Apa itu Perangkat Lunak Cloud ERP? Manfaat &Opsi Sistem

Seiring kemajuan teknologi dengan cepat, ada banyak pilihan yang tersedia bagi bisnis untuk menjalankan aplikasi dan perangkat lunak di cloud. Beberapa faktor perlu dipertimbangkan ketika memutuskan apakah infrastruktur cloud adalah pilihan yang tepat. Kami akan membahas pro dan kontra utama ERP (sistem perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan) berbasis Cloud untuk membantu Anda menavigasi melalui opsi.

Kami tahu tidak mudah untuk bermigrasi ke lingkungan cloud, dan banyak perusahaan terus mengandalkan perangkat lunak warisan tepercaya dan aplikasi lokal untuk menjalankan bisnis. Namun, ERP berbasis Cloud menawarkan banyak keuntungan seperti biaya awal yang lebih rendah, pemeliharaan langsung, dan pembaruan otomatis, sehingga layak untuk dipertimbangkan secara serius.

ERP Berbasis Cloud

Komputasi awan terus tumbuh dalam popularitas karena menawarkan skalabilitas, kelincahan, dan kemampuan perusahaan untuk menghemat sumber daya dan uang. Berbagai pilihan memaksa pembuat keputusan untuk menjawab pertanyaan kritis tentang tujuan mereka. Ini terutama berlaku untuk perusahaan yang sedang mengalami transformasi digital yang signifikan, seperti menerapkan solusi perangkat lunak Enterprise Resource Planning baru.

Dalam lanskap teknologi yang sangat kompetitif, menggunakan sistem ERP adalah cara terbaik untuk mengatasi persaingan. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan berbagai fungsi ke dalam satu sistem dan merampingkan informasi dan proses di seluruh organisasi. Keputusannya adalah apakah akan menyimpan proses ini di lokasi atau memindahkannya ke cloud menggunakan SaaS (Software as a Service).

Untuk membantu Anda memahami perangkat lunak ERP berbasis Cloud dengan lebih baik, pertama-tama kita akan melihat sistem ERP On-premise dan memeriksa kedua konsep tersebut, termasuk pro dan kontranya .

Cara Kerja Cloud ERP

Solusi ERP berbasis cloud melibatkan organisasi yang membayar biaya berlangganan kepada penyedia untuk menggunakan perangkat lunak. Perangkat lunak biasanya diakses secara online melalui server yang dimiliki oleh penyedia perangkat lunak. Di bawah solusi cloud, vendor perangkat lunak bertanggung jawab atas integritas data infrastruktur server, pembaruan, pencadangan, dan langkah-langkah keamanan.

Aplikasi perusahaan di-host di luar lokasi saat menggunakan server berbasis cloud, tanpa biaya modal. Perusahaan dapat mencadangkan data mereka secara teratur dan hanya diharuskan membayar sumber daya yang dikonsumsinya. Solusi Cloud ERP ideal untuk organisasi yang menargetkan ekspansi global, memanfaatkan jangkauan teknologi cloud untuk terhubung dengan pelanggan dan mitra hampir di mana saja, dengan cepat.

Manfaat dari Cloud ERP

• Fungsi perangkat lunak :Bekerja di lingkungan berbasis cloud memudahkan untuk membuat dan membangun untuk membangun fungsionalitas terintegrasi tingkat tinggi, atau untuk menambahkan lebih banyak pengguna ke sistem dengan cepat. Penyiapan ini memungkinkan bisnis untuk berkembang lebih cepat, terutama jika sebuah organisasi berencana untuk berekspansi ke luar negeri.
• Penerapan Teknis :Penerapan jauh lebih sederhana, lebih cepat, dan lebih murah, karena tidak diperlukan infrastruktur di lokasi.
• Biaya yang terlibat :Organisasi yang menggunakan model teknologi cloud Software-as-a-Service adalah pilihan yang lebih hemat biaya untuk vendor dan organisasi. Banyak bisnis juga lebih memilih pembayaran bulanan untuk penggunaan perangkat lunak mereka karena alasan penganggaran, yang juga menghemat biaya manajemen TI dan dukungan secara signifikan.

Awan Pribadi atau Publik?

Dua opsi di sini cocok dengan lingkungan cloud Publik atau Pribadi. Dengan cloud pribadi, perusahaan bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengelolaan, dan pembaruan pusat data yang dihosting karena semua data berada di intranet perusahaan. Seiring waktu, server perlu ditingkatkan atau diganti, yang bisa menjadi sangat mahal. Private cloud menawarkan tingkat keamanan yang tinggi karena data hanya diakses melalui tautan jaringan yang aman dan pribadi. Perusahaan yang lebih besar dengan data sensitif lebih cenderung memilih opsi cloud ini.

Keuntungan yang lebih besar datang dengan hosting awan publik. Manfaat utamanya adalah Anda tidak bertanggung jawab atas pengelolaan solusi hosting apa pun. Hanya penyedia yang bertanggung jawab atas pemeliharaan pusat data mereka. Perusahaan yang lebih kecil lebih menyukai opsi ini karena mengurangi waktu tunggu untuk pengujian, yang memungkinkan penyebaran produk baru dengan cepat. Masalah keamanan dan pemulihan bencana akan menjadi satu-satunya perhatian dengan menggunakan cloud publik yang dapat diatasi dengan redundansi bawaan. Penyedia yang tepat akan memiliki rencana untuk melindungi aset Anda jika terjadi serangan atau bencana alam.

ERP Lokal:Ditetapkan

Perangkat lunak di tempat atau aplikasi di tempat mengacu pada cara tradisional di mana organisasi memperoleh dan menggunakan program perangkat lunak. Biasanya mengharuskan organisasi untuk membayar jumlah yang signifikan, biasanya total biaya, dimuka. Sebagai gantinya, mereka menerima produk dengan lisensi penuh, yang dapat digunakan di server perusahaan. Oleh karena itu, organisasi diharuskan untuk mengelola dan memelihara server komputer fisik mereka secara internal, terutama ketika pencadangan dan peningkatan sedang dilakukan.

Bisnis yang umumnya beroperasi di industri yang sangat diatur, atau mereka yang bekerja dengan data penting dan rahasia, memberikan prioritas tinggi pada keamanan data. Itulah alasan mengapa banyak organisasi memilih solusi ERP on-premise; mereka ingin menjaga keamanan data sensitif mereka di dalam server internal.

Fitur

• Fungsi Perangkat Lunak :Penyedia ERP di lokasi sendiri, biasanya menerapkan semua patch dan pembaruan yang relevan, bila diperlukan. Penyiapan ini membuat solusi perangkat lunak ini kurang skalabel karena bisnis diharuskan berinvestasi pada lebih banyak sumber daya jika mereka ingin memperluas area penting, seperti bandwidth.
• Penerapan Teknis :Lisensi perangkat lunak biasanya dipasang di dalam server organisasi. Instalasi seperti itu, oleh karena itu, tidak dibatasi oleh koneksi jaringan yang lambat atau tidak dapat diandalkan. Namun, pemeliharaan server memerlukan beberapa pengetahuan teknis, yang sebaiknya diserahkan kepada profesional dan memerlukan perekrutan atau investasi tambahan.
• Biaya yang terlibat :Solusi ERP di tempat lebih mahal untuk diperoleh dan diimplementasikan. Manajemen juga bertanggung jawab untuk menanggung biaya berkelanjutan yang terkait dengan manajemen keamanan informasi, pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak, dan penggantian server. Namun, tidak ada biaya berlangganan berkelanjutan yang terlibat.

Bagaimana Memilih Opsi Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan yang Tepat?

Ketika organisasi memilih di antara dua opsi, mereka memeriksa di garis bawah terlebih dahulu dan menganggapnya sebagai faktor penentu dalam menentukan teknologi mana yang paling cocok untuk mereka. Biaya tidak boleh menjadi satu-satunya faktor penentu. Yang lain perlu dipertimbangkan.

Aspek yang kami sarankan untuk dievaluasi oleh organisasi meliputi:

• Bandwidth: Kemampuan konektivitas dan infrastruktur internet organisasi.
• Pertumbuhan Masa Depan: Persyaratan skalabilitas organisasi, termasuk model bisnis yang berkembang, rencana bisnis strategis, atau rencana ekspansi.
• Staf: Biaya yang terkait dengan keterampilan TI internal dan sumber daya SDM.
• Anggaran: Anggaran yang dialokasikan organisasi dan pertimbangan keuangan lainnya, seperti opsi pembayaran terbaik atau pertimbangan pajak.
• Pemanfaatan Sumber Daya :Solusi ERP berbasis cloud lebih menarik bagi organisasi karena menggunakan lebih sedikit sumber daya dan memberikan lebih banyak fleksibilitas dalam hal mengakses fungsionalitas dan data.
• Penerapan Kompleks :Perangkat lunak berbasis cloud dapat memiliki beberapa penyewa atau satu penyewa, tergantung pada model cloud yang dipilih. Penyiapan ini memungkinkan penerapan sistem yang kompleks yang memiliki kebutuhan keamanan yang ketat dan data sensitif.
• Kontrol atas Data :Untuk organisasi yang lebih menghargai kontrol atas data daripada efektivitas biaya, solusi lokal ideal untuk mereka. Solusi lokal juga lebih efektif untuk organisasi yang bekerja dengan koneksi internet yang tidak dapat diandalkan atau tidak stabil.

Solusi Cloud ERP Dibandingkan

Agar bisnis dapat membuat keputusan yang tepat tentang sistem mana yang akan diterapkan, perbandingan berikut memberikan gambaran yang lebih jelas tentang dua opsi yang tersedia.

Perbandingan Fitur	ERP Lokal	ERP berbasis cloud
Tingkat Kontrol	Perusahaan mempertahankan hak atas semua data mereka dan memegang kendali penuh atas apa yang dilakukannya dengan data tersebut. Oleh karena itu, organisasi di industri yang sangat teregulasi lebih memilih solusi lokal daripada alternatif berbasis cloud	Kunci data dan enkripsi dikelola dan disimpan oleh penyedia perangkat lunak pihak ketiga dan bukan oleh perusahaan. Penyiapan ini dapat menimbulkan masalah untuk mengakses data selama periode waktu henti yang tidak terduga.
Kepatuhan	Perusahaan yang menggunakan solusi lokal sering kali berada di bawah kendali regulasi yang ketat. Sifat data yang mereka gunakan berisi informasi sensitif atau penting yang memerlukan kepatuhan penuh terhadap undang-undang yang berlaku. Jadi, solusi lokal adalah pilihan yang lebih aman.	Perusahaan yang bekerja dengan solusi komputasi awan diwajibkan untuk melakukan uji tuntas. Mereka harus memastikan bahwa penyedia perangkat lunak mematuhi mandat peraturan yang diperlukan di industri dan negara tempat mereka beroperasi.
Keamanan Data	Untuk organisasi seperti entitas pemerintah atau bank nasional, menyimpan data mereka di tempat lebih disukai untuk alasan akuntabilitas dan dengan demikian memilih solusi di tempat.	Keamanan di lingkungan cloud adalah salah satu aspek yang menjadi kendala dalam beberapa tahun terakhir. Risiko mengalami pelanggaran data dan kehilangan data seperti kekayaan intelektual dapat menghalangi organisasi mana pun untuk memilih solusi berbasis cloud.
Penerapan	Sumber daya diterapkan di lokasi dan internal, yang termasuk dalam infrastruktur TI organisasi itu sendiri.	Sumber daya dihosting di tempat penyedia layanan saat menggunakan model komputasi awan apa pun.
Penyesuaian	Umumnya, lebih dapat disesuaikan tetapi juga memakan waktu. Selain itu, tidak ada jaminan bahwa penyesuaian akan berfungsi sebagaimana dimaksud saat vendor memperbarui perangkat lunak.	Solusi ERP berbasis cloud menawarkan stabilitas yang lebih besar karena vendor itu sendiri yang menangani semua penyesuaian.
Implementasi	Organisasi memiliki tingkat kontrol yang lebih tinggi saat menerapkan sistem. Di sisi lain, ini adalah proses yang memakan waktu.	Organisasi memiliki kontrol yang jauh lebih sedikit atas proses implementasi. Ini lebih sedikit memakan waktu.

Keamanan Cloud ERP

Terlepas dari kesalahpahaman umum tentang solusi Cloud ERP yang kurang keamanan, vendor modern semakin fokus untuk menghadirkan produk dengan keamanan terbaik yang memenuhi standar internasional. Namun, penerapan yang tepat dari standar keamanan ini memerlukan manajemen TI berkualitas tinggi, yang perlu diperhitungkan oleh perusahaan.

Setiap tahun, semakin banyak perusahaan yang mulai memigrasikan data, sistem, dan layanan mereka ke cloud karena berbagai keterbatasan ERP on-premise. Migrasi ke server yang dihosting dapat memberikan manfaat besar seperti penambahan cepat sistem penyimpanan, peningkatan tim secara keseluruhan, dan sistem keamanan bawaan. Kemungkinan waktu henti berkurang secara signifikan, memungkinkan organisasi untuk memaksimalkan sumber daya yang tersedia.

Banyak perusahaan juga menggunakan solusi hybrid seperti cloud on-premise untuk menghindari kontrol pihak ketiga. Ini memungkinkan Anda menjalankan aplikasi dan layanan, sambil menempatkan beban kerja di cloud atau pusat data lokal, sebagaimana mestinya.

Pengoptimalan biaya yang ditawarkan cloud tetap menjadi salah satu fitur paling menarik bagi organisasi yang mulai berkembang. Solusi di tempat, sebagai alternatif, tampaknya memberikan lebih banyak kontrol kepada organisasi, dan untuk beberapa industri, ini sepadan dengan biaya yang lebih tinggi. Namun, lebih banyak kontrol tidak mengurangi risiko menderita serangan dunia maya dan malah meningkatkan akuntabilitas organisasi.

Inti dari Sistem ERP

Keputusan akhir ada pada manajemen organisasi dan bagaimana mereka melihat masa depan mereka. Apakah mereka ingin tetap terkendali dan terkendali, atau apakah mereka ingin memanfaatkan kekuatan komputasi awan dan solusi berbasis awan?

Untuk perusahaan yang lebih besar, mereka dapat menginvestasikan modal yang signifikan dalam solusi ERP on-premise tetapi tidak untuk semua orang. Untuk bisnis skala menengah hingga kecil yang memiliki keterbatasan anggaran, alternatif software ERP cloud adalah satu-satunya jawaban. Mereka hanya menghemat waktu dan uang.

Apapun masalahnya, setiap bisnis yang sukses membutuhkan ekosistem data yang sehat dan dinamis. Memiliki infrastruktur yang andal dan skalabel yang dapat mendukung visibilitas aliran data secara menyeluruh, transfer file yang cepat dan aman, transformasi data, dan penyimpanan merupakan bagian integral dari kesuksesan.

Untuk mengambil langkah menuju cloud, dan mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana sistem perangkat lunak cloud dapat menjalankan bisnis Anda, hubungi kami hari ini.