Tiga Cara Tim Pengadaan Dapat Mengurangi Biaya Perusahaan
Sebuah survei Deloitte tahun 2014 menemukan bahwa 69 persen dari chief procurement officer melihat pengurangan biaya sebagai prioritas utama mereka selama 12 bulan berikutnya. Pada tahun 2018, survei yang sama menunjukkan bahwa jumlahnya melonjak menjadi 78 persen – peningkatan 9 persen hanya dalam empat tahun.
Kemampuan untuk memahami pengeluaran, menetapkan tujuan tabungan, dan mengelola sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut menjadi penting. Untuk mencapainya, organisasi beralih ke platform sumber generasi baru untuk secara mendasar mengubah cara organisasi pengadaan beroperasi. Berinvestasi dalam solusi yang merampingkan dan memperluas proses sumber memungkinkan perubahan penting dan pendekatan baru, termasuk negosiasi dinamis, analitik akurat, lelang terbalik, dan tingkat transparansi dan kolaborasi baru. Perubahan ini menghasilkan penghematan biaya yang direncanakan, ditargetkan, dan manfaat strategis lainnya.
Berikut adalah beberapa cara agar solusi strategis dapat membantu tim pengadaan menambah dampak yang lebih besar bagi perusahaan secara keseluruhan.
Transparansi membantu mengidentifikasi peluang pengurangan biaya. Membuat keputusan berdasarkan informasi tentang peluang risiko dan penghematan biaya hampir tidak mungkin dilakukan oleh tim pengadaan tanpa pandangan yang sederhana, efisien, dan bersama tentang hubungan, kontrak, dan kewajiban pemasok. Alat kontrak yang kikuk, manual, dan lama memperpanjang waktu proses dan mengurangi keunggulan kompetitif serta peluang penghematan biaya. Dengan alat lama, hubungan antara pemasok, kewajiban, dan dokumen sulit ditemukan, apalagi dikelola dan dioptimalkan.
Sebaliknya, solusi yang memungkinkan tim untuk berkolaborasi dan memiliki visibilitas waktu nyata atas semua aktivitas pemasok dapat memberikan cara yang sederhana dan efisien bagi para pemimpin sumber dan manajer kontrak untuk memiliki pandangan 360 derajat tentang hubungan pemasok. Selain itu, profesional sumber mendapatkan cara yang lancar dan efektif untuk mengelola kontrak bagi pemangku kepentingan bisnis mereka, serta memberikan visibilitas ujung ke ujung yang berkelanjutan.
Ketika hukum, pemangku kepentingan, pemasok, dan vendor memiliki transparansi penuh, tim pengadaan dapat mendorong ke proses ujung ke ujung yang lebih ramping, karena semua pihak memiliki informasi yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya. Tim dapat memprioritaskan dan melacak kemajuan melalui setiap tahap, dan pada akhirnya memprediksi hasil bisnis yang sukses. Pada gilirannya, tingkat transparansi ini mengurangi biaya bagi perusahaan, karena mereka dapat menemukan lebih banyak peluang pemotongan biaya dan menutup jalur komunikasi dengan lebih cepat.
Penghematan melalui lelang terbalik dan negosiasi dinamis. Pendekatan yang lebih baru, seperti lelang terbalik dan negosiasi dinamis, membuat dampak bottom-line di seluruh perusahaan. Mereka menyediakan cara pembelian baru, terutama untuk volume dan pengadaan reguler yang sedang berlangsung. Kedua metode tersebut terkenal sulit di masa lalu, tetapi platform baru dapat menyederhanakan proses dan menyerahkannya ke sebagian besar organisasi sumber. Solusi ini dapat memungkinkan keseimbangan yang tepat antara harga, kualitas, dan faktor penting lainnya. Menurut survei Scout RFP 2017, perusahaan yang berhasil menjalankan lelang terbalik memprioritaskan kualitas tinggi dengan harga yang baik, daripada secara otomatis memberikan kepada penawar terendah.
Ketika lelang terbalik dan negosiasi dinamis merupakan bagian integral dari platform sumber daripada alat mandiri, mereka tidak hanya memaksimalkan penghematan biaya, tetapi membantu memajukan hubungan pemasok, karena penetapan harga dan negosiasi dapat dilakukan dalam konteks pengalaman historis dan peluang tambahan yang diidentifikasi untuk menambahkan nilai. Pembeli dan pemasok memiliki visibilitas yang mereka butuhkan untuk menjalankan lelang yang sukses dan adil; pemasok memiliki wawasan yang jelas tentang persyaratan, dan pembeli dapat melakukan uji tuntas pada lelang, menghubungkan titik-titik dengan mulus untuk semua pihak yang terlibat. Perusahaan yang menggunakan strategi lelang terbalik menghemat antara 10-20 persen dalam proses pembelian mereka. Satu perusahaan ritel global menghemat hampir $400.000 dalam lelang komoditas selama 30 menit, karena dapat mempercepat negosiasi.
Kolaborasi di semua pihak. Kolaborasi adalah acara pengadaan standar utama serta bentuk yang lebih maju, seperti yang menggunakan lelang terbalik. Ini memastikan akurasi dan efisiensi, dan bahkan menyatukan pemangku kepentingan bersama ke dalam kelompok virtual yang bekerja untuk mencapai hasil terbaik. Pertanyaan dan masalah dapat dijawab dengan cepat, menghilangkan banyak masalah mulai/berhenti yang umum terjadi pada pengadaan tradisional.
Jika perusahaan Anda menggunakan platform sumber yang tidak memungkinkan kolaborasi di semua pihak, inilah saatnya untuk mempertimbangkan kembali alat yang Anda gunakan. Kolaborasi lintas pemangku kepentingan bisnis sangat penting untuk proses pengadaan yang sukses yang dapat memperoleh tujuan penghematan biaya dan memenuhi persyaratan pelanggan internal. Tanpa kolaborasi, pengadaan dapat menjadi beban dan iritasi terus-menerus bagi semua yang terlibat. Ini sering mengakibatkan hilangnya beberapa elemen penting atau menghasilkan hasil yang kurang ideal.
Kolaborasi memungkinkan pemangku kepentingan bisnis untuk menjadi bagian dari keseluruhan proses. Pemangku kepentingan bisnis lebih banyak berinvestasi, merasa dihargai, dan menjadi kontributor daripada sekadar penonton dalam prosesnya. Hasilnya adalah komunikasi yang lebih baik di seluruh perusahaan, yang pada akhirnya menguntungkan posisi kas secara keseluruhan dan dampak bisnis dari proyek tersebut.
Sebuah studi baru-baru ini terhadap para pemimpin pengadaan di seluruh dunia mengungkapkan bahwa mereka mengharapkan peningkatan penghematan tahunan sebesar 40 persen dengan solusi pengadaan otomatis. Dengan strategi-strategi utama ini dan solusi yang tepat, tim pengadaan akan memiliki dampak yang lebih besar di seluruh perusahaan, yang mengarah pada kesuksesan bagi semua pihak yang terlibat dan dampak yang terukur dari tahun ke tahun.
Kombinasi transparansi, praktik pengadaan yang lebih baru seperti lelang terbalik dan negosiasi dinamis, dan kolaborasi penuh antara tim pengadaan dan semua pemangku kepentingan bisnis, menciptakan lingkungan yang kondusif untuk mendorong perubahan signifikan. Didukung dan ditingkatkan oleh platform sumber generasi baru, ini memungkinkan penghematan biaya yang mengarah langsung ke dampak bottom-line. Pada saat yang sama, penghematan tidak boleh mengorbankan pertimbangan utama lainnya. Risiko dan kompromi harus diklarifikasi dan dipertimbangkan secara kolaboratif. Faktor-faktor lain juga, seperti kualitas, kecepatan, dan nilai tambah tambahan perlu dipertimbangkan. Dengan semua kualitas ini, jenis sumber baru dapat muncul yang akan menambah kesuksesan dan umur panjang perusahaan.
Stan Garber adalah presiden dan salah satu pendiri Scout RFP, penyedia perangkat lunak sumber dan pengadaan.
