Menguasai Root Cause & Corrective Action (RCCA): Panduan Lengkap untuk Produsen

Jika perusahaan manufaktur Anda menghadapi masalah dalam salah satu prosesnya, bagaimana Anda menyelesaikannya? Meskipun opsi pintas adalah hanya menutupi gejala masalah, solusi jangka panjang adalah melakukan proses RCCA.

Dengan memanfaatkan proses root cause and corrective action ini, organisasi manufaktur Anda memperkuat prosedur internal dan eksternal dengan mencapai akar masalah, bukan hanya mengatasi konsekuensinya. Namun, apa itu RCCA, dan bagaimana Anda dapat menerapkannya dalam organisasi? Panduan lengkap ini memiliki semua yang Anda butuhkan untuk memulai!

Tautan Cepat:

• Apa Itu RCCA dan Mengapa Penting?
• Kapan Melakukan RCCA
• Gambaran Umum Proses RCCA
• Menerapkan Pendekatan Sistemik dalam Proses RCCA
• Alat Kualitas yang Digunakan dalam Proses RCCA
• CMTC Siap Membantu Mengembangkan Proses RCCA Anda!

Apa Itu RCCA dan Mengapa Penting?

RCCA adalah proses yang digunakan untuk menganalisis masalah secara sistematis untuk menentukan penyebab yang mendasarinya. Ini mengarah pada identifikasi hubungan sebab-akibat dalam proses manufaktur.

Alih-alih menyalahkan orang untuk kesalahan, RCCA bertujuan menganalisis setiap langkah prosedur untuk benar-benar memahami di mana kesalahan mungkin muncul, melacak pola, dan lebih banyak lagi.

Kapan Melakukan RCCA

Organisasi manufaktur Anda harus melakukan RCCA sebagai bagian dari rencana tindakan korektif, atau ketika tidak melakukannya dapat mempengaruhi tingkat kualitas, pengiriman, atau kepuasan pelanggan. Beberapa pelanggan besar sering membuatnya sebagai bagian wajib dari bisnis mereka; misalnya, RCCA Toyota diakui sebagai terbaik di kelasnya di industri otomotif.

Masalah kualitas harus selalu diselesaikan sebagai tim; kumpulkan para ahli proses yang harus membantu dengan masalah ini dan yang memiliki berbagai keterampilan dan pengetahuan untuk memberikan perspektif yang berbeda.

Gambaran Umum Proses RCCA

Proses RCCA secara umum mengikuti langkah-langkah ini:

1. Mulai dengan Pernyataan Masalah
2. Konfirmasi dengan "Pergi ke Gemba"
3. Kumpulkan Data untuk Analisis
4. Formulasikan Teori
5. Capai Kontensi Jangka Pendek
6. Kembangkan Teori untuk Tindakan Korektif Jangka Panjang
7. Terapkan Tindakan Jangka Panjang
8. Pantau Solusi
9. Verifikasi Semua Teratasi – Hanya Disemangati, Tidak Diselesaikan
10. Perbarui Dokumen yang Relevan

Sebelum menyelami setiap langkah, penting untuk menerapkan pendekatan sistemik terhadap proses keseluruhan.

Menerapkan Pendekatan Sistemik dalam Proses RCCA

Banyak kali, karena tekanan waktu dan jadwal serta faktor-faktor lain, tampak lebih mudah untuk menyelesaikan masalah dengan mengatasi gejala, bukan penyebab akar. Namun, masalah yang sama akan kembali – dan jika Hukum Murphy punya sesuatu untuk dikatakan, pada waktu terburuk. Seiring waktu, penyebab akar yang tidak teratasi menumpuk, sehingga seseorang meloncat dari satu krisis ke krisis lain. Situasi ini dengan cepat menjadi tidak efektif dan tidak efisien.

Alih-alih, coba gunakan pendekatan sistemik dengan mencantumkan semua faktor yang menciptakan situasi, pertimbangkan gambaran besar, ajukan perspektif dari orang lain, dan benar-benar mencari untuk memahami kelemahan dalam proses. Pendekatan ini lebih lambat dan lebih metodik, tetapi sangat berarti usahanya untuk sepenuhnya memahami proses manufaktur dan mengurangi jumlah "kebakaran" yang harus dibedah di jangka panjang.

Berikut adalah gambaran umum setiap langkah dari Proses RCCA:

Mulai dengan Pernyataan Masalah

Pernyataan Masalah harus:

• Fokus pada satu masalah yang spesifik dan sempit
• Jelas, ringkas, dan faktual
• Nyatakan hasil/konsekuensi
• Gambarkan masalah dalam istilah yang dapat diukur

Pernyataan Masalah tidak:

• Menetapkan penyebab untuk masalah
• Gambarkan cara memperbaiki masalah

Esensialnya, Anda harus dapat menentukan siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana masalahnya!

Konfirmasi dengan "Pergi ke Gemba"

'Pergi ke Gemba' adalah tindakan mengunjungi lantai produksi dalam Lean. Diterjemahkan sebagai 'Tempat Nyata', ini menekankan pentingnya pemimpin memahami apa yang terjadi di setiap level.

Ini mencakup:

• Melakukan pemeriksaan proses; juga dikenal sebagai Genchi Genbutsu, yang diterjemahkan sebagai "Pergi dan Lihat" atau "Pergi ke tempat nyata untuk melihat keadaan nyata"
• Menganalisis proses – apa saja kelemahannya?
• Bertanya pada diri sendiri apakah masalah dapat diulang? Jika tidak – apa yang harus berubah agar terjadi lagi?

Sebagian dari ini juga mencakup wawancara dengan pengguna proses, seperti personel lantai, pemimpin produksi, supervisor, pelanggan, dan pemasok untuk meninjau prosedur, metode, aktivitas, dan tugas.

Kumpulkan Data untuk Analisis

Setelah Anda dapat mendefinisikan masalah, Anda dan tim Anda perlu menetapkan mengapa itu terjadi. Langkah ini mencakup mengumpulkan semua fakta situasi dan memprosesnya untuk menentukan hubungan sebab-akibat. Ini akan mengarahkan Anda ke arah penyebab akar masalah!

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan antara lain:

• Evaluasi Peralatan: Apakah kinerja dan pemeliharaan mesin sudah memadai? Apakah metode dan prosedur yang sesuai diikuti? Apakah kebijakan ini memiliki detail yang cukup, atau apakah ada ruang untuk kesalahan manusia?
• Bahan Baku: Apakah bahan yang terlibat adalah grade atau kualitas yang sesuai? Apakah disimpan dan ditangani dengan benar? Apakah ada bukti kontaminasi?

Formulasikan Teori

Setelah memperoleh fakta dan konteks masalah di atas, nyatakan penyebab potensial dari ketidaksesuaian dan daftarkan semua tugas yang terlibat dalam proses manufaktur tertentu. Formulasikan teori penyebab akar dan tetapkan bagaimana informasi – tanggal jatuh tempo, hari, hitungan, total, dll. – akan direkam secara objektif.

Tinjau catatan ini; apa yang dikatakan informasi ini kepada Anda? Apakah Anda dapat mengidentifikasi faktor penyebab potensial? Kualitas apa yang mengarah pada masalah – lingkungan kerja, alur kerja, pencahayaan, pelatihan personel, gangguan, atau hal lain?

Capai Kontensi Jangka Pendek

Untuk "mengentam perdarahan", Anda perlu menetapkan tindakan kontensi. Ini mungkin melibatkan mengganti peralatan, melatih ulang operator, dan mengganti pemasok bahan. Kontensi jangka pendek memastikan pelanggan dilindungi dari dampak langsung masalah; ini bukan solusi jangka panjang, dan juga tidak dihitung sebagai masalah yang telah teratasi.

Kembangkan Teori untuk Tindakan Korektif Jangka Panjang

Selanjutnya, pilih dan terapkan solusi tindakan korektif jangka panjang yang sesuai. Mungkin ada beberapa solusi yang tersedia untuk Anda; pastikan untuk memilih solusi yang:

• Akan paling baik menghilangkan penyebab akar
• Adalah paling hemat biaya
• Adalah paling sesuai dengan magnitudo masalah
• Secara efektif mengubah proses

Dari faktor-faktor ini, identifikasi solusi terbaik dengan menempatkan peringkat dan memberikan kepentingan pada setiap jalur yang mungkin. Ini akan membantu menentukan secara objektif tindakan terbaik untuk tim manufaktur Anda.

Terapkan Tindakan Jangka Panjang

Setelah memilih solusi terbaik, Anda perlu menerapkan perubahan ini! Mulailah dengan membagi solusi menjadi tugas-tugas berurutan dan buat daftar item tindakan dengan tanggung jawab dan tanggal jatuh tempo yang ditetapkan untuk setiap anggota tim yang relevan. Pastikan untuk memiliki rencana kontensi, dan tanyakan pada diri sendiri apa yang bisa salah, bagaimana Anda akan mengetahui sesuatu telah salah, dan apa yang bisa dilakukan untuk mencegahnya? Pertanyaan-pertanyaan seperti itu bukan pesimis – malah menunjukkan mengambil inisiatif dan secara aktif terlibat dengan proses RCCA!

Pantau Solusi

Pantau masalah untuk memastikan ketidaksesuaian tidak terulang. Jika terulang, tolak penyebab akar, lalu terapkan solusi alternatif. Selalu tentukan apakah ketidaksesuaian mempengaruhi produk di tempat lain dalam organisasi, atau apakah ada produk yang tidak sesuai yang dikirim ke pelanggan. Anda akan ingin menyelesaikannya dengan mereka secepatnya!

Verifikasi Semua Teratasi – Hanya Disemangati, Tidak Diselesaikan

Berikan waktu yang cukup untuk masalah muncul kembali untuk menentukan Anda telah mengatasi masalah dengan baik. Masalah mungkin tidak muncul lagi selama beberapa minggu, misalnya, tetapi itu tidak berarti tidak akan kembali jika tindakan korektif yang dipilih tidak berkelanjutan. Verifikasi bahwa masalah yang teridentifikasi telah ditangani dan tidak lagi terjadi; tidak ada batas waktu resmi, tetapi solusi Anda harus bekerja secara konsisten.

Perbarui Dokumen yang Relevan

Revisi dokumen yang ada dengan solusi baru; pastikan untuk kembali mengunjungi:

• Prosedur & Buku Panduan Pengguna
• Spesifikasi Pedoman
• Buku Manual Servis
• Buat instruksi kerja baru untuk mendokumentasikan proses baru
• Distribusikan Prosedur Baru
• Dokumentasikan proses RCCA dalam Permintaan Tindakan Korektif

Alat Kualitas yang Digunakan dalam Proses RCCA

Alat kualitas ini dapat membantu organisasi manufaktur Anda meningkatkan proses RCCA:

Histogram

Histogram adalah representasi grafis yang mengelompokkan serangkaian titik data ke dalam rentang yang ditentukan pengguna. Mirip dengan diagram batang, histogram mengkondensasi serangkaian data menjadi visual yang mudah diinterpretasikan dengan mengambil banyak titik data dan mengelompokkannya ke dalam rentang atau bins yang logis.

Brainstorming

Brainstorming adalah teknik kreativitas kelompok di mana upaya dilakukan untuk menemukan kesimpulan untuk masalah tertentu dengan mengumpulkan daftar ide yang diberikan secara spontan oleh anggotanya. Karyawan Anda dapat memberikan wawasan yang berharga tentang proses manufaktur, jadi mengumpulkan masukan mereka sepanjang proses RCCA Anda sangat penting.

Control Chart

Control charts, juga dikenal sebagai Shewhart charts atau process-behavior charts, adalah alat kontrol proses statistik yang digunakan untuk menentukan apakah proses manufaktur atau bisnis berada dalam keadaan kendali. Dengan kata lain, ini adalah grafik yang digunakan untuk mempelajari bagaimana proses berubah seiring waktu.

Scattergram

Scatter plot adalah jenis plot atau diagram matematika menggunakan koordinat Kartesian untuk menampilkan nilai untuk biasanya dua variabel untuk serangkaian data. Metode pengorganisasian data ini dapat mengungkap korelasi yang ada antara variabel.

Pareto Analysis

Pareto analysis adalah teknik formal yang berguna untuk secara grafik mewakili dampak berbagai penyebab. Mereka didasari oleh Prinsip Pareto, juga dikenal sebagai aturan 80/20. Menurut Prinsip Pareto, seiring waktu, sekitar 80% dari cacat misalnya akan datang dari 20% penyebab. Jadi dengan mengumpulkan dan memplot data, Anda mendapatkan visibilitas penyebab yang akan memiliki dampak terbesar – dengan melakukan 20% dari pekerjaan, Anda dapat menghasilkan 80% manfaat dari melakukan seluruh pekerjaan.

Check Sheets

Check sheets tidak rumit untuk dibuat. Namun anehnya, mereka mungkin adalah Alat Kualitas yang paling sedikit digunakan dan paling berharga. Check sheet adalah formulir yang digunakan untuk mengumpulkan data secara real-time di lokasi tempat data dihasilkan. Data yang ditangkap dapat berupa data kuantitatif atau kualitatif. Ketika informasi bersifat kuantitatif, check sheet kadang disebut sebagai tally sheet.

Process Flow Diagrams

Process flow diagram (PFD) adalah diagram yang umum digunakan dalam teknik kimia dan proses untuk menunjukkan alur umum proses dan peralatan pabrik. PFD menampilkan hubungan antara peralatan utama fasilitas pabrik dan tidak menampilkan detail kecil seperti detail dan penyebutan pipa.

Cause & Effect Diagram

Kadang disebut sebagai fishbone diagram, cause and effect diagrams adalah alat visual yang digunakan untuk secara logis mengorganisasikan penyebab potensial untuk masalah atau efek tertentu dengan secara grafik menampilkannya dalam detail yang meningkat, menyarankan hubungan sebab-akibat di antara teori.

The 5 Whys

Tanyakan "Mengapa?" setidaknya 5 kali; berhenti ketika melanjutnya tidak menambah nilai lagi. Setelah selesai, tambahkan kata "jadi" atau "maka" di akhir setiap respons lalu bekerja mundur, ke atas halaman, untuk mengonfirmasi logika.

Contoh: Mengapa Lampu Padam?

• W1-Mengapa lampu padam? Sekrup rusak.
• W2- Mengapa sekrup rusak? Motor panas berlebihan dan menyebabkan bau hangus.
• W3- Mengapa motor panas berlebihan? Bantalan motor gagal.
• W4- Mengapa bantalan motor gagal? Sekrup salah dipasang dan memungkinkan pelumas bocor.
• W5- Mengapa bantalan salah digunakan? Dipasang dengan tidak benar.
• W6- Mengapa bantalan dipasang dengan tidak benar? Proses pengaturan tidak andal; dirancang tanpa titik kontrol untuk operator dan tidak ada instruksi kerja yang diikuti.

SIPOC Diagram

Diagram SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) adalah alat yang digunakan oleh tim untuk mengidentifikasi semua elemen relevan dari proyek perbaikan proses sebelum pekerjaan dimulai. Ini membantu mendefinisikan proyek kompleks yang mungkin tidak terdefinisi dengan baik dan biasanya digunakan pada tahap Measure dari metodologi Six Sigma DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Ini mirip dan terkait dengan pemetaan proses dan alat 'di dalam/di luar cakupan', tetapi memberikan detail tambahan.

FMEA Analysis

Failure mode and effects analysis adalah proses meninjau sebanyak mungkin komponen, rangkaian, dan subsistem untuk mengidentifikasi mode kegagalan potensial dalam sistem dan penyebab serta dampaknya. Ini adalah metode sistematis dan proaktif untuk mengevaluasi proses untuk mengidentifikasi di mana dan bagaimana proses mungkin gagal, dan untuk menilai dampak relatif kegagalan yang berbeda, sehingga mengidentifikasi bagian proses yang paling membutuhkan perubahan.

Concentration Diagram

Defect concentration diagram adalah alat grafis yang berguna dalam menganalisis penyebab cacat produk atau bagian. Ini adalah gambar produk, dengan semua tampilan yang relevan ditampilkan, di atasnya lokasi dan frekuensi berbagai cacat ditunjukkan.

8-Disciplines Analysis

Ini adalah metode yang dikembangkan di Ford Motor Company untuk mendekati dan menyelesaikan masalah, biasanya digunakan oleh insinyur kualitas atau profesional lain. Dengan fokus pada perbaikan produk dan proses, tujuannya adalah mengidentifikasi, memperbaiki, dan menghilangkan masalah yang berulang.

Ada 8 disiplin pemecahan masalah:

1. Bentuk Tim
2. Gambarkan Masalah
3. Kembangkan Tindakan Kontensi Sementara
4. Definisikan dan Verifikasi Penyebab Akar dan Titik Pelarian
5. Pilih dan Verifikasi Tindakan Korektif Permanen
6. Terapkan dan Validasikan Tindakan Korektif Permanen
7. Mencegah Terulang
8. Hargai Kontribusi Tim dan Individu

CMTC Siap Membantu Mengembangkan Proses RCCA Anda!

RCCA mendukung peningkatan kualitas dengan mempromosikan budaya pemecahan masalah dari komunikasi tim, yang mengarah pada perubahan perilaku dan budaya perusahaan yang lebih kuat. Orang belajar untuk mengatasi "penyebab akar" dan bukan gejala. Garis pemikiran ini mempromosikan keterlibatan karyawan yang lebih dalam dan pemberdayaan secara keseluruhan di antara karyawan Anda!

CMTC menawarkan bantuan teknis, pengembangan tenaga kerja, dan layanan konsultasi untuk produsen kecil dan menengah (SMM) di seluruh California untuk membantu SMM meningkatkan produktivitas dan daya saing global. Untuk informasi lebih lanjut tentang CMTC, kunjungi situs web kami di www.cmtc.com atau hubungi kami di 310-263-3060.