliki sistem yang kokoh dengan teknisi yang terlatih adalah langkah terpenting untuk mencegah permintaan pemeliharaan darurat.

Langkah selanjutnya

Cara terbaik untuk memutuskan adalah berbicara dengan seseorang dari industri. Yang Anda perlukan hanyalah menemukan penyedia yang tepat. 

Hippo memiliki banyak cara untuk membantu. Kami dapat menjawab pertanyaan Anda, membantu Anda booking live software demo, atau bahkan mendaftarkan Anda dengan uji coba gratis.

Ringkasan

Solusi perangkat lunak CMMS membantu departemen pemeliharaan menjaga aset kritis tetap online dengan biaya lebih rendah dengan menyederhanakan proses dan menangkap serta memanfaatkan data yang terpercaya. Tidak seperti sistem manajemen lama, CMMS modern tinggal di cloud, memastikan semua orang memiliki akses ke data terbaru. Organisasi di berbagai industri dapat melihat manfaat konkret dari sistem, termasuk uptime lebih banyak dan waktu serta uang yang lebih sedikit terbuang. Saat memilih CMMS, penting untuk mempertimbangkan tidak hanya fitur tetapi juga pengalaman pengguna lengkap, termasuk implementasi, pelatihan, dan dukungan berkelanjutan.