Apa Itu Pelacakan Pemeliharaan? – Panduan Jelas untuk Manajemen Aset Proaktif

Dengan pelacakan pemeliharaan, Anda tahu apa yang Anda punya dan cara menjaganya agar berjalan lancar.

Tanpa itu, Anda terbang buta.

Berikut beberapa definisi cepat untuk memastikan kita semua mulai dari titik yang sama.

Apa itu pelacakan pemeliharaan?

Pelacakan pemeliharaan adalah cara Anda menangkap, melindungi, dan memanfaatkan semua data terkait operasi pemeliharaan Anda. Itu adalah cara Anda dapat melihat apa yang Anda punya, memahami apa yang perlu Anda lakukan untuk menjaga agar tetap berjalan, dan kemudian menjadwalkan pekerjaan yang tepat.

Sebagian besar departemen pemeliharaan mencoba menggunakan kombinasi berbagai jenis data.

Daftar aset dan peralatan

Di sini, Anda mulai dengan daftar lengkap semua aset dan peralatan Anda, memastikan untuk mencakup semua yang Anda ketahui tentang masing-masing, termasuk:

• Nomor seri
• Gambar digital dan skema
• Manual O&M
• Jaminan

Meskipun banyak item dalam daftar bersifat statis, ada juga yang sering berubah, termasuk riwayat pemeliharaan dan perbaikan.

Jadwal pemeliharaan pencegahan

Setelah Anda tahu apa yang Anda miliki, Anda perlu tahu cara merawatnya. Dengan jadwal pemeliharaan pencegahan, Anda dapat melacak semua inspeksi dan tugas yang membantu Anda menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum mereka memiliki kesempatan untuk tumbuh menjadi masalah besar.

Inventaris MRO

Tidak ada nilai dalam mengetahui apa yang harus Anda lakukan kecuali Anda memiliki bagian dan bahan yang memungkinkannya. Tanpa itu, sama seperti memiliki resep tetapi tidak ada bahan. Anda akan kelaparan.

Mengapa pelacakan pemeliharaan penting?

Semua kembali pada kutipan bisnis yang terkenal, “Jika Anda tidak dapat mengukurnya, Anda tidak dapat memperbaikinya.” Pelacakan pemeliharaan adalah langkah pertama kritis, di mana Anda mengukurnya. Dan dari sana, Anda dapat mulai memperbaikinya. Setelah Anda tahu apa yang terjadi di departemen pemeliharaan Anda, Anda dapat mulai membuat semuanya lebih baik.

Perbaikan itu terlihat seperti apa?

Transparansi yang meningkat memberlakukan akuntabilitas yang lebih baik. Setelah Anda dapat melihat apa yang terjadi dengan operasi Anda, Anda dapat mulai mengalokasikan lebih banyak waktu, uang, dan energi ke yang bekerja sambil menarik diri dari yang tidak bekerja.

Dan prediktivitas yang berarti kurang stres. Jika Anda tidak pernah tahu apa yang tersembunyi di balik sudut, Anda selalu merasa tegang. Namun ketika Anda dapat tiba di tempat kerja setiap hari dengan gambaran yang kuat tentang apa yang ada di piring Anda, hidup justru lebih baik.

Industri apa yang melacak pemeliharaan?

Jawaban singkat adalah “hampir semua.”

Jawaban panjang adalah pelacakan pemeliharaan sangat penting untuk industri yang beraset, termasuk:

• Manajemen fasilitas
• Manufaktur
• Perawatan kesehatan
• Makanan dan minuman
• Pemerintah daerah

Melacak pemeliharaan tidak hanya penting untuk bisnis. Tempat ibadah dan organisasi non-profit lainnya juga mendapat manfaat dari kontrol yang lebih baik atas pekerjaan pemeliharaan.

Apa yang dilacak oleh berbagai industri?

Sebagian besar melacak kategori yang sama, termasuk:

• Aset dan peralatan apa yang mereka miliki
• Pekerjaan apa yang telah mereka lakukan padanya
• Pekerjaan apa yang perlu mereka lakukan padanya
• Inventaris apa yang mereka butuhkan untuk pekerjaan itu

Di atasnya, ada banyak metrik pemeliharaan dan indikator kinerja kunci (KPI) yang berbeda yang dapat mereka lacak. Dalam banyak kasus, mereka membangunnya menggunakan data mentah. Jadi, jika mereka melihat MTTR, mereka akan perlu mengambil beberapa titik data dan menggabungkannya untuk mendapatkan metrik kegagalan tersebut.

Itu adalah alasan bagus lainnya mengapa pelacakan bisa begitu kuat. Setelah Anda memiliki data mentah, Anda dapat mulai memanfaatkannya menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang operasi Anda.

Untuk sesuatu seperti pelacakan peralatan manufaktur, organisasi akan memiliki daftar lengkap semua aset dan peralatan mereka, termasuk riwayat lengkap pesan kerja yang selesai dan dijadwalkan.

Namun mereka juga dapat memiliki peta situs dan tata letak lantai detail tempat mereka telah menempatkan lokasi semua aset kritis mereka.

Untuk pelacakan kendaraan armada, mereka kemungkinan memiliki fokus yang lebih kuat pada melacak semua inspeksi mereka karena industri ini harus menghadapi banyak tantangan kepatuhan. Mereka memerlukan catatan yang akurat untuk tidak hanya merencanakan pemeliharaan pencegahan mereka dengan baik tetapi juga menghindari denda yang mahal.

Mengapa sistem pelacakan pemeliharaan lama sangat buruk?

Selama lama dan di seluruh industri, orang telah mencoba melacak pemeliharaan mereka. Mereka tahu jika mereka bisa mendapatkan angka yang andal, mereka bisa melakukan matematika yang benar dan melihat apa yang benar-benar terjadi dengan departemen pemeliharaan mereka.

Keinginan hampir selalu ada. Namun selama waktu yang lama, pelayanannya buruk.

Pelacakan berbasis kertas

Dengan pelacakan pemeliharaan berbasis kertas, masalah utama adalah sulit untuk menghasilkan data yang baik, tetapi bahkan jika Anda melakukannya, mudah untuk kehilanginya.

Misalnya, jika Anda perlu pesan kerja baru, Anda harus menyalin semuanya secara manual. Dengan perbaikan sederhana pun, masih banyak kesempatan untuk menambahkan kesalahan. Namun bahkan jika Anda menulis semuanya dengan sempurna, dan Anda memiliki tulisan tangan yang bagus, Anda masih hanya memiliki satu salinan, yang membuat mengirimkannya ke teknisi yang tepat menjadi proses yang lambat. Entah Anda harus mengejar mereka atau menunggu mereka datang ke kantor pemeliharaan.

Mengirimkannya ke mereka adalah proses yang lambat. Dan berharap mereka tidak kehilanginya adalah usaha yang sia-sia.

Setelah semua usaha yang harus Anda lakukan untuk menghasilkan dan melindungi data Anda, Anda masih tinggal tanpa cara mudah untuk menggunakannya. Menemukan metrik atau KPI paling dasar pun melibatkan mengacaukan banyak kertas dan memasukkan angka ke dalam kalkulator.

Pelacakan berbasis spreadsheet

Anda pikir dapat dengan cepat menyalin dan menempel data akan membuat semuanya lebih baik, tetapi justru membuatnya lebih buruk.

Sekarang Anda dapat menghasilkan banyak data, tetapi Anda tidak memiliki cara untuk menjaga tetap diperbarui karena semua data Anda terputus. Apa yang terjadi di satu spreadsheet tidak tersalip ke spreadsheet lain kecuali Anda secara manual masuk dan melakukan pembaruan sendiri. Jadi, meskipun Anda dapat dengan cepat membagikan spreadsheet, sama cepatnya setiap orang memiliki versi mereka sendiri.

Pada akhirnya, semua orang pikir mereka memiliki data yang benar, sebenarnya tidak ada yang memilikinya.

Bagaimana perangkat lunak pelacakan pemeliharaan membuat pekerjaan Anda lebih mudah?

Solusi perangkat lunak CMMS modern membuatnya jauh lebih mudah untuk menangkap data, menjaga tetap aman dan diperbarui, dan kemudian membuatnya dapat diakses. Dua dari banyak caranya melakukannya adalah dengan database pusat dan aplikasi seluler.

Database pusat

Dengan solusi modern, data Anda tidak terjebak di lembar kertas, dan tidak tersebar di seluruh file yang terputus.

Sebaliknya, semuanya bersama-sama di satu database berbasis awan dengan semua orang melihat data yang sama persis. Setiap perubahan tercermin secara real-time, yang berarti tidak ada yang tertinggal. Dan karena tim dapat mengakses data secara jarak jauh, Anda tidak perlu pernah khawatir tentang mereka kehilangan lembar kertas atau secara tidak sengaja menghapus file.

Aplikasi seluler

Secara umum, semakin cepat Anda dapat memasukkan data ke dalam sistem, semakin mungkin data tersebut andal.

Pikirkan seperti ini: Jika seseorang bertanya pada Anda apa yang Anda makan malam dua minggu lalu, ada kemungkinan baik Anda akan memberikan jawaban yang salah. Jika mereka bertanya apa yang Anda makan tadi malam, Anda memiliki kemungkinan jauh lebih baik untuk mendapatkannya dengan benar.

Dan jika mereka bertanya tepat setelah Anda selesai makan malam, tidak ada cara Anda bisa salah. Makanan itu masih duduk tepat di depan Anda.

Sama halnya dengan data pemeliharaan. Semakin cepat teknisi dapat memasukkannya ke dalam sistem, semakin kecil kemungkinan mereka membuat kesalahan dan mengingat salah satu data kritis.

Dengan aplikasi pemeliharaan, teknisi tidak perlu pernah menunggu untuk menuliskannya atau memasukkannya. Segera setelah mereka menutup, mereka dapat mengeluarkan perangkat seluler mereka dan memperbarui sistem.

Langkah selanjutnya

Siap untuk menerapkan pelacakan pemeliharaan modern?

Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik untuk Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang perangkat lunak manajemen pemeliharaan, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyediakan uji coba gratis.

Ringkasan

Pelacakan pemeliharaan adalah kombinasi proses dan prosedur untuk menangkap, mengamankan dan memperbarui, dan memanfaatkan data tentang operasi pemeliharaan Anda. Dengan itu, Anda dapat melihat apa yang Anda miliki dan apa yang harus Anda lakukan untuk menjaga semuanya berjalan. Misalnya, banyak organisasi menyimpan daftar aset detail, jadwal pemeliharaan pencegahan, dan hitungan semua inventaris MRO. Ada banyak manfaat, tetapi semuanya cenderung menyimpul ke hal ini: semakin banyak yang Anda ketahui, semakin banyak yang dapat Anda kendalikan, dan semakin banyak yang dapat Anda kendalikan, semakin sedikit kejutan yang harus Anda hadapi. Meskipun ada banyak kesamaan di seluruh industri, ada juga fokus spesifik industri. Misalnya, untuk membantu mereka menghindari pelanggaran kepatuhan yang mahal, manajer armada cenderung berinvestasi lebih banyak dalam pelacakan inspeksi. Meskipun sistem lama cumbersome dan tidak andal, solusi perangkat lunak CMMS modern menyediakan data yang akurat yang dapat Anda manfaatkan untuk wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang operasi pemeliharaan Anda, meningkatkan waktu operasional dan menghemat biaya penundaan yang mahal.