3 Strategi Terbukti untuk Tim Pengadaan Mengurangi Biaya Perusahaan Secara Drastis
Survei Deloitte tahun 2014 menemukan bahwa 69 persen chief procurement officers melihat pengurangan biaya sebagai prioritas utama mereka selama 12 bulan berikutnya. Pada tahun 2018, survei yang sama menunjukkan bahwa angka tersebut telah melonjak menjadi 78 persen — kenaikan 9 persen hanya dalam empat tahun.
Kemampuan untuk memahami pengeluaran, menetapkan target penghematan dan mengelola sourcing untuk mencapai target tersebut semakin menjadi esensial. Untuk sampai ke sana, organisasi beralih ke generasi baru platform sourcing untuk secara fundamental mengubah cara organisasi pengadaan beroperasi. Investasi dalam solusi yang menyederhanakan dan memperluas proses sourcing memungkinkan perubahan kritis dan pendekatan baru, termasuk negotiasi dinamis, analitik yang akurat, lelang terbalik dan tingkat transparansi serta kolaborasi yang baru. Perubahan ini menghasilkan penghematan biaya yang direncanakan dan ditargetkan serta manfaat strategis lainnya.
Berikut adalah beberapa cara solusi strategis dapat membantu tim pengadaan memberikan dampak yang lebih besar bagi perusahaan secara keseluruhan.
Transparansi membantu mengidentifikasi peluang pengurangan biaya. Membuat keputusan yang tepat tentang risiko dan peluang penghematan biaya hampir tidak mungkin bagi tim pengadaan tanpa pandangan yang sederhana, terpadu dan bersama ke dalam hubungan pemasok, kontrak dan kewajiban. Alat kontrak yang rumit, manual dan lama memperpanjang waktu proses dan mengurangi keunggulan kompetitif serta peluang penghematan biaya. Dengan alat lama, hubungan antara pemasok, kewajiban dan dokumen sulit ditemukan, tidak terkelebih-depan dikelola dan dioptimalkan.
Sebaliknya, solusi yang memungkinkan tim untuk berkolaborasi dan memiliki visibilitas real time atas semua aktivitas pemasok dapat memberikan cara yang sederhana dan efisien bagi pemimpin sourcing dan manajer kontrak untuk memiliki pandangan 360 derajat atas hubungan pemasok. Selain itu, profesional sourcing mendapatkan cara yang mulus dan efektif untuk mengelola kontrak bagi pemangku kepentingan bisnis mereka, serta memberikan visibilitas end-to-end yang berkelanjutan.
Ketika hukum, pemangku kepentingan, pemasok dan vendor memiliki transparansi penuh, tim pengadaan dapat mendorong proses end-to-end yang lebih terpadu, karena semua pihak memiliki informasi yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya. Tim dapat memprioritaskan dan melacak kemajuan melalui setiap tahap, dan pada akhirnya memprediksi hasil bisnis yang berhasil. Akibatnya, tingkat transparansi ini mengurangi biaya bagi perusahaan, karena mereka dapat menemukan lebih banyak peluang penghematan biaya dan menutup lingkaran komunikasi dengan lebih cepat.
Penghematan melalui lelang terbalik dan negotiasi dinamis. Pendekatan yang lebih baru, seperti lelang terbalik dan negotiasi dinamis, memberikan dampak bottom-line di seluruh perusahaan. Mereka menyediakan cara baru untuk pembelian, terutama untuk volume dan pengadaan rutin yang berkelanjutan. Kedua metode ini dikenal sulit di masa lalu, tetapi platform baru dapat menyederhanakan proses dan memasukkannya ke tangan sebagian besar organisasi sourcing. Solusi ini dapat memungkinkan keseimbangan yang tepat antara harga, kualitas dan faktor penting lainnya. Menurut survei Scout RFP tahun 2017, perusahaan yang berhasil menjalankan lelang terbalik memprioritaskan kualitas tinggi dengan harga yang baik, daripada otomatis memberikan kepada penawaran terendah.
Saat lelang terbalik dan negotiasi dinamis menjadi bagian integral dari platform sourcing daripada alat mandiri, mereka tidak hanya memaksimalkan penghematan biaya, tetapi juga membantu memajukan hubungan pemasok, karena harga dan negotiasi dapat dilakukan dalam konteks pengalaman historis dan peluang tambahan yang teridentifikasi untuk menambahkan nilai. Pembeli dan pemasok memiliki visibilitas yang mereka butuhkan untuk menjalankan lelang yang sukses dan adil; pemasok memiliki wawasan yang jelas tentang persyaratan, dan pembeli dapat melakukan due diligence pada lelang, menghubungkan titik-titik dengan mulus untuk semua pihak yang terlibat. Perusahaan yang menggunakan strategi lelang terbalik menghemat antara 10-20 persen dalam proses pembelian mereka. Satu perusahaan ritel global menghemat hampir $400.000 dalam lelang komoditas selama 30 menit, karena dapat mempercepat negociasi.
Kolaborasi di seluruh pihak. Kolaborasi adalah kunci standar acara pengadaan serta bentuk yang lebih lanjut, seperti yang menggunakan lelang terbalik. Ini memastikan akurasi dan efisiensi, dan bahkan menyatukan pemangku kepentingan ke dalam grup virtual yang bekerja untuk mencapai hasil terbaik. Pertanyaan dan masalah dapat dijawab dengan cepat, mengeliminasi banyak masalah start/stop yang umum pada pengadaan tradisional.
Jika perusahaan Anda menggunakan platform sourcing yang tidak memungkinkan kolaborasi di seluruh pihak, saatnya untuk mempertimbangkan ulang alat yang Anda gunakan. Kolaborasi di seluruh pemangku kepentingan bisnis adalah kunci untuk proses pengadaan yang sukses yang dapat mencapai target penghematan biaya dan memenuhi persyaratan pelanggan internal. Tanpa kolaborasi, sourcing dapat menjadi memberatkan dan iritasi konstan untuk semua yang terlibat. Ini sering menghasilkan melewatkan beberapa elemen penting atau menghasilkan hasil yang kurang dari ideal.
Kolaborasi memungkinkan pemangku kepentingan bisnis menjadi bagian dari seluruh proses. Pemangku kepentingan bisnis lebih terinvestasi, merasa dihargai dan menjadi kontributor alih-alih sekadar penonton dalam proses. Hasilnya adalah komunikasi yang lebih besar di seluruh perusahaan, yang pada akhirnya menguntungkan posisi kas dan dampak bisnis proyek secara keseluruhan.
Studi terbaru tentang pemimpin pengadaan di seluruh dunia mengungkapkan bahwa mereka mengharapkan kenaikan 40 persen dalam penghematan tahunan dengan solusi pengadaan otomatis. Dengan strategi kunci ini di benang kepala dan solusi yang tepat, tim pengadaan akan memiliki dampak yang lebih besar terhadap seluruh perusahaan, yang mengarah pada keberhasilan bagi semua pihak yang terlibat dan dampak yang dapat diukur tahun demi tahun.
Kombinasi transparansi, praktik sourcing yang lebih baru seperti lelang terbalik dan negotiasi dinamis, dan kolaborasi penuh antara tim pengadaan dan semua pemangku kepentingan bisnis, menciptakan lingkungan yang kondusif untuk mendorong perubahan yang signifikan. Didukung dan ditingkatkan oleh generasi baru platform sourcing, ini memungkinkan penghematan biaya yang menghasilkan dampak bottom-line secara langsung. Pada saat yang sama, penghematan tidak boleh datang dengan mengorbankan pertimbangan kunci lainnya. Risiko dan kompromi harus diklarifikasi dan dipertimbangkan secara kolaboratif. Faktor lain, seperti kualitas, kecepatan dan nilai tambah tambahan juga perlu dipertimbangkan. Dengan semua kualitas ini, jenis sourcing baru dapat muncul yang akan menambahkan keberhasilan dan kelanggaan perusahaan.
Stan Garber adalah president dan co-founder Scout RFP, penyedia perangkat lunak sourcing dan pengadaan.
