Memilih Sistem ERP yang Tepat: Panduan Memutuskan Keputusan Akhir

Oleh Harry Landsburg, Direktur, Konsultasi Teknologi Proses Bisnis

Setelah tim seleksi perangkat lunak ERP Anda selesai meninjau dua sistem ERP finalis, saatnya untuk membuat keputusan akhir. Tim Anda telah membuat RFQ yang menyeluruh untuk kebutuhan perusahaan dan vendor yang tersisa telah “bertahan” melalui beberapa putaran demonstrasi untuk memberikan tim dengan tampilan terbaik tentang bagaimana perangkat lunak yang diusulkan akan bekerja. Sekarang saatnya untuk aktivitas due diligence akhir untuk membantu Anda memutuskan solusi mana yang akan menang.

Berikut ini yang perlu dilakukan:

• Dapatkan proposal akhir dari setiap vendor
  Pastikan modul perangkat lunak adalah yang Anda butuhkan hari ini dan di masa depan. Pastikan jumlah pengguna yang benar (pengguna concurrent on-premise atau pengguna named SaaS). Bandingkan dua proposal untuk struktur dan fungsionalitas “apples to apples”. Pertanyakan perbedaan apa pun untuk memastikan Anda melihat dua solusi yang terstruktur dengan baik.
• Periksa referensi perusahaan yang saat ini menggunakan sistem
  Beberapa orang bertanya mengapa ini diperlukan, karena tim Anda akan diberikan hanya “referensi baik;” Alasannya adalah untuk berbicara dengan pengguna efektif dari solusi yang diusulkan (yang bekerja di industri dan cakupan operasi yang mirip dengan Anda) dan mengetahui bagaimana mereka sampai di sana, bagaimana vendor bekerja sama dengan mereka untuk mencapai keberhasilan, dan bagaimana referensi dan vendor mengatasi tantangan selama proses implementasi.
• Kunjungi situs pengguna (opsional)
  Kunjungan ini hanya memiliki nilai tambah jika ada interaksi yang kuat antara tim Anda dan host. Tur pabrik singkat dan Q&A di ruang rapat adalah interaksi minimum yang dapat diterima. Sesi satu-pert-satu dengan beberapa anggota staf lebih efektif untuk mempelajari seberapa baik solusi yang diusulkan mendukung bisnis host.
• Bicara dengan manajer proyek dan staf teknis yang diusulkan
  Pikirkan bagaimana mereka mempengaruhi Anda. Pada titik ini, keputusan bukan tentang representasi penjualan tetapi bagaimana sistem yang diinginkan akan diimplementasikan.
• Lakukan perbandingan akhir
  Baca kembali RFQ asli. Apakah perangkat lunak mencakup semua yang Anda inginkan dari awal? Bagaimana reaksi staf internal selama demonstrasi? Apakah ada solusi yang diinginkan di antara dua vendor bahkan sebelum negosiasi harga?
• Masuk ke negosiasi keuangan kontrak dengan setiap vendor
  Salah satu vendor biasanya tidak akan meninggalkan kesempatan karena harga, tetapi ada titik harga di mana kesempatan akan dilewatkan oleh vendor.

Pada akhirnya, keputusan keuangan lebih tentang nilai daripada harga, tetapi untuk mencapai titik itu Anda perlu yakin bahwa harga terbaik telah diajukan. Setelah Anda menandatangani kontrak, bagian mudah telah selesai dan tantangan implementasi akan segera dimulai.

Harry Landsburg, Direktur Konsultasi Teknologi Proses Bisnis DVIRC, telah bekerja dengan lebih dari 400 perusahaan untuk mendokumentasikan bagaimana proses bisnis mereka dapat paling baik didukung oleh perangkat lunak yang ditingkatkan atau baru. Pendekatannya untuk menghubungkan cara kliennya beroperasi dengan pasar teknologi menghasilkan hasil seleksi dan implementasi yang lebih baik.

DVIRC dapat membantu dengan keahlian agnostik solusi kami dari pasar ERP dan pengalaman dengan ratusan perusahaan untuk meningkatkan cara mereka berbisnis. Jika Anda ingin konsultasi gratis untuk mendiskusikan kebutuhan bisnis Anda dan mengatasi bagaimana proses dan perangkat lunak yang lebih baik dapat mendukung pertumbuhan Anda, hubungi kami di sini