Cara meyakinkan atasan Anda (dan atasan mereka) bahwa Anda memerlukan CMMS
Temui Justin…
Justin adalah manajer peralatan dan pembelian di perusahaan pengerukan industri. Peralatannya tidak dapat diandalkan. Timnya tidak seefisien yang seharusnya. Biaya perawatan mesinnya terlalu mahal.
Tapi Justin tahu cara memperbaiki semua ini:Buat proses yang lebih baik dan dapatkan alat untuk timnya untuk mengimplementasikannya.
Dia memberikan solusi, tapi dia menutup diri. Tidak ada uang untuk itu. Justin dan timnya harus puas dengan sistem lama mereka yang tidak berfungsi.
Kecepatan yang tidak terlalu kecil
Ada akhir yang bahagia untuk cerita ini, tetapi ini adalah bukti dari masalah umum:Pemeliharaan sering kali kalah bersaing dengan anggaran.
Jika tekanan darah Anda melonjak, Anda mungkin sudah terlalu sering menjadi Justin (atau melihat Justin). Tapi itu tidak berarti semua harapan hilang.
Lihat bagaimana Justin menangani masalah kecepatan tim pemeliharaannya
Baca selengkapnya
Rencana pertempuran
Artikel ini mempersiapkan Anda untuk menjual visi Anda tentang operasi pemeliharaan yang baru dan lebih baik kepada bos Anda, bos mereka, dan siapa pun yang memiliki kunci lemari besi.
Kami berfokus secara khusus untuk mendapatkan lampu hijau untuk CMMS karena teknologi baru sering kali menghasilkan ROI tertinggi, tetapi disertai dengan label harga terbesar dan perubahan pada budaya perusahaan.
Perlu informasi lebih lanjut tentang membeli CMMS? Lihat Panduan Pembeli CMMS kami
Dapatkan panduan Anda
Daftar isi
- Lima manfaat CMMS yang diperhatikan oleh para pemimpin bisnis
- Empat hal yang akan dibenci oleh pembuat keputusan tentang proyek CMMS Anda (dan cara mengubah pikiran mereka)
- Sembilan pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri saat bersiap untuk melempar CMMS
- Menyelesaikan promosi Anda
Lima manfaat CMMS yang diperhatikan oleh para pemimpin bisnis
Anda perlu berbicara bahasa pemimpin bisnis untuk mendapatkan perhatian mereka. Ada lima bidang yang paling mungkin diperhatikan oleh para pembuat keputusan. CMMS dapat memperhitungkan masing-masing.
1. Apa yang dipedulikan oleh pembuat keputusan:Pertumbuhan
Status quo tidak menggairahkan para pemimpin bisnis. Faktanya, 81% CEO industri manufaktur mengatakan pertumbuhan perusahaan berada di urutan teratas daftar tugas mereka, menurut survei oleh PWC.
Pertumbuhan berarti lebih banyak uang bagi perusahaan, tetapi juga berarti mendapatkan bagian yang lebih besar daripada pesaing. Ini adalah formula jitu untuk kesuksesan jangka panjang.
Bagaimana CMMS membantunya
Dua kata:Efisiensi dan keandalan.
Memproduksi lebih banyak dan membuang lebih sedikit adalah jalan paling pasti menuju pertumbuhan. Salah satu fitur CMMS yang paling membantu adalah kemampuannya untuk membantu Anda merencanakan dan mengoptimalkan pemeliharaan preventif dan berbasis kondisi, serta strategi canggih lainnya. Ini mengarah pada mesin yang lebih sehat yang menghasilkan lebih banyak dengan kualitas lebih tinggi. Ini juga mengurangi waktu henti, kelebihan stok, dan sumber daya yang terbuang.
2. Apa yang dipedulikan oleh pembuat keputusan:Biaya
"Pertanyaan pertama yang mungkin akan Anda tanyakan adalah, 'Berapa banyak uang yang akan dihemat dan di mana?" kata Stuart Fergusson, manajer senior teknik penjualan Fiix, tentang mengajukan CMMS.
Dengan pengeluaran yang selalu ada di benak para pemimpin bisnis, jelas bahwa setiap investasi besar dalam teknologi harus menciptakan penghematan biaya di tempat lain dalam bisnis.
Bagaimana CMMS membantunya
Kami telah melihat biaya dan ROI perangkat lunak CMMS, tetapi jika Anda mencari beberapa angka cepat (milik ReliabilityWeb), berikut adalah beberapa yang akan membuat atasan Anda duduk dan memperhatikan:
- Pengurangan 5%-15% dalam biaya pemeliharaan keseluruhan dari manajemen alur kerja yang lebih baik
- Penghematan biaya hingga 20% dari inventaris dan pembelian yang dioptimalkan
- Pengurangan 20% dalam biaya waktu henti dari peningkatan produktivitas dan alokasi sumber daya
Joe Netherland, manajer suku cadang di Liberty Oilfield Services, telah melihat manfaat pemotongan biaya ini secara langsung. Sebelum mendapatkan CMMS, tim Joe akan kehilangan sejumlah besar inventaris, yang mengakibatkan biaya besar yang tidak perlu. CMMS memungkinkan Joe untuk memecahkan masalah ini dengan mendokumentasikan setiap bagian yang mereka gunakan.
“Sekarang, inventaris triwulanan ini bukan peristiwa,” kata Joe. “CFO kami memberi tahu kami bahwa angka dolar sekarang sangat kecil sehingga tidak ada yang perlu dikhawatirkan.”
3. Apa yang dipedulikan oleh pembuat keputusan:Orang
Menemukan dan mempertahankan orang yang tepat adalah sesuatu yang mengkhawatirkan banyak pemimpin bisnis. Lebih dari 75% CEO khawatir tentang mempekerjakan karyawan dengan keterampilan yang tepat, menurut sebuah studi oleh KPMG.
Jumlah itu tidak mengherankan mengingat biaya rata-rata 33% dari gaji tahunan pekerja untuk menyewa pengganti, belum lagi pergantian karyawan yang dipengaruhi oleh budaya, efisiensi, dan inovasi perusahaan.
Bagaimana CMMS membantunya
“Tantangan terbesar bagi industri pemeliharaan adalah kurangnya tenaga kerja terampil di masa mendatang,” kata Stuart. “Tanpa keterampilan tersebut, peralatan tidak akan dapat diandalkan seperti yang dibutuhkan produsen.”
Sayangnya, perangkat lunak CMMS tidak menyelesaikan krisis ini. Tetapi ini dapat membantu mengurangi dampak pergantian (yang sudah mencapai 20% di seluruh industri) sekarang dan di masa depan. CMMS menyimpan semua pengetahuan dan informasi tentang aset, suku cadang, alur kerja, dan lainnya di satu tempat. Personel pemeliharaan baru dapat bergabung lebih cepat dan melewati kurva belajar yang curam. Integrasi CMMS juga memungkinkan data pemeliharaan dibagikan dengan departemen lain, mereka tidak akan dibiarkan begitu saja jika omset menyerang tim Anda.
4. Apa yang dipedulikan oleh pembuat keputusan:Informasi
Data sangat berharga. Bahkan, itu mungkin sumber daya paling berharga di bumi. Ini membantu perusahaan Anda mengoptimalkan setiap keputusan sambil memperkirakan masalah dan mempersiapkannya sebelum menjadi pembunuh perusahaan. Singkatnya, para pemimpin bisnis menginginkan lebih banyak data, mereka menginginkannya lebih cepat, dan mereka ingin dapat mengubahnya menjadi strategi yang unggul.
Bagaimana CMMS membantunya
CMMS membantu tim pemeliharaan Anda mengumpulkan lebih banyak informasi dan memastikannya akurat, teratur, dan berguna.
Perangkat lunak pemeliharaan mengambil semua informasi yang telah Anda kumpulkan dan membuatnya lebih mudah untuk dicatat dan ditemukan, terutama karena teknisi dapat membawa riwayat aset, perintah kerja, log audit, dan banyak lagi di saku mereka dengan aplikasi CMMS seluler. Integrasi CMMS juga berarti perangkat lunak Anda dapat terhubung ke sensor aset dan pengumpul data lainnya, seperti sistem PLC dan SCADA. Ini adalah cara yang mudah untuk mendapatkan data akurat tentang kondisi dan performa aset.
Gabungkan ini dengan pelaporan otomatis dan Anda telah menambahkan alat analitik yang sangat canggih ke perusahaan Anda. Dengan data yang cukup dan proses yang tepat, informasi tersebut dapat digunakan untuk memprediksi kegagalan, mengoptimalkan pembelian suku cadang, memangkas biaya, meningkatkan kinerja peralatan, dan banyak lagi.
5. Yang dipedulikan oleh pembuat keputusan:Keamanan
Kita semua pernah mendengar cerita tentang perusahaan besar yang diretas. Ini adalah mimpi buruk yang tidak ingin dialami oleh pemimpin bisnis. Faktanya, 20% CEO dalam survei ini menempatkan keamanan siber sebagai salah satu dari lima perhatian utama mereka. Setiap proyek yang datang dengan bonus tambahan berupa keamanan yang lebih baik akan disambut dengan tangan terbuka.
Dapatkan template untuk menyelaraskan tujuan bisnis dengan tujuan pemeliharaan di sini
Bagaimana CMMS membantunya
Perangkat lunak CMMS berbasis cloud membuat pengamanan data pemeliharaan Anda menjadi mudah. Ini mengunci semua data Anda di server aman dengan cadangan, menghilangkan risiko kehilangan catatan fisik dan digital.
Justin, ahli pemeliharaan yang gigih dari kisah kami, bekerja di wilayah badai dan mengetahui secara langsung bagaimana CMMS berbasis cloud dapat memberikan keamanan yang sangat dibutuhkan.
“Jika badai menghantam dan menghancurkan gedung saya,” kata Justin, “Saya kehilangan semua data saya.”
Menyimpan data Anda dalam CMMS berbasis cloud adalah cara terbaik untuk memastikan pemeliharaan bukanlah tautan yang lemah dalam hal keamanan.
Lihat 20 manfaat terbesar yang ditawarkan CMMS
Baca selengkapnya
Empat hal yang akan dibenci oleh pembuat keputusan tentang proyek CMMS Anda (dan cara mengubah pikiran mereka)
Mari kita hadapi fakta:Ini tidak akan berjalan mulus saat melempar CMMS. Mempersiapkan penolakan sebelum diajukan akan membantu Anda mengubah tidak menjadi ya.
Sebagian besar pemimpin bisnis tidak akan memberi tahu Anda bahwa tidak ada cukup nilai dalam sebuah proyek. Sebaliknya, mereka akan memberi tahu Anda bahwa tidak ada cukup uang untuk itu. Jangan biarkan ini membuat Anda kecewa. Jika ROI cukup tinggi, uang akan ditemukan.
Berikut adalah beberapa tips untuk menampilkan nilai CMMS:
- Jelaskan masalahnya dan spesifik. Misalnya, tunjukkan kepada mereka berapa biaya kerusakan baru-baru ini bagi perusahaan dan bagaimana hal itu dapat dicegah dengan perangkat lunak.
- Memperbesar keuntungan. Ambil manfaat potensial dan perkuat. Jika kegagalan besar dicegah sebulan sekali, seberapa jauh lebih produktif perusahaan Anda dalam setahun?
- Tunjukkan celahnya. Buktikan bahwa masalah Anda tidak dapat diselesaikan dengan alat, anggaran, orang, dan proses yang sudah Anda miliki. Di mana celah yang hanya dapat diisi oleh CMMS?
CMMS akan membawa keuntungan besar, tetapi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya? Satu tahun? Tiga tahun? Lagi? Seorang pemimpin bisnis pasti ingin tahu.
Sebelum Anda membawa ide CMMS ke pembuat keputusan, ada baiknya Anda membuat peta jalan untuk proyek yang menyertakan tonggak penting. Identifikasi kemenangan cepat, tujuan jangka panjang, KPI, dan tolok ukur. Peta jalan Anda tidak harus definitif, tetapi Anda harus memiliki gagasan bagus tentang area mana yang akan memberi Anda hasil terbaik dengan cepat.
Lakukan brainstorming beberapa hambatan untuk melihat nilai cepat dan strategi untuk mengatasinya. Misalnya, jika memindahkan data Anda ke CMMS akan menghabiskan banyak waktu, pertimbangkan bagaimana penyedia CMMS dapat mengambil sebagian dari pekerjaan Anda.
Di dunia yang sempurna, Anda akan meluncurkan CMMS, staf akan menerimanya, dan nilai akan mulai bergulir. Sayangnya, kita tidak hidup di dunia yang sempurna.
Proyek teknologi besar biasanya mengalami satu atau dua halangan (atau 10) di sepanjang jalan. Benjolan kecepatan ini dapat memperlambat produktivitas, menghambat pertumbuhan, dan merusak budaya perusahaan. Atasi masalah ini sejak awal dengan memastikan pemangku kepentingan utama terlibat dalam proyek sejak awal dan juara CMMS ditetapkan. Ini tidak akan menghilangkan setiap hambatan, tetapi meyakinkan para pemimpin bisnis bahwa budaya tersebut tidak rusak sebelum proyek dimulai.
Sumber paling umum dari keberatan ini adalah kurangnya kepercayaan pada penyedia CMMS. Mereka tidak mempercayai vendor untuk melakukan apa yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan jangka panjang, seperti membantu manajemen perubahan atau berkembang untuk tumbuh bersama bisnis.
Bangun kepercayaan dalam proyek dengan menunjukkan bukti keberhasilan. Misalnya, temukan pesaing di industri Anda yang menggunakan CMMS dan melihat hasilnya. Cari studi kasus tentang perusahaan yang telah meningkatkan operasi dengan perangkat lunak pemeliharaan. Pemimpin bisnis juga mempercayai pemimpin bisnis lainnya. Temukan ulasan atau umpan balik langsung dari orang-orang dengan jabatan pekerjaan serupa. Tidak ada salahnya untuk mencari melalui LinkedIn atau melakukan beberapa panggilan untuk mendapatkan informasi ini.
Sembilan pertanyaan untuk ditanyakan kepada diri sendiri saat bersiap untuk mengajukan CMMS
Berapa biayanya? Anda mungkin tidak mengetahui jumlah pastinya, tetapi berikan beberapa perkiraan dan opsi.
Masalah apa yang akan dipecahkannya? Tunjukkan contoh kehidupan nyata tentang bagaimana CMMS dapat mengurangi risiko dan menghadirkan manfaat terukur dari pemecahan masalah.
Apa alternatifnya? Bersiaplah untuk memberi tahu pembuat keputusan mengapa mereka tidak lebih baik.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melihat nilai? Datang ke meja dengan konsep peta jalan.
Siapa yang akan bertanggung jawab atas proyek? Tentukan siapa yang akan bertanggung jawab dan bagaimana hal itu akan memengaruhi tanggung jawab mereka yang lain. Dapatkan komitmen terhadap proyek dari pemangku kepentingan utama.
Bagaimana proyek akan memengaruhi bagian lain dari organisasi? Lihat kemungkinan manfaat, gangguan, dan kasus penggunaan untuk unit bisnis di luar pemeliharaan. Juga, pertimbangkan apakah CMMS dapat dengan mudah dihubungkan ke teknologi lain yang digunakan organisasi Anda.
Risiko apa yang ada untuk proyek tersebut ? Akan selalu ada risiko dengan proyek TI besar. Anda hanya perlu tahu apa itu dan bagaimana mempersiapkannya.
Bagaimana proyek ini selaras dengan tujuan perusahaan Anda? Ini adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan bahwa CMMS dapat memengaruhi organisasi di tingkat tertinggi.
Bagaimana Anda akan mengelola perubahan? Kunci keberhasilan perangkat lunak adalah mengelola perubahan yang dibawa oleh teknologi baru. Miliki rencana untuk mengajak semua orang bergabung.
Menyelesaikan promosi Anda
Ingat Justin dari awal postingan ini? Dia menderita melalui program pemeliharaan berbasis Excel selama lebih dari setahun sebelum mengajukan CMMS lagi. Perusahaannya membeli peralatan baru yang mahal dan dia memanfaatkan kesempatannya untuk menunjukkan bagaimana perangkat lunak baru dapat memaksimalkan ROI pada aset ini. Kali ini berbeda:Dia mendapat lampu hijau untuk membeli CMMS.
Tidak butuh waktu lama setelah mengadopsi sistem untuk mulai melihat peningkatan. “[Dalam 90 hari], saya melihat kembalinya proporsi astronomis hanya dalam hal pengurangan waktu henti proyek,” kata Justin.
“…Kami memiliki sistem serba bisa, artinya sistem ini melacak biaya kami, melacak perawatan kami, dan semuanya terbungkus dengan baik dalam perintah kerja. Itu membuat segalanya jauh lebih mudah.”
Pengalaman Justin adalah bukti bahwa persiapan akan selalu memberi Anda peluang terbaik untuk mendapatkan lampu hijau dalam proyek CMMS Anda. Pemimpin bisnis mungkin memiliki prioritas, pendapat, dan kendala lain, tetapi memiliki cetak biru yang solid, dukungan, dan manfaat yang realistis akan membuat Anda selangkah lebih dekat untuk mengubah visi Anda tentang operasi pemeliharaan yang lebih baik menjadi kenyataan.
