Aplikasi SaaS dan Kesenjangan Fitur
Kami perlahan mulai terbiasa dengan aplikasi cloud dan SaaS di setiap area kehidupan kami—termasuk di tempat kerja. Bahkan perusahaan besar mulai memindahkan aplikasi bisnis penting ke cloud, seperti Office 365 dan Google Documents. Pergeseran itu sangat memengaruhi TI dan pengguna akhir, karena keduanya menyesuaikan diri untuk menggunakan dan mendukung alat baru berbasis cloud. Terkadang aplikasi SaaS tersebut tidak memiliki fitur dari rekan internalnya.
Mengevaluasi aplikasi SaaS terhadap versi internal mereka sebelumnya tidak begitu sederhana, dan juga tidak mencari tahu aplikasi cloud mana yang harus dipilih. Membandingkan Office 365 vs. G Suite, misalnya, bukanlah pilihan yang tepat. Masing-masing terdiri dari banyak aplikasi dengan banyak fitur, tetapi akan ada perbedaan dalam tampilan aplikasi dan cara pengguna mengalaminya. Mereka masing-masing memiliki area kekuatan dan kelemahan. Dan aplikasi bawaan seperti G Suite jelas berbeda dari aplikasi seperti Word Online, yang sudah diketahui banyak pengguna tetapi telah mengejar ketinggalan dengan cloud.
Idealnya, sebagai anggota tim TI, Anda harus mengetahui detail tentang apa yang dilakukan dan tidak dilakukan aplikasi relatif terhadap aplikasi lokal yang digantikannya. Pengguna akan bertanya. Atau, jika mereka tidak bertanya secara spesifik, mereka mungkin menggerutu kepada rekan kerja. Anda akan melihat ketidakbahagiaan mereka melalui peningkatan tiket layanan bantuan atau kurangnya adopsi.
Hati-hati dengan Fitur SaaS yang Hilang
Ada beberapa celah fitur SaaS umum yang harus diperhatikan:
- Masalah telepon: Skype for Business dan Google Hangouts datang dengan beberapa masalah seputar telepon yang harus dipahami oleh TI sebelum diadopsi, terutama jika mereka berasal dari sistem internal yang berkinerja baik. Misalnya, Skype for Business tidak memiliki penjawab otomatis dan grup berburu, dua fitur penting bagi pengguna bisnis.
- Masalah konfigurasi atau penyesuaian: Anda mungkin mendengar keluhan tentang fitur SharePoint Online yang hilang jika departemen telah dipindahkan dari SharePoint Server. Opsi konfigurasi dan penyesuaian lebih terbatas dengan SharePoint Online. Beberapa perusahaan mungkin mempertimbangkan penerapan hibrid di sini, meninggalkan SharePoint Server di rumah.
- Masalah teknis “Kecil” atau fitur yang hilang: Untuk IT, mereka mungkin kecil. Untuk pengguna, mereka mungkin sangat besar. Ini adalah masalah seperti kurangnya fitur daftar isi di Word Online, atau potensi masalah menyimpan file Word di Office 365 atau membuka file Word. Terserah Anda untuk mengatasi perbaikan dan permintaan fitur yang Anda bisa, dan mengetahui apa yang dapat dilakukan organisasi Anda tanpa sampai upgrade berikutnya.
Jika Anda telah mengadopsi sesuatu yang benar-benar baru untuk bisnis Anda, seperti Slack, atau jika aplikasi baru tidak memiliki mitra lokal, itu tidak akan menjadi "Di mana tombol urungkan saya?" pertanyaan. Sebagai gantinya, Anda mungkin akan mendengar permintaan untuk fitur yang belum dimiliki produk. Anda mungkin harus memberi tahu pengguna Anda untuk bersabar. Dan ingat, Anda hanya mendengar keluhan. Mungkin ada beberapa fitur baru yang menyenangkan yang sebenarnya disukai pengguna yang tidak akan Anda dengar.
Dan, tentu saja, beberapa masalah yang muncul dengan aplikasi SaaS akan terletak pada vendor, browser, atau jaringan—tapi itu cerita untuk hari lain. Untuk hasil terbaik dalam mengelola fitur SaaS yang hilang, kelola ekspektasi pengguna dan ketahui aplikasi SaaS Anda luar dalam.
