Memahami Cloud ERP: Manfaat Utama dan Opsi Sistem untuk Bisnis Modern

Seiring kemajuan teknologi yang pesat, banyak opsi yang tersedia untuk bisnis untuk menjalankan aplikasi dan perangkat lunak di cloud. Beberapa faktor perlu dipertimbangkan saat memutuskan apakah infrastruktur cloud adalah pilihan yang tepat. Kami akan melalui keuntungan dan kerugian utama Cloud ERP (sistem perangkat lunak Enterprise Resource Planning) untuk membantu Anda menavigasi opsi-opsinya.

Kami tahu tidak mudah bermigrasi ke lingkungan cloud, dan banyak perusahaan terus bergantung pada perangkat lunak warisan yang tepercaya dan aplikasi on-premise untuk berbisnis. Namun, Cloud ERP menawarkan banyak keuntungan seperti biaya awal lebih rendah, pemeliharaan tanpa tangan, dan pembaruan otomatis, sehingga layak untuk dipertimbangkan secara serius.

Cloud ERP

Cloud computing terus meningkat popularitasnya karena menawarkan skalabilitas, kelincahan, dan kemampuan untuk menghemat sumber daya dan uang. Rentang pilihan yang luas memaksa pengambil keputusan untuk menjawab pertanyaan kritis tentang tujuan mereka. Ini sangat benar untuk perusahaan yang melalui transformasi digital signifikan, seperti menerapkan solusi perangkat lunak Enterprise Resource Planning baru.

Dalam lanskap teknologi yang sangat kompetitif ini, menggunakan sistem ERP adalah cara terbaik untuk menanggulangi persaingan. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan berbagai fungsi ke dalam satu sistem dan menyederhanakan informasi dan proses di seluruh organisasi. Keputusan adalah apakah akan mempertahankan proses ini on-premise atau mengalihkannya ke cloud menggunakan SaaS (Software as a Service).

Untuk membantu Anda memahami perangkat lunak Cloud ERP lebih baik, kami akan pertama kali melihat sistem ERP on-premise dan memeriksa kedua konsep ini, termasuk kelebihan dan kekurangannya.

Bagaimana Cloud ERP Bekerja

Solusi Cloud ERP melibatkan organisasi membayar biaya langganan kepada penyedia untuk menggunakan perangkat lunak. Perangkat lunak biasanya diakses online melalui server yang dimiliki oleh penyedia perangkat lunak. Di bawah solusi cloud, penjual perangkat lunak bertanggung jawab atas infrastruktur server, integritas data, pembaruan, cadangan, dan langkah keamanan.

Aplikasi perusahaan dihosting offsite saat menggunakan server berbasis cloud, tanpa melibatkan pengeluaran modal. Perusahaan dapat mencadangkan data mereka secara teratur dan hanya diwajibkan membayar untuk sumber daya yang dikonsumsi. Solusi Cloud ERP ideal untuk organisasi yang bertujuan untuk ekspansi global, memanfaatkan jangkauan teknologi cloud untuk terhubung dengan pelanggan dan mitra hampir di mana saja, dengan cepat.

Manfaat Cloud ERP

• Fungsi perangkat lunak: Bekerja di lingkungan berbasis cloud memudahkan untuk menciptakan dan membangun menuju derajat integrasi yang tinggi, atau menambahkan lebih banyak pengguna ke sistem dengan cepat. Pengaturan ini memungkinkan bisnis untuk berkembang lebih cepat, terutama jika organisasi berencana untuk memperluas ke luar negeri.
• Penerapan teknis: Penerapan jauh lebih sederhana, cepat, dan lebih murah, karena tidak diperlukan infrastruktur on-site.
• Biaya yang terlibat: Organisasi yang menggunakan model Software-as-a-Service dari teknologi cloud adalah opsi yang lebih hemat biaya bagi penjual dan organisasi yang sama. Banyak bisnis juga lebih suka pembayaran bulanan untuk penggunaan perangkat lunak mereka untuk alasan anggaran, yang juga menghemat secara signifikan biaya overhead manajemen dan dukungan IT.

Cloud Pribadi atau Publik?

Dua opsi di sini adalah Public atau Private cloud. Dengan cloud pribadi, perusahaan bertanggung jawab atas pemeliharaan, manajemen, dan pembaruan data center yang dihosting karena semua data berada di intranet perusahaan. Seiring waktu, server perlu ditingkatkan atau diganti, yang bisa menjadi sangat mahal. Cloud pribadi menawarkan tingkat keamanan yang tinggi karena data hanya diakses melalui jaringan pribadi yang aman. Perusahaan besar dengan data sensitif cenderung memilih opsi cloud ini.

Keuntungan yang lebih besar datang dengan cloud-hosting publik. Manfaat utama adalah Anda tidak bertanggung jawab atas manajemen solusi hosting apa pun. Hanya penyedia yang bertanggung jawab atas pemeliharaan data center mereka. Perusahaan kecil lebih suka opsi ini karena mengurangi waktu tunggu untuk pengujian, yang memungkinkan penerapan produk baru dengan cepat. Masalah keamanan dan pemulihan bencana akan menjadi satu-satunya kekhawatiran dengan menggunakan cloud publik yang dapat diatasi dengan redundansi bawaan. Penyedia yang tepat akan memiliki rencana untuk melindungi aset Anda dalam hal serangsiber atau bencana alam.

ERP On-Premise: Definisi

Perangkat lunak on-premise atau aplikasi on-premise merujuk pada cara tradisional organisasi memperoleh dan menggunakan program perangkat lunak. Biasanya memerlukan organisasi untuk membayar jumlah yang signifikan, biasanya total biaya, secara muka. Sebagai imbalan, mereka menerima produk dengan lisensi penuh, yang dapat digunakan di server perusahaan. Organisasi demikian diwajibkan mengelola dan memelihara server komputer fisik mereka secara internal, terutama saat cadangan dan pengupgrade dilakukan.

Bisnis yang umumnya beroperasi di industri yang sangat diatur, atau yang bekerja dengan data kritis dan rahasia, memberikan prioritas tinggi pada keamanan data. Itulah alasan mengapa banyak organisasi telah memilih solusi ERP on-premise; mereka ingin menyimpan data sensitif mereka dengan aman di server internal.

Fitur

• Fungsi Perangkat Lunak: Penyedia ERP on-premise sendiri, biasanya menerapkan semua patch dan pembaruan yang relevan, saat diperlukan. Pengaturan ini membuat solusi perangkat lunak ini kurang skalabel karena bisnis diwajibkan untuk berinvestasi dalam sumber daya lebih banyak jika mereka ingin memperluas area kritis, seperti bandwidth.
• Penerapan Teknis: Lisensi perangkat lunak biasanya diinstal di dalam server organisasi. Instalasi semacam itu, oleh karena itu, tidak terbatas oleh koneksi jaringan yang lambat atau tidak andal. Namun, pemeliharaan server memerlukan beberapa pengetahuan teknis, yang paling baik diserahkan kepada profesional dan memerlukan pemberian kerja atau investasi tambahan.
• Biaya yang terlibat: Solusi ERP on-premise lebih mahal untuk diperoleh dan diterapkan. Manajemen juga bertanggung jawab untuk menutupi biaya berkelanjutan apa pun yang terkait dengan manajemen keamanan informasi, pemeliharaan perangkat keras dan lunak, serta penggantian server. Namun, tidak ada biaya langganan berkelanjutan yang terlibat.

Bagaimana Memilih Opsi Sistem Enterprise Resource Planning yang Tepat?

Saat organisasi memilih antara dua opsi, mereka memeriksa garis bawah pertama dan menganggapnya sebagai faktor penentu dalam menentukan teknologi mana yang paling sesuai untuk mereka. Biaya tidak boleh menjadi satu-satunya faktor penentu. Faktor lain perlu dipertimbangkan.

Aspek yang kami rekomendasikan organisasi untuk mengevaluasi meliputi:

• Bandwidth: Kemampuan konektivitas dan infrastruktur internet organisasi.
• Pertumbuhan Masa Depan: Persyaratan skalabilitas organisasi, termasuk model bisnis yang berevolusi, rencana strategis bisnis, atau rencana ekspansi.
• Staf: Biaya yang terkait dengan keterampilan IT internal dan sumber daya SDM.
• Anggaran: Anggaran yang dialokasikan organisasi dan pertimbangan keuangan lainnya, seperti opsi pembayaran terbaik atau pertimbangan pajak.
• Penggunaan Sumber Daya: Solusi ERP berbasis cloud lebih menarik bagi organisasi karena menggunakan sumber daya lebih sedikit dan memberikan lebih banyak fleksibilitas saat mengakses fungsi dan data.
• Penerapan yang Kompleks: Perangkat lunak berbasis cloud dapat memiliki banyak penyewa atau satu penyewa, tergantung pada model cloud yang dipilih. Pengaturan ini memungkinkan penerapan kompleks sistem yang memiliki kebutuhan keamanan yang ketat dan data sensitif.
• Kontrol atas Data: Bagi organisasi yang memberikan nilai pada kontrol atas data lebih dari pada hemat biaya, solusi on-premise ideal untuk mereka. Solusi on-premise juga lebih efektif bagi organisasi yang bekerja dengan koneksi internet yang tidak andal atau tidak stabil.

Solusi Cloud ERP Dibandingkan

Untuk bisnis membuat keputusan yang tepat tentang sistem mana yang akan diterapkan, perbandingan berikut memberikan gambaran yang lebih jelas tentang dua opsi yang tersedia.

Perbandingan Fitur	ERP On-Premise	Cloud ERP
Tingkat Kontrol	Perusahaan memegang hak atas semua data mereka dan memiliki kontrol penuh atas apa yang dilakukan dengan data tersebut. Organisasi di industri yang sangat diatur demikian lebih suka solusi on-premise dibandingkan alternatif berbasis cloud	Data dan kunci enkripsi dikelola dan disimpan oleh penyedia perangkat lunak pihak ketiga dan tidak oleh perusahaan. Pengaturan ini dapat menimbulkan masalah untuk mengakses data selama downtime yang tidak terduga.
Kepatuhan	Perusahaan yang menggunakan solusi on-premise sering kali berada di bawah kontrol regulasi yang ketat. Sifat data yang mereka kerjakan mengandung informasi yang halus atau kritis yang memerlukan kepatuhan penuh terhadap hukum yang berlaku. Oleh karena itu, solusi on-premise adalah opsi yang lebih aman.	Perusahaan yang bekerja dengan solusi cloud computing diwajibkan untuk melakukan due diligence. Mereka harus memastikan bahwa penyedia perangkat lunak mematuhi mandat regulasi yang diperlukan di industri dan negara tempat mereka beroperasi.
Keamanan Data	Bagi organisasi seperti entitas pemerintah atau bank nasional, menyimpan data on-premise dipilih untuk alasan akuntabilitas dan demikian memilih solusi on-premise.	Keamanan di lingkungan cloud adalah satu aspek yang menjadi hambatan dalam beberapa tahun terakhir. Risiko mengalami pelanggaran data dan kehilangan data seperti kekayaan intelektual dapat mencegah organisasi mana pun memilih solusi berbasis cloud.
Penerapan	Sumber daya diterapkan on-site dan in-house, yang berada di dalam infrastruktur IT organisasi itu sendiri.	Sumber daya dihosting di lokasi penyedia layanan saat menggunakan model cloud computing apa pun.
Kustomisasi	Secara umum, lebih dapat disesuaikan tetapi juga memakan waktu. Selain itu, tidak ada jaminan bahwa kustomisasi akan berfungsi seperti yang diinginkan saat penjual memperbarui perangkat lunak.	Solusi ERP berbasis cloud menawarkan stabilitas yang lebih besar karena penjual itu sendiri menangani semua kustomisasi.
Penerapan	Organisasi memiliki tingkat kontrol yang lebih tinggi saat menerapkan sistem. Di sisi lain, ini adalah proses yang memakan waktu.	Organisasi memiliki kontrol yang jauh lebih kecil atas proses penerapan. Ini kurang memakan waktu.

Keamanan Cloud ERP

Meskipun kesalahpahaman umum tentang solusi Cloud ERP yang kurang aman, penjual modern semakin berfokus pada menyediakan produk dengan keamanan kelas atas yang sesuai standar internasional. Namun, penerapan yang tepat standar keamanan ini memerlukan manajemen IT berkualitas tinggi, yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan.

Setiap tahun, lebih banyak perusahaan mulai memigrasikan data, sistem, dan layanan mereka ke cloud karena berbagai keterbatasan ERP on-premise. Migrasi ke server hosted dapat memberikan manfaat besar seperti penambahan sistem penyimpanan yang cepat, peningkatan keseluruhan tim, dan sistem keamanan bawaan. Peluang downtime berkurang secara signifikan, memungkinkan organisasi untuk memaksimalkan sumber daya yang tersedia.

Banyak perusahaan juga menggunakan solusi hybrid seperti cloud on-premise untuk menghindari kontrol pihak ketiga apa pun. Ini memungkinkan Anda untuk menjalankan aplikasi dan layanan, sementara beban kerja ditempatkan di cloud atau data center on-prem, sesuai kebutuhan.

Optimasi biaya yang ditawarkan oleh cloud tetap menjadi salah satu fitur paling menarik bagi organisasi yang telah mulai berkembang. Solusi on-premise, di sisi lain, tampaknya memberikan lebih banyak kontrol kepada organisasi, dan untuk beberapa industri, hal ini layak dengan biaya yang lebih tinggi. Namun, lebih banyak kontrol tidak mengurangi risiko serangan siber dan justru meningkatkan akuntabilitas organisasi.

Kesimpulan tentang Sistem ERP

Keputusan akhir berada di tangan manajemen organisasi dan bagaimana mereka melihat masa depan mereka. Apakah mereka ingin tetap terkandung dan dalam kontrol, atau apakah mereka ingin memanfaatkan kekuatan cloud computing dan solusi berbasis cloud?

Untuk perusahaan besar, mereka dapat menginvestasikan modal besar dalam solusi ERP on-premise tetapi bukan untuk semua orang. Untuk bisnis skala menengah hingga kecil yang memiliki keterbatasan anggaran, alternatif perangkat lunak Cloud ERP adalah satu-satunya jawaban. Mereka hanya menghemat waktu dan uang.

Mana pun kasusnya, setiap bisnis sukses membutuhkan ekosistem data yang sehat dan dinamis. Memiliki infrastruktur yang andal dan skalabel yang dapat mendukung visibilitas end-to-end aliran data, transfer file cepat dan aman, transformasi data, dan penyimpanan adalah integral bagi kesuksesan.

Untuk melakukan langkah menuju cloud, dan mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana sistem perangkat lunak cloud dapat menjalankan bisnis Anda, hubungi kami hari ini.