Di Rumah Sendiri:Panduan Kelangsungan Hidup Kerja Jarak Jauh (Bagian 1)

OK jadi kecuali Anda telah hidup benar-benar off-grid beberapa bulan terakhir ini maka Anda akan menyadari bahwa kemungkinan besar Anda akan mulai bekerja dari rumah di masa mendatang. Namun, pengalaman bekerja dari rumah Anda juga kemungkinan besar memiliki hasil yang beragam, tergantung pada alat kolaborasi dan infrastruktur perusahaan yang disediakan. Postingan ini adalah salah satu dari rangkaian tentang bagaimana Anda bisa mendapatkan hasil maksimal dari situasi ini, yang diharapkan akan membantu membuka jalan bagi cara kerja yang lebih fleksibel, setelah situasi saat ini berlalu.

Jika perusahaan Anda telah pindah ke solusi berbasis cloud sepenuhnya seperti Teams dan Office365 maka Anda sudah siap. Di sini semua, file, program, data, alat, dan semua yang Anda perlukan ada di cloud. Selama Anda memiliki koneksi internet, baik di rumah, di kereta, di kedai kopi, maka Anda dapat masuk dan bekerja seperti biasa, yang berarti bisnis seperti biasa.

Salah satu persyaratan utama untuk setiap solusi berbasis cloud adalah konektivitas. Sebagian besar dari kita akan berada di rumah, baik menggunakan koneksi broadband rumah atau hotspot ponsel. Dalam kebanyakan kasus, bekerja jarak jauh tidak akan memiliki tantangan yang sama dengan bekerja melalui jaringan internal perusahaan berbasis MPLS. Saat bekerja dari rumah, koneksi Anda langsung melalui internet, menghindari firewall perusahaan, server DNS, titik breakout, dan latensi terkait penyewa geografis. Memiliki koneksi langsung berarti Anda mungkin benar-benar mengalami kinerja yang lebih baik di rumah (kecuali koneksi rumah Anda sangat lambat) daripada yang biasa Anda lakukan di kantor.

Namun, Anda mungkin menemukan bahwa meskipun Anda menjalankan alat kolaborasi berbasis cloud, beberapa data dan program utama Anda mungkin masih disimpan di server file atau berbagi file internal. Akses ke ini mungkin hanya melalui koneksi VPN dan Anda akan memerlukan token (token keras yang terlihat seperti key fob atau token lunak aplikasi di ponsel cerdas Anda) untuk membantu mengautentikasi saat login. Meskipun aman, ini bisa merepotkan tetapi Anda bisa mengatasinya. Cara paling sederhana adalah dengan memindahkan file kunci Anda ke OneDrive (solusi penyimpanan berbasis cloud yang direkomendasikan perusahaan lainnya) baik menggunakan pengelola file atau email perusahaan Anda. Bergantung pada berapa lama Anda harus bekerja jauh dari kantor, Anda mungkin menemukan lebih banyak file dan data yang disimpan di cloud.

Beberapa dari Anda akan menyadari bahwa lingkungan kantor Anda masih dijalankan secara internal oleh departemen TI di pusat data lokal milik perusahaan. Ini adalah situasi yang paling tidak disukai. Anda akan diminta untuk mengakses melalui VPN dan pengalaman kerja Anda akan dapat ditoleransi tetapi bukan yang paling produktif.

Untungnya semua tidak hilang. Jika Anda berada dalam situasi ini, sebagian besar penyedia alat kolaborasi berbasis cloud menawarkan akses terbatas waktu ke produk mereka. Microsoft dan Google adalah yang terbaru untuk menawarkan ini. Kasus terburuk adalah Anda mendaftar sebagai individu dan dalam beberapa kasus mengunduh App atau Browser Applet. Ini berarti Anda masih dapat berkolaborasi namun pengalamannya tidak akan semulus menjalankan solusi berbasis cloud sepenuhnya, karena berbagi data perusahaan mungkin tidak semudah, didukung, atau diizinkan. Tapi itu lebih baik daripada alternatifnya.

Tantangan berikutnya tergantung pada seberapa sukses program adopsi alat kolaborasi (sering disebut sebagai peluncuran). Sebagian besar pengguna yang saya ajak bicara memberi tahu saya bahwa mereka bisa lebih produktif jika mereka tahu cara menggunakan alat dengan lebih baik. Jadi dengan asumsi ini benar untuk Anda, klik panduan "Memulai" (Teams atau Google). Setelah membiasakan diri dengan ikhtisar, Anda harus berteman dengan seorang rekan dan mencoba beberapa fitur untuk membangun kepercayaan diri dalam mengoperasikan alat, mengatur rapat, berbagi layar atau program yang diinginkan, menguji rekaman, dll. Ini menghemat waktu dan rasa malu (dan mungkin kehilangan reputasi) ketika melakukannya secara nyata dengan pelanggan yang berharga, peluang penjualan yang penting, atau audiens yang lebih besar.

Sebagian besar alat ini memiliki fitur khusus yang akan meningkatkan atau meminimalkan gangguan. Ini mungkin termasuk pengaburan latar belakang (berguna jika Anda membiarkan pakaian tergantung di rel gambar atau memiliki anak kecil yang berkeliaran) dan merekam sehingga rekan kerja lain dapat mengikuti rapat yang tidak dapat mereka hadiri. Anda juga harus menyiapkan Tim atau Google Hangout untuk berbagi petunjuk dan kiat serta menyediakan jaringan dukungan informal. Merupakan praktik yang baik untuk memiliki bagian "Pertanyaan yang Sering Diajukan" (FAQ), bagian "Perlu Diketahui" (N2K) untuk menyematkan informasi penting, bagian "Berita" untuk informasi terkini dan terkini seperti ketika kita dapat kembali ke kantor, serta area spesifik lainnya seperti aplikasi, informasi pelanggan atau minat tertentu misalnya Rapat, Berbagi Data, dll. Ini berarti setiap orang memiliki akses ke informasi yang sama, daripada mencoba mencari tahu sendiri.

Salah satu tantangan bekerja dari jarak jauh adalah kehilangan interaksi informal, lelucon, cerita, dan olok-olok yang mendukung lingkungan kantor yang sebenarnya. Anda tidak ingin kehilangan ini, tetapi pada saat yang sama, Anda tidak ingin obrolan informal ini menyumbat area kerja. Jadi mengapa tidak membuat saluran, tim, atau hangout yang disebut "WaterCooler" di mana komunikasi informal semacam itu dapat terjadi. Anda bahkan dapat mengatur konferensi video setiap waktu makan siang dan menyelenggarakan ruang makan siang virtual.

Itu sudah cukup untuk membuat Anda sibuk dan mulai bekerja tetapi ingat keyboard dan ponsel Anda mungkin memiliki lebih banyak bakteri daripada dudukan toilet Anda, jadi ingatlah untuk membersihkannya juga secara teratur. Dalam posting saya berikutnya, saya akan membagikan beberapa ide tentang cara membuat kerja jarak jauh lebih produktif dan semoga Anda bisa menjadi sama banyak akal dan efektifnya dengan Kevin, daripada dua pria lainnya!!!

Terhubung dengan Mark Sweeney (Direktur Layanan Profesional)