Membuka CMMS: Fitur Utama & Manfaat untuk Manajemen Pemeliharaan Modern

Manfaat dari CMMS adalah Anda lebih banyak kerja, lebih cepat, dengan usaha dan stres yang lebih sedikit. Hidup Anda menjadi lebih mudah karena hari kerja Anda lebih dapat diprediksi.

Namun untuk benar-benar memahami manfaatnya, perlu untuk melihat apa itu CMMS, bagaimana cara kerjanya, mengapa lebih baik daripada kertas dan spreadsheet, apa yang dimilikinya dalam hal fitur, dan bagaimana fitur-fitur tersebut bersama-sama menyediakan alur kerja yang efisien. Mengapa Anda perlu tahu cara kerjanya untuk lebih memahami manfaatnya? Sama halnya dengan mobil Anda. Semakin banyak yang Anda ketahui tentang cara kerja mesin, semakin baik Anda dapat mengemudi.

Apa itu CMMS, bagaimanapun?

Sistem manajemen pemeliharaan komputerisasi (CMMS) adalah perangkat lunak yang Anda gunakan untuk memusatkan, menyelaraskan, dan menyederhanakan operasi pemeliharaan Anda. Anda mendapatkan semua data di satu tempat, menjadikannya aman, aman, dan dapat diakses.

Seringkali lebih mudah untuk memahami bagaimana semuanya bersatu dengan memikirkan CMMS sebagai memiliki dua bagian yang terpisah namun saling terhubung.

Database CMMS

Di intinya adalah database, di mana Anda menyimpan semua data terorganisir dan diperbarui. Solusi modern menangani database sedikit berbeda, dan bagian dari pemahaman perangkat lunak CMMS adalah melihat bagaimana banyak penyedia memilih kemitraan berkelanjutan daripada penjualan satu kali.

Sistem lama berada di lokasi, yang berarti Anda memiliki server di lokasi. Namun banyak sistem baru memiliki database di awan, yang berarti penyedia Anda menjaga semua server untuk Anda, memastikan semuanya diperbarui dan berjalan. Alih-alih membeli perangkat lunak secara langsung, Anda mendapatkan langganan, yang memberi Anda akses tanpa batas.

Model bisnis perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) ini adalah kesepakatan yang sama seperti yang Anda miliki dengan Netflix. Anda tidak membeli semua film dan acara TV tersebut. Sebaliknya, Anda memiliki langganan yang memberi Anda akses ke mereka sehingga Anda bisa menonton sesekali sebanyak yang Anda butuhkan.

Perbedaan kunci, namun, adalah semua data pemeliharaan Anda milik Anda, dan jika Anda memutuskan untuk mengakhiri langganan dengan penyedia CMMS Anda, Anda membawa data Anda bersama Anda. Di sini, analogi beralih ke babysitter. Penyedia CMMS Anda ada untuk merawat data Anda dan memastikan aman, tetapi segera Anda memintanya kembali, Anda mendapatkannya kembali.

Antarmuka CMMS

Bagian lain dari CMMS adalah antarmuka, yang merupakan bagian yang Anda berinteraksi langsung untuk menambahkan, memperbarui, dan berbagi data. Anda juga dapat memikirkan antarmuka sebagai semua fitur berbeda dari CMMS, termasuk:

• Manajemen pesan kerja
• Pemeliharaan pencegahan
• Kontrol inventaris
• Laporan pemeliharaan

Antarmuka adalah bagian perangkat lunak yang Anda lihat, sementara database lebih di balik layar.

Apa keuntungan CMMS dibandingkan kertas dan spreadsheet?

CMMS modern lebih baik daripada kertas dan lebih baik daripada spreadsheet, tetapi untuk alasan yang berlawanan.

Pesan kerja kertas membuatnya sulit untuk menghasilkan dan berbagi data

Ketika Anda mencoba melacak dan menjadwalkan semua pemeliharaan Anda dengan kertas, Anda langsung menghadapi dua masalah. Pertama, sulit untuk menghasilkan data karena Anda harus menulis semuanya secara manual, yang menghasilkan pesan kerja yang rontok dengan kesalahan kecil namun seringkali kritis. Kadang-kadang itu tanggal yang salah. Kadang-kadang Anda menulis aset yang salah. Baik mana pun, kesalahan kecil tersebut bisa akhirnya membiayai Anda dan sisa departemen pemeliharaan banyak waktu dan masalah.

Dan itu terkadang paling sedikit dari masalah-masalah buruk Anda. Banyak kali, pekerjaan jatuh dari perhatian karena sangat mudah untuk menempatkan lembar kertas tersebut di tempat yang salah. Lalu Anda kehilangan tugas-tugas kecil yang seharusnya Anda lakukan sejak awal, menyiapkan diri Anda untuk masalah yang lebih besar di kemudian hari.

Bahkan ketika sistem bekerja dengan sempurna, ketika semua orang memiliki tulisan tangan yang sempurna dan tidak ada yang kehilangan apa pun, Anda terperangkap dalam sistem yang lambat. Setiap kali Anda menetapkan pesan kerja baru, Anda harus mengejar teknisi yang ditetapkan atau menunggu mereka datang ke kantor untuk mengambil kertas pekerjaan. Itu memperlambat Anda. Dan harus kembali ke kantor untuk tugas baru memperlambat teknisi.

Pesan kerja spreadsheet membuatnya terlalu mudah untuk menghasilkan dan berbagi data

Dengan spreadsheet, Anda memiliki masalah yang berlawanan. Karena sekarang Anda dapat menyalin dan menempel dari satu file ke file berikutnya, membuat salinan adalah cepat dan mudah.

Namun salinan tersebut tidak tetap salinan untuk lama. Saat Anda pertama kali mengirim salinan sebagai lampiran email, itu sama dengan aslinya. Namun segera satu teknisi melakukan perubahan pada salinannya, sekarang ada banyak versi dari file tersebut. Segera, setiap versi lain dari file tersebut segera ketinggalan zaman, dan siapa pun yang menggunakannya bekerja dari data yang sudah tidak segar.

Keuntungan CMMS dibandingkan kertas dan spreadsheet adalah Anda tidak perlu pernah khawatir bekerja dari data yang sudah tidak segar lagi. Ingat, semuanya berada di satu database, dan semua orang melihat data yang sama. Jika Anda melakukan perubahan, memperbarui pesan kerja, atau mengubah tanggal pada inspeksi, seluruh tim dapat melihat data yang sama yang diperbarui.

Satu sumber kebenaran berarti nol kebingungan.

Apa manfaat CMMS?

Semua ini kembali pada hari kerja Anda menjadi lebih dapat diprediksi dan kurang stres. Anda mendapatkan lebih banyak kontrol, lebih sedikit kejutan. Itu saja secara garis besar. Namun ada juga daftar panjang manfaat spesifik yang datang dengan solusi perangkat lunak manajemen pemeliharaan modern.

Menyiapkan, menjadwalkan, dan melacak pemeliharaan pencegahan

CMMS yang baik membantu Anda merencanakan inspeksi dan tugas pemeliharaan pencegahan, sehingga Anda menangkap masalah kecil sebelum mereka memiliki kesempatan untuk tumbuh menjadi masalah besar yang menguras anggaran. Sama seperti saat Anda selalu ingat untuk memeriksa dan mengganti oli mobil Anda. Sebuah bagian kecil dari pemeliharaan pencegahan menyelamatkan Anda dari mesin yang macet yang mahal.

Tetap mengawasi pemeliharaan reaktif

Dan untuk saat-saat ketika hal-hal tetap salah, perangkat lunak CMMS membantu Anda bereaksi lebih cepat. Alih-alih menunggu masalah menjadi besar sehingga semua orang mengetahuinya, portal permintaan terbuka bawaan memudahkan siapa pun di lokasi untuk menghubungi Anda segera mereka melihat masalah yang sedang berkembang.

Semua yang harus mereka lakukan adalah membuka halaman permintaan online dan mengajukan permintaan pemeliharaan mereka. Dan karena halaman dilengkapi dengan kolom yang dapat disesuaikan, Anda dapat memastikan Anda mendapatkan informasi yang Anda butuhkan untuk mengutamakan pekerjaan dengan benar dan menghasilkan pesan kerja dengan segalanya yang diperlukan teknisi untuk menyelesaikan dengan efisien.

Kontrol inventaris, hemat biaya

Bahkan jika Anda memiliki teknisi terbaik yang muncul di tempat yang tepat pada waktu yang tepat, mereka tidak dapat melakukan apa pun tanpa bagian dan bahan yang tepat.

Dan itu lebih dari sekadar efisiensi. Sebuah kegagalan kecil bisa berlangsung berhari-hari jika Anda harus menunggu bagian datang dari vendor. Tidak hanya teknisi Anda duduk diam, tetapi semua operator aset juga duduk diam.

Namun setelah Anda melacak inventaris MRO menggunakan perangkat lunak, Anda tidak perlu khawatir kehabusan bagian kritis. Karena Anda selalu tahu apa yang Anda miliki, Anda juga selalu tahu kapan Anda harus menyiapkan pesanan berikutnya. Dan saat Anda memesan jauh sebelum Anda membutuhkan sesuatu, Anda juga menghemat biaya pengiriman malam yang mahal.

Memanfaatkan data, membuat keputusan yang lebih baik

CMMS yang baik meletakkan Anda dalam kendali hari ini, tetapi juga membantu Anda lebih baik untuk persiapan masa depan. Karena Anda sekarang mampu menangkap data yang lebih baik dan lebih andal, Anda dapat memanfaatkannya menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang operasi keseluruhan Anda.

Bagaimana caranya? Di dalam CMMS ada semua data tentang, misalnya, salah satu pompa yang Anda miliki di fasilitas Anda. Dengan melihat data, Anda tahu bahwa pompa tersebut cenderung gagal sekitar sekali setiap tiga bulan. Dan biasanya karena masalah pelumasan.

Karena Anda dapat mempercaya data tersebut, Anda dapat mengambil langkah untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Pertama, urut ulang PM yang terkait sehingga Anda memeriksa masalah setiap dua dan setengah bulan. Juga, pastikan PM tersebut mencakup inspeksi yang berfokus pada tanda-tanda panas berlebih dan tanda-tanda lainnya bahwa pelumasan memerlukan perhatian. Akhirnya, jika masalah terus muncul, Anda dapat mengganti pemasok dan mulai menyimpan pelumas berkualitas lebih tinggi.

Apa fitur utama CMMS?

Cara lain untuk memikirkan manfaat adalah dengan melihat fitur yang paling umum. Setelah Anda tahu fitur-fitur, Anda memiliki gambaran yang lebih baik tentang bagaimana Anda dapat menggabungkannya ke dalam alur kerja yang efisien.

Sama seperti melihat daftar bahan konstruksi untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang akhirnya bisa Anda bangun untuk diri sendiri.

Modul manajemen pesan kerja

Di tengah manajemen pemeliharaan adalah manajemen pesan kerja, di mana Anda mengontrol apa yang dilakukan tim, bagaimana mereka melakukannya, dan dalam urutan apa.

Perangkat lunak CMMS memberikan Anda alur kerja pesan kerja yang mulus, dimulai dengan portal permintaan pemeliharaan terbuka. Segera permintaan masuk, Anda dapat meninjau dan menyetujui. Dari sana, dan masih di dalam CMMS, Anda dapat membuat pesan kerja baru, memprioritaskannya, menetapkannya ke teknisi, dan kemudian melacak kemajuan mereka untuk menutup.

Modul pemeliharaan pencegahan

Tempat terakhir yang Anda inginkan adalah di belakang kurva pemeliharaan, selalu berlari memadamkan api. Modul pemeliharaan pencegahan membantu menjaga Anda di depan, di mana Anda akhirnya bertanggung jawab atas apa yang dilakukan tim karena semuanya proaktif, bukan reaktif.

Dengan CMMS, Anda dapat menyiapkan PM Anda dengan semua data yang dibutuhkan teknisi untuk bekerja efisien. Mereka datang ke lokasi mengetahui apa yang harus dilakukan dan dengan semua bagian dan bahan yang diperlukan untuk melakukannya dengan benar.

Dan setelah Anda memiliki PM yang dipenuhi dengan data yang tepat, Anda dapat mengatur mereka untuk dihasilkan berdasarkan meter atau waktu. Misalnya, Anda mungkin memiliki pompa yang Anda periksa setelah sejumlah siklus dan belt konveyor yang Anda periksa sekali setiap tiga minggu.

Modul manajemen aset dan peralatan

Sebelum Anda dapat merawat aset dan peralatan Anda, Anda perlu tahu mana yang Anda miliki. Meskipun ini tampak jelas, banyak organisasi tidak memiliki daftar aset dan peralatan yang lengkap dan diperbarui.

Solusi CMMS modern memberikan Anda tempat yang sempurna untuk mengumpulkan dan menyimpan semua data aset Anda, termasuk semuanya dari nomor seri hingga manual O&M. Dan karena Anda sekarang tahu di mana semuanya berada, jauh lebih mudah bagi Anda untuk menjaga tetap diperbarui.

Modul manajemen inventaris

Di topik perlu mengetahui apa yang Anda miliki, CMMS membuat kontrol inventaris jauh lebih mudah. Setelah Anda memiliki tingkat saat ini di perangkat lunak, CMMS secara otomatis memperbarui mereka setiap kali teknisi menutup pesan kerja dengan bagian dan bahan terkait.

Misalnya, Anda memiliki tiga motor kecil dalam inventaris. Sebuah pompa mati, jadi Anda membuat pesan kerja, mengaitkan salah satu motor. Saat teknisi menutup, perangkat lunak membantu Anda melacak inventaris dengan secara otomatis memperbarui tingkatnya. Saat Anda memeriksa, sekarang Anda dapat melihat Anda hanya memiliki dua motor yang tersisa.

Lebih baik lagi, Anda dapat mengatur perangkat lunak sehingga saat Anda menurun di bawah tingkat dasar, Anda menerima peringatan email bahwa saatnya untuk mendapatkannya lebih banyak. Dan dengan semua informasi vendor yang sudah ada di dalam CMMS, Anda dapat dengan mudah menyiapkan pesanan Anda.

Langkah selanjutnya

Siap untuk mulai melihat manfaat CMMS?

Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik untuk Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang perangkat lunak manajemen pemeliharaan, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyediakan uji coba gratis.

Ringkasan

Solusi CMMS modern menyediakan daftar panjang manfaat, dan semakin banyak yang Anda ketahui tentang cara kerja perangkat lunak, semakin mudah untuk memahaminya. Manajer pemeliharaan dan fasilitas dapat menggunakan perangkat lunak untuk mengambil kendali atas operasi pemeliharaan mereka dengan menjaga data aman, aman, dan dapat diakses. Itu dimulai dengan komputasi awan, di mana semua data Anda tinggal di database pusat. Antarmuka adalah apa yang Anda gunakan untuk menambahkan, memperbarui, dan berbagi data. Tidak seperti metode manajemen pemeliharaan lama seperti kertas dan spreadsheet, dengan CMMS semua data Anda selalu diperbarui dan memiliki satu sumber kebenaran berarti tidak ada satu pun di tim pemeliharaan yang tertinggal.

CMMS yang baik memudahkan untuk mengelola pesan kerja, menyiapkan dan menjadwalkan inspeksi dan tugas pemeliharaan pencegahan, mengontrol inventaris, dan memanfaatkan data. Ini membantu Anda melakukan semua ini dengan kombinasi fitur yang dapat Anda gunakan untuk membangun alur kerja yang efisien, termasuk modul untuk manajemen pesan kerja, pemeliharaan pencegahan, inventaris, dan laporan.