Mengoptimalkan Pemeliharaan Fasilitas: Strategi untuk Meminimalkan Downtime dan Meningkatkan Produktivitas

Pemeliharaan adalah bagian esensial dari infrastruktur peralatan fasilitas apa pun.

Ketika aset kritis merusak atau rusak hingga tidak dapat diperbaiki, fungsi bisnis penting terkurangi dan terganggu.

Downtime tersebut, giliran, menjadi sakit kepala yang mahal yang menghancurkan produktivitas, terutama jika masalahnya begitu parah hingga penggantian diperlukan.

Mengurangi tingkat gangguan itu — atau, lebih baik, mencegahnya sepenuhnya — sangat bergantung pada pendekatan yang dipilih organisasi. Ketika berkaitan dengan pemeliharaan, menembak buta hanya membawa Anda sejauh itu. Menggunakan etos strategis adalah langkah terbaik saat memelihara aset vital Anda.

Tentu saja, dengan begitu banyak pendekatan yang dapat dipilih, memutuskan satu solusi bukan tugas yang mudah. Di sini, kami akan memandu Anda melalui strategi pemeliharaan dan banyak opsi yang tersedia bagi Anda.

Pentingnya pendekatan strategis terhadap pemeliharaan

Ketika berkaitan dengan operasi pemeliharaan, kemampuan terbaik adalah keandalan. Organisasi mengandalkan peralatan mereka untuk melakukan fungsi bisnis kritis. Ketika kegagalan aset terjadi, downtime yang tidak terencana merugikan produktivitas secara besar-besaran.

Tidak harus heran jika cara paling optimal untuk mengurangi kegagalan aset adalah menghindarinya sepenuhnya. Singkatnya, itulah yang diinginkan oleh strategi pemeliharaan. Dengan merancang dan menerapkan pendekatan yang menyeluruh dan seluruh perusahaan terhadap manajemen aset, Anda dapat menghilangkan ketidakefisienan dan memastikan operasi kritis dilakukan secara konsisten. Memang, ada banyak arah yang dapat dijelajahi organisasi.

Namun, menggunakan strategi pemeliharaan apa pun lebih baik daripada tidak menggunakan strategi sama sekali. Dengan pendekatan acak dan sembarangan, pemeliharaan terlalu kacau, bermasalah, dan tidak terorganisir untuk efektif. Akibatnya, manajemen aset yang suboptimal memutuskan bisnis — dan yang lebih penting, tenaga kerja — pada risiko besar.

Giliran, memutuskan bagaimana fasilitas Anda akan secara strategis mendekati pemeliharaan peralatan adalah salah satu keputusan bisnis paling integral yang dapat dibuat organisasi. Namun, tidak mungkin satu strategi akan cocok secara sempurna dengan infrastruktur aset spesifik Anda. Sebaliknya, menurut penelitian dari Michael Guy Deighton, proses seleksi lebih sering melibatkan kombinasi strategi pemeliharaan. Dalam istilah yang lebih sederhana, mencampur taktik yang berbeda adalah cara terbaik untuk mengidentifikasi pendekatan paling optimal untuk aktivitas pemeliharaan spesifik organisasi Anda.

Apa saja jenis strategi pemeliharaan?

Secara luas, ada dua kategori payung besar ketika berkaitan dengan strategi pemeliharaan peralatan: pemeliharaan pencegahan dan pemeliharaan korektif. Kedua strategi ini adalah kebalikan polar pada seluruh spektrum manajemen aset.

Payung-payung tersebut dapat dipecah lebih lanjut ke dalam beberapa subkategori, seperti dijelaskan oleh Road to Reliability.

Pemeliharaan pencegahan

• Berbasis waktu
• Pencarian kegagalan
• Berbasis kondisi
• Prediktif
• Berbasis risiko

Pemeliharaan korektif

• Darurat (juga dikenal sebagai pemeliharaan reaktif)
• Ditunda

Sebelum kita menyelami lebih dalam ke subkategori yang banyak, sangat penting untuk terlebih dahulu memahami apa yang dimaksud dengan setiap istilah payung.

Pemeliharaan pencegahan (PM) — seperti yang namanya suggest — semuanya tentang menghentikan kegagalan aset sebelum terjadi. Tunjuknya sebagai pemeliharaan proaktif, strategi ini mencakup semua tugas pemeliharaan yang dirancang untuk memastikan peralatan melakukan fungsi primer seandalkan mungkin. Sederhananya, PM menjauh dari gangguan seperti kegagalan peralatan atau downtime yang tidak terencana.

Pemeliharaan korektif, di sisi lain, mengambil pendekatan reaktif terhadap manajemen aset. Alih-alih merancang strategi untuk menghindari atau mencegah kegagalan aset, organisasi yang mengadopsi model ini lebih suka menangani gangguan tersebut setelah fakta. Sederhananya, peralatan tidak dipelihara hingga setelah gagal. Pada titik itu, pemeliharaan korektif menjadi perlombaan untuk mengurangi downtime (dan kerugian produksi yang dihasilkan) secepat mungkin.

Meskipun setiap strategi memiliki kelebihannya, keduanya tidak bebas dari kerugian. Sebagian besar waktu, organisasi menerapkan kombinasi keduanya. Tapi untuk melakukan itu, tentu Anda perlu mengetahui segala detail dari subkategori mereka. Mari kita lihat lebih dekat strategi pemeliharaan pencegahan spesifik:

• Pemeliharaan berbasis waktu: Strategi ini merujuk pada kapan personil pemeliharaan melakukan perbaikan atau pemulihan pada interval waktu yang tetap. Pada intinya, mereka menjadwalkan tugas pemeliharaan mereka terlebih dahulu sebelum peralatan rusak.
• Pemeliharaan pencarian kegagalan: Dalam strategi seperti ini, tugas pemeliharaan dirancang untuk mendeteksi kegagalan pada aset pelindung daripada aset kritis. Meskipun terdengar meta, ini sebenarnya cukup sederhana: Peralatan pelindung hanya digunakan jika aset kritis telah gagal, jadi penting untuk tahu apakah mereka berfungsi sebelum sebenarnya dibutuhkan. Dalam istilah yang lebih sederhana, ini adalah sistem fail-safe.
• Berbasis kondisi: Melalui pemantauan kondisi, fasilitas dapat memutuskan peralatan mana yang memerlukan pemeliharaan dan mana yang beroperasi cukup baik. Strategi ini tentang menilai kesehatan aset kritis untuk menentukan apakah pemulihan diperlukan, baik dalam jangka panjang maupun pendek.
• Prediktif: Sebagai perluasan dari berbasis kondisi, pemeliharaan prediktif menggunakan teknologi cerdas — kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin — untuk memprediksi kegagalan aset. Sensor IoT mengumpulkan data kinerja untuk menentukan apakah kegagalan peralatan akan segera terjadi dan kapan pemeliharaan paling optimal.
• Berbasis risiko: Strategi ini menetapkan tugas pemeliharaan berdasarkan penilaian risiko. Pada dasarnya, aset yang membawa risiko terbesar adalah yang paling membutuhkan perbaikan pada interval yang lebih sering.

Dengan perbandingan, strategi pemeliharaan korektif (atau reaktif) dapat dipecah sebagai berikut:

• Pemeliharaan darurat: Ketika aset kritis paling gagal tiba-tiba, personil pemeliharaan bergebur untuk memperbaiki peralatan. Strategi ini merujuk pada sifat mendesak dan panik dari pemeliharaan reaktif.
• Ditunda: Alih-alih bereaksi terhadap kegagalan peralatan sesuai kebutuhan, strategi ini menunda aktivitas pemeliharaan ke tanggal lain.

Sekarang kita tahu tentang setiap strategi, mari kita menyelami lebih dalam apa yang ditawarkan oleh pemeliharaan pencegahan dan korektif.

Keuntungan dan kerugian pemeliharaan korektif dan pencegahan

Pertama, harus dibuat jelas bahwa tidak ada pendekatan "one size fits all" untuk manajemen aset. Tapi untuk secara efektif memutuskan jalur mana — atau lebih mungkin, kombinasi jalur — yang harus diambil organisasi Anda, Anda perlu memeriksa keuntungan dan kerugian masing-masing.

Dibandingkan dengan sebagian besar strategi pencegahan, pemeliharaan korektif dapat lebih murah dalam jangka pendek. Ini terutama benar untuk peralatan dengan risiko kegagalan aset rendah atau di industri di mana aset mudah diganti. Cukup tidak layak menghabiskan waktu dan sumber daya Anda pada tindakan pencegahan dalam situasi tersebut. Pemeliharaan ditunda, misalnya, menunda perbaikan untuk menghemat biaya dalam jangka pendek, baik karena alasan anggaran atau karena aset adalah prioritas rendah.

Namun, pemeliharaan korektif juga dapat jauh lebih mengganggu operasi bisnis kritis. Dalam situasi di mana aset kritis gagal, produksi terbalik oleh downtime yang tidak terencana dan dilemparkan ke dalam lonjakan. Ketidakefisienan dan kerugian yang dihasilkan mungkin membiayai perusahaan lebih banyak dalam jangka panjang, meskipun manfaat biaya jangka pendek. Dengan perpanjangan, strategi pemeliharaan darurat akhirnya dapat menjadi yang paling mahal, karena gangguan tiba-tiba meninggalkan personil pemeliharaan bergebur untuk memperbaiki atau mengganti peralatan dan menghentikan pendarahan.

Dengan kontras, strategi pemeliharaan pencegahan biasanya memperpanjang siklus hidup peralatan. Giliran, keawetan itu menghemat banyak waktu dan sumber daya perusahaan yang jika tidak akan dihabiskan untuk mengganti aset kritis. Lebih baik lagi, operasi pemeliharaan proaktif memberi personil pendekatan yang lebih terorganisir dan terkumpul untuk pemulihan aset.

Sebagian besar tindakan pencegahan, seperti pemeliharaan berbasis waktu, risiko, atau kondisi, mengurangi frekuensi dan/atau kemungkinan kegagalan aset. Lebih baik lagi, menurut Deloitte, pemeliharaan prediktif meningkatkan produktivitas sebesar 25%, mengurangi kerusakan sebesar 70% dan menurunkan biaya pemeliharaan sebesar 25%.

Namun, tindakan pencegahan sering jauh lebih mahal di awal. Ditambah lagi, menurut IBM, 89% kegagalan aset terjadi secara acak, terlepas dari kondisi peralatan.

Memilih strategi pemeliharaan ideal untuk peralatan dan karyawan Anda

Setiap strategi memiliki keuntungan dan kerugiannya. Dengan demikian, menggunakan strategi pemeliharaan yang efektif tetap merupakan bagian integral dari operasi fasilitas apa pun.

Memang, memilih strategi yang tepat bergantung pada detail organisasi Anda. Lebih mungkin daripada tidak, pemeliharaan pencegahan adalah opsi terbaik. Untuk fasilitas dengan anggaran yang lebih ketat atau risiko keselamatan yang lebih sedikit, pemeliharaan korektif mungkin lebih masuk akal.

Pemeliharaan peralatan, bagaimanapun, tidak ada pada biner; solusi yang paling efektif akan terdiri dari banyak bagian. Dengan menggabungkan strategi, Anda dapat paling efektif mengidentifikasi strategi pemeliharaan ideal Anda.

Memanfaatkan teknologi untuk keandalan yang lebih besar dalam operasi pemeliharaan

Tidak peduli pendekatan yang Anda pilih, setiap organisasi dapat mengambil manfaat dari teknologi. Alat seperti enterprise asset management (EAM) atau computerized maintenance management systems (CMMS) menyediakan solusi yang dapat membantu Anda mewujudkan visi Anda untuk pemeliharaan peralatan yang efisien.

Bahkan untuk kerangka kerja yang kompleks, seperti pemeliharaan berbasis kondisi, EAM dan perangkat lunak CMMS menyederhanakan proses pengambilan keputusan. Platform berbasis Microsoft Dynamics 365 Dynaway memungkinkan Anda mengambil data dari modul ERP kunci menjadi pertimbangan saat mengeksekusi operasi pemeliharaan Anda. Giliran, Anda akan diberdayakan untuk membuat keputusan yang lebih baik, menyederhanakan tugas pemeliharaan dan memastikan aset dan karyawan kritis selalu dalam kondisi teraman.

Solusi aset perusahaan Dynaway dapat membawa kecerdasan yang lebih besar ke operasi pemeliharaan Anda. Untuk mempelajari lebih lanjut, kunjungi alat EAM komprehensif kami hari ini.