Master CAFM:Panduan Definitif untuk Manajemen Fasilitas Berbantuan Komputer

Pemimpin Pasar Manajemen Fasilitas

Diperbarui 23 Desember 2024

Daftar Isi

• Apa Itu Manajemen Fasilitas Berbantuan Komputer?
• Siapa yang Harus Menggunakan Manajemen Fasilitas Berbantuan Komputer?
• Manfaat CAFM
• CAFM vs CMMS
• 5 Praktik Terbaik CAFM Pakar
• Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas Berbantuan Komputer:Cara Memperlancar Manajemen Fasilitas
• Pertanyaan Umum

Poin Utama

Manajemen Fasilitas Berbantuan Komputer (CAFM) adalah teknologi yang membantu merampingkan dan meningkatkan pengoperasian fasilitas. Ini melibatkan penggunaan perangkat lunak dan alat komputer untuk mengelola dan memelihara berbagai aspek fasilitas, seperti perencanaan ruang, pemeliharaan, manajemen aset, dan banyak lagi.

Pengelolaan fasilitas merupakan tanggung jawab yang kompleks dan luas, terutama bagi perusahaan besar dengan berbagai bangunan. Sebagai manajer fasilitas, Anda perlu mengatur dan mengawasi begitu banyak aktivitas sehingga pekerjaan Anda tidak mungkin dilakukan tanpa bantuan teknologi untuk menyederhanakan beban kerja Anda.

Manajemen fasilitas berbantuan komputer (CAFM) adalah alat yang menyederhanakan cara manajer fasilitas mengatur dan memelihara fasilitas. Pasar CAFM sedang berkembang, diproyeksikan mencapai lebih dari $2 miliar pada tahun 2032 dari $987,5 juta pada tahun 2021 — tingkat pertumbuhan CAGR 7,1%. Jika diterapkan secara efektif, sistem CAFM dapat mengurangi biaya dan menyederhanakan alur kerja Anda. Namun, tetap penting untuk memahami seluk beluk cara menggunakan CAFM untuk mengelola fasilitas Anda.

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa itu CAFM, cara kerjanya, manfaatnya, dan praktik terbaik CAFM untuk membantu Anda memanfaatkan alat digital komprehensif ini.

Foto oleh Sean Pollock di Unsplash

Mengelola fasilitas secara efisien sangat penting bagi organisasi di seluruh industri. Metode pengelolaan fasilitas tradisional digantikan oleh solusi inovatif, seperti manajemen fasilitas berbantuan komputer (CAFM). https://t.co/NbLF5Ow1K8

— AMACS (@amacspti) 13 Juni 2023

Manajemen fasilitas berbantuan komputer adalah jenis perangkat lunak yang digunakan manajer fasilitas untuk mengatur dan menyederhanakan semua aktivitas yang terkait dengan pengelolaan gedung. Manajer fasilitas mengandalkan CAFM untuk tugas-tugas seperti:

• Penjadwalan pemeliharaan
• Manajemen karyawan
• Manajemen alur kerja

CAFM adalah alat yang menyederhanakan segala sesuatu yang terjadi di ruang kerja fisik. Ini mencakup orang, proses, dan objek di dalam fasilitas Anda. Misalnya, fasilitas besar mungkin memiliki ratusan aset yang ditandai dengan label. Pengelola fasilitas menggunakan perangkat lunak CAFM untuk menjaga aset ini tetap teratur dan terpelihara dengan baik.

Pada akhirnya, sistem digital membantu manajer fasilitas menghemat waktu dan uang dengan menyediakan data operasional gedung yang penting. Perangkat lunak CAFM saat ini memiliki kemampuan yang luas. Meskipun setiap sistem CAFM mungkin berbeda dari satu bisnis ke bisnis lainnya, perangkat lunak CAFM umumnya mencakup beberapa fungsi.

Untuk gambaran singkat tentang perangkat lunak CAFM, lihat video di bawah ini:

Operasi Bangunan Umum

CAFM membantu Anda dengan tugas-tugas umum yang terkait dengan pengoperasian gedung. Ini mencatat semua tugas harian yang berulang di satu tempat, menyederhanakan alur kerja dan memberikan informasi penting dalam waktu lebih singkat.

Dalam praktiknya, ini berarti pengelola fasilitas dapat menggunakan CAFM untuk mengontrol beberapa elemen bangunan yang terhubung ke internet dari satu dasbor, termasuk:

• Pintu
• Sistem HVAC
• Mesin

Daripada beralih antar platform, Anda dapat mengoperasikan semuanya dalam satu dasbor.

Manajemen Aset

Baik Anda menjalankan bisnis kecil atau perusahaan, mengelola aset fisik adalah sebuah tantangan. Untungnya, CAFM menyederhanakan pengelolaan aset dengan mengidentifikasi lokasi fisik aset dan melacak informasi relevan lainnya, seperti pabrikan dan riwayat pemeliharaannya.

Foto oleh JESHOOTS.com melalui Pexels

Manajemen Pemeliharaan

Manajemen pemeliharaan adalah suatu keharusan bagi fasilitas apa pun, namun mengelola semua peralatan, mesin, dan sistem di setiap gedung adalah hal yang menakutkan. Perangkat lunak CAFM dapat membantu dengan menyimpan semua data terkait aset di setiap gedung, sehingga memungkinkan peralihan dari pemeliharaan reaktif atau korektif dan beralih ke pemeliharaan preventif.

Manajemen Ruang dan Ruangan

Jika bisnis Anda memiliki banyak gedung, departemen, dan karyawan, mengelola ruang dan reservasi ruangan bisa menjadi rumit. Beberapa sistem pengelolaan fasilitas berbantuan komputer juga menyertakan fitur yang mengelola pemesanan dan pengaturan kamar untuk mencegah masalah ruang.

Ingin Daftar Periksa Manajemen Aset GRATIS?

Klik tombol di bawah untuk menerima PDF gratis dari Daftar Periksa Manajemen Aset kami, yang berisi pertanyaan penting yang harus dijawab untuk setiap proyek pemberian tag, sehingga memungkinkan Anda mengaktifkan dan menjalankan sistem pelacakan pemeliharaan atau pengelolaan fasilitas dengan lebih cepat.

Dapatkan Daftar Periksa ›

Siapa yang Harus Menggunakan Manajemen Fasilitas Berbantuan Komputer?

CAFM mungkin tidak cocok jika organisasi Anda kecil, memiliki satu gedung, atau jika saat ini Anda dapat mengelola semuanya tanpa CAFM.

Namun, CAFM sangat cocok jika organisasi Anda:

• Memiliki bangunan yang besar
• Memiliki beberapa bangunan di lokasi berbeda
• Melaksanakan fungsi kompleks di dalam gedungnya
• Memiliki banyak aset dan mengelola banyak karyawan

CAFM meningkatkan visibilitas dan menyederhanakan alur kerja, sehingga sangat cocok untuk bisnis di berbagai industri, termasuk:

• Real estat
• Pemerintahan
• Komersial
• Perawatan Kesehatan
• Pendidikan
• Manufaktur

Foto oleh energepic.com melalui Pexels

Manfaat CAFM

Sebelum adanya CAFM, manajer fasilitas harus mengelola informasi tentang tata letak bangunan, sumber daya, dan aset di atas kertas. Mengelola kelangkaan informasi tersebut tidak hanya memakan waktu lebih lama namun juga menimbulkan potensi kesalahan manusia.

Peralatan digital CAFM menggantikan tumpukan dokumen untuk mempercepat alur kerja dan secara signifikan mengurangi kemungkinan kesalahan. Ini menyederhanakan gambaran besar tujuan organisasi dan tugas sehari-hari pengelolaan fasilitas dalam satu dasbor yang sederhana dan efisien.

Setiap perangkat lunak CAFM berbeda-beda, menawarkan alat-alat bermanfaat yang jumlahnya tidak terbatas, dan meskipun manfaat CAFM bervariasi, bergantung pada penyiapannya dan permasalahan bisnis Anda, manfaat tersebut biasanya mencakup pengurangan biaya dan peningkatan efisiensi.

1. Peningkatan Wawasan Data

Perangkat lunak CAFM melacak metrik penting tentang fasilitas Anda. Ini secara otomatis mengambil data dan menyajikannya kepada Anda di dasbor intuitif, menghilangkan kebutuhan untuk mengambil laporan manual sama sekali. Yang terbaik dari semuanya, ini menyoroti wawasan penting yang memberi tahu Anda tugas mana yang paling penting.

CAFM mengumpulkan data dengan lebih efisien, sehingga memungkinkan pengumpulan data pada setiap bangunan dan aset yang dimiliki bisnis Anda. Jika Anda mencoba beralih ke pengambilan keputusan berbasis pengetahuan, CAFM adalah suatu keharusan.

Foto oleh Vlada Karpovich melalui Pexels

2. Peningkatan Produktivitas

Mengelola fasilitas bukanlah tugas kecil. Untungnya, CAFM memungkinkan Anda dengan cepat mengendalikan semua bangunan, aset, dan tugas dalam satu dasbor.

CAFM memberikan data akurat kepada manajer fasilitas, yang pada akhirnya membantu gedung berjalan lebih efisien. Anda memiliki akses cepat ke data terorganisir untuk tugas pemeliharaan preventif rutin dan panggilan perbaikan darurat. Fokuskan upaya Anda bukan pada hal-hal kecil tetapi pada tugas-tugas yang benar-benar bermanfaat dari sentuhan manusia.

Sistem CAFM biasanya menawarkan alat dan sumber daya yang tidak hanya menguntungkan Anda sebagai manajer fasilitas tetapi juga karyawan lainnya. Misalnya, karyawan yang ingin memesan ruang dapat menggunakan program CAFM untuk memesan ruang konferensi dengan cepat. Daripada mengandalkan kalender atau sistem manual lainnya, tim Anda dapat fokus pada bisnis.

3. Penurunan Biaya

Bangunan yang dikelola dengan baik memiliki biaya yang lebih rendah. Jika bisnis Anda perlu memangkas pengeluaran fasilitasnya, CAFM adalah solusi yang harus dimiliki. Hal ini mengurangi biaya dalam berbagai cara, termasuk:

• Memaksimalkan penggunaan ruang di lokasi, sehingga mengurangi kebutuhan untuk membeli atau menyewa ruang penyimpanan tambahan atau lokasi kantor
• Meningkatkan masa pakai aset dengan jadwal pemeliharaan yang cerdas
• Mengurangi beban kerja manajer fasilitas, sehingga mengurangi kebutuhan untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan
• Menganalisis penggunaan energi untuk mengidentifikasi limbah
• Mengurangi kemungkinan waktu henti yang tidak direncanakan melalui pelacakan waktu nyata
• Memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data dalam waktu lebih singkat

Gambar oleh bridgesward dari Pixabay

4. Manajemen Kontraktor yang Lebih Baik

Manfaat CAFM juga mencakup cara Anda mengelola personel di fasilitas Anda. Jika Anda sering berkoordinasi dengan personel di luar bisnis Anda, seperti kontraktor atau subkontraktor, CAFM memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Dengan CAFM, Anda dapat dengan mudah mengelola kontraktor pihak ketiga dengan fitur untuk:

• Check-in rutin untuk memastikan proyek tetap sesuai jadwal
• Berbagi informasi keselamatan terkini dengan semua kontraktor
• Menambahkan kepatuhan terhadap aturan fasilitas ke dalam alur kerja kontraktor
• Mengelola kompensasi kontraktor

Mengontrak perbaikan atau pekerjaan terkait fasilitas lainnya seringkali lebih murah dibandingkan mempekerjakan karyawan internal. Mengelola tim pihak ketiga ini tidak selalu mudah, namun CAFM menghadirkan tugas-tugas ini ke dalam alur kerja Anda yang ada untuk menyederhanakan outsourcing.

5. Peningkatan Keberlanjutan

Apakah Anda mencoba menjalankan bisnis yang lebih berkelanjutan? Perangkat lunak CAFM membantu dunia usaha mengurangi limbah dalam segala bentuknya — dan hal ini merupakan keuntungan bagi lingkungan. Proses yang efisien dan pengurangan limbah tidak hanya menghemat uang Anda tetapi juga membuat perusahaan Anda lebih ramah lingkungan.

Anda dapat membuat aturan dalam sistem CAFM untuk hanya menggunakan jumlah sumber daya yang diperlukan untuk sebuah proyek. Misalnya, jika Anda ingin mengurangi penggunaan air, CAFM akan melacak penggunaan dan memperingatkan Anda ketika Anda mendekati batasnya.

Gunakan wawasan berbasis data untuk melihat di mana Anda menggunakan sumber daya secara berlebihan agar inisiatif (dan anggaran) ramah lingkungan Anda tetap pada jalurnya.

Gambar oleh StartupStockPhotos dari Pixabay

CAFM vs CMMS

Meski terdengar mirip, CAFM tidak sama dengan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS). CMMS berfokus pada pengelolaan peralatan di ruang kerja dan khususnya pada pemeliharaan peralatan tersebut.

Sistem perangkat lunak CMMS menangani tugas-tugas seperti:

• Merencanakan dan melacak aktivitas terkait pemeliharaan dan perbaikan gedung
• Mengukur sumber daya pemeliharaan dan kinerja aset
• Menjadwalkan pesanan dan pembelian inventaris
• Menggunakan data untuk melacak aset

Dalam praktiknya, CAFM dan CMMS berbeda dalam hal:

• Cakupan: CAFM adalah jenis sistem yang lebih luas yang mencakup perencanaan ruang, alokasi sumber daya, dan pelacakan aset. Meskipun CAFM dapat menangani manajemen pemeliharaan, CMMS hanya berfokus pada manajemen pemeliharaan. CMMS mengelola penjadwalan pemeliharaan, pelacakan, dan catatan.
• Fungsi: CMMS sangat bagus dalam memantau umur peralatan dan mengelola pemeliharaan preventif. CAFM, di sisi lain, mengelola semua tugas pemeliharaan serta manajemen real estat dan perencanaan strategis.
• Integrasi: CAFM dapat berintegrasi dengan sistem lain seperti SDM, keuangan, dan TI untuk memberikan lebih banyak konteks tentang bisnis Anda. Sebaliknya, CMMS tidak terintegrasi dengan sistem Anda yang lain.

Meskipun tumpang tindih dengan beberapa tugas CMMS, CAFM merupakan pendekatan yang lebih holistik terhadap manajemen fasilitas.

Jika perusahaan Anda hanya memerlukan bantuan untuk tugas pemeliharaan, Anda mungkin hanya memerlukan CMMS, yang biasanya lebih terjangkau. Namun jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut tentang bisnis Anda—selain pemeliharaan — CAFM adalah jawabannya.

Gambar oleh Ronald Carreño dari Pixabay

5 Praktik Terbaik CAFM Pakar

Perangkat lunak CAFM adalah investasi dalam bisnis Anda yang membuat Anda lebih menguntungkan dan produktif. Namun perangkat lunak saja tidak akan memberikan hasil yang lebih banyak. Ikuti lima praktik terbaik berikut untuk mencapai tujuan Anda dengan kecanggihan perangkat lunak CAFM.

1. Identifikasi Tujuan Anda

Sistem manajemen fasilitas berbantuan komputer akan membuat perbedaan nyata dalam bisnis Anda. Sistem CAFM perlu menjawab kebutuhan dan kendala terbesar Anda, oleh karena itu sangat penting untuk mengidentifikasi tujuan Anda terlebih dahulu sebelum membeli sistem CAFM.

Misalnya, apakah Anda lebih mementingkan pemeliharaan atau mencari cara untuk mengurangi limbah di berbagai fasilitas? Kebutuhan ini memerlukan pendekatan yang berbeda, jadi mulailah dengan menguraikan hasil pasti yang perlu diperoleh perusahaan Anda dari perangkat lunak ini. Hal ini akan mempermudah menemukan solusi CAFM yang tepat dan memberikan hasil nyata bagi bisnis Anda.

2. Sesuaikan CAFM Anda

Setelah Anda memilih sistem CAFM, penting untuk menyesuaikannya sehingga menyelesaikan semua masalah terbesar Anda. Pendekatan yang dipersonalisasi diperlukan karena sistem CAFM seringkali memiliki banyak fitur. Pilih fungsi yang paling sesuai untuk bisnis Anda dan sesuaikan sesuai kebutuhan.

Anda dapat menyesuaikan CAFM Anda dengan:

• Menambahkan modul berbeda untuk pengelolaan ruang, pelacakan aset, dan banyak lagi
• Memodifikasi peran pengguna dan tingkat akses
• Membuat bidang dan formulir khusus
• Mengintegrasikan dengan sistem akuntansi, ERP, atau SDM
• Membuat template pelaporan yang disesuaikan

3. Otomatiskan Alur Kerja Anda

Perangkat lunak CAFM memungkinkan Anda membuat alur kerja di dalam perangkat lunak, yang membuatnya lebih mudah untuk mengotomatiskan tugas-tugas terkait fasilitas. Jika perangkat lunak Anda dilengkapi otomatisasi, gunakan perangkat lunak tersebut untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi kesalahan.

Coba otomatisasi:

• Pembuatan perintah kerja
• Jadwal pemeliharaan preventif
• Pembuatan laporan
• Perencanaan ruang
• Manajemen kepatuhan
• Pemberitahuan dan peringatan

Foto oleh Albert Lozano melalui Shutterstock

4. Ingat Pentingnya Label

Perangkat lunak CAFM memungkinkan pelacakan ratusan aset dan peralatan dalam satu dasbor. Namun bahkan dengan perangkat lunak tercanggih sekalipun, Anda tetap memerlukan label dan tag berkualitas tinggi untuk melengkapi CAFM Anda.

Pertama, label memudahkan pemindaian dan pencatatan aktivitas pemeliharaan untuk setiap aset. Sistem CAFM Anda menggunakan data dari pemindaian ini, ditambah laporan dari pekerja fasilitas, untuk menghasilkan wawasan tentang fasilitas dan aset Anda.

Label Camcode kompatibel dengan perangkat lunak, sehingga memudahkan pelacakan aset fisik dengan kode batang atau pemindaian QR sederhana. Jika Anda memerlukan pelacakan aset secara real-time, tag RFID juga merupakan pilihan yang bagus. Tag ini dirancang untuk tahan terhadap kondisi kerja yang paling ekstrem, sehingga Anda dapat yakin bahwa label Anda akan bertahan seumur hidup aset Anda.

5. Gunakan Data Untuk Meningkatkan Tempat Kerja Anda

Perangkat lunak CAFM mengumpulkan banyak data tentang praktik manajemen fasilitas Anda. CAFM tentu saja dapat membantu operasional sehari-hari, namun CAFM juga meningkatkan fungsi fasilitas Anda dalam jangka panjang. Daripada membiarkan data ini tersimpan di platform dan tidak digunakan, mobilisasi data tersebut untuk membuat perubahan yang berguna dalam bisnis Anda.

Misalnya, sistem CAFM Anda mungkin mencatat bahwa bisnis Anda menggunakan lebih banyak air selama musim panas atau jenis aset tertentu akan rusak lebih cepat dari perkiraan. Menyoroti masalahnya dapat membantu Anda mengatasi akar permasalahannya. Itulah cara terbaik untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas seiring waktu.

Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas Berbantuan Komputer:Cara Menyederhanakan Manajemen Fasilitas

Perangkat lunak manajemen fasilitas berbantuan komputer memberi manajer fasilitas alat yang mereka perlukan untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu lebih singkat. Mulai dari manajemen dokumen dan alur kerja hingga pelacakan dan pengorganisasian pemeliharaan terkomputerisasi, platform CAFM dapat meningkatkan keluaran fasilitas Anda secara signifikan.

Ikuti praktik terbaik dalam panduan ini untuk mendapatkan nilai lebih dari investasi Anda di CAFM, dan pastikan Anda memiliki infrastruktur fisik yang tepat untuk mendukung sistem CAFM. Misalnya, memilih label yang tahan lama untuk semua aset, fasilitas, dan peralatan adalah hal yang penting.

Siap meningkatkan efisiensi perangkat lunak CAFM Anda? Pesan kit sampel gratis dari Camcode hari ini, dan lihat bagaimana label siap pakai merupakan pasangan yang sempurna untuk sistem CAFM apa pun.

Foto oleh fauxels melalui Pexels

Pertanyaan Umum