Procurement Anti-Rusak: 5 Strategi Esensial untuk Mengatasi Tantangan Rantai Pasokan

Lebih dari 66% profesional procurement mengatakan bahwa navigasi rantai pasokan adalah titik tekanan terbesar dalam proses procurement selama pandemi COVID-19, menurut survei berkelanjutan. Tidak heran bahwa navigasi kekurangan rantai pasokan muncul sebagai tema umum, mengingat seluruh dunia membutuhkan banyak barang dan jasa yang sama untuk menjaga bisnis tetap berjalan seperti biasa, dari hand sanitizer hingga baju PPE.

Diperkirakan tantangan rantai pasokan akan berlanjut setidaknya selama setahun mendatang, saat kita terus secara kolektif melewati dampak pandemi. Karena itu, tim procurement beralih ke teknologi sekarang lebih dari sebelumnya untuk memdigitalkan proses mereka dan beradaptasi. Proses digitalisasi procurement terjadi melalui tiga fase baru: bereaksi, mengevaluasi ulang, dan anti-rusak. Tim procurement mungkin menemukan diri mereka di fase yang berbeda berdasarkan setup operasional mereka sebelum COVID-19.

Bereaksi

Saat pandemi COVID-19 pertama kali datang, berarti tim procurement harus melakukan apa pun yang mungkin untuk menjaga proses tetap berjalan seperti biasa, yang mengarah pada keputusan reaktif daripada strategis. Fase 'bereaksi' dari transformasi digital procurement mencakup inisiatif seperti:

• menyederhanakan operasi dengan memindahkannya ke online untuk merespons permintaan mendesak yang menangani kesehatan dan keamanan publik dengan lebih efisien;
• mengaktifkan kemampuan telekomuting yang lebih baik saat bekerja jarak jauh atau dengan akses terbatas ke kantor;
• menggunakan sumber daya online seperti database vendor untuk memperdiversifikasi dan memperluas kolam pemasok di tengah gangguan rantai pasokan, dll.

Beberapa tim dapat bereaksi cepat karena mereka memiliki infrastruktur yang tersedia untuk melakukannya, sementara tim lain harus mengadopsi alat dan proses baru dalam waktu singkat untuk secara efektif menangani respons darurat. Mereka yang memiliki visi atau perencanaan strategis yang tersedia untuk beralih ke proses digital berkelanjutan seperti alat e-procurement yang divalidasi dapat terus menggunakannya di masa depan dengan penyesuaian dan penyesuaian kecil. Sementara mereka yang bereaksi terhadap situasi dengan segala macam kecemasan (seperti yang begitu banyak harus lakukan!) sekarang mungkin menemukan diri mereka mengevaluasi ulang alat dan proses yang mereka gunakan.

Mengevaluasi Ulang

Saat tim procurement terus merespons permintaan dan kebutuhan mendesak terkait COVID-19, mereka juga harus menilai ulang alat dan proses yang awalnya diadopsi selama fase "bereaksi", mengidentifikasi kesenjangan efisiensi, kekurangan kepatuhan negara, dan apakah solusi ini berkelanjutan di luar pandemi. Dalam fase evaluasi ulang ini, tim procurement perlu menilai operasi dan alat mereka menggunakan pertanyaan seperti:

• Apakah operasi end-to-end (misalnya intake hingga manajemen kontrak) saya terdigitalkan dan terhubung?
• Apakah pipeline proyek saya terpusat di satu tempat dan mudah diakses?
• Apakah proses kami intuitif dan mudah digunakan untuk semua klien internal?

Selain itu, permintaan layanan digital dan tanpa sentuh telah tumbuh 20% di AS menurut MicKinsey, jadi tim procurement perlu mengatasi permintaan ini saat mereka menentukan proses digitalisasi jangka panjang. Respons cepat procurement terhadap COVID-19 dengan menyediakan pembayaran digital dan pengiriman layanan (terutama bagi mereka di ruang sektor publik) telah menciptakan preseden yang pelanggan atau warga akan harapkan di luar pandemi.

Anti-Rusak

Perkembangan seperti distribusi vaksin yang luas mendekati akhir pembatasan dan lockdown COVID-19, yang menyebabkan banyak organisasi mulai memikirkan serius di luar pandemi. COVID-19 telah membawa peran kritis procurement saat krisis ke dalam sorotan — mereka akan dianggap di organisasi sebagai pemain kritis dan strategis dalam proses rantai pasokan, daripada beban 'tape merah' yang perlu yang sering digambarkan mereka. Tim procurement perlu membangun pada dasar transformasi digital mereka yang berfokus pada efisiensi, kepatuhan, dan keterlibatan vendor untuk memenuhi kebutuhan pemulihan dan menjawab permintaan yang berkembang untuk keberlanjutan, ketangguhan, dan adaptasi teknologi.

Sejak organisasi telah melalui tiga fase ini dalam setahun terakhir, dan akan terus beralihan melalui mereka, kita telah menyaksikan kenaikan lima tren inti yang telah melingkupi fungsi procurement dalam rantai pasokan. Tren ini harus dipertimbangkan saat organisasi memasuki fase 'anti-rusak' dan memanfaatkan teknologi sebagai pengilang untuk semuanya:

1. Keputusan penghematan biaya. Procurement tidak hanya perlu melakukan lebih dengan lebih sedikit, tetapi juga menyediakan strategi yang akan membantu sisa agensi mereka berkembang meskipun sumber daya terbatas.

Karena tim procurement di seluruh Amerika Utara telah menunjukkan potensi strategis mereka pada hari-hari awal pandemi COVID-19, mereka pasti akan dipanggil untuk menjadi pembuat keputusan utama ketika datang ke penghematan biaya dan perencanaan serta pengprioritasan ulang anggaran.

2. Bekerja jarak jauh. COVID-19 telah membawa normalisasi baru dari pekerja jarak jauh, sesuatu yang relatif baru bagi karyawan sektor publik. Misalnya, pada tahun 2019, hanya 42% tenaga kerja federal AS yang dianggap layak untuk telework. Namun selama tahun 2020, Angkatan Darat AS, misalnya, telah melihat peningkatan 400% dalam kemampuan kerja jarak jauh.

Procurement tanpa dubitabel akan dipanggil untuk mencari produk dan solusi yang diperlukan untuk membangun infrastruktur dengan aman dan efektif. Ini akan berarti bekerja sama dengan departemen I.T. untuk mendukung persyaratan kerja yang berkembang.

3. Efisiensi dan adaptabilitas. Normal baru procurement akan melibatkan penilaian ulang proses procurement, membuatnya lebih cepat dan lebih lincah untuk jangka panjang — bukan hanya dalam darurat — untuk memenuhi harapan baru dari pemangku kepentingan dan warga.

Saat tim procurement, terutama mereka di sektor publik, bersiap untuk turbulensi ekonomi yang diproyeksikan dalam beberapa bulan dan tahun mendatang, kemampuan untuk menjalankan lebih banyak tawaran dengan lebih efisien menyiapkan agensi Anda untuk menjadi lebih cepat, lebih kuat, dan lebih produktif bahkan di tengah pengprioritasan ulang anggaran dan pemotongan sumber daya.

4. Fokus pada kontrak DBE. Gerakan keadilan sosial seperti Black Lives Matter telah mendorong warga beralih ke pemerintah mereka untuk perubahan selama setahun terakhir. Apa yang banyak orang tidak sadari adalah departemen procurement dalam sektor pemerintah memiliki kesempatan untuk mempromosikan kebaikan sosial dengan menciptakan lapangan bermain yang adil bagi pemasok yang beragam.

Disadvantaged Business Enterprises (DBE) selalu menjadi fokus bagi tim procurement publik, tetapi mereka telah menjadi fokus prioritas dalam setahun terakhir dan kita akan melihat tren ini berlanjut. Karena itu, tim dapat memanfaatkan teknologi (misalnya: alat e-procurement) untuk bertindak sebagai pengilang dalam pemberian dan audit kontrak untuk memastikan keseimbangan terjadi antara kontrak vendor DBE dan non-DBE.

5. Data dan A.I. Procurement selalu menjadi departemen "jago semua, mahir tidak satu", yang diharapkan memiliki keahlian dalam segala sesuatu dari konstruksi hingga I.T. hingga layanan profesional. Akibatnya, agen procurement mungkin menemukan banyak waktu mereka dihabiskan dengan mencari template di Google, atau di telepon dengan rekan dari agensi lain untuk melihat bagaimana mereka mendekati kategori baru.

Normal baru procurement akan melibatkan pengambilan keputusan berbasis data lebih banyak untuk membantu mengakses benchmark dan wawasan data dari rekan untuk memandu klien internal mereka untuk mempertimbangkan persyaratan yang tepat, dan menerapkan praktik terbaik procurement lain, seperti bobot kriteria yang tepat, untuk mencapai hasil yang sukses.

Apa artinya ini bagi pemerintah, vendor bisnis, dan warga?

Tren ini sudah mulai meremeh pasar dan akan terus melakukannya, sangat banyak hingga mereka akan menjadi normal baru procurement, seperti yang ditunjukkan dalam ebook The Rise of Procurement's Next Normal. Saat melihat secara spesifik operasi procurement pemerintah, tim akan menjadi lebih lincah dan strategis; banyak agensi mungkin melihat sentralisasi pembelian yang sebelumnya terdesentralisasi saat procurement terus mengembangkan reputasinya sebagai mitra berbasis data.

Pemerintah akan melihat departemen procurement mereka sebagai pemain strategis kunci, yang memiliki kemampuan untuk mempengaruhi keputusan sosial dan ekonomi melalui manajemen anggaran dan kontrak. Vendor bisnis akan memiliki garis komunikasi yang lebih jelas dan visibilitas ke dalam proses procurement. Oleh karena itu, mereka akan memiliki pemahaman dan apresiasi yang lebih baik terhadap proses seleksi vendor, terutama ketika datang ke DBE. Terakhir, warga akan terus mengalami efek riak dari keputusan yang dibuat oleh tim procurement pemerintah. Namun, karena keputusan procurement akan lebih efisien, dampak pada warga akan dirasakan lebih cepat dari sebelumnya. Juga penting untuk dicatat bahwa perubahan ekonomi — dan manfaat — akan berkembang seiring tren procurement untuk keadilan sosial yang meningkat menjadi prioritas yang mendorong bagi banyak tim procurement pemerintah.

COVID-19 mungkin telah memaksa banyak bisnis untuk lockdown dan menyebabkan banyak orang bekerja dari rumah, tetapi itu juga merupakan kekuatan di balik transformasi digital yang dipercepat yang telah, dalam banyak cara, mendorong procurement pemerintah pada jalurnya yang tidak dapat dihindari, meskipun lebih cepat dari yang siapa pun dapat duga.

Omar Salaymeh adalah chief client and product officer at Bonfire.