Menguasai Penjadwalan Pemeliharaan: Tingkatkan Efisiensi & Hemat Biaya

Ketika Anda memiliki jadwal pemeliharaan yang tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan menghemat biaya.

Tetapi bagaimana Anda menyiapkan jadwal terbaik?

Semua organisasi berusaha mencapai kualitas maksimum dengan biaya, downtime, dan potensi masalah minimum. Penjadwalan pemeliharaan, dipasangkan dengan perencanaan pemeliharaan, membantu Anda memetakan cara terbaik untuk mewujudkannya.

Tetapi pertama, mari kita pastikan kita mulai dari tempat yang tepat.

Apa itu perencanaan pemeliharaan dan penjadwalan pemeliharaan?

Perencanaan pemeliharaan dan penjadwalan pemeliharaan adalah dua hal yang berbeda.

Penjadwalan pemeliharaan adalah pekerjaan yang direncanakan yang mencakup siapa, apa, kapan, dan dimana tugas.

Perencanaan pemeliharaan adalah proses yang membantu Anda mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah sebelum mereka keluar dari kendali.

Pemeliharaan terjadwal membantu Anda menjadwalkan jumlah jam maksimum yang tersedia, berdasarkan sumber daya Anda. Mereka biasanya diorganisir berdasarkan prioritas, dengan pesan kerja prioritas tertinggi di depan. Anda dapat menggunakan pemeliharaan terjadwal untuk meminimalkan jumlah sumber daya eksternal dan memaksimalkan tenaga kerja internal, yang menghemat biaya dan secara dramatis mempercepat semua tugas. Pemeliharaan terjadwal memungkinkan Anda untuk menerapkan pekerjaan pemeliharaan pencegahan saat diperlukan untuk meminimalkan downtime potensi dan meningkatkan efisiensi.

Apa tujuan penjadwalan pemeliharaan?

Penjadwalan pemeliharaan adalah cara untuk mengorganisir semua tugas untuk meningkatkan efisiensi, mempercepat alur kerja, menghemat biaya, dan mencegah masalah. Sebelum memulai, pertimbangkan prinsip dasar penjadwalan pemeliharaan ini.

Prioritaskan perencana

Jika perencana Anda terlalu sibuk melakukan pesan kerja pemeliharaan yang dapat dilakukan oleh teknisi lain, perencanaan Anda terlambat. Anda harus mencabut mereka dari tugas umum dan membuat mereka fokus pada jadwal sehingga mereka memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya. Berikan tugas umum kepada anggota tim lain.

Fokus pada masa depan

Perencana Anda harus fokus pada pekerjaan masa depan. Lakukan dengan memberikan departemen pemeliharaan Anda seminggu pekerjaan tertunda yang sudah direncanakan yang dapat digunakan oleh perencana untuk membantu membuat jadwal.

Seminggu pekerjaan tertunda yang direncanaan ini bermanfaat untuk membuat jadwal yang komprehensif karena teknisi yang menyelesaikan pekerjaan dapat memberikan umpan balik kepada perencana untuk melakukan perubahan, memberikan ide tentang cara meningkatkan jadwal, dan mengangkat masalah apa pun yang terjadi.

Gunakan file tingkat komponen

File perencana Anda seharusnya bukan file tingkat sistem, melainkan file tingkat komponen individu. Ini dapat dipertahankan dalam sistem yang aman berdasarkan nomor tag peralatan. Ketika ada mesin baru, perencana Anda harus membuat mini-file baru (file tingkat komponen) dan memberinya label yang sama dengan peralatan lain sehingga mereka dapat menggunakannya untuk meningkatkan proses di masa depan.

Perencana Anda membuat file ini untuk semua peralatan setelah tim pemeliharaan menutup pesan kerja pertama. Dengan menambahkan file dan nomor tag, mereka lebih baik mengorganisirnya, yang ketika dibandingkan seiring waktu, membantu mereka merencanakan lebih efisien.

Percaya pada perencana Anda

Anda memilih perencana Anda dengan alasan.

Perencana membawa keterampilan dan pengalaman mereka sendiri ke pekerjaan, yang membantu mereka dalam pembuatan pesan kerja dan penjadwalan karena mereka tahu apa yang terbaik untuk peralatan. Mereka tahu apa yang membuat hal-hal mengalir paling efisien dan dapat menentukan berapa lama tugas spesifik seharusnya memakan waktu.

Untuk membuat pilihan ini, perencana menggunakan penilaian terbaik mereka berdasarkan data teknis, komunikasi, dan organisasi. Mereka dapat menetapkan karyawan senior dengan keterampilan paling banyak ke pesan kerja prioritas tinggi untuk meminimalkan potensi masalah. Memiliki teknisi yang berpengalaman meminimalkan jumlah kesalahan.

Secara tambahan, ini memberi perencana keunggulan. Karena mereka tahu seberapa lama tugas seharusnya memakan waktu dan tahu secara historis seberapa lama waktu seorang pekerja untuk menyelesaikan pekerjaan, mereka dapat melihat kapan mungkin ada masalah atau waktu yang sia-sia.

Misalnya, jika tugas umumnya memakan waktu dua jam untuk diselesaikan, dan data yang masuk menunjukkan seorang pekerja memakan waktu 8 jam untuk menyelesaikannya, maka supervisor dapat campur tangan dan menyelidiki mengapa itu terjadi. Dari sana, mereka dapat menerapkan solusi untuk meminimalkan downtime dan menyelesaikan masalah secara efisien.

Kenali keterampilan teknisi Anda

Teknisi Anda memiliki keterampilan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar dan tepat waktu. Perencana Anda harus memanfaatkan keterampilan ini dan bekerja bersamaan dengan teknisi untuk membuat prosedur dan daftar periksa terbaik dan paling detail untuk meningkatkan efisiensi.

Ketika perencana membuat jadwal pemeliharaan, pastikan mereka menjadwalkan tugas yang tepat kepada teknisi yang tepat. Jangan menjadwalkan pekerja kurang terampil untuk tugas prioritas tinggi, dan coba jangan menggunakan pekerja yang sangat terampil untuk tugas yang lebih dasar.

Gunakan sampling pekerjaan untuk mengukur kinerja

“Waktu kunci” adalah jumlah waktu teknisi dapat bekerja pada tugas. Seringkali teknisi terganggu dan dipaksa untuk bekerja pada pemeliharaan darurat, atau mereka mengalami keterlambatan dalam pekerjaan mereka, seperti jika mereka menunggu izin, alat tiba, atau harus pergi ke lokasi. Waktu kunci mengukur waktu teknisi yang sebenarnya untuk bekerja pada tugas yang ditetapkan kepada mereka.

Ini membantu perencana memahami seberapa banyak waktu yang hilang karena keterlambatan atau pemeliharaan tidak terencana dan seberapa banyak waktu yang dihabiskan untuk melakukan pekerjaan yang ditetapkan. Ketika Anda merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan, Anda secara drastis mengurangi keterlambatan. Memahami kapan dan mengapa keterlambatan membantu perencana merencanakan keterlambatan tersebut dan mempertimbangkannya dalam penjadwalan.

Gunakan jadwal untuk membuat rencana pekerjaan

Anda perlu mengetahui detail pekerjaan untuk membuat jadwal yang tepat untuk penyelesaiannya. Untuk menjadwalkan pekerjaan, rencana pekerjaan harus mencakup:

• Jumlah teknisi yang tersedia
• Tingkat keterampilan minimum teknisi
• Jam kerja yang tersedia per tingkat keterampilan
• Perkiraan waktu yang diperlukan

Perencana perlu bertanya pada diri sendiri tentang apa saja yang terlibat dalam pekerjaan. Apakah pekerjaan membutuhkan pemasangan kabel? Berapa lama waktu sebelum teknisi dapat datang dan menyelesaikan pekerjaan? Pastikan semua orang yang diperlukan ada di jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan secara efisien.

Prioritaskan semua pekerjaan

Membuat tim Anda tahu apa yang prioritas setiap minggu dan apa yang kurang mendesak adalah kunci untuk menyelesaikan tugas penting dengan cepat dan meningkatkan produktivitas. Jadwal mingguan berguna untuk mengkoordinasi tugas-tugas ini, dan Anda dapat fokus pada prioritas minggu ini daripada pekerjaan tertunda.

Dengan memprioritaskan pesan kerja, Anda memiliki kemampuan untuk melihat apakah mereka perlu menjadi bagian dari jadwal harian atau mingguan. Ketika Anda menjadwalkan berdasarkan prioritas, Anda meningkatkan produktivitas dan memastikan tim menyelesaikan pekerjaan yang paling penting, yang berarti downtime lebih sedikit untuk aset dan peralatan Anda, baik terjadwal maupun tidak terjadwal.

Jadwalkan berdasarkan kru yang tersedia

Perencana Anda harus membuat rencana berdasarkan jumlah jam teknisi yang diperkirakan tersedia untuk seminggu menggunakan data tertunda. Ketika Anda memulai jadwal Anda, perkiraan seminggu sudah cukup. Namun seiring waktu, perencana Anda menguasai lebih baik berapa banyak teknisi yang tersedia dan prioritas tugas, sehingga mereka dapat menjadwalkan lebih jauh di masa depan.

Jadwalkan berdasarkan jam yang tersedia

Secara umum, jadwal harus menunjukkan seberapa banyak pekerjaan yang dapat dan perlu dijadwalkan. Seperti yang tercermin di bagian-bagian sebelumnya, perencana menyatukan tugas yang akan ditetapkan berdasarkan prioritas, jam kerja yang tersedia, teknisi yang tersedia, dan tingkat keterampilan mereka.

Seratus persen semua jam yang tersedia untuk minggu mendatang dapat dijadwalkan terlebih dahulu, sehingga tidak ada downtime di antaranya di mana teknisi tidak tahu apa yang harus mereka lakukan.

Biarkan pemimpin kru menangani sehari-hari

Berdasarkan prioritas, tim Anda harus merujuk pada jadwal harian yang dibuat oleh perencana untuk menyelesaikan pekerjaan penting terlebih dahulu dan untuk fokus pada pekerjaan yang sudah berjalan sehingga dapat diselesaikan dengan cepat.

Pemimpin kru juga harus bertanggung jawab untuk menangani masalah darurat yang muncul sepanjang minggu kerja.

Gunakan kepatuhan jadwal untuk mengukur kinerja

Ketika perencana membuat jadwal seminggu, setelah minggu selesai, gunakan data yang dikumpulkan dari jadwal tersebut untuk melihat seberapa berhasilnya.

Di mana Anda melihat ada masalah atau hal-hal diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat dari yang diharapkan, lakukan penyesuaian.

Apa manfaat pemeliharaan terjadwal?

Penjadwalan pemeliharaan dan perencanaan pemeliharaan berjalan bersama-sama. Ketika Anda menggunakan keduanya dengan benar dan pada potensi penuhnya, penjadwalan pemeliharaan datang dengan banyak manfaat, termasuk:

• Produktivitas lebih tinggi
• Efisiensi meningkat
• Penurunan suku cadang
• Alur kerja keseluruhan yang lebih baik
• Kecederaan lebih sedikit dan stres lebih sedikit
• Downtime berkurang
• Pergerakan sumber daya lebih sedikit
• Kecenderungan dan biaya lebih rendah

Ini adalah mengapa krusial untuk memastikan perencana Anda menjadwalkan semuanya dengan benar, menggunakan data yang paling akurat untuk membuat keputusan terbaik.

Bagaimana saya membuat jadwal pemeliharaan?

Mulailah dengan mengembangkan strategi umum untuk 100% jam kerja yang mungkin. Jika Anda memiliki catatan sebelumnya dari teknisi yang telah bekerja pada peralatan dalam rencana pekerjaan Anda, sertakanlah. Secara tambahan, jika ada catatan prosedur yang ada, Anda dapat menyertakannya juga.

Berikut adalah enam langkah untuk membuat jadwal pemeliharaan.

1. Pastikan Anda siap

Pastikan organisasi Anda setuju. Ajukan ide Anda dengan menjelaskan cara menghemat biaya, memberikan ROI yang lebih besar bagi organisasi Anda, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, dan membantu menemukan serta memperbaiki titik lemah.

2. Analisis situasi

Kumpulkan semua representasi dari semua departemen — teknisi, pemimpin kru, supervisor, pemangku kepentingan, siapa pun yang dapat membantu memberikan gambaran jelas tentang di mana organisasi saat ini berada. Dengan semua orang bersama, buat garis besar situasi saat ini dan masalah yang Anda hadapi, dan buat jadwal yang dapat membantu Anda memperbaikinya.

3. Mulai persiapan

Perencana Anda perlu bekerja langsung dengan tim pemeliharaan untuk membuat dokumentasi, peta proses, peran, dan tanggung jawab. Penting untuk memperbarui CMMS Anda dan melakukan perubahan yang diperlukan dengan informasi baru ini. Dengan solusi CMMS modern, Anda hanya perlu melakukan perubahan ini sekali karena informasi diperbarui di seluruh organisasi untuk semua orang yang memiliki akses, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang salah komunikasi apa pun.

Dari sini, Anda dapat menerapkan sesi pelatihan untuk peran yang baru dirintis.

4. Mulai implementasi

Tujuannya adalah untuk membuat jadwal mingguan menjadi bagian dari yang biasa. Mungkin butuh beberapa bulan coaching, tetapi tim dapat menyesuaikan diri dengan jadwal seiring waktu. Sistem CMMS membantu mencapai ini dengan memiliki semua data Anda siap di satu tempat.

Ingat bahwa perencana tidak boleh melakukan pekerjaan lain kecuali membuat jadwal, dan semua pekerjaan lain harus jatuh kepada sisa tim.

5. Siapkan proses tinjauan

Akhirnya, Anda berada di tahap menyelesaikan jadwal baru Anda. Setelah Anda akhirnya selesai dengan tahap coaching, Anda ingin memastikan semua kerja keras Anda tidak sia-sia.

Jangan biarkan pekerja merasa kerja keras mereka tidak terlihat. Mereka telah bekerja keras untuk masuk ke aliran jadwal baru, jadi rayakan kemenangan Anda. Kirim ulasan, lihat hal-hal apa yang bisa berjalan lebih baik, apa yang menurut mereka bekerja dan tidak bekerja, dan sebagainya. Periksa kru Anda sesekali untuk memastikan semuanya berjalan lancar di pihak mereka juga.

6. Targetkan “selalu segar”

Anda sekarang memiliki jadwal Anda. Namun, prosedur harus terus ditingkatkan, dan Anda harus selalu meninjau metrik Anda dalam rapat untuk memastikan Anda masih mencapai target Anda.

Tips tambahan

Berikut beberapa tips tambahan untuk memastikan perencana Anda membuat jadwal terbaik bagi organisasi Anda:

• Pastikan semua rencana pekerjaan Anda ringkas dan mudah dipahami. Teknisi tidak harus bermain tebak-tebakan saat mencoba menyelesaikan tugas, dan mereka tidak harus membuang waktu untuk meminta bantuan atau informasi tambahan.
• Ketika Anda menerima umpan balik, gunakanlah. Informasi datang dari seseorang yang saat ini bekerja pada tugas tersebut, dan ini adalah cara mudah untuk belajar di mana melakukan perbaikan. Juga baik untuk membuat teknisi dan karyawan Anda tahu bahwa mereka didengar.
• Selalu pertimbangkan riwayat peralatan. Jika ada informasi yang ada untuk suatu peralatan, termasuk catatan dari mereka yang telah bekerja padanya sebelumnya, pastikan untuk menyertakannya. Setiap informasi yang dihilangkan dapat menyebabkan keterlambatan atau kegagalan di masa depan.

Selama semua jam kerja terisi, tugas diorganisir berdasarkan prioritas, dan CMMS Anda ada, jadwal harus membuat alur kerja Anda lancar dan efisien.

Apa beberapa contoh pemeliharaan terjadwal?

Ada kemungkinan tanpa akhir untuk apa yang dapat Anda sertakan dalam jadwal pemeliharaan spesifik Anda, tetapi berikut hanya beberapa contoh untuk memberikan ide tentang jenis tugas yang biasanya termasuk dalam jadwal pemeliharaan.

Jadwal pemeliharaan transportasi umum:

• Agensi/organisasi
• Kode peralatan
• Deskripsi peralatan
• Kondisi
• Usia
• Sisa masa pakai
• Biaya penggantian

Daftar ini untuk transportasi umum tetapi dapat dengan mudah digunakan untuk banyak jenis tempat kerja. Berikutnya mirip tetapi mencakup jadwal tambahan untuk menjadi lebih detail. Ini akan membantu teknisi menjadi lebih tepat dan meningkatkan efisiensi.

Jadwal pemeliharaan mesin:

• Nama mesin
• Kondisi
• Lokasi
• Ditugaskan kepada
• Tanggal pemeliharaan terakhir
• Frekuensi pemeliharaan (dalam hari)
• Tanggal pemeliharaan berikutnya
• Tanggal pemeliharaan berikutnya
• Catatan

Daftar ini untuk tanggal pemeliharaan yang selesai untuk pendingin.

Jadwal pemeliharaan pendingin:

• Pembersihan tekanan semua kondensor pendingin udara
• Inspeksi evaporator
• Pembersihan tekanan semua saluran air
• Periksa semua motor kipas dan daun kipas
• Pemeriksaan suhu
• Pemeriksaan siklus
• Pemeriksaan tingkat pendingin
• Inspeksi karet dan seal pintu
• Inspeksi engsel dan penutup pintu otomatis
• Oli mesin atau bearing ketika port oli ada
• Periksa termostat unit
• Untuk akurasi
• Periksa insulasi unit
• Inspeksi kabel unit
• Verifikasi pengaturan dan operasi jam defrost
• Inspeksi kompresor unit
• Rekomendasi/catatan

Setiap jadwal pemeliharaan unik bagi setiap organisasi dan harus se detail mungkin sehingga tim tidak melewatkan apa pun.

Langkah selanjutnya

Siap untuk meningkatkan penjadwalan pemeliharaan Anda?

Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi CMMS yang terbaik bagi Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang perangkat lunak CMMS, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyediakan uji coba gratis.

Ringkasan CEO

Solusi perangkat lunak CMMS membantu departemen pemeliharaan menjaga aset kritis tetap online dengan biaya lebih rendah dengan menyederhanakan proses dan menangkap serta memanfaatkan data yang andal. Tidak seperti sistem manajemen lama, CMMS modern tinggal di awan, memastikan semua orang memiliki akses ke data yang diperbarui. Ini berarti lebih sedikit salah komunikasi dan kesalahan, menghemat uang dan sumber daya Anda. Organisasi di seluruh industri dapat melihat manfaat konkret dari sistem ini, termasuk waktu operasional lebih banyak dan waktu serta uang yang lebih sedikit terbuang. Saat memilih CMMS, penting untuk mempertimbangkan tidak hanya fitur tetapi juga pengalaman pengguna secara keseluruhan, termasuk implementasi, pelatihan, dan dukungan berkelanjutan. Menggunakan perangkat lunak CMMS untuk penjadwalan pemeliharaan Anda membantu Anda menghemat biaya dan meminimalkan downtime.