Persiapan Penutupan Tahunan Tempat Kerja: 5 Fase Kunci untuk Operasi Lancar
Banyak bisnis melakukan penutupan pemeliharaan tahunan tempat kerja untuk melakukan kegiatan pemeliharaan yang biasanya tidak dapat dilakukan selama tugas sehari-hari.
Ini mungkin sedikit mahal dan menghentikan operasi bisnis sementara, tapi tetap cukup menguntungkan ketika Anda mempertimbangkan penggunaan energi yang lebih rendah, lembur yang lebih sedikit untuk staf pemeliharaan Anda, efisiensi pabrik dan operasi yang ditingkatkan, downtime yang tidak terencana yang berkurang, dan kegagalan mekanis yang tidak terduga yang lebih sedikit.
Jadi, apa yang harus Anda lakukan saat tiba waktu untuk penutupan pemeliharaan, terlepas dari apakah ini pertama kalinya atau tidak?
Baca selanjutnya, dan kami akan menunjukkan lima fase berbeda yang harus Anda ingat!
Scoping
Kumpulkan tim Anda dan mulai merancang rencana menyeluruh apa yang harus dicapai selama atau sebelum penutupan pemeliharaan terjadi.
Penting bagi Anda untuk mencatat semua hal dari awal, sehingga penutupan pemeliharaan berjalan lancar. Ini berarti mencoba strategi yang menargetkan area berbeda dari operasi Anda, baik itu pengujian, penggantian, atau perbaikan.
Misalnya, apakah trafo distribusi Anda mengalami masalah? Maka Anda mungkin ingin mempertimbangkan perbaikan trafo distribusi sehingga Anda dapat memperbaiki masalahnya dan melanjutkan operasi bisnis asli.
Pada saat yang sama, Anda juga harus menyediakan waktu untuk mempelajari studi kasus industri masa lalu dan proyek pemeliharaan preventif sehingga Anda dapat mempelajari bagaimana bisnis lain menurunkan biaya mereka dan meningkatkan efektivitas keseluruhan peralatan mereka. Inilah mungkin di mana cakupan proyek dan indikator kinerja utama (KPI) digunakan untuk menghitung performa.
Persiapan
Ini di mana semuanya jatuh tempatnya, semua rencana dan ide yang telah dikatakan sebenarnya siap untuk meluncur.
Beberapa rencana tambahan melindungi penyimpanan, rencana logistik, rencana kesehatan, keselamatan dan lingkungan, rencana jaminan kualitas dan kontrol kualitas.
Beritahu staf pemeliharaan dan dukungan Anda sehingga prosedur penutupan dapat dievaluasi sekali lagi. Pastikan semua orang tahu peran apa mereka dan apakah pertukaran peran diperlukan. Sebaiknya buat daftar detail semua personel dengan informasi kontak terbaru sehingga semua orang tetap dapat dihubungi jika ada panggilan atau tugas mendesak.
Penjadwalan
Yang ingin Anda lakukan pada titik ini adalah menjaga penutupan sempendek mungkin sehingga Anda dapat segera melanjutkan operasi bisnis reguler.
Yang lebih penting, semua tugas yang ditangani adalah tugas yang hanya dapat dilakukan selama penutupan, biarkan kegiatan lain di sisi dan kelola mereka hanya setelah penutupan pemeliharaan selesai.
Ingatlah bahwa meskipun dengan jadwal yang komprehensif, mungkin tidak akan mengikuti setiap bagian. Tugas atau pekerjaan yang tidak terencana mungkin masih terjadi, jadi Anda perlu menyiapkan diri untuk itu. Salah satunya adalah dengan membuat rencana kontingensi sehingga insiden yang tidak terduga tidak akan mengganggu penutupan pemeliharaan Anda.
Eksekusi
Tim penutupan Anda, bersama dengan insinyur yang ditetapkan, akan secara menyeluruh memeriksa peralatan dalam kompleks.
Juga, pastikan untuk mengukur perubahan jadwal, anggaran, dan cakupan kemudian terhadap KPI yang ditetapkan selama fase scoping.
Setiap peralatan yang dianggap memiliki potensi kesalahan akan diperiksa sekali lagi, kemudian insinyur akan memutuskan apakah ada tindakan yang diperlukan. Jika tidak, pemeliharaan peralatan seperti pemeriksaan rinci dapat dilakukan, seperti overhauling generator atau motor listrik.
Setelah itu, tim pemeliharaan dan insinyur Anda akan menyelesaikan perbaikan lain dan menyerahkan sisanya kepada staf Anda, mereka akan mulai menyiapkan peralatan siap untuk operasi reguler.
Evaluasi
Terakhir namun tidak kalah penting, kumpulkan rapat pasca-penutupan untuk meninjau prosedur dan mengevaluasi kinerja setiap tugas yang telah dilakukan.
Dokumentasikan semua peristiwa dan tugas yang terjadi selama penutupan pemeliharaan dan terbuka terhadap segala macam langkah perbaikan. Contohnya termasuk biaya, KPI, penutupan hingga start-up dan ramp-up, dan sebagainya.
Kemudian, semua yang harus Anda lakukan selanjutnya adalah menyusun laporan akhir dengan semua keberhasilan dan masalah yang diringkas, sehingga Anda memiliki setiap fase penutupan dicatat. Ini akan membantu meningkatkan pemeliharaan preventif di masa depan.
Dengan gambaran yang jelas tentang lima fase ini, Anda dapat memastikan penutupan pemeliharaan berikutnya berjalan lancar, bahkan memperoleh pengetahuan informatif untuk perbaikan di masa depan.
