Raih Keunggulan Operasional dengan Transformasi Digital dalam Pemeliharaan &Keandalan
Memulai perjalanan transformasi digital dalam pemeliharaan dan keandalan memerlukan penyelarasan strategis dari tiga hal yang sangat penting: manusia , proses , dan program organisasi Anda. Keunggulan operasional melalui transformasi ini memerlukan penguasaan pemanfaatan dan kontrol data yang lancar serta pemeliharaan peralatan. Namun, terdapat banyak tantangan — mulai dari menyelaraskan solusi perangkat lunak hingga mengelola data master yang terus berkembang.
Artikel ini membahas kompleksitas ini, menawarkan wawasan dan strategi bagi organisasi di setiap tahap evolusi digital mereka, termasuk di mana organisasi dapat mulai melakukan peningkatan, di mana pun mereka berada dalam transformasi digital perjalanan. Saya berharap dapat memberikan strategi untuk memformalkan perubahan ini melalui orang, proses, dan program yang membuat setiap perusahaan berfungsi. Saya juga akan menunjukkan di mana beberapa gundukan di jalan mungkin terjadi.
Tentu saja, sebelum memulai, pertama-tama kita harus mendefinisikan “keunggulan operasional melalui transformasi digital.”
Bayangkan skenario ini:Organisasi Anda telah mencapai penguasaan operasional, yang tidak hanya mencakup pengoperasian peralatan tetapi juga strategi pengumpulan dan leverage data. Untuk mencapai keunggulan memerlukan pendekatan digital yang terdefinisi dengan baik, berkembang, dan fleksibel, yang dipahami secara menyeluruh di seluruh perusahaan.
Transformasi digital memerlukan penerapan Enterprise Asset Management (EAM) yang bijaksana / Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) , Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) dan Manajemen Kinerja Aset (APM) solusi. Faktanya, solusi digital/perangkat lunak apa pun, baik yang sudah ada maupun yang direncanakan, harus mendukung penuh upaya digitalisasi dan proses Anda. Anda harus memahami dengan jelas persyaratan organisasi Anda terkait solusi perangkat lunak. Salah satu titik kesalahan yang umum adalah memiliki fitur/fungsi yang berlebihan di seluruh solusi, yang semuanya Anda bayar.
Meningkatnya kebutuhan akan data master memerlukan kerangka pengelolaan untuk menjaga kebersihan dan kegunaannya dalam jangka panjang. Pengumpulan data operasional dan proses yang lancar harus menjadi aspek yang melekat, memastikan kemudahan bagi pengguna dan menjamin data yang konsisten dan berkualitas tinggi. Merancang sistem untuk mengumpulkan data secara tersembunyi memungkinkan pengguna berkonsentrasi pada tugas mereka tanpa gangguan.
Transformasi bisnis dari kertas ke digital bukanlah hal baru. Yang baru adalah cakupan dari apa yang bisa dan harus dibuat digital. Apa yang bahkan tidak dianggap sebagai kandidat digitalisasi lima tahun lalu kini hanyalah catatan lain dalam database yang menunggu untuk diambil untuk dianalisis. Gambar biasa tentang katup bocor dari ponsel cerdas, yang dikirimkan melalui SMS ke supervisor, kini menjadi catatan pemeliharaan penting!
Rencanakan perubahan signifikan apa pun di pabrik Anda yang memerlukan waktu satu tahun penuh untuk mulai memberikan hasil nyata. Tentu saja hal ini dapat memakan waktu lebih sedikit, dan tidak lebih dari satu tahun untuk mulai melihat perbedaannya. Mencapai keunggulan digital dan operasional merupakan suatu hal yang transformasional, namun hal ini harus dilakukan secara tepat sasaran dan dilakukan secara bertahap, jika tidak hal ini akan menjadi sebuah hal yang melumpuhkan.
Siapa yang Dapat Mendapatkan Manfaat dari Transformasi Digital?
Transformasi digital dapat diterapkan pada organisasi besar dan canggih yang telah memiliki banyak sumber data dan perangkat lunak berbeda yang saling terhubung . Entitas-entitas ini sudah berada pada jalur keunggulan dan transformasi, dan kemungkinan besar, memiliki infrastruktur yang dibutuhkan. Mungkin mereka mempunyai beberapa unit bisnis, beberapa di antaranya mungkin memerlukan transformasi lebih lanjut. Organisasi seperti ini berada dalam mode penyempurnaan, yaitu mereka berupaya memaksimalkan apa yang sudah mereka miliki.
Namun, mereka yang telah menetapkan proses manual di mana mereka menggunakan beberapa perangkat lunak untuk memfasilitasi proses tersebut juga dapat memperoleh manfaat. Mungkin mereka terus mengandalkan sejumlah besar pengumpulan, analisis, dan pelaporan data secara manual. Dengan memanfaatkan landasan proses yang baik dan sumber data yang mapan, bisnis-bisnis ini akan dapat memastikan hal-hal apa yang dapat mereka tingkatkan dan alat apa yang dapat digunakan untuk memindahkan mereka ke lingkungan yang benar-benar digital.
Transformasi digital menyederhanakan operasi dengan menghilangkan pembuatan laporan manual dan metrik yang tidak digunakan, sehingga menghemat waktu dan tenaga secara signifikan. Data bisnis dan proses penting ditampilkan secara visual dan mudah diakses oleh semua tingkat organisasi, memastikan transparansi dalam aktivitas dan status kerja. Era pertukaran email yang tidak efisien untuk pengambilan informasi berakhir dengan transformasi digital. Memanfaatkan perangkat lunak intelijen bisnis yang canggih memungkinkan pengambilan dan analisis data yang lancar, sehingga mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
Tujuan utama transformasi digital adalah mengurangi proses manual secara drastis, memilih metode input otomatis dan mudah digunakan seperti aplikasi berbasis browser atau aplikasi seluler. Meminimalkan kesalahan entri melalui daftar pilihan dan mengurangi ketergantungan pada peralatan kantor tradisional akan meningkatkan efisiensi.
Hasil bisnis yang dapat diukur, difasilitasi oleh metrik dan KPI yang dikembangkan sepenuhnya, menghasilkan peningkatan keandalan peralatan dan pengurangan biaya pemeliharaan. Interkoneksi yang kuat antara orang, proses, dan program menyederhanakan operasi, meminimalkan upaya pengambilan dan entri data secara manual. Menghitung biaya tugas-tugas manual menggarisbawahi peningkatan efisiensi yang dicapai melalui transformasi digital.
Bisnis Anda, Strategi Anda.
Tanpa pendekatan yang sangat pragmatis dan bertahap, organisasi tidak akan berhasil dalam melaksanakan perubahan yang signifikan. Masalah yang Anda hadapi bisa jadi terlalu besar dan mahal, jadi Anda harus memecah belah dan menaklukkannya. Bertindak sekarang atas masalah Anda yang paling signifikan, dan selesaikan dengan solusi yang tepat, baik itu melibatkan proses, kepemimpinan/pelatihan/orang , atau teknologi. Kesempurnaan 100% tidak diperlukan dan sering kali terbukti tidak praktis. Setiap organisasi berada pada berbagai tingkat kematangan secara bersamaan dan mampu melakukan berbagai inisiatif perbaikan secara paralel pada saat yang bersamaan.
Keputusan awal dalam perjalanan transformasi digital Anda bergantung pada ukuran dan sifat bisnis Anda:apakah akan mengubah seluruh operasi sekaligus atau melanjutkannya dari satu situs ke situs lainnya. Aturan 80/20 berlaku di sini, menekankan pendekatan berulang untuk menjaga momentum dan mendorong perubahan yang berdampak. Untuk inisiatif yang berfokus pada perubahan manajemen dan proses, 80% dampak dan penghematan berasal dari perencanaan dan penjadwalan yang efektif , diikuti dengan penekanan pada inspeksi versus pemeliharaan korektif.
Demikian pula, menyelaraskan sistem komputasi dengan proses bisnis juga menghasilkan dampak yang signifikan, dimana 80% dikaitkan dengan pencapaian keselarasan dan peningkatan kualitas data. Data yang disempurnakan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan efisien.
Inisiatif operasional, khususnya dalam pemantauan kondisi dan pencegahan kegagalan, mendorong 80% dampaknya. Teknologi baru seperti Artificial Intelligence (AI) dan Machine Learning (ML) semakin meningkatkan efisiensi operasional, menunjukkan potensi perubahan transformatif dengan cepat . Terlepas dari cakupan proyek, strategi konsisten yang berfokus pada sumber daya manusia, proses, dan program tetap menjadi hal yang terpenting.
Seringkali elemen terakhir yang tercantum dalam daftar adalah kebutuhan untuk mempraktikkan Manajemen Perubahan Organisasi (OCM). Anda akan jauh lebih sukses dalam melakukan perubahan jika OCM dilakukan sejak hari pertama dan sepanjang perjalanan serta terus berlanjut hanya sebagai bagian dari cara Anda menjalankan bisnis. Buletin internal reguler (tentu saja dalam format digital) sangat mudah dibuat dan sangat efektif dalam mengkomunikasikan perubahan.
Langkah berikutnya adalah penilaian holistik terhadap orang-orang Anda, proses bisnis, dan program (solusi perangkat lunak). Penilaian menyeluruh ini tidak hanya akan menentukan area mana yang perlu ditingkatkan tetapi juga hal-hal yang berhasil.
Jangan mengabaikan proses yang ada saat ini, meskipun proses tersebut bersifat manual atau membosankan. Mungkin terdapat proses dan prosedur yang tidak dapat didigitalkan dan memberikan nilai bagi bisnis pada kondisi saat ini. Jangan mendefinisikan ulang suatu praktik yang berhasil, terutama jika praktik tersebut ditetapkan sebagai bagian dari "praktik terbaik". Manfaatkan dan terapkan pendekatan yang telah terbukti hanya jika pendekatan tersebut ada atau dapat memberikan manfaat nyata tanpa menyebabkan gangguan organisasi.
Manfaatkan sepenuhnya apa yang disampaikan oleh hasil penilaian kepada Anda. Hasil yang dramatis bisa datang dari perbaikan kecil pada orang-orang dan proses Anda dan bahkan perangkat lunak Anda. Anda mungkin menyadari bahwa hal-hal sederhana seperti pengaturan waktu atau kejelasan notifikasi cukup untuk melakukan transformasi digital nyata . Anda juga harus bersedia melakukan pergantian personel berdasarkan hasil penilaian.
Menguraikan Perubahan Besar Menjadi Solusi yang Bisa Dilakukan
Antisipasi penilaian yang mengungkap upaya signifikan yang diperlukan untuk transformasi sejati ke dunia digital. Kemajuan yang sedang berlangsung dalam teknologi perangkat lunak dan peralatan telah menggantikan banyak tugas manual di masa lalu. Menyesuaikan praktik bisnis Anda saat ini mungkin diperlukan untuk melangkah maju.
Hasil dari penilaian ini adalah untuk menentukan persyaratan spesifik untuk implementasi dan konfigurasi teknologi berdasarkan orang-orang dan proses Anda. Mengatasi kesenjangan yang terungkap dalam penilaian mungkin memerlukan perubahan perangkat lunak untuk mendukung aktivitas sehari-hari dan pengumpulan data. Atasi inefisiensi yang dihadapi tenaga kerja Anda saat menggunakan software, karena inilah saatnya untuk memperbaiki masalah tersebut.
Sejajarkan proses Anda dengan jelas dengan area fungsional solusi perangkat lunak Anda. Targetkan staf untuk menggunakan solusi perangkat lunak tunggal bila memungkinkan untuk meningkatkan efisiensi. Mendukung aktivitas pembuktian awal konsep untuk menguji ide dan konfigurasi baru untuk kepraktisan dan perubahan substantif . Fleksibilitas adalah kuncinya; memungkinkan perubahan dilakukan seiring dengan perkembangan kebutuhan dari waktu ke waktu .
Selain itu, alokasikan sumber daya untuk menyempurnakan solusi setelah implementasi awal. Penyesuaian lebih lanjut mungkin diperlukan untuk mengoptimalkan teknologi untuk siklus atau musim bisnis nyata. Mempertahankan pendekatan yang fleksibel memastikan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan di masa depan.
Dokumentasi, Dokumentasi, Dokumentasi
Dalam format digital, dokumentasi sangat diperlukan, mulai dari perencanaan strategis hingga konfigurasi sistem komputasi tertentu. Namun, banyak orang yang menghindari tugas ini. Pertimbangkan untuk mempekerjakan individu yang unggul dalam dokumentasi atau melibatkan penulis teknis untuk proyek jangka pendek.
Dokumentasi proses, khususnya, memiliki nilai abadi bagi organisasi . Pengendalian revisi dan peninjauan rutin sangat penting, karena proses dapat dengan cepat menjadi usang. Memperkuat proses melalui diskusi dan komitmen terhadap kertas, membangun sistem penyimpanan, pengelolaan, dan aksesibilitas yang kuat di seluruh tingkat organisasi. Dokumentasikan peran solusi perangkat lunak dalam proses, pastikan relevansi dan kegunaannya. Lagi pula, jika perangkat lunak tidak meningkatkan proses bisnis, apa tujuannya?
Bilas dan Ulangi
Strategi transformasi digital Anda menunjukkan sifat yang sirkular dan berulang. Meskipun upaya awal mungkin membuahkan keberhasilan yang terukur, lanskap bisnis yang selalu berubah memerlukan kemampuan beradaptasi. Fleksibilitas dalam strategi menghasilkan hasil yang fleksibel dan tim yang terlibat. Umpan balik yang berkelanjutan dari pekerja proses dan pengguna perangkat lunak sangat berharga, namun penerapan saran mereka secara tepat waktu sangat penting untuk mempertahankan partisipasi. Peninjauan rutin atas permintaan penyempurnaan, yang melibatkan sponsor, tim implementasi, dan pemohon, memberikan dukungan kepada staf asuh.
Efektivitas suatu penilaian terletak pada pengulangannya. Meskipun penilaian awal memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti, nilai sebenarnya terletak pada penetapan dasar untuk evaluasi di masa depan. Penilaian ulang tahunan memungkinkan untuk melacak kemajuan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, yang merupakan komponen penting dari strategi Anda. Rangkullah pencapaian Anda dan jadikan itu sebagai tolok ukur kesuksesan di masa depan.
Penutup
Setiap organisasi memulai perjalanan uniknya menuju keunggulan digital dalam proses pemeliharaan. Meskipun beberapa perusahaan sudah sangat maju dalam transformasi digital, ada juga yang baru mulai menyadari pentingnya perubahan.
Mulailah dengan membayangkan hasil yang diinginkan dan menyusun strategi untuk mencapainya. Libatkan staf Anda dalam visi ini dan saksikan antusiasme mereka untuk meninggalkan tugas-tugas manual dan menerapkan efisiensi digital.
Ingat, orang-orang Andalah yang mendorong proses, memanfaatkan program yang Anda berikan untuk memastikan kesuksesan bisnis. Berdayakan mereka dengan alat digital terbaru untuk memaksimalkan efisiensi dan keunggulan.
