4 Praktik Terbaik untuk Pelacakan Aset Pendidikan
Kami tidak sering menganggap sekolah sebagai entitas yang sangat banyak aset, tetapi semakin banyak, institusi pendidikan mengisi penuh dengan aset mahal untuk lebih mengikuti dunia kita yang selalu berubah dan didorong oleh teknologi. Lewatlah sudah hari-hari buku komposisi dan pensil berjajar di rak-rak ruang kelas; tidak jarang bahkan melihat seorang balita mempelajari 'ABC' di tablet milik prasekolah mereka. Oleh karena itu, kebutuhan akan pelacakan aset pendidikan dengan cepat menjadi kebutuhan untuk semua hal, mulai dari institusi swasta kecil hingga distrik sekolah negeri dan universitas yang besar.
Jadi, bagaimana Anda, sebagai administrator, menerapkan pelacakan aset program manajemen yang sesuai dengan kebutuhan logistik dan keuangan institusi Anda? Untuk mendapatkan jawabannya, Anda harus melihat melewati prosedur standar lembaga pendidikan dan, sebaliknya, mulai melakukan apa yang dilakukan manajer rantai pasokan perusahaan terbaik selama bertahun-tahun dalam mengelola aset perusahaan mereka. Untuk mengintegrasikan pengetahuan berpengalaman mereka ke dalam institusi pendidikan unik Anda, ikuti empat praktik terbaik berikut:
- Kembangkan Sistem Transparan untuk Memusatkan Data Anda
- Terapkan Prosedur Pemindaian untuk Inventaris Seluler Anda
- Buat Sistem Akuntabilitas yang Berfungsi untuk Institusi Anda
- Beri Peran Semua Karyawan dalam Rencana Pelacakan Aset Pendidikan Anda
Lanjutkan untuk membaca selengkapnya tentang bagaimana pembuatan rencana pelacakan aset pendidikan dapat menghemat waktu dan uang berharga institusi Anda.
1. Kembangkan Sistem Transparan untuk Memusatkan Data Anda 
Terlepas dari ukuran atau cakupan institusi pendidikan Anda, penting bagi Anda untuk berinvestasi atau mengembangkan sistem yang dapat diakses oleh karyawan Anda setiap saat. Di dalamnya, mereka akan memiliki kemampuan untuk menambahkan aset baru dan melaporkan kondisi mereka secara real-time. Ini bekerja sangat baik untuk organisasi besar yang terus meningkatkan perangkat lunak dan teknologi mereka.
Karyawan ini juga harus memiliki kekuatan untuk menambahkan deskripsi aset, cara melaporkan kerusakan atau pencurian, dan pemeliharaan apa pun yang diperlukan dalam masa depan, seperti langganan dan tanggal kedaluwarsa garansi. Dengan membuat sistem ini benar-benar transparan, dengan login khusus untuk setiap karyawan, organisasi Anda akan lebih mampu melacak aset spesifik yang berkontribusi atau tidak berkontribusi pada kesuksesan Anda secara keseluruhan. Berkomitmen pada sistem yang konsisten juga akan membuat tinjauan anggaran, audit, dan waktu pajak menjadi lebih sederhana dan lebih tepat.
2. Terapkan Prosedur Pemindaian untuk Aset Seluler Anda
Seiring dengan berkembangnya dunia teknologi kita, begitu juga dengan institusi pendidikan, khususnya yang memiliki aset mobile yang mahal berupa komputer laptop, tablet, peralatan audio dan visual, dll. Kita semua tahu bahwa memiliki peralatan ini bisa menjadi berkah. dan kutukan; meskipun perangkat akan meningkatkan sumber daya pendidikan siswa, sayangnya, perangkat tersebut sangat rentan terhadap pencurian.
Untuk mengatasinya, pilih pendekatan holistik untuk mengawasi aset seluler Anda yang mahal dengan solusi penandaan aset dan pemindaian kode batang. Ini memberi karyawan cara untuk menambahkan informasi check-in/check-out ke sistem data terpusat Anda dengan pemindaian sederhana pada kode batang, yang akan berfungsi sebagai data historis berharga untuk setiap aset seluler Anda.
3. Tetapkan Sistem Akuntabilitas yang Berfungsi untuk Institusi Anda
Bukan rahasia lagi bahwa banyak yang bekerja di sektor pendidikan sering merasa kewalahan oleh tekanan sehari-hari, yang membuat gagasan akuntabilitas aset menjadi topik yang sensitif untuk dibicarakan. Karena itu, bahkan sistem pelacakan aset pendidikan otomatis yang paling lengkap pun memerlukan kolaborasi.
Jadwalkan pengingat triwulanan atau bulanan untuk memastikan bahwa setiap karyawan Anda jelas tentang aset yang menjadi tanggung jawabnya, dan selalu menyediakannya dengan instruksi menyeluruh tentang cara terbaik memanfaatkan sistem data transparan. Misalnya, jika seorang guru memiliki 30 laptop, 20 tablet, dan televisi di kelasnya, pastikan bahwa dia tahu bahwa setiap peralatan ini harus dilacak kondisinya, lokasi saat ini, pencurian, dll. Ingat, kejelasan adalah kuncinya. langkah pertama dalam mempromosikan akuntabilitas.
4. Beri Semua Karyawan Peran dalam Rencana Pelacakan Aset Pendidikan Anda
Siapa pun yang bertanggung jawab untuk mengelola rencana pelacakan aset Anda harus memberi semua karyawan yang sering memiliki akses ke aset seluler, khususnya, peran di dalamnya. Perhatikan baik-baik setiap departemen di institusi Anda; kemungkinan besar, aset mahal diteruskan ke satu atau lebih departemen setiap hari. Ini mungkin suatu keharusan tetapi di dalamnya terdapat ancaman yang melekat pada properti yang hilang atau dicuri.
Dengan memberikan semua karyawan kendali atas rencana pelacakan aset Anda, Anda akan segera memberikan rasa pertanggungjawaban, tidak peduli posisi resmi mereka. Terkadang semua yang dibutuhkan karyawan untuk melindungi keamanan suatu aset adalah pengetahuan langsung tentang nilai yang ditambahkannya ke institusi.
Pastikan karyawan Anda mengikuti perkembangan dengan menyediakan sistem pelacakan yang transparan, dan Anda juga akan yakin mengetahui bahwa aset Anda dikelola dan dilindungi dengan benar.
Pos Terkait:
- Apa itu Identifikasi Aset? Metode Identifikasi Aset, Praktik Terbaik, dan Lainnya
- 5 Cara Menguasai Manajemen Inventaris Barcode:Alat, Teknologi, dan Pelatihan yang Tepat untuk Penerapan Manajemen Inventaris Barcode yang Mulus
- 3 Tips Pelacakan Aset Penting untuk Sekolah dan Pendidik:Mengotomatiskan, Merencanakan, dan Berkolaborasi dengan TI
- Menggunakan Manajemen Aset untuk Meningkatkan Pemeliharaan dan Memotong Biaya
