Pelacakan Aset Sederhana:Spreadsheet, Barcode, Pena &Kertas… Apakah Mereka Tepat untuk Anda?
Ada hipotesis kuno bahwa seni menulis diciptakan untuk mendokumentasikan pembelian dan penjualan barang dan melacak akun. Sementara masyarakat modern jelas telah jauh melampaui tablet tanah liat atau pena dan tinta lama, spreadsheet pelacakan aset sederhana, solusi barcode, dan/atau pena dan kertas yang bagus semuanya setara kontemporer dalam satu atau lain cara.
Dengan munculnya tulisan, salah satu hal pertama yang ditemukan oleh para pedagang dan bisnis kuno adalah bahwa menjaga inventaris itu sulit. Untuk bertahan hidup dan berkembang, mereka membutuhkan catatan penjualan, dan dengan demikian, buku besar lahir.
Kami akan membahas beberapa metode dasar untuk menyelesaikan pekerjaan - terutama jika Anda baru memulai atau memiliki anggaran terbatas. Namun, perlu diperhatikan bahwa tidak satu pun dari metode ini yang akan menangani pelacakan aset luar ruang secara tepat.
Bacaan yang Direkomendasikan:[Dijelaskan] Apa itu Pelacakan Aset dan Pertanyaan Terkait
Dari Pena dan Tinta ke Pena dan Kertas
Meskipun dunia kita sangat berbeda dari zaman dahulu kala, hal-hal yang perlu kita rekam dan pelihara sebenarnya tidak.
Dulu dan sekarang, bisnis telah mengejar metode yang semakin canggih untuk mengukur dan mengelola pengiriman masuk, bahan baku dan input, barang jadi, peralatan dan perlengkapan, dan sumber daya berharga lainnya. Tapi semuanya kembali ke alat yang paling sederhana:pena dan kertas.
Selama berabad-abad, perangkat dasar ini telah memainkan peran penting dalam pengendalian aset dan inventaris untuk bisnis dari semua jenis dan ukuran – mulai dari rumah dagang Venesia dan Hamburg hingga operasi manufaktur era Industri. Faktanya, itu adalah satu-satunya pilihan yang tersedia sampai otomatisasi data muncul.
Bisnis dapat mengetikkan hasilnya, tetapi penghitungan semuanya dilakukan secara manual. Demikian pula, metode ini lebih dari cukup untuk mengendalikan sumber daya yang digunakan untuk membangun semua jenis dan ukuran barang modal.
Meskipun kami biasanya tidak menganggap pena dan kertas sebagai teknologi, itu menurut definisi, mengingat aplikasi praktisnya untuk melacak inventaris, dengan bantuan karyawan yang terlatih untuk memantau dan mencatat setiap transaksi secara akurat.
Tetapi sebagian besar, metode pena dan kertas tidak hanya memakan waktu dan sulit untuk diukur, tetapi juga rentan terhadap kesalahan sederhana. Mengingat kecepatan luar biasa di mana hal-hal dibuat hari ini, catatan kertas tidak bisa mengikuti. Misalnya, rumah seluas 650 kaki persegi dapat dicetak 3 dimensi dalam 24 jam!
Selain itu, pelacakan aset pena dan kertas menjadi semakin berat pada skala yang lebih besar. Tentu saja mungkin untuk menghitung jumlah barang di toko kelontong kecil, tetapi bagaimana dengan lima toko kelontong kecil, atau 50 atau 1.000?
Dan bagaimana dengan gudang untuk fasilitas manufaktur industri, yang menerima suku cadang dan bahan setiap hari; menyimpan inventaris mereka untuk kebutuhan manufaktur yang diharapkan; dan juga mengirim pengiriman ke pabrik setiap hari?
Anda dapat menggunakan pena dan kertas, tetapi kemudian Anda harus menyusun semua seluk beluk setiap hari, sambil memeriksa dua kali lipat dan tiga kali lipat untuk memastikan bahwa mereka benar. Tak perlu dikatakan lagi, dalam lingkungan bisnis saat ini, masalah skala, integritas data, akurasi waktu nyata, dan jarak akan menjadi luar biasa seketika.
Jadi efisiensi sebagian besar telah "menulis" metode ini dari keberadaan.
Apa Selanjutnya? Pelacakan Aset Kode Batang
Sistem manajemen inventaris aset besar berikutnya diluncurkan di toko grosir, saat mereka melakukan transisi dari pena dan kertas ke solusi barcode.
Percaya atau tidak, barcode ditemukan pada tahun 1949. Barcode 1D pertama adalah kombinasi garis tipis dan tebal yang mewakili angka yang dapat ditafsirkan oleh pemindai visual. Dan, pada awalnya, stempel pelacak ini berbentuk bulat. Berikut adalah cuplikan dari aplikasi paten asli.
Terlepas dari tantangan pena dan kertas, butuh lebih dari 20 tahun bagi toko kelontong sendiri untuk mengadopsi kode batang. Tetapi tidak butuh waktu lama bagi mereka untuk menjadi di mana-mana di seluruh lanskap manufaktur grosir, sebagai bentuk pertama dari teknologi identifikasi aset otomatis.
Setelah ditetapkan, sistem inventaris barcode dengan cepat masuk ke arus utama manufaktur, logistik, pergudangan, dan ritel. Dikombinasikan dengan kemampuan untuk menyimpan data tentang aset dalam file yang dapat diakses komputer, barcode jauh lebih unggul daripada pena dan kertas dalam hal skalabilitas, efisiensi, dan akurasi.
Pekerja tidak lagi perlu mengetahui setiap item dengan melihat. Terlebih lagi, tidak seperti metode pena dan kertas, barcode menghindari kesalahan kesalahan manusia yang tidak disengaja, seperti kesalahan penghitungan atau transkripsi. Dan mereka dapat dengan mudah ditempelkan pada apa pun yang membutuhkan nomor identifikasi.
Lalu Datanglah Aset dan Spreadsheet Pelacakan Peralatan
Dengan diperkenalkannya spreadsheet yang lebih canggih dan Internet, data yang dibuat menggunakan kode batang untuk manajemen inventaris dan pelacakan aset memungkinkan lokasi stok dan aset secara real-time.
Jika item dipindai saat masuk dan keluar dari sistem inventaris, kode batang dapat memberikan informasi pelacakan yang akurat dan tepat waktu. Ditambah lagi, barcode telah menjadi lebih maju dari waktu ke waktu, berubah dari konfigurasi aslinya menjadi kode QR saat ini, yang mampu menyampaikan informasi ratusan kali lebih banyak.
Setiap paket yang dikirimkan oleh UPS atau FedEx memiliki versi kode batang yang digunakan untuk menandai transisinya dari satu tahap dalam proses pengiriman ke tahap lainnya. Setiap tindakan ini dimasukkan ke dalam database, yang kemudian dapat dilihat sebagai spreadsheet pelacakan aset.
Spreadsheet ini dapat diperbarui secara real-time dengan semua entri baru dan, jika disimpan secara online, data terbaru dalam sistem dapat dilihat oleh siapa saja, dari mana saja. Dan sebagai catatan tambahan, jika Anda menggunakan spreadsheet, itu menempatkan Anda di Tahap 2 transformasi digital pada spektrum manajemen aset IoT.
Di mana pena merevolusi pena bulu (dan akhirnya menjadikannya usang), spreadsheet sangat kuno buku besar tradisional untuk perusahaan dengan sedikit atau tanpa anggaran. Manfaat pelacakan aset dalam skenario ini adalah:
1. Pelacakan Aset Gratis
Hampir setiap orang memiliki komputer, dan hampir setiap komputer memiliki akses ke aplikasi spreadsheet gratis atau murah, seperti OpenOffice, Google Sheets, atau Office 365. Jadi selama Anda dapat mengetik dengan akurasi relatif, pelacakan aset gratis dimungkinkan dengan spreadsheet.
2. Visualisasi Super Cepat dan Matematika Lainnya
Spreadsheet sangat bagus dalam membuat dan menampilkan secara grafis perhitungan yang paling rumit sekalipun. Memang, ada banyak hal inventif yang dapat Anda lakukan dengan spreadsheet, seperti membuat bagan pesanan item tertentu dari waktu ke waktu.
Dengan perencanaan yang matang dan salah satu alat spreadsheet yang semakin canggih saat ini, Anda dapat dengan cepat menghitung dan menangkap jumlah data berharga yang tepat, menggunakan fitur visualisasi yang kaya dan andal (juga dikenal sebagai bagan dan grafik) untuk menunjukkan tren dan pola.
3. Integrasi Dasar
Anda juga dapat mengintegrasikan bagan dan grafik tersebut ke dalam aplikasi lain atau menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk melakukan lebih banyak hal dengan data Anda. Misalnya, Anda dapat mengembangkan sistem untuk mengirim pemberitahuan saat baris baru ditambahkan ke spreadsheet Anda.
Dan jika Anda menggunakan pemindai untuk pelacakan aset tetap, Anda dapat menarik data identifikasi dasar tentang aset Anda langsung ke dalam spreadsheet Anda.
Tentu, langkah evolusi berikutnya dengan spreadsheet, barcode, dan kode QR adalah kapasitas untuk menghubungkan lokasi perangkat membaca dengan tanggal dan waktu dari entri terakhir aset ke dalam spreadsheet.
Misalnya, smartphone bagus untuk memindai kode QR, mengingat perangkat pembaca dapat merekam lokasi aset pada waktu yang tepat, sehingga meningkatkan kekayaan data pelacakan aset. Jadi, Anda tidak hanya tahu bahwa suatu aset telah masuk atau keluar dari suatu fasilitas, Anda juga tahu di mana dan kapan transaksi ini terjadi.
Tentu saja, seperti pena dan kertas, perangkat pemindai – baik yang digenggam atau dipasang – rentan terhadap kesalahan manusia. Pelanggan dan karyawan dapat secara tidak sengaja melewatkan pemindaian, melewatkan pemindaian, lupa memindai, atau memindai lebih dari sekali. Entri data yang dipimpin manusia rentan terhadap kesalahan dengan setiap langkah manual yang berurutan dalam proses inventarisasi dan entri data; dan setiap pemindahan aset dari pengiriman ke penerimaan, atau dari satu perusahaan ke perusahaan lain.
Sebaliknya, setiap kemajuan dalam otomatisasi dan teknologi pelacakan aset telah dirancang dengan tujuan mengurangi kesalahan, mempercepat pembuatan data, dan mencapai input dan pemrosesan data waktu nyata. Solusi pelacakan aset tercanggih menggabungkan akses data dan analitik untuk mencapai langkah besar berikutnya menuju pengumpulan dan penyimpanan data bebas kesalahan.
Teknologi ini memungkinkan untuk menentukan identitas aset itu sendiri, serta lokasi dan kondisinya, tanpa bantuan mesin seperti pembaca barcode stasioner. Mereka juga menghilangkan kebutuhan akan pengumpulan data manual dengan pemindai kode batang atau smartphone.
Sebagai gantinya, aset dipantau dengan tag pelacakan aset, dan data lokasi dibuat secara otomatis tanpa tindakan manusia tambahan. Ada banyak sekali pilihan tag yang tersedia, berbeda berdasarkan biaya dan/atau aplikasi.
Setelah perusahaan mencapai ambang batas waktu nyata tersebut, data dan analisis yang mendasarinya (laporan POS, kecepatan penjualan, tingkat dan ambang batas inventaris, pemicuan otomatis pesanan penyimpanan, dll.) secara dramatis meningkatkan efisiensi dan menurunkan biaya.
Yang pasti, dunia teknologi kontrol inventaris terus berkembang, dengan berbagai pilihan, mulai dari aplikasi spreadsheet pelacakan aset dan kode batang, hingga perangkat lunak pelacakan aset real-time yang canggih, hingga pena dan kertas lama yang standby.
Dan kebutuhan setiap perusahaan berbeda, tergantung sepenuhnya pada nilai yang dibutuhkan dan sumber daya yang tersedia - baik manusia maupun finansial.
Jadi, jika Anda memiliki pertanyaan tentang teknologi mana yang tepat untuk Anda, hubungi kami.
