Panduan Lima Poin untuk Pengadaan Proofing Masa Depan

Lebih dari 66% profesional pengadaan mengatakan bahwa menavigasi rantai pasokan adalah titik ketegangan terbesar dalam proses pengadaan selama pandemi COVID-19, menurut survei yang sedang berlangsung. Tidak mengherankan jika mengatasi kekurangan rantai pasokan muncul sebagai tema umum, mengingat seluruh dunia membutuhkan banyak barang dan jasa yang sama untuk menjaga bisnis tetap berjalan seperti biasa, mulai dari pembersih tangan hingga pakaian APD.

Tantangan rantai pasokan diperkirakan akan berlanjut setidaknya selama tahun depan, karena kita terus bergerak bersama melalui dampak pandemi. Dengan demikian, tim pengadaan beralih ke teknologi sekarang lebih dari sebelumnya untuk mendigitalkan proses dan beradaptasi. Proses digitalisasi pengadaan terjadi melalui tiga fase yang muncul:reaksi, evaluasi ulang, dan bukti masa depan. Tim pengadaan mungkin berada dalam fase yang berbeda berdasarkan penyiapan operasional mereka sebelum COVID-19.

Bereaksi

Ketika pandemi COVID-19 pertama kali menyerang, itu berarti tim pengadaan harus melakukan apa pun yang mungkin untuk menjaga proses berjalan seperti biasa, yang mengarah pada keputusan reaktif daripada keputusan strategis. Tahap 'bereaksi' dari transformasi digital pengadaan mencakup inisiatif seperti:

• menyederhanakan operasi dengan menjadikannya online agar lebih efisien dalam menanggapi permintaan mendesak yang membahas kesehatan dan keselamatan publik;
• memungkinkan kemampuan telecommuting yang lebih baik saat bekerja dari jarak jauh atau dengan akses terbatas ke kantor;
• menggunakan sumber daya online seperti database vendor untuk mendiversifikasi dan memperluas kumpulan pemasok di tengah gangguan rantai pasokan, dll.

Beberapa tim dapat bereaksi dengan cepat karena mereka memiliki infrastruktur untuk melakukannya, sementara tim lain harus mengadopsi alat dan proses baru dalam jangka waktu yang singkat untuk menangani tanggap darurat secara efektif. Mereka yang memiliki pandangan jauh ke depan atau perencanaan strategis untuk beralih ke proses digital yang berkelanjutan seperti alat e-procurement yang divalidasi dapat terus menggunakannya di masa depan dengan sedikit penyesuaian dan penyesuaian. Sedangkan mereka yang bereaksi terhadap situasi dalam keadaan panik yang mendesak (seperti yang harus dilakukan banyak orang!) sekarang mungkin mendapati diri mereka mengevaluasi kembali alat dan proses yang mereka gunakan.

Mengevaluasi kembali

Karena tim pengadaan terus menanggapi permintaan dan kebutuhan mendesak terkait COVID-19, mereka juga harus menilai kembali alat dan proses yang awalnya diadopsi selama tahap "bereaksi", mengidentifikasi kesenjangan efisiensi, kekurangan kepatuhan negara, dan apakah solusi ini berkelanjutan di luar pandemi. Dalam fase evaluasi ulang ini, tim pengadaan perlu menilai operasi dan alat mereka menggunakan pertanyaan seperti:

• Apakah operasi ujung-ke-ujung (yaitu asupan ke manajemen kontrak) saya didigitalkan
• dan terhubung?
• Apakah saluran proyek saya terpusat di satu tempat dan mudah diakses?
• Apakah proses kami intuitif dan mudah digunakan untuk semua klien internal?

Selain itu, permintaan untuk layanan digital dan tanpa sentuhan telah tumbuh 20% di AS menurut MicKinsey, sehingga tim pengadaan perlu mengatasi permintaan ini karena mereka menentukan proses digitalisasi jangka panjang. Respon cepat pihak pengadaan terhadap COVID-19 dengan menyediakan pembayaran digital dan penyampaian layanan (terutama bagi mereka yang berada di ruang sektor publik) telah menjadi preseden yang diharapkan pelanggan atau konstituen setelah pandemi.

Bukti Masa Depan

Perkembangan seperti distribusi vaksin yang meluas membuat berakhirnya pembatasan dan penguncian COVID-19, membuat banyak organisasi mulai berpikir serius di luar pandemi. COVID-19 telah menyoroti peran penting pengadaan di masa krisis — mereka akan dianggap dalam organisasi sebagai pemain penting dan strategis dalam proses rantai pasokan, daripada beban 'pita merah' yang diperlukan yang sering digambarkan sebagai . Tim pengadaan perlu membangun fondasi transformasi digital mereka yang berfokus pada efisiensi, kepatuhan, dan keterlibatan vendor untuk memenuhi kebutuhan pemulihan dan menjawab tuntutan yang berkembang akan keberlanjutan, ketahanan, dan adaptasi teknologi.

Karena organisasi telah melewati tiga fase ini dalam satu tahun terakhir, dan akan terus bertransisi melaluinya, kami telah menyaksikan peningkatan dalam lima tren inti yang menyelimuti fungsi pengadaan dalam rantai pasokan. Tren ini harus dipertimbangkan saat organisasi memasuki fase 'masa depan' dan memanfaatkan teknologi sebagai penyeimbang untuk semuanya:

1. Keputusan pemotongan biaya. Pengadaan tidak hanya perlu berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit, tetapi juga menyediakan strategi yang akan membantu lembaga mereka berkembang meskipun sumber daya terbatas.

Karena tim pengadaan di seluruh Amerika Utara menunjukkan potensi strategis mereka di masa-masa awal pandemi COVID-19, mereka pasti akan dipanggil untuk menjadi pengambil keputusan utama dalam hal pemotongan biaya dan perencanaan serta penyusunan ulang anggaran.

2. Telecommuting. COVID-19 telah mengantarkan normalisasi baru pekerjaan jarak jauh, sesuatu yang relatif baru bagi karyawan sektor publik. Pada 2019, misalnya, hanya 42% dari tenaga kerja federal AS yang dianggap memenuhi syarat untuk pekerjaan jarak jauh. Namun sepanjang tahun 2020, Angkatan Darat AS, misalnya, telah mengalami peningkatan 400% dalam kemampuan kerja jarak jauh.

Pengadaan tidak diragukan lagi akan dipanggil untuk mendapatkan produk dan solusi yang diperlukan untuk membangun infrastruktur dengan aman dan efektif. Ini berarti bekerja sama dengan I.T. departemen untuk mendukung persyaratan kerja yang berkembang.

3. Efisiensi dan kemampuan beradaptasi. Pengadaan normal berikutnya akan melibatkan pemeriksaan ulang proses pengadaan, membuatnya lebih cepat dan lebih gesit untuk jangka panjang — tidak hanya dalam keadaan darurat — untuk memenuhi harapan baru ini dari pemangku kepentingan dan konstituen.

Sebagai tim pengadaan, terutama yang berada di sektor publik, bersiap menghadapi prakiraan turbulensi ekonomi dalam beberapa bulan dan tahun mendatang, kemampuan untuk menjalankan lebih banyak tawaran secara lebih efisien menyiapkan biro iklan Anda untuk menjadi lebih cepat, lebih kuat, dan lebih produktif bahkan di tengah penyusunan ulang prioritas anggaran dan pemotongan sumber daya.

4. Fokus pada kontrak DBE. Gerakan keadilan sosial seperti Black Lives Matter membuat warga beralih ke pemerintah mereka untuk perubahan selama setahun terakhir. Banyak yang tidak menyadari bahwa departemen pengadaan di sektor pemerintah memiliki kesempatan untuk mempromosikan kebaikan sosial dengan menciptakan lapangan bermain yang setara untuk pemasok yang beragam.

Perusahaan Bisnis yang Tertinggal (DBE) selalu menjadi fokus tim pengadaan publik, tetapi mereka telah menjadi fokus prioritas pada tahun lalu dan kita akan melihat tren ini terus berlanjut. Dengan demikian, tim dapat memanfaatkan teknologi (yaitu:alat e-procurement) untuk bertindak sebagai penyeimbang untuk pemberian kontrak dan audit untuk memastikan keseimbangan terjadi antara kontrak vendor DBE dan non-DBE.

5. Data dan A.I. Pengadaan selalu menjadi departemen "jack of all trades, master of none", diharapkan memiliki keahlian dalam segala hal mulai dari konstruksi hingga I.T. ke layanan profesional. Akibatnya, agen pengadaan mungkin mendapati bahwa banyak waktu mereka dihabiskan di Google untuk mencari template, atau di telepon dengan rekan dari agensi lain untuk melihat bagaimana mereka mendekati kategori baru.

Pengadaan normal berikutnya akan melibatkan lebih banyak pengambilan keputusan berdasarkan data untuk membantu mengakses tolok ukur dan wawasan data dari rekan untuk memandu klien internal mereka mempertimbangkan persyaratan yang tepat, dan menerapkan lainnya praktik terbaik pengadaan, seperti pembobotan kriteria yang sesuai, untuk mencapai hasil yang sukses.

Apa artinya ini bagi pemerintah, vendor bisnis, dan warga negara?

Tren-tren ini sudah mulai menguasai pasar dan akan terus berlanjut, bahkan akan menjadi new normal pengadaan, sebagaimana ditunjukkan dalam ebook The Rise of Procurement’s Next Normal. Ketika melihat secara khusus pada operasi pengadaan pemerintah, tim akan menjadi lebih gesit dan strategis; banyak lembaga mungkin melihat pemusatan pembelian yang sebelumnya terdesentralisasi karena pengadaan terus mengembangkan reputasinya sebagai mitra berbasis data.

Pemerintah akan memandang departemen pengadaannya sebagai pemain strategis utama, yang memiliki kemampuan untuk memengaruhi keputusan sosial dan ekonomi melalui manajemen anggaran dan kontrak. Vendor bisnis akan memiliki jalur komunikasi dan visibilitas yang lebih jelas ke dalam proses pengadaan. Oleh karena itu, mereka akan memiliki pemahaman dan apresiasi yang lebih baik tentang proses pemilihan vendor, terutama dalam hal DBE. Terakhir, warga akan terus merasakan efek riak dari keputusan yang dibuat oleh tim pengadaan pemerintah. Namun, karena keputusan pengadaan akan lebih efisien, dampaknya terhadap warga akan dirasakan lebih cepat dari sebelumnya. Penting juga untuk dicatat bahwa perubahan ekonomi — dan manfaat — akan berkembang seiring tren pengadaan untuk kesetaraan sosial yang meningkat menjadi prioritas pendorong bagi banyak tim pengadaan pemerintah.

COVID-19 mungkin telah memaksa banyak bisnis untuk dikunci dan menyebabkan banyak orang bekerja dari rumah, tetapi itu juga merupakan kekuatan pendorong di balik percepatan transformasi digital yang, dalam banyak hal, mendorong pengadaan pemerintah ke jalur yang tak terhindarkan, meskipun lebih cepat daripada yang bisa dilakukan siapa pun. telah diprediksi.

Omar Salaymeh adalah kepala klien dan petugas produk di Api Unggun.