Pengurangan Biaya:11 Strategi untuk Mengoptimalkan Anggaran Anda
Artikel ini diperbarui pada Juni 2021.
Apakah Anda mencari taktik pengoptimalan biaya TI dan strategi sukses yang telah terbukti?
Sudah diketahui bahwa menerapkan teknologi yang tepat dapat mengurangi biaya. Namun, bagaimana jika tiba saatnya untuk mengevaluasi pengeluaran perusahaan Anda untuk teknologi informasi?
Jika Anda merasa anggaran teknologi informasi Anda terlalu terbatas untuk memenuhi persyaratan baru, Anda tidak sendirian.
Banyak pemimpin teknologi dan bisnis berjuang untuk memenuhi permintaan sambil mengelola anggaran yang ketat.
Temuan survei Majalah CIO menunjukkan bahwa bisnis kecil menghabiskan sekitar 6,9% dari pendapatan mereka untuk biaya infrastruktur TI, yang berada di atas kisaran 4-6% yang direkomendasikan. Perusahaan menengah menghabiskan rata-rata 4,1%, sementara bisnis berukuran besar membayar 3,2%.
Namun, menghabiskan banyak biaya infrastruktur TI tidak membuat seseorang menjadi yang terbaik. Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara kreatif untuk mengurangi biaya TI.
Kurangi Biaya TI Dengan 11 Strategi Ini
Ada banyak teknik untuk membuat pengurangan biaya TI yang signifikan .
CIO harus memeriksa anggaran mereka dan mengidentifikasi cara untuk memotong pengeluaran. Tentukan area mana yang dapat Anda konsolidasi dan mana yang membutuhkan lebih banyak perhatian.
Berikut adalah sebelas teknik pengoptimalan biaya dan strategi sukses untuk mengurangi biaya infrastruktur TI:
1. Virtualisasi
Virtualisasi adalah salah satu metode yang dapat membantu Anda mencapai penghematan biaya yang signifikan.
Proses virtualisasi menyiratkan penggantian perangkat keras fisik dengan perangkat keras virtual.
Salah satu keunggulan virtualisasi dibandingkan infrastruktur tradisional adalah kemampuannya untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya server. Beberapa lingkungan virtual bare metal memiliki tingkat pemanfaatan minimal, seringkali di bawah 15%. Virtualisasi dapat melipatgandakan persentase tersebut.
Dengan kemungkinan untuk memvirtualisasikan komponen, perusahaan tidak perlu bergantung pada server fisik. Mereka dapat beralih ke lingkungan virtual untuk mengurangi biaya energi dan perangkat keras. Selain itu, dalam pengaturan seperti itu, memori dan CPU dapat dipisahkan dari perangkat keras yang memungkinkan ruang dan fleksibilitas untuk penggunaan lain.
2. Pusat Data yang Ditentukan Perangkat Lunak
Pusat data yang ditentukan perangkat lunak (SDDC) hanyalah langkah berikutnya dalam virtualisasi dan dapat secara signifikan membantu dalam menurunkan biaya operasional yang terkait dengan sistem teknologi informasi.
phoenixNAP dan penyedia layanan lainnya dapat memberikan jaringan, penyimpanan, komputasi, telekomunikasi, dan fungsi TI lainnya. Sumber daya ini digabungkan bersama, memungkinkan bisnis untuk menghilangkan kebutuhan akan ruang ekstra selama fase permintaan tinggi. Ini juga meminimalkan kebutuhan karyawan untuk menghabiskan banyak waktu atau uang untuk memelihara sistem. Perusahaan menghemat perangkat keras karena mereka tidak lagi harus menyimpan peralatan mahal dan tidak praktis di gedung mereka.
Selain itu, banyak penyedia layanan menyediakan tim staf ahli untuk Anda. Kesalahan dalam komputasi atau jaringan Anda dapat dengan mudah menghambat output perusahaan Anda dan menyebabkan Anda kehilangan produktivitas ribuan dolar. Sangat penting untuk memilih penyedia dengan spesialis dukungan yang tersedia pada saat itu juga.
3. Staf dan Layanan TI Outsourcing
Outsourcing adalah cara lain untuk mengurangi biaya infrastruktur TI. Di perusahaan rata-rata, dukungan TI menyumbang 8% dari semua biaya yang terkait dengan teknologi informasi. Jumlah ini adalah alasan utama beberapa perusahaan beralih ke outsourcing.
Menurut artikel What's to Become tentang statistik outsourcing, 30% perusahaan AS melakukan outsourcing, sementara 64% layanan outsourcing terkait dengan pengembangan aplikasi perangkat lunak. Temuan ini berbicara tentang popularitas dan kenyamanan outsourcing staf.
Dalam kebanyakan kasus, outsourcing adalah cara terbaik untuk mengurangi biaya operasional TI. Ini paling jelas terlihat di industri teknologi, tetapi banyak perusahaan lain juga beralih ke sana.
Sebuah studi oleh Business Technology Labs melaporkan bahwa perusahaan mengalami pengurangan pengeluaran sebesar 25-40% karena outsourcing. Tidak mengherankan bahwa 78% bisnis kecil menggunakan pekerja lepas untuk mendapatkan keunggulan atas lawan. Freelancing membantu perusahaan kecil mengurangi biaya infrastruktur TI dan biaya perekrutan hingga 50% atau lebih.
Selain mengalihdayakan staf TI, perusahaan dapat mengalihdayakan komponen infrastruktur dengan model bayar per penggunaan. Model operasi semacam itu memungkinkan bisnis untuk mengakses berbagai layanan dan teknologi canggih. Keamanan sebagai layanan, Disaster-Recovery-as-a-Service, dan Backup-as-a-Service hanyalah beberapa solusi yang memberikan TI tingkat lanjut dengan harga terjangkau.
Dengan teknologi ini yang biasanya cukup mahal, membayarnya sesuai permintaan bisa menjadi inisiatif pemotongan biaya yang sangat baik.
4. Layanan Keamanan Outsourcing
Mempekerjakan kontraktor luar untuk melindungi dari ancaman keamanan jaringan dapat bermanfaat. Bekerja dengan Penyedia Layanan Keamanan Terkelola (MSSP) kemungkinan akan menawarkan perlindungan yang lebih efisien dari serangan dunia maya.
Peretas telah tumbuh lebih licik selama bertahun-tahun. Bisnis perlu mempertahankan diri dari ancaman baru.
Pada saat yang sama, layanan keamanan terkelola adalah alternatif hemat biaya untuk menerapkan tim dan sistem keamanan internal.
Misalnya, perusahaan tingkat menengah harus membayar ribuan dolar setahun untuk satu sistem keamanan, yang kira-kira setara dengan gaji spesialis keamanan informasi.
Namun, karyawan akan datang dengan biaya tambahan seperti tunjangan, hari libur, hari sakit, dan biaya masuk dan keluar.
Plus, Anda mungkin perlu membeli perangkat keras keamanan khusus dan mempekerjakan banyak karyawan. Setelah Anda mulai membandingkan kedua opsi, mudah untuk melihat bagaimana keamanan terkelola itu memiliki nilai bisnis yang sangat besar.
MSSP juga menyediakan tim internal yang terdiri dari anggota staf ahli terlatih yang menawarkan layanan pelanggan real-time 24/7. Respons instan sangat penting karena Anda tidak pernah tahu kapan pelanggaran data berikutnya akan terjadi.
5. Implementasi Cloud Hibrida
Penyimpanan cloud adalah cara populer bagi perusahaan untuk mengurangi biaya infrastruktur TI. Sebuah studi yang dilakukan oleh AllCloud menemukan bahwa 85% organisasi mengharapkan sebagian besar beban kerja mereka di cloud sementara 23% direncanakan hanya cloud pada tahun 2020.
Bahkan perusahaan beralih ke cloud. Menurut Flexa, 63% perusahaan melaporkan menggunakan penyedia layanan yang dikelola cloud untuk mengelola penggunaan cloud publik. Selain itu, 78% perusahaan berharap memiliki lingkungan hybrid/multi-cloud pada tahun 2021.
Tidak heran mengapa adopsi cloud begitu meluas. Sebagaimana dinyatakan dalam Microsoft Trend Report, “hampir 80% [dari profesional TI yang disurvei] mengatakan bahwa mereka menghemat uang, melihat lebih banyak produktivitas, dan keamanan yang lebih baik” sebagai hasil dari penggunaan pendekatan cloud.
Perusahaan yang pindah ke cloud melihat peningkatan efisiensi proses, pertumbuhan, dan waktu ke pasar. Sangat mudah untuk melihat bahwa komputasi awan membantu perusahaan menghemat uang dan meningkatkan produktivitas.
Perusahaan yang membutuhkan keamanan ekstra dapat menurunkan biaya mereka dengan model cloud hybrid. Saat ini, bentuk komputasi awan yang paling populer dan paling efektif, awan hibrida memungkinkan distribusi beban kerja yang optimal antara lingkungan publik dan pribadi.
Bisnis dapat memilih untuk menyimpan data penting di lingkungan pribadi sambil memanfaatkan cloud publik untuk data dan aplikasi yang kurang sensitif. Selain itu, solusi cloud hybrid sangat skalabel. Mereka memungkinkan peningkatan sumber daya yang mudah untuk lebih menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Sangat penting untuk memilih penyedia cloud yang dapat membantu Anda membangun platform yang tepat untuk memenuhi kebutuhan Anda.
6. Pengoptimalan Biaya Cloud
Tidak masalah jika Anda menggunakan penyedia cloud tunggal, multi-cloud, atau cloud hybrid, adalah kesalahan umum untuk menghabiskan uang untuk sumber daya yang sebenarnya tidak Anda gunakan. Untuk menghindari pemborosan sumber daya, banyak bisnis memilih alat manajemen biaya, seperti Cloud Admin, untuk mencegah overhead yang tidak perlu.
Alat manajemen dan pengoptimalan biaya cloud memungkinkan bisnis untuk menuai manfaat komputasi awan tanpa membuang-buang uang.
Ada banyak alat manajemen biaya berbeda yang membantu bisnis mengurangi overhead manajemen, memperkirakan biaya, mengalokasikan biaya, dan memberikan wawasan tentang pemanfaatan cloud. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang berbagai opsi, lihat 14 Alat Pengoptimalan &Manajemen Biaya Cloud.
7. Mengkonsolidasikan Sistem untuk Mengurangi Biaya
Konsolidasi tidak lebih dari menggabungkan beberapa proses menjadi satu unit.
Dengan cara ini, perusahaan dapat menghemat ruang, waktu, dan uang. Menggabungkan beberapa solusi teknologi informasi ke dalam platform yang unik dan ramping membutuhkan banyak kerja dan usaha di muka.
Namun, teknik ini akan membantu bisnis Anda berjalan lebih lancar.
Ini juga membantu Anda memanfaatkan berbagai peluang pengurangan biaya. Efisiensi kecil di sana-sini akan mengurangi pengeluaran teknologi informasi Anda secara signifikan.
Sangat penting untuk menjaga bisnis tetap berjalan seperti biasa sambil membuat perubahan penting ini. Proses perusahaan baru, transfer data, dan penambahan atau penghapusan elemen individual dapat secara signifikan memengaruhi aliran bisnis. Anda harus menguji setiap operasi bisnis sebelumnya untuk memastikan bahwa itu berfungsi seperti yang diharapkan setelah implementasi.
8. Standarisasi Infrastruktur TI Anda untuk Penghematan
Standardisasi berarti memastikan konsistensi di berbagai aplikasi perangkat keras dan perangkat lunak.
Ini merupakan bentuk perbaikan proses bisnis yang dapat membantu menjaga kompatibilitas. Hal ini juga secara signifikan memberikan kontribusi untuk optimasi biaya TI. Menstandarkan platform Anda bisa sesederhana menyediakan semua karyawan dengan jenis komputer atau sistem operasi yang sama. Dengan semua orang di halaman yang sama, tidak ada yang akan mempertanyakan aplikasi apa yang berfungsi di platform mana.
Ini adalah salah satu tindakan utama yang dapat menghilangkan biaya infrastruktur TI dan menghemat uang untuk pelatihan.
Bayangkan jika seorang spesialis menghabiskan waktunya untuk mencoba menguasai setiap komputer atau program yang berbeda. Dibutuhkan banyak energi untuk mempelajari setiap platform baru. Selain itu, semua karyawan lain akan terbiasa dengan platform yang sama dan lebih mudah menyelesaikan masalah.
9. Memanfaatkan Perangkat Lunak Sumber Terbuka
Anda dapat menghemat pengeluaran TI secara signifikan dengan menggunakan perangkat lunak sumber terbuka. Solusi sumber terbuka menyediakan perangkat lunak gratis, akses ke kode sumber, dan dukungan komunitas untuk membantu mempertahankan bisnis Anda.
Terlepas dari keuntungan harga yang jelas, solusi tersebut juga memberi Anda lebih banyak fleksibilitas. Menggunakan perangkat lunak sumber terbuka dapat membantu mencegah penguncian vendor. Oleh karena itu, Anda tidak akan dipaksa untuk terus menggunakan penyedia layanan tertentu jika tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
10. Memahami Berbagai Jenis Biaya
Sangat penting untuk memahami berbagai jenis biaya dan bagaimana mereka harus ditangani. Misalnya, biaya operasional (OPEX) adalah biaya yang dapat diprediksi yang terjadi selama operasi bisnis normal. Mereka termasuk biaya persediaan, sewa, peralatan, dan biaya serupa. Di sisi lain, belanja modal adalah modal yang digunakan untuk memelihara, meningkatkan, dan memperoleh teknologi, peralatan, bangunan, dan aset fisik lainnya.
Karena OPEX lebih mudah diprediksi, dampaknya juga lebih mudah. Namun, mengurangi pengeluaran untuk belanja modal dapat berdampak besar pada anggaran Anda. Inilah mengapa penting untuk membuat keputusan dalam memilih teknologi dan peralatan yang tepat.
11. Kurangi Omset
Terakhir, pastikan karyawan Anda dihargai dan diakui. Mempekerjakan dan melatih staf TI baru dapat berdampak signifikan pada anggaran Anda. Memiliki orang yang dapat Anda andalkan tanpa mengkhawatirkan efisiensi mereka atau menghabiskan uang untuk proses orientasi adalah keuntungan besar dalam bisnis.
Berapa banyak yang harus dikeluarkan perusahaan Anda untuk TI?
Pendiri Apptio Sunny Gupta mengatakan bahwa sebagian besar CIO menghabiskan 70-80% anggaran TI mereka untuk pemeliharaan. 20-30% terakhir dari anggaran digunakan untuk inovasi.
Jelas bahwa CIO harus mengurangi biaya infrastruktur untuk fokus pada inovasi. Bayangkan berapa banyak uang yang dapat Anda hemat dengan memanfaatkan teknik pemotongan biaya.
Wakil Presiden Pelaksana Gartner Michele Caminos setuju.
Perusahaan menyarankan agar bisnis menggunakan strategi khusus untuk mengurangi biaya TI sebesar 10% dalam 12 bulan dan 25% dalam tiga tahun.
Semakin cepat Anda mulai mengurangi biaya infrastruktur TI, semakin baik.
Pertimbangkan berapa banyak yang Anda keluarkan untuk infrastruktur TI per pekerja per tahun. Sekarang hitung berapa banyak penghematan biaya yang dapat Anda capai dengan menurunkannya sebesar 10%. Jika Anda dapat menemukan cara untuk melakukannya, Anda akan dapat mengalokasikan kembali semua dana ini ke prospek yang lebih baik.
Kesimpulan
Memanfaatkan strategi di atas akan memerlukan beberapa penelitian dan perencanaan untuk diterapkan. Namun, upaya di muka tidak seberapa dibandingkan dengan penghematan biaya jangka panjang yang dapat Anda capai.
Anda akan menemukan bahwa ratusan, jika bukan ribuan atau jutaan dolar yang dihemat, dapat digunakan untuk peluang pertumbuhan dan inovasi bisnis. Dapatkan keunggulan kompetitif dengan teknik penganggaran yang efisien. Hidupkan kembali rencana keuangan Anda dan kurangi biaya infrastruktur TI secara signifikan dengan taktik ini.
