Lisensi Cloud dan SaaS 101

Dalam lingkungan yang didukung terutama oleh aplikasi SaaS dan layanan cloud, iblis ada dalam detailnya. Lisensi Cloud dan SaaS adalah salah satu detail yang sering menyiksa tim TI. Berikut cara kerjanya dan cara mempermudah pengelolaan lisensi.

Bagaimana Lisensi SaaS dan Cloud Bekerja?

Di masa lalu TI, lisensi perangkat lunak adalah bagian dari pembelian perangkat lunak itu sendiri, dibayar sebagai biaya modal di muka. Sekarang, karena perangkat lunak tersebut dihosting di luar lokasi, perangkat lunak ini sering kali dilisensikan per pengguna, dan biayanya merupakan bagian dari pengeluaran operasional, dibayar bulanan atau tahunan. Ada keuntungan dari model lisensi jenis baru ini:Model ini bisa lebih fleksibel dan berdasarkan kebutuhan bisnis waktu nyata. Jika Anda perlu menambahkan atau melepaskan sekelompok pengguna, Anda sering dapat melakukannya untuk siklus penagihan bulan berikutnya, daripada menunggu satu tahun (tergantung pada kemasan vendor).

Ada dua jenis lisensi yang umum:

• Lisensi per pengguna
• Lisensi berbasis penggunaan

Lisensi per pengguna mengambil jumlah pengguna aplikasi pada nilai nominal—sehingga 10 karyawan di bidang keuangan mendapatkan 10 lisensi, satu untuk digunakan masing-masing. Banyak vendor akan membuat paket pengguna yang menskalakan untuk perusahaan besar dengan biaya lebih rendah per pengguna untuk grup pengguna yang lebih besar. Beberapa lisensi juga memungkinkan beberapa penginstalan per lisensi untuk memberi pelanggan opsi untuk meletakkan perangkat lunak di komputer rumah dan komputer kerja (biasanya perangkat lunak pembuatan konten).

Penskalaan untuk menggunakan lisensi bagus untuk infrastruktur, seperti AWS, karena Anda dapat membayar sesuai kebutuhan. Kelemahannya adalah Anda membayar untuk ketidakkonsistenan—jadi Anda mungkin tidak memerlukan setiap instans cloud setiap bulan, tetapi Anda tetap membayarnya kecuali jika Anda memiliki penskalaan otomatis. Model berbasis penggunaan dapat memungkinkan perusahaan untuk bereaksi lebih baik terhadap perubahan ukuran atau kebutuhan perusahaan mereka.

Bagaimana Tidak Membuang Uang Dengan Lisensi SaaS

Ketika berbicara tentang lisensi SaaS, skenario terburuknya adalah Anda membayar lisensi yang sebenarnya tidak Anda gunakan. Itu terjadi dengan sangat mudah. Misalnya, jika seluruh departemen beralih ke aplikasi baru, atau perusahaan memotong beberapa pekerja, lisensi mereka dapat dengan mudah dibiarkan tidak digunakan dan dilupakan. Ingatlah kiat-kiat ini untuk menghindari pemborosan uang untuk lisensi SaaS.

• Baca tulisan kecil. Cetakan halus juga akan menjadi penting. Idealnya, lisensi pengguna akan jelas tentang bagaimana pengguna dapat ditambahkan atau dihapus dan apa yang dapat dilakukan setiap pengguna dengan lisensi yang mereka miliki. Meskipun ada banyak hal yang lebih mudah bagi TI dalam hal SaaS dan cloud, ada elemen manajemen baru yang penting untuk ditangani. Pikirkan SaaS seperti utilitas, di mana Anda hanya membayar berapa banyak yang Anda gunakan setiap bulan. Ada kasus di mana sedikit kelebihan itu penting, sehingga peningkatan tidak memerlukan panggilan ke vendor SaaS.
• Berkolaborasi. Keberhasilan lisensi SaaS mungkin juga bergantung pada departemen lain, seperti keuangan, pengadaan, dan SDM. Ini akan membantu perencanaan TI Anda secara keseluruhan jika Anda mengetahui kapan karyawan dipekerjakan atau keluar dari perusahaan dan aplikasi apa yang terkait dengan mereka.
• Baca perjanjian lisensi Anda dengan cermat, dan negosiasikan. Apakah Anda adalah departemen yang menangani kontrak atau bukan, Anda perlu mengetahui detail untuk setiap perjanjian tingkat layanan (SLA) yang telah ditandatangani. Saat menghubungi dukungan, Anda mungkin perlu mengetahui tingkat dukungan yang Anda miliki atau detail lainnya yang dapat membantu menyelesaikan masalah.

Terakhir, minta perwakilan penjualan Anda untuk menjelaskan lisensi secara mendalam. Jika mereka tidak bisa, itu mungkin lebih rumit dari yang Anda harapkan.