Strategi Sederhana untuk Mengelola Proses MRO Anda
Tidak mudah mengelola rantai pasokan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO). Tetapi yang tidak disadari banyak orang adalah bahwa salah satu alasan prosesnya bisa sulit adalah semua departemen berbeda yang terlibat dalam kinerjanya. Departemen-departemen tersebut, yang mungkin mencakup keuangan, pemeliharaan, teknik/keandalan, dan pembelian, semuanya memiliki kepentingan yang bersaing. Itulah mengapa menjembatani kesenjangan adalah strategi yang diperlukan dan dapat diterima untuk mengelola proses MRO Anda.
Semua departemen yang disebutkan di atas bekerja menuju tujuan bersama untuk mempertahankan bisnis yang menguntungkan. Namun, cara departemen tersebut mengelola proses itu – dan tujuan individu sering dikaitkan dengan kinerja mereka sendiri – dapat menyebabkan stres.
Pertimbangkan dampak dari satu keputusan hanya oleh salah satu departemen pada rantai pasokan perusahaan. Katakanlah departemen pembelian memutuskan untuk membeli suku cadang yang lebih murah. Keputusan ini berdampak pada pemeliharaan, dengan bagian yang lebih murah perlu diganti lebih sering. Hal ini pada gilirannya meningkatkan biaya anggaran pemeliharaan, meskipun dapat menurunkan biaya pembelian.
Suku cadang yang lebih murah juga dapat memengaruhi produksi karena waktu henti yang lebih sering, yang berarti biaya pemeliharaan masih lebih tinggi. Sementara itu, departemen keuangan mungkin lebih suka memiliki persediaan yang lebih sedikit, yang dapat mengakibatkan lebih banyak pembelian di tempat dan mempercepat biaya pengiriman – biaya yang harus diserap di tempat lain. Jadi, sementara satu keputusan dapat menurunkan biaya untuk beberapa departemen, itu dapat meningkatkan biaya untuk yang lain, menempatkan departemen tersebut bertentangan dengan keuntungan bersih-nol bagi perusahaan secara keseluruhan.
Memahami sebab dan akibat yang harus dihadapi setiap perusahaan memungkinkan para pemimpin untuk mengatasi perbedaan antar departemen. Inilah sebabnya mengapa konsep menjembatani kesenjangan – khususnya antara pengadaan dan pemeliharaan – membutuhkan komunikasi yang konsisten. Hubungan tersebut membutuhkan pembangunan kepercayaan, terutama jika penyedia layanan pihak ketiga terlibat. Integrator bertindak sebagai jembatan antara pengadaan dan pemeliharaan dengan berbicara teknis dengan pemeliharaan dan harga dengan pengadaan. Profesional di berbagai departemen perlu berkomunikasi dan mendiskusikan persyaratan suku cadang, permintaan sumber, dan informasi tambahan. Ini berjalan seiring dengan mendengarkan permintaan klien dan memahami faktor-faktor yang mendorongnya.
Pusat dari diskusi strategis ini mungkin gudang MRO, di mana suku cadang dan bahan lainnya diterima, ditebar, dikeluarkan dan dilacak. Inilah sebabnya mengapa kemacetan dapat terjadi ketika mencoba mengelola ruang penyimpanan MRO. Sementara "proses" mungkin merupakan kata empat huruf bagi beberapa manajer, menetapkan persyaratan proses praktik terbaik seringkali sangat penting.
Seharusnya tidak mengejutkan bahwa proses Anda harus didefinisikan. Penelitian menunjukkan bahwa 6-10 persen dari keseluruhan pengeluaran perusahaan mengalir melalui gudang MRO. Namun waktu yang dihabiskan untuk transaksi tersebut – pesanan pembelian, pembuatan faktur, tindak lanjut vendor dan pelanggan, mengelola perselisihan harga dan pengiriman, dan banyak lagi – dapat mencapai 10 kali lipat dalam hal aktivitas transaksional. Dengan kata lain, terlalu banyak waktu sering dihabiskan untuk hal-hal operasional yang dapat menyebabkan inefisiensi.
Anda mungkin memiliki proses yang paling terdefinisi dengan baik. Mereka dapat didokumentasikan oleh karyawan Anda, dibacakan oleh ingatan dan dipasang di dinding Anda. Namun masalah pasti terjadi karena jumlah orang dan transaksi yang terlibat.
Pertimbangkan tantangan untuk mengubah permintaan pembelian menjadi pesanan pembelian atau menggabungkan perintah kerja dan pesanan pembelian. Banyaknya pembelian yang terjadi dan tenaga kerja yang dibutuhkan, bahkan dengan teknologi, dapat menyebabkan keterlambatan pekerjaan mulai dari pemeliharaan hingga waktu henti. Penyedia layanan bertanggung jawab untuk membuat semua ini berjalan dengan lancar dan sebagian besar untuk mengidentifikasi kesalahan saat ini dan potensi kesalahan. Oleh karena itu, penyedia Anda harus menjadi bagian dari solusi untuk komunikasi yang efektif.
Bahkan di dunia terpencil saat ini, jangan meremehkan pentingnya panggilan pelaporan bulanan, dengan manajemen, pengadaan, operasi, dan pemeliharaan semua berpartisipasi. Pertemuan tatap muka atau bahkan panggilan konferensi video tetap penting karena interaksi seperti itu sering menghilangkan kesalahpahaman atau kesalahpahaman. Pertemuan-pertemuan ini harus diperlakukan dengan hormat dan hanya ditunda untuk kemunculan yang sebenarnya.
Topik-topik yang dibahas dalam pertemuan-pertemuan ini harus dipimpin oleh tinjauan kartu skor seimbang yang mencakup keselamatan, penghematan program, jumlah item gudang, nilai inventaris, penghematan perbaikan, dan banyak lagi. Kartu skor ini harus dilacak dan diukur selama beberapa bulan, sehingga setiap penurunan dalam produksi dan kinerja dapat didiskusikan.
Setelah serangkaian "titik kontak" yang teratur ditetapkan, masalah dengan komunikasi dan proses sering kali berkurang. Tentu saja, setiap departemen harus berkomitmen pada rencana ini. Ini akan membantu keuangan, pemeliharaan, rekayasa/keandalan, dan pembelian untuk tidak hanya bekerja menuju tujuan perusahaan yang sama tetapi juga untuk diselaraskan dalam strategi yang diterapkan untuk mencapainya.
Tentang Penulis
Dan Brennan adalah manajer pemasaran di Synovos. Dia dapat dihubungi di [email protected].
