Kembali ke Dasar: Panduan Ultimat CMMS – Bagian 3: Memilih Fitur untuk Implementasi yang Sukses
Saatnya untuk Bagian 3 dari seri Kembali ke Dasar: Panduan Ultimat CMMS blog. Kami membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang sistem CMMS. Jika Anda melewati Bagian 1, Anda dapat membacanya di sini atau klik di sini untuk Bagian 2- mempelajari fitur CMMS utama.
Dalam posting hari ini kita akan membahas atribut perangkat lunak penting yang dapat membuat atau merusak implementasi CMMS yang sukses.
Baca selanjutnya untuk Bagian 3- Menemukan campuran yang tepat antara kemudahan penggunaan, harga dan penyediaan dalam CMMS Anda.
Minggu lalu kami memberikan Anda gambaran singkat tentang fitur CMMS penting yang biasanya dicari pelanggan dalam perjalanan pembeli mereka. Namun cerita tidak berakhir setelah perangkat lunak memenuhi kriteria Anda untuk serangkaian fitur CMMS tertentu. Faktor-faktor yang benar-benar membedakan satu CMMS dari yang lain jauh melebihi fiturnya, itu tentang bagaimana fitur-fitur tersebut disajikan dan harga yang datang bersama. Atribut perangkat lunak seperti tingkat kemudahan penggunaan, struktur harga, dan metode pengiriman perangkat lunak- apakah terinstal atau berbasis web- semuanya berkontribusi pada implementasi yang sukses perangkat lunak dalam organisasi apa pun. Kami uraikan ketiganya dan menunjukkan kepada Anda apa yang perlu dicari dalam campuran atribut perangkat lunak yang sempurna.
1) Kemudahan Penggunaan dalam Perangkat Lunak CMMS
Seperti yang kami katakan sebelumnya, biasanya ada trade-off antara kemudahan penggunaan dan kekuatan. Perangkat lunak CMMS yang memberikan pengguna fitur yang luas mungkin tampak sebagai opsi yang tidak perlu diragukan untuk dibeli, namun sistem ini cenderung berantakan dan sulit dikuasai. Selain itu, beberapa perusahaan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi mengabaikan desain yang ramah pengguna dan antarmuka yang terintegrasi. Mereka gagal mengujinya pada pengguna tanpa latar belakang teknis yang kuat, atau menerapkan tata letak grafis yang intuitif.
Kemudahan penggunaan adalah salah satu faktor krusial dalam implementasi CMMS yang sukses. Perkiraan 40-80% implementasi CMMS gagal dalam tahun pertama, jadi kompleksitas yang tidak diperlukan memposisikan risiko nyata bagi adopsi yang sukses. Jika manajer pemeliharaan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mempelajari perangkat lunak yang kompleks, menavigasi menu yang rumit, menyesuaikan izin pengguna yang berbeda, dan menghubungi dukungan teknis dengan mendesak, daripada melakukan tugas pemeliharaan sebenarnya, tidak mungkin mereka akan jatuh cinta dengan sistem perangkat lunak CMMS baru mereka. Jika perangkat lunak tidak terintegrasi, ada risiko nyata untuk tidak pernah merealisasikan manfaat perangkat lunak pemeliharaan terkomputerisasi.
Bahkan dalam organisasi dengan kebutuhan yang kompleks, CMMS yang paling ramah pengguna seringkali adalah pilihan terbaik. Armtec Infrastructure Inc., produsen bahan bangunan dan infrastruktur, adalah contoh sempurna. Mereka mengoperasikan jaringan pabrik kecil, ramping, dan terpisah secara geografis untuk merespons dengan lebih efisien, membuat manajemen pemeliharaan yang efektif cukup tantangan.
Pada 2013, mereka masih menggunakan kertas dan pena atau spreadsheet — setiap manajer pabrik bertanggung jawab atas pemeliharaan sendiri — dan membutuhkan cara untuk menjalankan program pemeliharaan yang lebih terpusat dan konsisten. Mereka dengan hati-hati membandingkan semua opsi, dan akhirnya memilih Hippo CMMS. Ia memiliki semua fitur yang mereka butuhkan, tetapi fitur bukanlah faktor penentu.
“Semua orang menyukai Hippo paling banyak daripada semua paket,” ujar Leo Logashov, Manajer Keunggulan Operasional Nasional. “Kami memilih Hippo karena kesederhanaannya, karena beberapa pengguna tidak memiliki keterampilan komputer yang canggih dan hanya tahu dasar-dasarnya.”
2) Penyediaan Perangkat Lunak CMMS
Ini mungkin akan mengejutkan banyak bisnis yang mencari CMMS, tetapi metode pengiriman perangkat lunak sama pentingnya dengan apa yang dapat dilakukan. Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi dulu hanya dapat diinstal di lokasi. Departemen IT harus memuat program (dan pembaruan perangkat lunak) ke komputer lokal atau jaringan dan mengonfigurasinya secara manual (secara alternatif, mereka harus menginstal server mereka sendiri di lokasi). Ini melelahkan dan memakan waktu, dan sering memerlukan banyak penyesuaian sebelum semuanya berfungsi dengan benar. Seringkali, program hanya dapat diakses dari satu komputer. Jika komputer gagal, Anda dapat kehilangan catatan bertahun-tahun dalam sekejap. Selain itu, sistem CMMS terinstal jauh lebih mahal daripada opsi lain karena biaya awal yang tinggi dan biaya berkelanjutan yang mahal karena pengguna harus membayar untuk setiap peningkatan yang diluncurkan oleh penyedia. Harga yang mahal adalah hambatan utama bagi banyak perusahaan untuk mengakses CMMS atau memastikan ROI.
Saat ini, perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi biasanya ditawarkan di cloud, menggunakan model Software as a Service (SaaS). Alih-alih membeli program dan pembaruan serta membayar IT untuk menginstal dan menjalankannya, Anda membayar biaya langganan dan biarkan penyedia perangkat lunak menangani detail teknis. Anda dapat mengaksesnya dari mana saja, dan perusahaan menangani instalasi dan pembaruan secara otomatis. Ada risiko jauh lebih rendah bahwa data Anda akan rusak atau dihancurkan oleh kegagalan komputer, karena semuanya disimpan di datacenter yang aman.
Ingatlah, dengan SaaS Anda bergantung pada penyedia perangkat lunak, jadi penting untuk mengetahui tentang jaminan dan dukungan mereka. Layanan dapat bervariasi dari sesi pelatihan cepat untuk mengenalkan pengguna dengan sistem mereka hingga penyiapan lengkap di mana vendor bertanggung jawab atas pengumpulan dan integrasi data. Ada berbagai titik harga, sumber daya CMMS tambahan, dan rencana dukungan teknis berkelanjutan untuk setiap vendor, jadi pastikan Anda memilih vendor berdasarkan tidak hanya pada produk tetapi juga pada layanan profesional yang mereka berikan.
3) Harga Perangkat Lunak CMMS
Sebagian besar industri perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi menawarkan lisensi per pengguna dan per modul. Dengan kata lain, untuk serangkaian fitur tertentu (misalnya, manajemen pesanan kerja dan manajemen inventaris), Anda harus membayar X dolar per bulan untuk setiap pengguna.
Ini dapat terlihat seperti kesepakatan yang bagus jika Anda memiliki departemen pemeliharaan kecil, tetapi ini akan kembali menggigit Anda seiring pertumbuhan perusahaan Anda. Selain itu, model harga ini dapat membatasi cara Anda menggunakan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi. Misalnya, mungkin sangat mahal untuk memberikan akses kepada kontraktor luar atau anggota staf biasa yang mungkin perlu mengajukan permintaan pekerjaan.
Model harga lain, seperti Hippo CMMS, bekerja dengan berbeda. Kami menagih per fasilitas, bukan per kepala. Ini memungkinkan pengguna kami untuk menggunakan perangkat lunak untuk berkomunikasi dengan vendor, kontraktor, dan siapa pun yang membutuhkannya. Dan karena harga per fasilitas menurun seiring Anda menambahkan lebih banyak fasilitas ke sistem Anda, perangkat lunak sebenarnya menjadi lebih hemat biaya seiring pertumbuhan Anda.
Pentingnya menemukan perangkat lunak CMMS yang memiliki campuran yang tepat antara kemudahan penggunaan, metode pengiriman, dan struktur harga yang hemat biaya seringkali diabaikan oleh usaha organisasi untuk mencari sistem manajemen pemeliharaan yang kaya fitur. Dengan memahami perbedaan antara atribut dan fitur perangkat lunak, pembeli dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang tipe CMMS yang paling cocok untuk organisasi mereka.
Sekarang setelah Anda dilengkapi dengan pemahaman umum tentang komposisi CMMS, saatnya untuk menggabungkan semuanya. Tunggu minggu depan untuk posting terakhir dalam seri kami 4 Bagian- Menemukan kecocokan yang tepat: Pertanyaan terbaik untuk ditanyakan kepada vendor CMMS.
Tugas Minggu 3: Baca posting blog yang dikontribusikan tamu kami untuk mempelajari lebih banyak informasi tentang trade-off antara perangkat lunak yang ramah pengguna dan yang kuat.
Dapatkan semua empat posting blog dalam satu tempat. Kami telah mengumpulkan seri blog ini menjadi satu eBook yang komprehensif. Unduh gratis sekarang!
Ingin informasi lebih lanjut tentang cara membeli dan mengimplementasikan CMMS terbaik untuk bisnis Anda? Unduh Panduan Pembeli CMMS kami hari ini!
