Temukan Sukses RPA: 3 Cara Terbukti Robot Unggul Solusi Tradisional

Di pasar yang semakin kompetitif, beradaptasi adalah satu-satunya cara bisnis dapat tetap unggul. Untuk dapat beradaptasi, organisasi perlu dapat bergerak dengan cepat dan efisien.

Di dunia yang ditandai oleh gangguan teknologi, efisiensi telah menjadi pusat perhatian.

Sampai baru-baru ini, pemimpin bisnis hanya memiliki beberapa opsi mahal untuk menangani masalah efisiensi; mereka merekrut lebih banyak orang, membeli solusi pihak ketiga, dan/atau menyesuaikan sistem perencanaan sumber daya enterprise (ERP) mereka. Otomatisasi Proses Robotik (RPA) menawarkan kesempatan untuk mengubah proses yang mengarah pada ketidakefisienan.

Dengan RPA, bisnis dapat menggunakan robot perangkat lunak untuk membuat siklus pengembangan yang lebih pendek dan meningkatkan keandalan, dengan harga yang lebih terjangkau.

Pemimpin saat ini sedang mempelajari cara mencapai hasil bisnis dengan membagi pekerjaan antara manusia dan robot, menggunakan kekuatan masing-masing dengan sesuai. Misalnya, banyak proses melibatkan tugas repetitif, melelahkan serta kognisi yang lebih tinggi dan terlatih dengan baik. Ketika organisasi mendistribusikan tugas dengan tepat antara robot dan manusia, hasilnya bisa luar biasa.

Dalam artikel ini, bagian pertama dari seri dua bagian, kami akan fokus pada tiga skenario otomatisasi tidak dihadiri di mana organisasi menjalankan proses di balik layar, dengan sedikit atau tidak ada campur tangan manusia. Video ini memberikan pengingat cepat tentang bagaimana otomatisasi tidak dihadiri dan dihadiri berbeda:

Bagian kedua dari seri ini akan fokus pada kasus penggunaan RPA untuk otomatisasi dihadiri di mana karyawan bekerja sama dengan robot secara real-time di PC lokal mereka.

Ini adalah tiga skenario otomatisasi tidak dihadiri di mana robot bekerja secara mandiri untuk memulai dan menyelesaikan proses.

1. Pemrosesan otonom penuh: Berbasis pengecualian

Kebutuhan untuk memproses volume data yang besar menawarkan salah satu kasus penggunaan yang paling jelas untuk RPA. Dalam contoh ini, kami akan fokus pada beberapa perusahaan asuransi kesehatan kami yang memproses volume besar klaim dan faktur.

Data disimpan di berbagai sistem, beberapa lama dan beberapa modern, yang memerlukan karyawan untuk memindahkan informasi dari sistem ke sistem, memperbarui dan memverifikasi di sepanjang jalan. Otomatisasi sulit karena banyak sistem tidak memiliki API yang memungkinkan integrasi yang mudah.

Dengan RPA, organisasi asuransi kesehatan, dan perusahaan dengan masalah serupa, dapat mengotomatisasi proses-proses ini untuk berjalan tanpa kebutuhan input manusia apa pun.

Biasanya, satu atau lebih robot akan duduk di mesin virtual atau komputer back-office dan menjalankan otomatisasi tidak dihadiri. Administrator dapat mengatur jadwal di platform RPA mereka dan mengalokasikan jumlah robot yang optimal untuk memproses klaim dan faktur dan memenuhi service-level agreement (SLA) bisnis. Ini dapat dilakukan dengan mudah di UiPath Orchestrator. Manusia tidak terlibat, kecuali untuk menangani pengecualian jarang yang akan diungkapkan Orchestrator kepada pengguna yang ditetapkan.

Meskipun manusia tidak hadir, otomatisasi tidak dihadiri biasanya lebih aman dari proses manual karena Anda dapat membatasi akses data kepada robot.

Sementara itu, prinsip pengkodean terbaik memberikan audit yang lengkap dan akurat untuk kepatuhan.

Dengan robot yang bekerja terus-menerus, manusia bebas untuk melakukan aktivitas yang lebih tinggi. Manusia yang sebelumnya menghabiskan waktu mereka untuk memindahkan dan memvalidasi data sekarang dapat fokus pada inisiatif yang memerlukan pemikiran yang lebih dalam, bereaksi lebih cepat terhadap perubahan permintaan dari pemegang polis. Percakapan dengan pelanggan memiliki waktu dan ruang untuk berkembang, dan karyawan dapat fokus pada menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

2. Pemrosesan yang disiapkan manusia: Tetapkan dan lupakan

Beberapa proses memerlukan input manusia untuk memulai, tetapi memerlukan pekerja manual yang lambat untuk menyelesaikan. Dengan RPA, organisasi dapat melibatkan manusia hanya saat diperlukan.

Ketika manusia memulai proses dan menyerahkannya kepada robot untuk diselesaikan, Anda mendapatkan yang terbaik dari kreativitas manusia dan efisiensi perangkat lunak.

Manusia dapat fokus pada pemikiran tingkat tinggi, mengetahui bahwa robot akan menjamin pengiriman dengan dokumentasi dan pemberitahuan terbaik kelas.

Ini adalah contoh bagaimana perusahaan hipotek menggunakan jenis otomatisasi ini:

Di Amerika Serikat, proses pembelian rumah biasanya memerlukan pemberi pinjaman untuk secara rutin memesan penilaian hipotek yang memberikan estimasi tidak bias dari nilai setiap rumah. Meski pentingnya, memesan penilaian adalah repetitif dan rawan kesalahan.

Lebih buruk lagi, jika penilaian hipotek dipesan terlambat, itu dapat menunda seluruh proses pinjaman dan bahkan menimbulkan risiko konsekuensi dari Biro Perlindungan Keuangan Konsumen atau badan pemerintah lainnya.

Masalah penilaian berasal dari keterbatasan bawaan pekerja manusia.

Logika manusia diperlukan untuk memulai proses, tetapi menyelesaikannya memerlukan langkah-langkah manual yang repetitif. Dengan RPA, seorang manusia dapat memulai proses dengan menentukan tepat kapan penilaian harus dipesan, menentukan add-on yang sesuai, dan memilih perusahaan penilaian.

Penilaian hipotek mungkin hanya memakan waktu sepuluh menit untuk diselesaikan, tetapi nilai nyata bagi pemberi pinjaman adalah menghemat ratusan ribu dolar dengan memastikan lebih sedikit pinjaman memerlukan pengembangan karena penilaian yang tertunda. Sementara itu, karyawan dapat menyelesaikan pesanan lebih cepat dan bekerja lebih dekat dengan pembeli rumah, memastikan pelanggan mendapatkan jawaban yang mereka butuhkan.

Selami lebih dalam contoh (di atas): Perusahaan Secara Penuh Otomatisasi Telah Hadir (dan Ini Tampak Seperti Apa)

3. Manusia dalam lingkaran: Validasi

Banyak proses yang tidak efisien tidak menyajikan kasus penggunaan RPA yang jelas karena mereka memerlukan penilaian manusia yang sementara, namun diperlukan.

Dengan platform RPA yang tepat, Anda dapat membangun otomatisasi yang secara dinamis meminta input manusia saat masalah timbul, memastikan manusia hanya campur tangan saat diperlukan.

Contohnya, ambil departemen utang dagang (AP). Departemen AP sering macet memproses faktur berulang kali dan mengunggah pilihan data ke ERP seperti SAP. Mayoritas faktur yang diproses departemen AP adalah non-standar, artinya bisa berupa dokumen kertas, faks, atau PDF—dipenuhi dengan data terstruktur dalam berbagai format.

Pekerja manual yang melelahkan dan lambat untuk manusia, dan kompleksitasnya membuat pemrosesan faktur menjadi tantangan untuk alat otomatisasi tradisional.

Menggunakan optik karakter pengenalan (OCR) dan model pembelajaran mesin (ML), RPA dapat menginterpretasikan faktur ini dan memilih informasi kunci untuk pemrosesan. Sesekali, robot mungkin tidak dapat mencocokkan potongan data tertentu dengan tipe data yang dikenal (seperti jumlah faktur). Alih-alih gagalkan proses dan buat pengguna meninjau seluruh faktur, robot yang tidak dihadiri dapat memberi tahu manusia bahwa input diperlukan. Dalam skenario manusia-dalam-lingkaran (kadang disebut “manusia di tengah”) ini, manusia kemudian dapat meninjau dan menyelesaikan tugas sebelum membiarkan robot mengambil alih lagi.

Dengan kasus penggunaan ini, departemen AP dapat menerapkan robot yang tidak dihadiri dan terotomatisasi dengan jaga-jaga manusia. Robot yang tidak dihadiri menggunakan OCR untuk memproses faktur dan mengunggah data ke SAP, tetapi jika OCR tidak dapat dengan jelas melihat bidang, robot dapat memberitahu pengguna melalui email bahwa proses memerlukan verifikasi mereka. Karyawan AP hanya perlu campur tangan sesuai kebutuhan, sehingga mereka dapat menghabiskan waktu mereka pada tugas yang lebih kritis, seperti anggaran dan perencanaan.

Saat manusia mengklarifikasi pengecualian di tengah proses, perubahan tersebut dimasukkan kembali ke dalam model ML, yang belajar dari aktivitas manusia. Setelah model dilatih ulang, itu tidak akan memerlukan campur tangan manusia untuk menangani skenario itu lain kali menemuinya.

Proses yang sebelumnya tampak tidak dapat ditembus untuk otomatisasi sebenarnya menyajikan kasus penggunaan RPA yang menarik. Dengan manusia di tengah, Anda dapat mengurangi campur tangan manusia ke validasi, dan kemudian ML dapat mengurangi lebih lanjut.

Menciptakan tenaga kerja masa depan

Memanfaatkan otomatisasi sepenuhnya memerlukan organisasi untuk merenungkan ulang cara mereka memikirkan proses mereka dan pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Jika Anda berpikir 'otomatisasi dulu,' transformasi digital dapat menjadi tujuan yang tercapai daripada aspirasi.

Tenaga kerja masa depan akan menjadi hibrid dari pekerja manusia dan robot, dan organisasi yang paling efektif akan mendekati setiap masalah dengan pertama-tama mempertimbangkan tingkat otomatisasi yang akan mereka gunakan. Organisasi berkat orang mereka, dan semakin banyak organisasi dapat membebaskan tenaga kerja manusia mereka untuk melakukan pekerja kreatif, semakin mereka akan berhasil. Tenaga kerja digital hibrida memungkinkan manusia untuk menjadi lebih manusia, dan lebih sukses, dari pada sebelumnya.

Tetaplah menyimak untuk bagian dua untuk mempelajari bagaimana robot dihadiri dapat bekerja sama manusia untuk mengaktifkan otomatisasi bahkan dalam proses yang paling dinamis.

Ingin mengetahui lebih lanjut? Bergabunglah dengan kami untuk webinar "Dihadiri vs Tidak Dihadiri Otomatisasi"