Hemat Biaya IT: 11 Strategi Terbukti Memaksimalkan Anggaran Teknologi
Artikel ini diperbarui pada Juni 2021.
Apakah Anda mencari taktik optimasi biaya IT yang terbukti dan strategi sukses?
Tidak diragukan lagi bahwa menerapkan teknologi yang tepat dapat mengurangi biaya. Namun, bagaimana saatnya mengevaluasi pengeluaran perusahaan Anda pada teknologi informasi?
Jika Anda merasa anggaran teknologi informasi Anda terlalu terbatas untuk mengikuti kebutuhan baru, Anda tidak sendirian.
Banyak pemimpin teknologi dan bisnis kesulitan memenuhi permintaan sambil mengelola anggaran yang ketat.
Hasil survei majalah CIO menunjukkan bahwa bisnis kecil menghabiskan sekitar 6,9% pendapatan mereka untuk biaya infrastruktur IT, yang di atas rentang yang direkomendasikan 4-6%. Perusahaan menengah menghabiskan rata-rata 4,1%, sementara bisnis besar membayar 3,2%.
Namun, mengeluarkan banyak untuk biaya infrastruktur IT tidak menjadikan seseorang sebagai pelaku terbaik. Baca selanjutnya untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara kreatif untuk mengurangi biaya IT.
Kurangi Biaya IT dengan 11 Strategi Ini
Ada begitu banyak teknik untuk mencapai pengurangan biaya IT yang signifikan.
CIO harus mengevaluasi anggaran mereka dan mengidentifikasi cara untuk mengurangi pengeluaran. Tentukan area mana yang dapat Anda konsolidasikan dan mana yang memerlukan perhatian lebih.
Berikut adalah strategi optimasi biaya dan keberhasilan untuk mengurangi biaya infrastruktur IT:
1. Virtualisasi
Virtualisasi adalah salah satu metode yang dapat membantu Anda mencapai penghematan biaya yang signifikan.
Proses virtualisasi berarti mengganti perangkat keras fisik dengan versi virtualnya.
Salah satu keuntungan virtualisasi dibandingkan infrastruktur tradisional adalah kemampuan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya server. Beberapa lingkungan virtual bare metal memiliki tingkat utilizasi minimal, sering kali di bawah 15%. Virtualisasi dapat meningkatkan persentase itu hingga empat kali lipat.
Dengan kemampuan untuk memvirtualisasi komponen, perusahaan tidak perlu bergantung pada server fisik. Mereka dapat beralih ke lingkungan virtual untuk mengurangi biaya energi dan perangkat keras. Selain itu, dalam pengaturan seperti itu, memori dan CPU dapat dipisahkan dari perangkat keras yang memberikan ruang dan fleksibilitas untuk penggunaan lain.
2. Data Center Tertentu Perangkat Lunak
Data center tertentu perangkat lunak (SDDC) hanyalah langkah berikutnya dalam virtualisasi dan dapat sangat membantu dalam menurunkan biaya operasional terkait sistem teknologi informasi.
phoenixNAP dan penyedia layanan lain dapat menyediakan jaringan, penyimpanan, komputasi, telekomunikasi, dan fungsi IT lainnya. Sumber daya ini digabungkan, memungkinkan bisnis untuk menghilangkan kebutuhan akan ruang tambahan selama fase permintaan tinggi. Ini juga meminimalkan kebutuhan karyawan untuk menghabiskan banyak waktu atau uang dalam memelihara sistem. Perusahaan menghemat perangkat keras karena mereka tidak lagi perlu menyimpan peralatan mahal dan rumit di gedung mereka.
Selain itu, banyak penyedia layanan menempatkan tim staf ahli di disposal Anda. Kesalahan dalam komputasi atau jaringan Anda dapat dengan mudah menghambat output perusahaan Anda dan mengeluarkan ribuan dolar dalam produktivitas yang hilang. Penting untuk memilih penyedia dengan spesialis dukungan yang tersedia setiap saat.
3. Outsourcing Staf dan Layanan IT
Outsourcing adalah cara lain untuk mengurangi biaya infrastruktur IT. Dalam perusahaan rata-rata, dukungan IT mencakup 8% dari semua biaya yang terkait dengan teknologi informasi. Angka ini adalah alasan utama beberapa perusahaan beralih ke outsourcing.
Menurut artikel What's to Become tentang statistik outsourcing, 30% perusahaan AS melakukan outsourcing, sementara 64% layanan yang di-outsource terkait dengan pengembangan perangkat lunak aplikasi. Temuan ini berbicara tentang popularitas dan kenyamanan outsourcing staf.
Pada umumnya, outsourcing adalah cara yang sangat baik untuk mengurangi biaya operasional IT. Ini paling nyata di industri teknologi, tetapi banyak perusahaan lain juga melakukannya.
Studi oleh Business Technology Labs melaporkan bahwa perusahaan mengalami pengurangan pengeluaran sebesar 25-40% karena outsourcing. Tidak heran jika 78% bisnis kecil menggunakan freelancer untuk mendapatkan keunggulan atas lawan. Freelancing membantu perusahaan kecil mengurangi biaya infrastruktur IT dan biaya perekrutan sebesar 50% atau lebih.
Selain meng-outsource staf IT, perusahaan dapat meng-outsource komponen infrastruktur dengan model bayar-per-penggunaan. Model operasional seperti ini memungkinkan bisnis untuk mengakses berbagai layanan dan teknologi canggih. Security as a service, Disaster-Recovery-as-a-Service, dan Backup-as-a-Service hanyalah beberapa solusi yang membawa IT canggih dengan titik harga terjangkau.
Dengan teknologi ini biasanya cukup mahal, membayarnya sesuai permintaan dapat menjadi inisiatif penghematan biaya yang sangat baik.
4. Outsourcing Layanan Keamanan
Mengkontrak pekerja luar untuk melindungi terhadap ancaman keamanan jaringan dapat bermanfaat. Bekerja dengan Managed Security Service Provider (MSSP) kemungkinan besar akan menawarkan perlindungan yang lebih efisien dari serangan siber.
Hacker menjadi lebih cerdik seiring waktu. Bisnis perlu melindungi diri mereka dari ancaman baru.
Pada saat yang sama, layanan keamanan terkelola adalah alternatif yang hemat biaya dibandingkan dengan menerapkan tim dan sistem keamanan internal.
Misalnya, perusahaan menengah harus membayar ribuan dolar setahun untuk satu sistem keamanan, yang setara dengan gaji seorang spesialis keamanan informasi.
Namun, karyawan akan datang dengan biaya tambahan seperti tunjangan, hari libur, hari sakit, dan biaya onboarding dan offboarding.
Selain itu, Anda mungkin perlu membeli perangkat keras keamanan khusus dan merekrut beberapa karyawan. Setelah Anda mulai membandingkan kedua opsi, mudah untuk melihat bagaimana keamanan terkelola memiliki nilai bisnis yang besar.
MSSP juga menyediakan tim internal staf ahli terlatih yang menyediakan layanan pelanggan real-time 24/7. Respons instan adalah krusial karena Anda tidak pernah tahu kapan pelanggaran data berikutnya akan terjadi.
5. Implementasi Cloud Hybrid
Penyimpanan cloud adalah cara populer untuk perusahaan mengurangi biaya infrastruktur IT. Studi yang dilakukan oleh AllCloud menemukan bahwa 85% organisasi berharap sebagian besar beban kerja mereka ada di cloud sementara 23% berencana untuk cloud-only pada tahun 2020.
Bahkan perusahaan besar beralih ke cloud. Menurut Flexa, 63% perusahaan besar melaporkan menggunakan penyedia layanan terkelola cloud untuk mengelola penggunaan cloud publik. Selain itu, 78% perusahaan besar berharap memiliki lingkungan hybrid/multi-cloud pada tahun 2021.
Tidak heran mengapa adopsi cloud begitu luas. Seperti yang dinyatakan dalam Microsoft Trend Report, "hampir 80% [profesional IT yang disurvei] mengatakan mereka menghemat uang, melihat produktivitas lebih banyak dan keamanan yang lebih baik" sebagai hasil dari menggunakan pendekatan cloud.
Perusahaan yang beralih ke cloud melihat peningkatan efisiensi proses, pertumbuhan, dan waktu ke pasar. Mudah untuk melihat bahwa komputasi cloud membantu perusahaan menghemat uang dan meningkatkan produktivitas.
Perusahaan yang membutuhkan keamanan tambahan dapat menurunkan biaya mereka dengan model cloud hybrid. Saat ini bentuk komputasi cloud yang paling populer dan paling efektif, cloud hybrid memungkinkan distribusi optimal beban kerja antara lingkungan publik dan pribadi.
Bisnis dapat memilih untuk menyimpan data kritis di lingkungan pribadi sambil menggunakan cloud publik untuk data dan aplikasi yang kurang sensitif. Selain itu, solusi cloud hybrid sangat skalabel. Mereka memungkinkan peningkatan sumber daya dengan mudah untuk lebih menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Penting untuk memilih penyedia cloud yang dapat membantu Anda membangun platform yang tepat untuk memenuhi kebutuhan Anda.
6. Optimasi Biaya Cloud
Bahkan jika Anda menggunakan satu penyedia cloud, multi-cloud, atau cloud hybrid, ini adalah kesalahan umum untuk mengeluarkan uang pada sumber daya yang Anda tidak gunakan. Untuk menghindari pemborosan sumber daya, banyak bisnis memilih alat manajemen biaya, seperti Cloud Admin, untuk mencegah overhead yang tidak perlu.
Alat manajemen dan optimasi biaya cloud memungkinkan bisnis untuk menikmati manfaat komputasi cloud tanpa membuang uang.
Ada banyak alat manajemen biaya yang berbeda yang membantu bisnis mengurangi overhead manajemen, meramal pengeluaran, mengalokasikan biaya, dan memberikan wawasan tentang utilizasi cloud. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang opsi yang berbeda, lihat 14 Alat Manajemen & Optimasi Biaya Cloud.
7. Mengonsolidasikan Sistem untuk Mengurangi Biaya
Konsolidasikan hanyalah menggabungkan beberapa proses menjadi satu unit.
Dengan cara ini, perusahaan dapat menghemat ruang, waktu, dan uang. Menggabungkan beberapa solusi teknologi informasi menjadi platform yang unik dan terpadu membutuhkan banyak kerja dan upaya di awal.
Namun, teknik ini akan membantu bisnis Anda berjalan lebih lancar.
Ini juga membantu Anda mengambil berbagai peluang penghematan biaya. Efisiensi kecil di sini dan sana akan secara signifikan mengurangi pengeluaran teknologi informasi Anda.
Penting untuk menjaga bisnis tetap berjalan seperti biasa saat membuat perubahan kritis ini. Proses bisnis baru, transfer data, dan menambahkan atau menghapus elemen individu dapat secara signifikan mempengaruhi alur bisnis. Anda harus menguji setiap operasi bisnis sebelumnya untuk memastikan bahwa berfungsi seperti yang diharapkan setelah implementasi.
8. Standarkan Infrastruktur IT Anda untuk Penghematan
Standardisasi berarti memastikan konsistensi di seluruh aplikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda.
Ini adalah bentuk perbaikan proses bisnis yang dapat membantu menjaga kompatibilitas. Ini juga sangat berkontribusi pada optimasi biaya IT. Standarisasi platform Anda bisa semisalnya menyediakan semua karyawan dengan jenis komputer atau sistem operasi yang sama. Dengan semua orang pada halaman yang sama, tidak ada yang akan bertanya aplikasi yang bekerja pada platform mana.
Ini adalah salah satu tindakan kunci yang dapat menghilangkan biaya infrastruktur IT dan menghemat uang pada pelatihan.
Bayangkan jika satu spesialis menghabiskan waktu mereka untuk menguasai setiap komputer atau program yang berbeda. Ini akan memerlukan energi yang besar untuk mempelajari setiap platform baru. Selain itu, semua karyawan lainnya akan familiar dengan platform yang sama dan akan lebih mudah dalam menyelesaikan masalah.
9. Manfaatkan Perangkat Lunak Sumber Terbuka
Anda dapat menghemat biaya IT secara signifikan dengan menggunakan perangkat lunak sumber terbuka. Solusi sumber terbuka menyediakan perangkat lunak gratis, akses ke kode sumber, dan dukungan komunitas untuk membantu memelihara bisnis Anda.
Selain keuntungan harga yang jelas, solusi seperti ini juga memberikan Anda lebih banyak fleksibilitas. Menggunakan perangkat lunak sumber terbuka dapat membantu mencegah vendor lock-in. Oleh karena itu, Anda tidak akan dipaksa untuk terus menggunakan penyedia layanan tertentu jika tidak cocok dengan kebutuhan bisnis Anda.
10. Memahami Berbagai Jenis Biaya
Penting untuk memahami berbagai jenis biaya dan bagaimana mereka harus ditangani. Misalnya, biaya operasional (OPEX) adalah biaya yang dapat diprediksi yang terjadi selama operasi bisnis normal. Mereka mencakup biaya inventori, sewa, peralatan, dan biaya serupa. Di sisi lain, pengeluaran modal adalah modal yang digunakan untuk memelihara, meningkatkan, dan memperoleh teknologi, peralatan, gedung, dan aset fisik lainnya.
Karena OPEX lebih dapat diprediksi, juga lebih mudah untuk memengaruhi. Namun, mengurangi biaya untuk pengeluaran modal dapat memiliki dampak besar pada anggaran Anda. Itulah mengapa penting untuk membuat keputusan yang matang ketika memilih teknologi dan peralatan yang tepat.
11. Kurangi Turnover
Terakhir, pastikan karyawan Anda dihargai dan diakui. Perekrutan dan pelatihan staf IT baru dapat memiliki dampak signifikan pada anggaran Anda. Memiliki orang yang dapat Anda andalkan tanpa khawatir tentang efisiensi mereka atau mengeluarkan uang pada proses onboarding adalah keuntungan besar dalam bisnis.
Berapa banyak perusahaan Anda harus habiskan untuk IT?
Pendiri Apptio Sunny Gupta mengatakan bahwa sebagian besar CIO menghabiskan 70-80% anggaran IT mereka untuk pemeliharaan. 20-30% sisa anggaran digunakan untuk inovasi.
Jelas bahwa CIO harus mengurangi biaya infrastruktur untuk fokus pada inovasi. Bayangkan berapa banyak uang yang dapat Anda hemat dengan menggunakan teknik penghematan biaya.
Manajer Vice President Gartner Michele Caminos setuju.
Perusahaan menyarankan bahwa bisnis harus menggunakan strategi spesifik untuk mengurangi biaya IT sebesar 10% dalam 12 bulan dan 25% dalam tiga tahun.
Semakin segera Anda mulai mengurangi biaya infrastruktur IT, semakin baik.
Pertimbangkan berapa banyak yang Anda habiskan untuk infrastruktur IT per pekerja per tahun. Sekarang hitung berapa banyak penghematan biaya yang dapat Anda mencapai dengan menurunkannya sebesar 10%. Jika Anda dapat menemukan cara untuk melakukannya, Anda akan dapat mengalokasikan semua dana ini ke prospek yang lebih baik.
Kesimpulan
Menggunakan strategi di atas akan membutuhkan riset dan perencanaan untuk diterapkan. Namun, upaya awal tidak ada artinya dibandingkan dengan penghematan biaya jangka panjang yang dapat Anda capai.
Anda akan menemukan bahwa ratusan, jika tidak ribuan atau jutaan, dolar yang dihemat dapat digunakan untuk pertumbuhan dan peluang inovasi bisnis. Dapatkan keunggulan kompetitif dengan teknik anggaran yang efisien. Segarkan rencana keuangan Anda dan kurangi secara signifikan biaya infrastruktur IT dengan taktik ini.
