Strategi Cadangan Data Bisnis Komprehensif: Panduan Langkah demi Langkah

Keamanan siber bukanlah sesuatu yang boleh diabaikan oleh bisnis.

Hanya memiliki perlindungan dasar seperti perangkat lunak antivirus tidak cukup untuk melindungi file berharga Anda. Hacker menghabiskan waktu mereka untuk mencari cara mengatasi perlindungan itu. Pikun atau nanti, mereka akan berhasil.

Ketika itu terjadi, Anda tidak perlu khawatir akan kehilangan data secara permanen.

Itu berlaku jika Anda telah menerapkan strategi cadangan untuk melindungi informasi bisnis Anda.

Mengapa Memiliki Strategi Cadangan Sangat Penting

Kehilangan data tidak hanya mengancam data pelanggan Anda, tetapi juga dapat berdampak signifikan pada kredibilitas Anda.

Biaya rata-rata pelanggaran data adalah tujuh juta dolar pada tahun 2019. Diperkirakan 60% perusahaan yang mengalami kehilangan data tutup dalam waktu enam bulan.

Atau, Anda berisiko kehilangan data secara permanen. Virus dan malware yang menyerang perangkat keras dapat merusaknya, tetapi ini hanyalah beberapa ancaman yang paling dominan.

Studi menunjukkan bahwa 45% dari semua downtime yang tidak terencana disebabkan oleh kegagalan perangkat keras, sementara 60% profesional IT mengatakan bahwa karyawan yang ceroboh adalah risiko terbesar bagi data mereka.

Semua risiko ini dapat mengeluarkan uang perusahaan Anda, dan tanpa sistem cadangan yang memadai, Anda bisa kehilangan segalanya.

Bahkan jika perusahaan Anda berhasil selamat dari kehilangan data, prosesnya bisa sangat mahal. Penelitian menunjukkan bahwa, rata-rata, perusahaan membayar $7 juta untuk pulih dari kerugian. Banyak perusahaan tidak memiliki uang sebanyak itu.

Biaya yang setinggi itu hanya menceritakan sebagian dari kisahnya. Harga lain mungkin merupakan sesuatu yang tidak dapat diganti. Saya membicara tentang kepercayaan dan iman pelanggan Anda. Jika mereka merasa data mereka tidak aman dengan Anda, mereka akan membawa bisnis mereka ke tempat lain.

Solusinya adalah menciptakan dan menerapkan strategi cadangan data. Dengan alat, perencanaan, dan pelatihan yang tepat, Anda dapat melindungi data Anda.

Komponen Strategi Cadangan yang Efisien

Sebelum Anda membuat strategi cadangan, Anda harus tahu apa yang harus dimasukkan.

Mari kita uraikan beberapa praktik terbaik strategi cadangan:

1. Biaya. Anda memerlukan rencana cadangan data yang terjangkau. Ide bagus untuk berpikir di luar dolar. Pertimbangkan biaya potensi dari pelanggaran atau kehilangan. Bandingkan dengan biaya yang diperkirakan sistem cadangan Anda. Itu akan membantu membimbing Anda.
2. Di mana menyimpan salinan data Anda? Beberapa perusahaan memilih cadangan berbasis cloud. Yang lain menyukai cadangan fisik. Perusahaan yang paling hati-hati menggunakan beberapa sumber cadangan. Dengan cara ini, jika satu cadangan gagal, mereka masih memiliki yang lain.
3. Risiko data apa yang Anda hadapi? Setiap perusahaan harus memikirkan malware dan serangan phishing. Namun, itu mungkin bukan risiko satu-satunya yang Anda hadapi. Perusahaan di area yang rawan banjir harus mempertimbangkan kerusakan air. Memiliki solusi penyimpanan data cadangan luar lokasi (off-site) akan bijaksana.
4. Seberapa sering Anda harus mencadangkan data? Beberapa perusahaan menghasilkan data dengan cepat. Dalam hal ini, cadangan harian mungkin tidak mencukupi. Cadangan per jam mungkin diperlukan. Untuk perusahaan lain yang data jarang diperbarui, cadangan seminggu sekali mungkin cukup.
5. Siapa yang akan bertanggung jawab perencanaan cadangan Anda? Pelatihan karyawan esensial untuk strategi cadangan file yang efektif. Anda perlu orang-orang yang berpengetahuan yang dapat Anda andalkan untuk menjaga semuanya berjalan.

Hal-hal ini esensial, tetapi hanyalah ujung gunung es. Anda harus mempertimbangkan setiap aspek rencana cadangan Anda secara detail. Kemudian, Anda harus menerapkannya secepat dan seefisien mungkin.

Langkah 1: Mengevaluasi Kebutuhan Cadangan Perusahaan Anda

Langkah pertama adalah mengevaluasi kebutuhan cadangan perusahaan Anda. Ada banyak hal yang harus dipertimbangkan. Mari kita uraikannya sehingga Anda dapat melewatinya.

Data Apa yang Perlu Anda Lindungi?

Jawaban singkat untuk pertanyaan ini adalah segalanya. Kehilangan data secara permanen bukan sesuatu yang ingin Anda risiko. Anda memerlukan data untuk menjaga operasi bisnis Anda tetap berjalan.

Ada beberapa pertanyaan spesifik yang harus ditanyakan, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Misalnya:

• Anda mungkin membutuhkan kemampuan untuk memulihkan data secepat mungkin.
• Anda mungkin membutuhkan kemampuan untuk mengembalikan data.
• Anda mungkin perlu menjaga layanan tetap tersedia untuk klien.
• Anda mungkin perlu mencadangkan basis data, file, sistem operasi, aplikasi, dan konfigurasi.

Semakin komprehensif rencana cadangan data Anda, semakin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk Anda kembali berbisnis. Pertanyaan ini dapat membantu mengarahkan Anda ke solusi cadangan yang tepat untuk perusahaan Anda. Anda mungkin juga ingin memikirkan data mana yang paling penting.

Anda mungkin dapat hidup tanpa cadangan segera untuk beberapa hal. Namun, Anda mungkin membutuhkan akses instan untuk hal lainnya.

Risiko Data Apa yang Anda Hadapi?

Diberikan pertumbuhan kejahatan siber saat ini, Anda akan ingin mempertimbangkan praktik terbaik untuk melindungi data Anda dari hacker. Berikut beberapa pertanyaan untuk menentukan risiko mana yang harus dipertimbangkan.

• Apakah perusahaan saya pernah diserang hacker sebelumnya?
• Apakah karyawan yang ceroboh merupakan kekhawatiran ketika berkaitan dengan keamanan?
• Apakah lokasi saya berisiko kerusakan terkait cuaca seperti banjir atau kebakaran hutan?
• Apakah klien masuk ke sistem saya untuk mengakses data atau layanan?

Meminta pertanyaan ini akan membantu Anda mengidentifikasi risiko Anda. Perusahaan di area yang rawan badai mungkin khawatir tentang banjir atau kerusakan angin. Sistem pelanggan yang terhubung ke data Anda menambahkan risiko tambahan. Jadilah sebanyak mungkin menyeluruh saat Anda mengevaluasi risiko Anda.

Infrastruktur Cadangan Apa yang Harus Dimiliki Anda?

Infrastruktur sistem cadangan Anda harus cocok dengan kebutuhan Anda. Jika Anda khawatir tentang kemungkinan kegagalan perangkat keras atau bencana alam, maka Anda akan ingin mempertimbangkan solusi cadangan luar lokasi (off-site).

Mungkin juga ada manfaat dalam memiliki cadangan fisik di lokasi (on-site) untuk pemulihan data yang cepat. Ini dapat menyelamatkan Anda jika Anda kehilangan layanan internet, seperti yang mungkin terjadi selama darurat. Cara terbaik untuk menghindari gangguan bisnis yang berlanjut adalah memilih situs pemulihan bencana cloud jarak jauh, mungkin dengan penyedia data center Anda. Anda perlu memilih tempat yang akan memberikan Anda akses ke peralatan IT, layanan internet, dan aset lainnya yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis Anda.

Bayangkan badai menghantam fasilitas Anda. Rencana pemulihan bencana memungkinkan Anda melanjutkan bisnis Anda dari lokasi yang berbeda dan meminimalkan potensi kerugian uang.

Berapa Lama Data yang Dicadangkan Perlu Disimpan?

Terakhir, Anda perlu mempertimbangkan berapa lama menyimpan data yang Anda simpan. Penyimpanan bersifat kumulatif. Jika Anda menginginkan banyak data, Anda membutuhkan ruang untuk menampungnya. Beberapa perusahaan memiliki persyaratan regulasi untuk cadangan. Jika Anda memiliki, itu akan mempengaruhi keputusan Anda.

Anda harus mengevaluasi kebutuhan Anda dan memikirkan struktur apa yang mungkin terbaik untuk Anda.

Langkah 2: Mengevaluasi Opsi untuk Menemukan Strategi Cadangan Terbaik

Setelah mengevaluasi kebutuhan cadangan Anda, langkah berikutnya adalah mengevaluasi opsi Anda. Solusi cadangan yang terbaik untuk perusahaan lain mungkin tidak bekerja untuk Anda. Mari kita tinjau opsi cadangan yang tersedia bagi Anda.

Cadangan Perangkat Keras

Cadangan hard drive disimpan di lokasi (on-site) dan sering dipasang di dinding. Biasanya datang dengan komponen penyimpanan. Manfaat utama hard drive adalah mereka dapat dengan mudah dihubungkan ke jaringan Anda.

Kekurangan dari cadangan perangkat keras mandiri adalah jika gagal, Anda tidak akan memiliki cadangan. Untuk alasan itu, beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan beberapa sistem cadangan.

Solusi Perangkat Lunak

Membeli perangkat lunak cadangan mungkin lebih murah daripada berinvestasi dalam perangkat keras khusus. Banyak opsi perangkat lunak dapat diinstal pada sistem Anda. Anda mungkin tidak perlu membeli server terpisah untuknya.

Anda mungkin perlu menginstal perangkat lunak pada mesin virtual. Cadangan perangkat lunak mungkin merupakan pilihan terbaik jika infrastruktur Anda sering berubah.

Layanan Cloud

Layanan cloud menawarkan cadangan sebagai layanan atau cadangan luar lokasi. Ini memungkinkan Anda menjalankan cadangan dan menyimpannya di infrastruktur cloud vendor.

Manfaat penyimpanan berbasis cloud dibandingkan server khusus adalah terjangkau dan aman. Perusahaan dengan data sensitif dan mereka yang tunduk pada persyaratan regulasi mungkin tidak dapat menggunakannya.

Solusi Hybrid

Solusi populer adalah menerapkan solusi cadangan hybrid. Ini menggabungkan cadangan perangkat lunak dan cloud untuk menyediakan beberapa opsi untuk memulihkan data.

Manfaat layanan hybrid adalah melindungi Anda dua cara. Anda akan memiliki cadangan di lokasi jika Anda membutuhkannya. Selain itu, Anda juga akan dapat mengambil data Anda dari cloud jika diperlukan.

Anda juga harus mempertimbangkan apa artinya setiap opsi untuk staf Anda. Kecuali Anda memilih opsi BaaS yang komprehensif, karyawan Anda akan perlu menangani cadangan. Itu adalah pertimbangan penting.

Opsi Penyimpanan Cadangan

Anda juga perlu memikirkan di mana menyimpan cadangan Anda. Di sini lagi, Anda memiliki lebih dari satu opsi.

1. Anda dapat mencadangkan data Anda ke disk lokal atau USB. Opsi ini paling baik untuk mencadangkan file individu dan perangkat keras. Ini tidak ideal untuk jaringan. Jika drive rusak, Anda akan kehilangan cadangan Anda.
2. Network Attached Storage (NAS) dan Storage Area Networks (SAN) juga merupakan opsi. Ini ideal untuk menyimpan data untuk jaringan Anda. Ini membuat pemulihan data jaringan yang mudah dalam sebagian besar situasi. Pengecualian adalah jika perangkat keras atau kantor Anda rusak.
3. Mencadangkan data ke pita (tape) mungkin menarik bagi beberapa perusahaan. Pita akan dikirim ke lokasi aman untuk penyimpanan. Ini menjaga data Anda tetap aman. Kekurangannya adalah Anda harus menunggu pita tiba untuk memulihkan data Anda. Pita paling cocok untuk memulihkan seluruh sistem, bukan file individu.
4. Penyimpanan cloud semakin populer. Anda akan membutuhkan koneksi internet untuk mengirim data Anda ke cloud. Ada opsi yang tersedia untuk membantu Anda mentransmisikan sejumlah besar data. Anda akan dapat mengakses data Anda dari mana saja, tetapi tidak tanpa koneksi internet.

Untuk memutuskan opsi mana yang terbaik, Anda perlu mempertimbangkan dua metrik, RTO dan RPO. Yang pertama adalah Recovery Point Objective atau RPO. Itu adalah waktu maksimum yang Anda bersedia kehilangan data pada sistem Anda.

Yang kedua adalah Recovery Time Objective atau RTO. Itu adalah berapa lama Anda ingin memungkinkan pemulihan operasi bisnis normal.

Memilih metode cadangan dan penyimpanan Anda adalah keseimbangan. Anda perlu menimbang anggaran Anda terhadap kebutuhan cadangan spesifik Anda.

Langkah 3: Penganggaran

Langkah ketiga adalah membuat anggaran untuk rencana cadangan Anda.

Beberapa solusi lebih mahal daripada yang lain. Membeli perangkat keras baru mahal dan mungkin memerlukan downtime untuk pemasangan.

Solusi berbasis cloud lebih terjangkau.

Sebagai anggaran Anda, berikut beberapa hal yang harus dipertimbangkan.

1. Berapa jumlah maksimum yang ingin Anda keluarkan?
2. Apakah Anda berencana mengalokasikan anggaran sebagai item biaya modal? Mungkin Anda lebih suka mencatatnya sebagai biaya operasional. Beberapa opsi akan memungkinkan Anda melakukan yang terakhir.
3. Berapa biaya yang akan Anda keluarkan jika Anda kehilangan data karena serangan keamanan siber atau bencana?
4. Berapa biaya untuk melatih karyawan untuk mengelola cadangan? Jika Anda tidak memilih BaaS, seseorang di perusahaan Anda harus bertanggung jawab atas manajemen cadangan.

Jika Anda memilih cadangan sebagai layanan, maka Anda mungkin dapat membayar bulanan dan menghindari biaya awal yang signifikan. Jadilah realistis tentang kebutuhan Anda dan apa yang harus Anda keluarkan untuk memenuhinya.

Kadang, perusahaan mengeluarkan terlalu sedikit untuk cadangan. Satu alasan adalah sistem cadangan tidak dilihat sebagai pusat keuntungan. Mungkin membantu untuk melihatnya sebagai solusi pencegahan kehilangan data, sebagai gantinya.

Langkah 4: Pilih Platform

Selanjutnya, saatnya untuk memilih platform.

Jika Anda telah membuat evaluasi yang hati-hati, Anda mungkin sudah tahu apa yang Anda inginkan. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, beberapa perusahaan memilih beberapa opsi cadangan untuk melindungi diri mereka.

Memilih hanya satu opsi cadangan mungkin mencakup kebutuhan Anda. Jika Anda yakin akan memiliki koneksi internet, cadangan cloud mungkin sudah cukup.

Anda dapat mengaksesnya dari mana saja dan mendapatkan data Anda dengan cepat.

Argumen yang paling signifikan terhadap penyedia layanan berbasis cloud adalah kerahasiaan.

Jika Anda menyimpan data sensitif, Anda mungkin tidak ingin bergantung pada perusahaan luar. Regulasi bahkan mungkin melarang Anda untuk melakukannya. Jika demikian, pikirkan tentang penyimpanan luar lokasi yang aman untuk cadangan Anda. Dengan cara ini, Anda dapat mengambilnya jika bisnis Anda rusak.

Langkah 5: Pilih Vendor Cadangan Data

Saatnya untuk memilih vendor untuk membantu Anda menerapkan strategi cadangan baru Anda. Anda dapat memilih layanan all-in-one. Beberapa perusahaan dapat menyediakan perangkat keras, perangkat lunak, dan solusi berbasis cloud. Mereka juga mungkin dapat membantu Anda dengan pelatihan karyawan.

Setiap kali Anda memilih vendor, Anda harus meminta RFP atau proposal data center. Itu adalah cara terbaik untuk mengetahui opsi apa yang tersedia bagi Anda. Saat Anda membandingkan penawaran, pertimbangkan semua elemen proyek.

Ini termasuk:

• Biaya keseluruhan implementasi
• Opsi apa yang termasuk
• Berapa lama implementasi diperkirakan akan berlangsung
• Reputasi vendor

Meminta referensi adalah ide yang cerdas. Hubungi dan tanyakan kepada mereka tentang setiap aspek pengalaman mereka. Pastikan untuk menanyakan tentang layanan dan dukungan selama proses. Kemudian, setelah Anda mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan, Anda dapat memberikan kontrak kepada vendor yang Anda pilih.

Langkah 6: Buat Jadwal Waktu

Vendor yang Anda pilih mungkin memberikan Anda jangka waktu yang diperkirakan untuk implementasi. Anda tetap harus membuat jadwal waktu Anda sendiri. Ini dapat membantu Anda merencanakan implementasi. Garis waktu adalah esensial. Memiliki satu akan memungkinkan Anda mempersiapkan untuk mendukung protokol cadangan baru.

Berikut beberapa hal yang harus dipertimbangkan saat Anda membuat jadwal waktu Anda.

1. Apa yang perlu Anda lakukan sebelum vendor dapat memulai kerja? Contoh mungkin termasuk membuat cadangan master dari data yang ada atau menetapkan tim untuk mengawasi proses.
2. Apakah Anda perlu mendapatkan persetujuan anggaran sebelum memulai? Jika ya, berapa lama waktu yang dibutuhkan?
3. Garis waktu apa yang diberikan vendor untuk penyelesaian sistem? Anda mungkin ingin menambahkan waktu tambahan ke jadwal Anda. Dengan cara ini, keterlambatan dari pihak vendor tidak akan mengacaukan Anda.
4. Apakah pemasangan sistem Anda akan mengganggu bisnis? Dapatkah Anda menjadwalkan pemasangan perangkat keras pada malam hari atau akhir pekan untuk menghindarinya?
5. Bagaimana proyek ini akan mempengaruhi klien Anda, jika sama sekali? Apa yang dapat Anda lakukan untuk melindungi mereka dari keterlambatan?

Mengambil hal-hal ini dalam pertimbangan, buat jadwal waktu Anda. Menambahkan sedikit ruang lapang adalah ide yang cerdas. Ini memungkinkan Anda memberikan ruang untuk hal yang tidak terduga. Selalu ada hal yang tidak dapat Anda kontrol. Membangun waktu tambahan ke dalam jadwal Anda dapat membantu Anda mempersiapkannya.

Langkah 7: Buat Rencana Pemulihan Langkah demi Langkah

Saat rencana Anda dibangun, kumpulkan instruksi terperinci tentang cara menggunakannya. Secara ideal, ini harus mencakup daftar periksa tanggap insiden keamanan yang mudah diikuti.

Ingatlah bahwa orang yang bertanggung jawab atas cadangan mungkin akan menyempurnakan prosedur Anda. Itu adalah bagian alami dari berbisnis.

Secara minimum, proses pemulihan Anda harus mencakup:

• Tipe pemulihan yang diperlukan
• Kumpulan data yang akan dipulihkan
• Ketergantungan yang mempengaruhi pemulihan
• Langkah-langkah pasca-pemulihan yang akan diambil

Anda mungkin membutuhkan masukan dari vendor atau penyedia layanan Anda. Secara maksimal, orang yang akan bertanggung jawab atas cadangan harus terlibat.

Langkah 8: Uji Sistem Cadangan Baru Anda

Langkah terakhir adalah menguji cadangan Anda. Pengujian harus menjadi tugas berkelanjutan. Secara ideal, Anda akan melakukannya setelah setiap cadangan. Karena itu tidak praktis, Anda perlu memilih jadwal yang berfungsi.

Mari kita mulai dengan membicara apa yang akan diuji.

Anda akan ingin memeriksa untuk memastikan bahwa:

• Cadangan Anda berhasil, dan data yang Anda ingin amankan ada di sana
• Proses pemulihan Anda berjalan lancar dan tanpa hambatan
• Karyawan tahu apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya
• Tidak ada gangguan atau masalah dengan cadangan

Itu banyak hal yang harus diuji. Mari kita mulai dengan data, karena untuk sebagian besar perusahaan itu hal yang paling penting. Pengujian data mungkin melibatkan:

• Pemulihan file. Dapatkah Anda mengambil file individu dari cadangan? Ini adalah tes yang paling sederhana, tetapi yang diperlukan. Pengguna mungkin secara tidak sengaja menghapus atau merusak file. Anda perlu dapat mengembalikannya.
• Pemulihan VM. Mesin virtual hanya berlaku untuk lingkungan virtual. Jika itu berlaku untuk Anda, Anda akan ingin memastikan Anda dapat memulihkan VM dari cadangan Anda. Anda juga akan ingin memeriksa lisensi aplikasi Anda untuk konflik.
• Pemulihan server fisik dapat bervariasi tergantung pada konfigurasi perangkat keras Anda. Beberapa mencadangkan dari SAN, sementara yang lain menggunakan disk lokal. Pastikan Anda tahu prosesnya dan cara melakukannya.
• Pemulihan data juga mungkin bervariasi. Namun, jika Anda mencadangkan basis data pada tingkat aplikasi, Anda mungkin ingin memeriksa apakah Anda dapat memulihkannya.
• Pemulihan aplikasi dapat rumit. Anda perlu memahami hubungan antara aplikasi dan server Anda. Mungkin paling baik untuk melakukan tes ini di lingkungan terisolasi.

Setelah Anda mengonfirmasi cadangan berfungsi, Anda akan ingin membuat jadwal pengujian. Ada beberapa opsi:

1. Tetapkan jadwal berdasarkan waktu. Misalnya, Anda mungkin melakukan tes lengkap cadangan Anda sekali seminggu, atau sekali sebulan. Frekuensi harus ditentukan oleh kebutuhan Anda.
2. Jadwalkan tes tambahan setelah perubahan pada data Anda. Misalnya, jika Anda menambahkan aplikasi baru atau meningkatkan aplikasi lama, pengujian adalah ide yang baik.
3. Jika Anda memiliki aliran data, jadwalkan tes untuk memastikan data tersebut aman. Data mungkin datang dengan aplikasi baru. Atau, itu mungkin merupakan hasil dari gabungan dengan perusahaan lain. Baik dengan cara mana, Anda akan ingin memastikan cadangan menangkap data baru.

Dengan jadwal yang tersedia, Anda akan yakin bahwa cadangan Anda akan ada jika Anda membutuhkannya.

Jangan Abaikan Strategi Cadangan untuk Bisnis Anda

Tidak ada perusahaan yang harus tanpa sistem cadangan yang komprehensif.

Itu adalah satu-satunya cara untuk mencegah kehilangan data. Setiap bisnis memiliki beberapa risiko. Baik kekhawatiran utama Anda adalah bencana alam, kejahatan siber, atau kelalaian karyawan, memiliki sistem cadangan yang aman dapat memberikan ketenangan pikiran yang Anda butuhkan.