Menyelaraskan Operasi &Pemeliharaan:Formula Terbukti untuk Mengurangi Waktu Henti dan Biaya

Ketika operasi dan pemeliharaan dilakukan secara terpisah, biayanya tinggi dan prosesnya menjadi kacau. Pertimbangkan contoh dunia nyata dari produsen makanan ini.

Pabrik ini mengandalkan sheeter yang menggulung bola-bola adonan berukuran besar. Agar tetap bersih, tim produksi mencuci mesin setiap hari dengan air. Sayangnya, air menyumbat adonan dan merusak sheeter, sehingga sering dilakukan perbaikan darurat.

Jika Anda mengenali skenario ini, Anda berada di pihak yang baik. Operasi dan pemeliharaan yang tidak selaras terjadi secara rutin, didorong oleh tujuan dan proses yang berbeda. Hasilnya? Kebingungan, frustrasi, dan saling menyalahkan yang merugikan keuntungan dan kesejahteraan tenaga kerja.

Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara memutus siklus tersebut dan menyelaraskan pengoperasian dan pemeliharaan, yang meliputi:

• Metrik untuk dibagikan
• Cara meningkatkan kolaborasi
• Tips untuk membangun proses bersama

Mengapa Keselarasan Antara Operasi dan Pemeliharaan Itu Penting

Produsen mana pun yang berupaya mengurangi limbah akan memimpin atau akan tertinggal. Faktanya, produsen membuang 20% dari setiap dolar yang dibelanjakan.

Limbah muncul dalam produksi seperti yang diilustrasikan oleh statistik mengkhawatirkan dari automation.com :

• Fasilitas industri besar kehilangan lebih dari 323 jam produksi per tahun hingga waktu henti yang tidak direncanakan
• Rata-rata biaya downtime tahunan adalah $532.000 per jam atau $172 juta per tanaman
• Biaya waktu henti bagi produsen Fortune500 setara dengan 8% pendapatan tahunan

Industri	Waktu henti yang tidak direncanakan (jam/bulan)	Biaya waktu henti per jam
Otomotif	29	$1.343.400
FMCG/CPG	25	$23.600
Industri Berat	23	$187.500
Minyak &Gas	32	$220.000

Selain kerugian finansial, pemeliharaan reaktif dan pembelian darurat juga berdampak buruk pada tim secara mental dan fisik.

Meningkatkan hubungan antara pengoperasian dan pemeliharaan sangat penting untuk mengurangi waktu henti di sumbernya.

Ketika pemeliharaan dan operasi selaras, hal ini memungkinkan bisnis untuk mengidentifikasi masalah dalam operasi, memungkinkan para pemimpin untuk membuat keputusan yang tepat tentang cara memperbaikinya dengan sumber daya yang tepat. Ini mengubah permainan menebak dan menyalahkan menjadi upaya terpadu.

- Jason Afara, Insinyur Solusi Senior di Fiix

Tempat Menyelaraskan Proses Operasi dan Pemeliharaan

Merencanakan Waktu Henti Terjadwal

Pemeliharaan yang efektif menjaga peralatan tetap berjalan dengan waktu henti yang minimal, namun kuota produksi sering kali menganggap gangguan apa pun sebagai ancaman.

“Kami berjuang keras dalam operasional hanya untuk mendapatkan sedikit perawatan pada alat berat,” kenang Jason saat masih menjadi manajer pemeliharaan.

Untuk membuat rencana yang saling menguntungkan, tim dapat:

1. Gunakan data untuk membandingkan dampak pemeliharaan terjadwal dengan dampak kegagalan.
2. Kembangkan proses bersama yang mengurangi waktu henti terjadwal.

Kedua tim harus memahami bagaimana tindakan mereka mempengaruhi kinerja peralatan. Menurut Charles Rogers, Konsultan Implementasi Senior di Fiix dengan pengalaman lebih dari 33 tahun, “Departemen pemeliharaan sering kali gagal karena kekurangan data untuk mendukung permintaan mereka.”

Tentukan risiko yang dapat diterima dan konsekuensi kegagalan bersama-sama. Bagikan informasi tentang mode kegagalan umum, frekuensi yang diharapkan, waktu perbaikan, dan biaya. Bandingkan hal ini dengan jadwal, durasi, dan biaya pemeliharaan preventif. Mengukur perbedaannya memperjelas bahwa pemeliharaan terencana dan sering adalah pilihan yang lebih cerdas.

Gunakan templat FMEA ini untuk menghitung risiko kegagalan dan memprioritaskan pemeliharaan.

Proses bersama memungkinkan operator menemukan kegagalan kecil dan teknisi dapat merespons dengan cepat. Contohnya antara lain:

• Rapat pimpinan rutin untuk membahas jadwal produksi dan pemeliharaan preventif, spesifikasi alat berat, atau pembaruan lainnya.
• Ulasan lintas tim setiap triwulan yang mencakup keberhasilan, tantangan, solusi, dan analisis akar penyebab.
• Alur kerja permintaan kerja yang memungkinkan operator mengidentifikasi masalah dengan cepat dan memberdayakan teknisi untuk memprioritaskan dan merespons dengan gangguan minimal.

Menciptakan Pekerjaan Bersama dan Tanggung Jawab yang Jelas

Menyelaraskan operasi dengan pemeliharaan adalah prinsip inti Total Productive Maintenance (TPM). Untuk penjelasan singkat tentang TPM, lihat ikhtisar ini .

Melibatkan operator dalam proses pemeliharaan adalah salah satu cara paling efektif untuk meluncurkan program TPM. Pertimbangkan alur kerja di bawah ini:

12 cara menggunakan perintah kerja untuk memulai program TPM Anda.

Kesuksesan bergantung pada tanggung jawab pekerjaan yang jelas. Jika perannya jelas, tim dapat:

• Berikan pelatihan dan materi yang tepat kepada orang yang tepat.
• Buat jadwal dan anggaran yang akurat.
• Uji, optimalkan, dan perluas proses baru.
• Identifikasi data yang salah dan temukan akar penyebabnya.

Mulailah dengan menentukan jenis pemeliharaan untuk operator. Hal ini memungkinkan Anda melacak beban kerja yang ditetapkan ke operasi dan merancang template perintah kerja yang memandu mereka melalui perubahan cakupan.

Membangun Jadwal Kerja yang Realistis

Garis waktu yang akurat memberdayakan kedua tim untuk menetapkan jadwal, anggaran, dan target yang realistis, mengurangi frustrasi dan menumbuhkan rasa hormat.

Pastikan jadwal mencerminkan kenyataan dengan:

1. Meninjau log pemeliharaan peralatan untuk menyesuaikan tugas yang sering dilewati.
2. Menganalisis data perintah kerja untuk mengidentifikasi pekerjaan pemeliharaan preventif yang sering kali memerlukan tindak lanjut, dan memperhitungkannya ke dalam pengarahan.
3. Menghitung waktu non-kunci—pengambilan suku cadang, prosedur keselamatan, dan pengujian pascaperbaikan.

Jadwal yang realistis mungkin masih berbenturan, namun hal tersebut membuka dialog konstruktif tentang apa yang dapat dicapai dalam waktu yang tersedia. Saat memutuskan pemeliharaan apa yang harus dikorbankan untuk produksi, tanyakan:

Lima Cara Membangun Hubungan Kuat Antara Operasi dan Pemeliharaan

Buat Beberapa Saluran Komunikasi

Jadwal yang padat seringkali membungkam komunikasi. Tetapkan saluran formal agar informasi tetap mengalir:

• Rapat tim:Sesi reguler yang memberikan suara kepada semua orang dan membuat rencana tetap terlihat.
• Perbarui saluran:Dari papan tulis hingga portal digital yang melacak status permintaan pekerjaan.
• Ulasan sejawat:Masukan lintas tim anonim untuk mengungkap peluang peningkatan.

Topik diskusi utama meliputi:

• Pembaruan mesin—perubahan spesifikasi, potensi masalah, risiko keselamatan, atau pembaruan SOP.
• Jadwal—pekerjaan yang akan datang, risiko, konflik, dan kebutuhan sumber daya.
• Pelaporan—target, kemajuan, tren yang meresahkan, atau keberhasilan.
• Hambatan dan solusi—tantangan besar dan perbaikan kolaboratif.
• Perencanaan jangka panjang—manajemen anggaran, pencapaian tujuan, dan pengembangan keterampilan.

Aturan dasar untuk komunikasi yang efektif:

• Fokus pada solusi, bukan menyalahkan.
• Memprioritaskan keberhasilan kolektif dibandingkan kemenangan departemen.
• Menutup putaran masukan:Menindaklanjuti masukan dan terus memberikan informasi kepada semua orang.
• Hargai konsistensi namun tetap fleksibel dalam keadaan darurat.
• Siapkan agenda setiap pertemuan untuk memaksimalkan waktu.

Tetapkan Tujuan yang Sama

Ketika operasi dan pemeliharaan memiliki definisi keberhasilan yang sama, gesekan akan berkurang. Meskipun pendekatannya berbeda, tujuannya tetap sama.

“Dalam skenario terburuk, departemen-departemen ini adalah saudara kandung yang terus-menerus bertengkar,” kata Jason. “Dalam kasus terbaik, mereka merayakan bersama dan berkolaborasi untuk memperbaiki arah ketika target meleset.”

Metrik yang dapat dimiliki kedua tim meliputi:

1. Membersihkan start-up setelah pemeliharaan dan hasil/barang first-pass:Mengukur efisiensi dan pemborosan.
2. Total biaya per unit produksi:Akuntabilitas bersama untuk pengurangan biaya dan peningkatan kualitas.
3. Waktu yang dihabiskan untuk mendukung produksi/pemeliharaan:Melacak alokasi sumber daya dan kebutuhan perekrutan.
4. Waktu henti yang tidak direncanakan (90 hari terakhir):Mengukur efektivitas pemeliharaan preventif.
5. Waktu yang tepat untuk mendeteksi dan memperbaiki:Setiap orang berkontribusi terhadap deteksi kegagalan dini dan penyelesaian cepat.

Gunakan template ini untuk menciptakan tujuan bersama antara operasi dan pemeliharaan.

Mengintegrasikan Sistem Produksi dan Pemeliharaan

Ketika pihak operasional melihat pemeliharaan hanya sebagai sumber kegagalan, maka hubungan tersebut akan rusak. Mengintegrasikan sistem yang digunakan untuk produksi dan pemeliharaan memberi kedua tim visibilitas terhadap pekerjaan masing-masing, menyoroti dampak positif, dan mendorong kolaborasi.

Tim pemeliharaan Ryan Robinson mencontohkan hal ini. Sebagai manajer toko untuk penanam pohon grosir, Ryan menghubungkan sensor pada beberapa mesin ke CMMS. Data yang dihasilkan memungkinkannya mengoptimalkan interval perawatan dan meningkatkan efisiensi produksi.

Karena kami mengetahui cara peralatan digunakan sehari-hari, kami dapat memperkirakan kebutuhan pemeliharaan besok dan lusa, serta mengidentifikasi waktu menganggur sejak dini. Pendekatan proaktif ini menghemat waktu henti dan biaya yang signifikan.

- Ryan Robinson

Baca kisah Ryan untuk melihat hasilnya dalam tindakan.

Tim Pemeliharaan Kelas Dunia Selaras dengan Operasi

Operasi dan pemeliharaan adalah inti dari setiap organisasi yang memiliki banyak aset dan memiliki target produksi yang ambisius. Kemitraan yang sehat dan formal—berbagi metrik, sistem, dan jadwal—memberikan visibilitas dan kelincahan yang diperlukan untuk mengatasi tantangan. Bersama-sama, keduanya memberikan win‑win solution bagi semua orang yang terlibat.