3 Pertimbangan Penting untuk Memilih Solusi Pelacakan Aset Terbaik
Meskipun ada banyak alasan bagi perusahaan untuk menerapkan solusi pelacakan aset, keputusan untuk melakukannya biasanya berakar pada dua kebutuhan dasar:
- Anda memiliki hal-hal yang tidak ingin Anda lupakan yang mahal dan/atau sangat berharga bagi bisnis Anda.
- Anda memiliki hal-hal yang perlu Anda pantau dan lindungi.
Masalah yang dihadapi perusahaan dalam mengatasi kebutuhan ini, bagaimanapun, terletak pada memilih solusi "ukuran yang tepat". Misalnya, jika bisnis kecil dengan beberapa karyawan harus melacak waktu yang dihabiskan dengan menggunakan satu peralatan, bisnis tersebut mungkin dapat mencapai tujuan tersebut menggunakan lembar pendaftaran dengan slot waktu.
Bacaan Menarik:Empat Tahap Manajemen Aset IoT dan Transformasi Digital
Di sisi lain, fasilitas perbaikan dengan banyak stasiun kerja dan teknisi kemungkinan akan membutuhkan solusi yang lebih canggih yang melampaui sesuatu yang standar seperti sistem pelacakan aset spreadsheet.
Meskipun mengganti barang-barang milik pelanggan yang hilang tidak baik untuk keuntungan, kehilangan data yang tidak tergantikan pada barang-barang tersebut bahkan lebih buruk, sering kali merugikan organisasi baik pendapatan maupun hubungan.
Saat Anda mempertimbangkan opsi yang tersedia, Anda harus memenuhi kebutuhan strategi pengelolaan aset Anda, berikut adalah tiga pertimbangan utama untuk membantu memandu keputusan Anda:
- Ketahui tujuan Anda.
- Pahami bahwa kebutuhan pengelolaan aset Anda akan berubah seiring waktu.
- Tentukan cara Anda mengukur laba atas investasi (ROI).
Kami akan membahas masing-masing secara lebih rinci di seluruh posting ini…
Dan sebagai catatan tambahan sebelum kita melanjutkan, di mana pun Anda berada dalam spektrum kerumitan ini, berikut penjelasan singkat tentang pelacakan aset.
Ketahui Tujuan Anda:Tetapkan Tujuan Manajemen Aset
Stephen Covey pernah dengan terkenal mengatakan kepada dunia untuk "mulai dengan tujuan akhir." Memilih solusi pelacakan aset tidak berbeda. Setelah Anda mengidentifikasi apa yang ingin Anda capai, lakukan inventarisasi aset yang Anda miliki.
Idenya adalah untuk mengidentifikasi jumlah dan jenis aset yang Anda miliki, sehingga Anda dapat menetapkan tujuan realistis yang kemudian dapat digunakan untuk membantu menentukan proses bisnis yang ingin Anda buat dan ukur. Jadi untuk memberi Anda kerangka kerja untuk menetapkan tujuan tersebut dan mendefinisikan proses tersebut, mari kita lihat beberapa contoh.
Sasaran:Mempertahankan kepatuhan dan mendapatkan kepastian lokasi.
Inventaris dapat mencakup hal-hal seperti aset modal seperti dispenser minuman atau pajangan ritel. Mungkin Anda ingin tahu persis di mana aset yang Anda sewa berada sehingga Anda dapat melakukan hal-hal seperti menerapkan jadwal penyusutan khusus negara bagian sesuai dengan Sarbanes-Oxley Act.
Jadi pelacakan aset dalam hal ini berarti menemukan dan memantau sumber daya Anda di alam liar, sehingga dapat dikatakan, di mana segala sesuatunya relatif di luar kendali Anda. Anda dapat memiliki ekskavator yang berjalan di antara lokasi konstruksi yang tidak Anda kelola dengan transportasi yang tidak Anda miliki. Mungkin seseorang memindahkan yang salah dan misteri dimulai…
Atau Anda bisa memiliki pendingin es krim yang Anda sewa ke toko serba ada di seluruh negeri. Jenis perangkat lunak pelacakan aset yang tepat akan memberi tahu Anda dengan tepat di mana hal-hal semacam ini berada sehingga Anda dapat mempertahankan kepatuhan terhadap persyaratan suhu keamanan pangan dan bahkan mengotomatiskan beban keuangan yang menyakitkan, seperti penarikan, yang sering dikaitkan dengan pelanggaran kepatuhan.
Tujuan: Meningkatkan visibilitas, otomatisasi, dan akurasi inventaris.
Aset Anda juga bisa satu arah, artinya Anda menjual produk yang dimaksudkan untuk konsumsi, seperti anggur atau benih pertanian komersial (kita akan segera membicarakan aset yang dapat dikembalikan).
Mungkin Anda perlu mengetahui lebih banyak tentang produk mana yang ada di pusat distribusi Anda sehingga Anda dapat mengotomatiskan pemesanan ulang dan mempertahankan tingkat stok minimum.
Di bawah skenario ini, Anda akan melengkapi gudang dan pusat distribusi Anda dengan sistem yang "tahu" apa yang ada di lapangan. Data dari sistem pelacakan aset Anda kemudian dapat dimasukkan ke dalam sistem manajemen gudang Anda (“WMS”), yang mengetahui berapa banyak seharusnya berada di sana.
Setelah kedua sistem tersebut sinkron, keajaiban mulai terjadi, memungkinkan Anda mengatur alur kerja untuk pengadaan otomatis, penerimaan, dll. Pada saat itu, Anda tidak perlu khawatir memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit sesuatu lagi.
Tujuan:Mengurangi biaya berbisnis dengan memastikan barang yang dapat dikembalikan kembali.
Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, beberapa perusahaan memiliki inventaris yang dapat dikembalikan, seperti rak kue, tabung gas, atau bahkan tong bir. Sangat mudah untuk membayangkan bagaimana beberapa persentase dari barang-barang tersebut tidak pernah kembali, mengakibatkan kerugian bisnis yang tidak terkendali.
Pikirkan tentang sesuatu seperti tabung gas yang kadang-kadang hilang hanya karena orang tidak pernah sempat mengembalikannya setelah kosong. Mengingat bahwa harganya mungkin berkisar antara $50-500, tergantung pada ukurannya, penggantiannya bisa menjadi sangat mahal. Dan meskipun solusi pelacakan aset GPS sederhana mungkin tampak menarik, mereka memiliki kekurangan.
Jika Anda menghadapi masalah ini atau masalah serupa lainnya, Anda mungkin ingin melihat solusi perangkat keras pelacakan aset dalam/luar ruangan, seperti AirFinder SuperTag.
Tujuan:Lebih memahami penggunaan peralatan untuk tujuan penganggaran dan perencanaan.
Seringkali, bisnis mengabaikan kemampuan mereka untuk melacak pemanfaatan aset dan peralatan yang dapat berubah menjadi masalah yang cukup mahal juga. Pertimbangkan pompa infus di rumah sakit. Meskipun ada di hampir setiap ruangan yang ditempati pasien, tidak semua ruangan memiliki pasien di dalamnya, dan tidak setiap pasien membutuhkannya.
Jadi, bagaimana Anda tahu jika Anda memiliki jumlah yang tepat dari mesin mahal ini jika Anda tidak yakin apa yang digunakan dan kapan? Bagaimana Anda membuat kasus yang solid untuk CFO, lengkap dengan data yang mendukung permintaan Anda untuk pompa tambahan?
Sekali lagi, solusi pelacakan aset harus mengawasi setiap mesin sehingga anggota staf tidak membuang waktu berharga untuk mencarinya dan rumah sakit dapat menyesuaikan ukuran armadanya.
Pertimbangan Lain
Meskipun Anda harus selalu menetapkan sasaran dengan jelas saat memilih vendor manajemen aset, berikut beberapa hal lain yang perlu diingat:
- Berapa banyak aset yang perlu Anda lacak? Ada perbedaan logistik yang cukup besar antara pelanggan kami yang melacak enam dongkrak khusus melalui fasilitas manufaktur (dan memuji efisiensi yang baru ditemukan) versus pelanggan yang melacak ratusan peralatan pelanggan melalui fasilitas perbaikan perusahaan.
- Seberapa penting presisi dan akurasi? Item, seperti sabun, dapat dipindai pada tingkat kasing atau palet dan dianggap utuh. Atau, aset, seperti obat-obatan, biasanya memiliki rantai pengawasan yang ketat.
- Apakah Anda peduli saat aset Anda bergerak? Mungkin Anda hanya perlu tahu saat tiba di tempat tujuan, seperti barang dalam proses berpindah dari satu staging area ke staging lainnya.
- Apakah aset Anda tetap berada dalam ekosistem Anda sendiri atau melakukan perjalanan ke perusahaan dan/atau lokasi pihak ketiga di luar infrastruktur dan kendali Anda? Kebutuhan tersebut biasanya jauh lebih kompleks, dengan sedikit solusi yang tersedia untuk memenuhinya (meskipun kami berinovasi secara substansial dalam bidang pelacakan aset dalam/luar ruangan ini).
Tentu saja, meskipun Anda mungkin memiliki serangkaian sasaran dan pertimbangan pelacakan aset Anda sendiri yang unik untuk bisnis Anda, kami telah mencoba untuk membahas beberapa masalah paling umum yang kami selesaikan di sini di Link Labs.
Mengakui Kebutuhan Manajemen Aset Strategis Anda Akan Berubah
Sekarang seharusnya cukup jelas bahwa satu ukuran tidak cocok untuk semua dalam pelacakan aset. Sayangnya, setelah diselesaikan, masalah yang Anda pilih untuk diselesaikan kemungkinan besar akan mengungkapkan lebih banyak inefisiensi hilir.
Itulah sebabnya dalam merencanakan kesuksesan di masa depan, Anda pasti ingin memastikan bahwa strategi manajemen aset dan mitra solusi Anda dapat berkembang sesuai kebutuhan Anda. Sebenarnya Anda memerlukan solusi manajemen aset dengan peta jalan yang kuat di belakangnya, bukan komponen manajemen aset satu kali.
Jadi, saat Anda mewawancarai vendor dan melalui proses seleksi, pastikan untuk bertanya tentang apa yang dilakukan produk mereka hari ini, serta apa yang tersedia untuk masa depan, untuk menemukan produk yang siap mengakomodasi perubahan kebutuhan Anda.
Pikirkan tentang siapa pemangku kepentingan Anda sekarang. Perhitungkan kebutuhan mereka dan pastikan keselarasan. Pada saat yang sama, bayangkan siapa mereka dalam enam bulan, satu tahun, dan tiga tahun.
Pahami siklus hidup penuh aset Anda dari perspektif lingkungan dan “titik sentuh”. Dari mana asalnya sebelum Anda mendapatkannya? Atau kemana perginya setelah Anda membuatnya? Di mana ia tinggal sementara organisasi Anda memilikinya? Dan apa yang terjadi setelah dikirimkan ke pelanggan?
Meskipun Anda tidak mungkin mengetahui setiap belokan yang akan diambil perusahaan Anda sepanjang perjalanan manajemen asetnya, Anda tentu dapat mengajukan pertanyaan yang tepat sekarang untuk membantu menginformasikan arah strategi manajemen asetnya.
Menentukan Bagaimana Anda Akan Mengukur ROI Solusi Manajemen Aset
Saat memilih solusi manajemen aset, vendor umumnya akan menggunakan perbandingan “lembar data” atau “perang spesifikasi” untuk menggambarkan bagaimana solusi mereka “yang benar” – karena faktanya, vendor teknologi pelacakan aset sering kali ingin menjadi sangat spesifik tentang mereka kemampuan.
Jangan salah paham; itu bisa menjadi percakapan yang membantu dalam beberapa hal, terutama jika Anda seorang pembeli yang berpengalaman dalam semua hal teknis. Tetapi bagi kebanyakan orang (dan perusahaan), peringkat IP atau suhu operasi maksimum tag mereka tidak terlalu penting.
Jadi, daripada tergoda atau bingung dengan hal-hal kecil, cukup tekan tombol jeda dan tanyakan apakah vendor yang Anda wawancarai lebih tertarik untuk memecahkan masalah bisnis Anda atau lebih menyukai apa yang mereka tawarkan.
Faktanya, di Link Labs kami mengetahui bahwa calon pelanggan mencari solusi tepat yang berfungsi dan menghasilkan ROI yang sehat. Atau sederhananya, mereka menginginkan fitur yang tepat dengan harga yang terjangkau. Dan dengan berfokus tepat pada kebutuhan bisnis khusus mereka, daripada produk kami, kami jauh lebih siap untuk sampai ke sana bersama-sama.
Katakanlah perusahaan XYZ berada di pasar untuk sistem pelacakan aset yang akurat hingga 10cm karena CTO telah mendengar bahwa 10cm adalah standar emas.
Pada kenyataannya, hanya sedikit perusahaan yang membutuhkan tingkat presisi tersebut, dan perbedaan harga saat ini jauh di atas solusi yang memberikan akurasi 1 m (walaupun kami juga melanggar paradigma ini… pantau terus…).
Namun setelah mengajukan pertanyaan yang tepat, perusahaan ini mengungkapkan bahwa mereka menggunakan robot untuk memenuhi pesanan pelanggan dalam jumlah besar di gudang yang cukup besar. Jadi, mengingat kebutuhan, 10cm tidak hanya sesuai dengan tagihan, tetapi juga akan menghasilkan pengembalian investasi yang layak.
Manajemen perubahan adalah dimensi lain yang perlu dipertimbangkan saat menghitung ROI pada solusi pelacakan aset baru. Meskipun Anda mungkin menemukan penawaran dengan semua lonceng dan peluit yang tepat, itu mungkin juga mengharuskan organisasi Anda untuk mengalami perubahan budaya dan perilaku yang berlebihan, yang biayanya lebih besar daripada penghematan yang Anda sadari.
Bahkan ketika manajemen perubahan tidak menjadi masalah, ada biaya lain yang harus diperhitungkan. Misalnya, jika solusi yang Anda pilih berarti memasang widget $20 ke setiap palet barang, Anda perlu memastikan bahwa nilai palet secara signifikan lebih besar daripada biaya widget.
Di sisi lain, ini tidak selalu tentang dolar dan sen saja...
Kami memiliki pelanggan yang membuat peralatan genggam senilai $25.000-40.000, yang harus dikalibrasi dan diperbaiki dari waktu ke waktu. Mereka datang kepada kami karena mereka kehilangan peralatan pelanggan sekitar sekali dalam seperempat.
Bagi mereka, masalahnya sebenarnya bukan tentang biaya penggantian dan lebih banyak tentang hilangnya data pelanggan yang tak tergantikan – yang berarti mencari solusi yang mengatasi keduanya. Dan sejak menerapkan AirFinder, sistem pelacakan aset real-time kami, mereka tidak pernah kehilangan instrumen dalam setahun! Akibatnya, kasus bisnis, serta ROI sangat solid.
Dalam Ringkasan...
Saat memilih solusi pelacakan aset yang tepat, ini semua tentang mengajukan dan menjawab pertanyaan yang tepat, berdasarkan kebutuhan unik dan ukuran keberhasilan masing-masing perusahaan. Karena itu, kami berharap postingan ini membantu Anda membingkai postingan Anda dengan lebih jelas.
Setelah Anda melakukannya, kami akan dengan senang hati membantu Anda melanjutkan ke langkah berikutnya dalam perjalanan pengelolaan aset Anda...jadi jangan ragu untuk menghubungi...
