Menguasai Manajemen Pemeliharaan: Tingkatkan Efisiensi dan Kontrol Biaya
Pemeliharaan aset membutuhkan banyak waktu dan usaha, jadi masuk akal semakin efisien Anda melakukannya, semakin baik. Manajemen pemeliharaan dapat membantu Anda dengan itu. Ini adalah proses mengorganisir dan mengawasi aktivitas pemeliharaan Anda untuk mengoptimalkan performa aset sambil mengontrol waktu dan biaya.
Namun bagaimana tampilan manajemen pemeliharaan yang baik, apa strategi manajemen pemeliharaan yang berbeda, dan peran apa yang dapat dimainkan oleh perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS)?
Apa itu manajemen pemeliharaan?
Manajemen pemeliharaan adalah proses memelihara aset dan sumber daya Anda secara efisien. Tujuan utama adalah mengurangi biaya, waktu, dan sumber daya yang terkait dengan proses pemeliharaan Anda sambil memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Ketika dilakukan dengan baik, program manajemen pemeliharaan Anda akan membantu Anda menghindari sumber daya yang terbuang dan waktu henti karena peralatan rusak. Sebaliknya terkejut oleh kejadian tidak terduga yang mengganggu alur kerja Anda, Anda akan dapat mengontrol semua proses pemeliharaan tanpa kegagalan yang tidak diinginkan.
Manajemen pemeliharaan dulu merupakan proses yang acak yang melibatkan catatan tangan. Sekarang, Anda dapat menggabungkan perangkat lunak CMMS, praktik terbaik, dan personel yang terlatih untuk menjaga aset Anda tetap dalam kondisi kerja. Penting, tidak ada solusi satu ukuran untuk semua. Sebaliknya, program manajemen pemeliharaan Anda harus sangat disesuaikan agar cocok dengan pemeliharaan yang digunakan di pabrik Anda, baik Anda menggunakan strategi pemeliharaan berbasis waktu seperti pemeliharaan mencegah atau strategi berbasis kondisi seperti pemeliharaan prediktif.
Mengapa manajemen pemeliharaan penting?
Efisiensi pemeliharaan Anda memiliki peran besar dalam kesuksesan bisnis Anda. Dengan memelihara aset dan peralatan Anda dengan benar, Anda dapat menjaga produksi tetap stabil, mengurangi kemungkinan waktu henti tidak terencana, meningkatkan keandalan dan ketersediaan, dan memaksimalkan kualitas produk Anda.
Gagal menguasai manajemen pemeliharaan Anda dapat menyebabkan lonjakan biaya perbaikan, kerusakan total mesin, pengiriman pelanggan yang tertunda, dan pendapatan yang hilang. Ini juga dapat merusak keselamatan dan produktivitas tempat kerja.
Apa tujuan manajemen pemeliharaan?
Tujuan utama manajemen pemeliharaan sama terlepas dari jenis fasilitas yang Anda kelola. Mereka meliputi:
- Memperpanjang umur aset Anda
- Mengurangi risiko kegagalan dan waktu henti aset
- Menjadwalkan pemeliharaan dan mengalokasikan sumber daya Anda dengan lebih efisien
- Mengontrol biaya Anda
- Mematuhi regulasi di industri Anda
- Memastikan keselamatan karyawan Anda
- Menerapkan kebijakan dan prosedur yang lebih baik
Melihat lebih dekat data pemeliharaan historis Anda di perangkat lunak CMMS juga dapat memberikan Anda pemahaman yang lebih baik tentang tren pemeliharaan. Misalnya, ini dapat membantu Anda mencakup detail seperti mengapa aset kurang optimal atau apakah telah dirawat pada interval yang benar.
Apa jenis-jenis manajemen pemeliharaan yang berbeda?
Ada empat strategi manajemen pemeliharaan utama yang dapat digunakan secara gabungan atau independen. Jenis manajemen pemeliharaan yang paling sesuai untuk bisnis Anda tergantung pada aset yang Anda gunakan, usia mereka, riwayat perbaikan dan pemeliharaan mereka, dan seberapa penting mereka bagi operasi Anda.
Run-to-failure (pemeliharaan reaktif)
Menggunakan salah satu aset Anda sampai gagal dan kemudian memperbaikinya adalah strategi manajemen pemeliharaan yang sah untuk aset tanpa risiko keselamatan dan dampak minimal pada produksi. Dengan strategi ini, tidak ada persyaratan bagi teknisi Anda untuk melakukan pemeliharaan apa pun sampai kegagalan terjadi. Namun, ketika itu terjadi, Anda harus memiliki bagian cadangan dan teknisi yang tepat di tangan untuk mengganti bagian yang gagal dengan cepat.
Strategi ini dapat membantu Anda mendapatkan nilai maksimum dari aset tertentu dengan biaya terendah yang mungkin. Namun, Anda hanya harus menggunakan strategi ini dengan aset yang tepat atau Anda bisa merasa menghadapi banyak waktu henti tidak terjadwal dan perbaikan yang mahal.
Pemeliharaan mencegah (proaktif)
Strategi pemeliharaan proaktif ini didasarkan pada peribahasa “mencegah lebih baik daripada mengobati”. Dengan menjadwalkan inspeksi aset Anda dan melakukan pemeliharaan rutin, Anda dapat merawat tugas-tugas kecil seperti penyesuaian, pembersihan, pelumasan, dan perbaikan untuk menjaga aset Anda tetap dalam kondisi kerja yang baik dan mengurangi kemungkinan waktu henti tidak terjadwal. Pada awalnya, mungkin masuk akal untuk menjadwalkan pemeliharaan Anda berdasarkan rekomendasi produsen. Namun, seiring aset Anda menua, teknisi Anda akan mengembangkan pemahaman tentang masalah umum dan penyesuaian yang perlu mereka lakukan untuk menjaga aset tetap optimal.
Salah satu keuntungan utama dari strategi pemeliharaan mencegah adalah efisiensinya. Semua dijadwalkan di awal sehingga Anda tahu pekerjaan apa yang akan dilakukan tim pemeliharaan Anda pada hari tertentu, bagian apa yang mereka butuhkan, dan waktu terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan (misalnya tidak selama produksi puncak). Salah satu kekurangannya adalah Anda potensial melakukan lebih banyak pemeliharaan daripada yang diperlukan, yang mengakibatkan boros dan risiko tambahan.
Pemeliharaan prediktif (berbasis kondisi)
Dengan strategi ini, Anda menggunakan alat pemantauan untuk menentukan kapan waktu terbaik untuk melakukan pemeliharaan pada aset Anda berdasarkan kondisinya. Ideanya adalah selalu waspada terhadap tanda masalah dan mengetraktir sebelum menjadi masalah serius. Misalnya, tim pemeliharaan Anda mungkin menggunakan analisis getaran untuk memeriksa kapan sesuatu jatuh di bawah atau melompat di atas parameter tertentu. Ketika itu terjadi, Anda akan mengambil peralatan offline, memeriksanya, dan memperbaikinya jika diperlukan.
Keuntungan pemeliharaan prediktif adalah sensor dapat memeriksa aset saat masih berjalan dan Anda hanya mendapatkan peringatan jika ada masalah. Ini memungkinkan Anda untuk mengurangi frekuensi inspeksi dan memastikan Anda hanya melakukan tugas pemeliharaan saat diperlukan. Kekurangannya adalah biaya alat pemantauan dan pelatihan tambahan yang mungkin diperlukan teknisi Anda untuk menyiapkan dan memeliharanya.
Pemeliharaan terpusat keandalan
Di sini, Anda membuat strategi pemeliharaan spesifik untuk setiap aset yang dioptimalkan untuk mempertahankan produktivitas sambil menggunakan teknik pemeliharaan yang paling hemat biaya. Pemeliharaan terpusat keandalan dapat menjadi strategi yang kompleks dan memakan waktu untuk diimplementasikan karena Anda harus menganalisis setiap aset secara individual. Anda juga dapat akhirnya memiliki sebanyak banyaknya rencana pemeliharaan yang berbeda seperti aset yang Anda miliki, jadi Anda akan membutuhkan tim teknisi yang berpengalaman, serbaguna, dan terlatih tinggi untuk menerapkannya.
Tentu saja ada manfaat yang terkait dengan pendekatan manajemen pemeliharaan ini, terutama ketika datang ke keandalan dan ketersediaan peralatan Anda. Namun, kompleksitas dan biaya awal yang tinggi membuatnya berlebihan bagi beberapa organisasi.
Apa aktivitas yang terlibat dalam manajemen pemeliharaan?
Ada banyak aktivitas yang berbeda yang harus Anda koordinasi dan rencanakan untuk menciptakan program manajemen pemeliharaan yang lancar.
Meskipun Anda tidak perlu merencanakan dan menjadwalkan semua pemeliharaan Anda, ini adalah dasar dari setiap strategi manajemen pemeliharaan proaktif. Anda harus memprioritaskan pekerjaan pemeliharaan dan mengorganisasinya sehingga dapat diselesaikan secara efisien oleh teknisi Anda. Sebagai bagian dari perencanaan pemeliharaan Anda, Anda perlu memutuskan:
- Tugas pemeliharaan apa yang akan dilakukan
- Siapa yang harus melakukannya
- Alat dan bagian apa yang mereka butuhkan
Setelah Anda merencanakan pekerjaan, pekerjaan berikutnya Anda adalah menjadwalkan (memutuskan kapan Anda akan melakukannya). Beberapa tugas pemeliharaan mendesak sementara yang lain dapat dijadwalkan di masa mendatang. Tugas yang sering terjadi seperti inspeksi dapat dijadwalkan mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan di depan.
Manajemen work order adalah aspek penting lainnya dari manajemen pemeliharaan Anda. Work order adalah saluran komunikasi utama Anda untuk pekerjaan pemeliharaan dan mencakup semua informasi tentang tugas pemeliharaan dan proses yang harus diikuti teknisi Anda. Sebagai bagian dari program manajemen pemeliharaan Anda, Anda harus menentukan cara work order dibuat, diproses, dan diselesaikan, termasuk cara diprioritaskan, didokumentasikan, dan ditetapkan.
Manajemen permintaan pemeliharaan adalah bagian penting lainnya dari strategi manajemen pemeliharaan Anda. Meskipun sebagian besar tugas pemeliharaan organisasi Anda diidentifikasi oleh tim pemeliharaan Anda, permintaan bantuan pemeliharaan juga dapat datang dari departemen dan karyawan lain. Anda perlu memutuskan bagaimana permintaan tersebut akan ditinjau dan disetujui sebelum menjadi work order.
Manajemen inventaris MRO (pemeliharaan, perbaikan, dan operasi) Anda adalah elemen lain yang perlu dipertimbangkan. Ini mencakup semua item yang Anda gunakan dalam pekerjaan pemeliharaan Anda, mulai dari bagian cadangan dan alat hingga peralatan keselamatan, peralatan pelindung diri, kimia, dan pembersih. Anda perlu memikirkan cara Anda mencari, menyimpan, dan mengisi ulang inventaris MRO Anda untuk memastikan peralatan yang tepat tersedia pada waktu yang tepat.
Terakhir, seperti semua jenis manajemen, Anda perlu memikirkan pelaporan Anda. Membuat laporan manajemen pemeliharaan dapat memberikan Anda informasi dan wawasan tentang setiap aspek operasi pemeliharaan Anda sehingga Anda dapat melihat apa yang Anda lakukan dengan baik dan mengidentifikasi area di mana perbaikan dapat dilakukan.
Bagaimana perangkat lunak CMMS dapat membantu?
Perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi dapat membantu Anda mengambil kendali atas setiap aspek manajemen pemeliharaan Anda. Jenis perangkat lunak ini mengumpulkan, menyimpan, dan mengorganisir semua informasi pemeliharaan Anda di database terpusat. Anda kemudian dapat menggunakannya untuk mengelola semua aktivitas dan sumber daya pemeliharaan Anda sehingga Anda dapat mengontrol operasi Anda berdasarkan strategi pemeliharaan Anda.
CMMS yang kuat memberi Anda semua alat yang Anda butuhkan untuk mengorganisir, melacak, dan mengelola operasi pemeliharaan Anda. Anda dapat melacak semua data kritis yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat tentang aset Anda, menjadwalkan aktivitas pemeliharaan kritis, dan secara otomatis memicu tugas pemeliharaan mencegah berdasarkan kondisi yang ditetapkan sebelumnya seperti waktu dan jarak tempuh. Dan karena berbasis cloud, Anda dapat melakukan semuanya itu di meja Anda atau saat bepergian.
Ini juga memungkinkan tim internal dan eksternal Anda untuk memperbarui dan menyelesaikan work order di mana saja dan membantu Anda mengelola inventaris Anda sehingga Anda selalu tahu waktu yang tepat untuk memesan lebih banyak bagian. Anda juga dapat menghasilkan laporan terperinci tentang setiap aspek strategi manajemen pemeliharaan Anda sehingga Anda dapat melihat aset mana yang paling banyak membebani Anda, ke mana biaya tenaga kerja Anda pergi, dan banyak lagi.
Langkah berikutnya
Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik untuk Anda, dari menjawab pertanyaan Anda tentang segala hal terkait pemeliharaan hingga membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung.
Ringkasan eksekutif
Manajemen pemeliharaan adalah proses memelihara aset dan sumber daya Anda secara efisien. Tujuan utama adalah mengurangi biaya, waktu, dan sumber daya yang terkait dengan proses pemeliharaan Anda sambil memastikan semuanya berjalan sesuai rencana dan tanpa kegagalan tidak terduga. Efisiensi pemeliharaan Anda memiliki peran besar dalam kesuksesan bisnis Anda. Ketika dilakukan dengan baik, ini dapat membantu Anda memperpanjang umur aset Anda, mengurangi risiko kegagalan aset, membantu Anda mengontrol biaya Anda, dan meningkatkan keselamatan karyawan.
Ada empat strategi manajemen pemeliharaan utama yang dapat digunakan secara gabungan atau independen. Mereka meliputi run-to-failure, pemeliharaan mencegah, pemeliharaan prediktif, dan pemeliharaan terpusat keandalan. Ada banyak aktivitas yang berbeda yang harus Anda koordinasi dan rencanakan untuk menciptakan program manajemen pemeliharaan yang lancar, dari merencanakan dan menjadwalkan pemeliharaan Anda dan mengelola work order Anda hingga mengontrol inventaris MRO Anda dan menghasilkan laporan manajemen pemeliharaan.
Perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi dapat membantu Anda mengambil kendali atas setiap aspek manajemen pemeliharaan Anda. CMMS berbasis cloud yang kuat memberi Anda semua alat yang Anda butuhkan untuk mengorganisir, melacak, dan mengelola operasi pemeliharaan Anda di meja atau saat bepergian. Ini juga menyediakan fungsionalitas perencanaan, pelacakan, work order, manajemen inventaris, dan pelaporan dalam satu solusi yang dapat disesuaikan sepenuhnya.
