Panduan Ultimat CMMS: Bagian 4 – Memilih Sistem yang Tepat untuk Organisasi Anda
Saatnya untuk instal terakhir dari seri kami Kembali ke Dasar: Panduan Ultimat CMMS. Kami membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang sistem CMMS. Klik di sini jika Anda melewati Bagian 1, di sini untuk Bagian 2, dan di sini untuk Bagian 3.
Dalam posting hari ini kita akan membahas bagaimana menemukan kecocokan yang tepat antara CMMS dan organisasi Anda dengan menentukan pertanyaan terbaik untuk ditanyakan.
Baca selanjutnya untuk Bagian 4- Tiga pertanyaan penting untuk ditanyakan saat meneliti CMMS yang tepat untuk organisasi Anda.
Seperti semua pembelian, baik itu membeli mobil atau memilih sepatu yang sempurna, Anda harus bertanya pada pertanyaan yang tepat untuk membuat keputusan pembelian yang tepat. Penilaian kritis harus dibuat untuk benar-benar memahami manfaat satu produk dibandingkan yang lain. Jika Anda tidak membandingkan campuran produk, bagaimana Anda dapat yakin bahwa Anda benar-benar telah menemukan kecocokan yang tepat?
Dalam posting hari ini, kami mengungkap tiga pertanyaan esensial yang harus Anda tanyakan untuk menemukan CMMS terbaik. Sebelum membeli perangkat lunak CMMS, organisasi Anda harus membentuk tim untuk bertanya:
- Siapa yang perlu menggunakan perangkat lunak,
- Apa yang perlu dilakukan perangkat lunak, dan,
- Apa manfaat yang diharapkan.
1) Siapa yang Perlu Menggunakan Perangkat Lunak?
Mulai dari ukuran, distribusi, struktur, dan keterampilan departemen pemeliharaan Anda. Apakah Anda memiliki tim kecil yang melakukan perbaikan umum pada satu fasilitas, tim besar spesialis yang bekerja di seluruh puluhan gedung, atau sesuatu di antaranya? Apakah Anda menerima kiriman bulanan dari satu vendor, atau bekerja secara harian dengan campuran vendor dan teknisi luar?
Bagaimana dengan pengguna non-pemeliharaan? Apakah Anda ingin portal yang memungkinkan pekerja lain di perusahaan Anda untuk mengajukan permintaan pesanan kerja? Apakah manajemen atas akan menggunakan CMMS untuk mengevaluasi departemen pemeliharaan? Dan apakah evaluasi ini akan terjadi di seluruh beberapa fasilitas? Apakah HR akan menggunakannya untuk mengevaluasi kinerja? Jawaban untuk pertanyaan ini akan secara langsung mempengaruhi cakupan CMMS dan struktur harga perangkat lunak yang tersedia.
2) Apa yang Perlu Dilakukan Perangkat Lunak?
Departemen manajemen fasilitas kecil dan pemeliharaan gedung akan memiliki kebutuhan yang berbeda dari perusahaan besar di industri manufaktur. Beberapa organisasi hanya perlu aplikasi CMMS sederhana untuk membuat dan melacak pesanan kerja. Perusahaan lain memerlukan serangkaian alat yang komprehensif, termasuk pemeliharaan preventif, pelacakan, dan manajemen vendor.
Jangan lupa untuk memikirkan mobilitas dan kemudahan penggunaan. Fitur apa yang diperlukan pekerja untuk diakses di lapangan? Apakah perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi Anda perlu dapat diakses oleh pekerja yang tidak mengerti komputer atau yang tidak berbahasa Inggris? Antarmuka visual sederhana mungkin tidak krusial bagi tim teknisi IT, tetapi bisa menjadi faktor penentu dalam organisasi yang menggunakan pekerja keterampilan rendah atau imigran dengan kemahiran bahasa Inggris yang terbatas.
Anda juga harus memikirkan apa yang perlu dilakukan penyedia. Apakah Anda perlu mitra CMMS yang dapat menginstal dan mengonfigurasi perangkat lunak CMMS, atau memberikan pelatihan? Tingkat dukungan apa yang Anda butuhkan jika Anda menemukan bug? Dapatkah Anda membiarkan perangkat lunak mati selama beberapa hari sementara Anda menyelesaikan masalah perangkat lunak, atau Anda perlu dukungan pelanggan yang akan merespons Anda segera?
3) Apa Manfaat yang Anda Harapkan Dari Perangkat Lunak CMMS?
Apakah Anda bertujuan untuk produktivitas yang meningkat? Pelacakan dan kontrol biaya yang lebih baik? Proses yang lebih terstandarisasi di seluruh organisasi Anda? Atau apakah Anda mencoba untuk menyelesaikan masalah spesifik, seperti kurangnya pemeliharaan preventif, ketidakteraturan, atau kontrol inventaris yang buruk?
Penting bahwa baik manajemen maupun departemen pemeliharaan memiliki suara dalam memilih perangkat lunak CMMS. Jika manajemen membuat keputusan sendiri, mereka mungkin berfokus pada fitur yang memukau, sambil mengabaikan aksesibilitas, mobilitas, dan fitur lain yang krusial bagi departemen pemeliharaan. Jika departemen pemeliharaan membuat keputusan sendiri di sisi lain, mereka mungkin mengabaikan fitur pelacakan dan pelaporan yang dibutuhkan manajemen. Idealnya, Anda juga harus berbicara dengan pemangku kepentingan lainnya, seperti pekerja yang perlu mengajukan permintaan pemeliharaan atau (dalam manajemen fasilitas) penyewa.
Menggabungkan Semua: Situasi Ditelusuri Kembali
Ingat situasi nyata yang kami jelaskan di awal Bagian 1? Tanpa bantuan CMMS yang terstandarisasi, sabuk konveyor yang rusak dapat merusak operasi keseluruhan Anda. Setelah CMMS diimplementasikan, situasi yang sebelumnya rumit menjadi terintegrasi dan diperbaiki hampir segera. Ini adalah bagaimana itu akan berjalan dengan CMMS yang tersedia:
Revolusikan departemen pemeliharaan Anda. Ada tantangan dengan setiap sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi. Sulit untuk menemukan opsi terbaik, dan banyak perusahaan akhirnya mendapatkan banyak reaksi negatif dari departemen pemeliharaan jika perangkat lunak tidak memiliki alur kerja yang tepat.
Kami mendorong Anda untuk bertanya pada banyak pertanyaan, dan pastikan Anda di jalur yang benar, sehingga Anda dapat menemukan sistem yang memenuhi kebutuhan semua orang.
Jika Anda siap untuk mulai meneliti opsi CMMS, hubungi kami untuk webinar langsung gratis dan uji coba gratis 30 hari — kami senang untuk menunjukkan apa yang dapat dilakukan Hippo CMMS!
Dapatkan semua empat posting blog dalam satu tempat. Kami telah mengumpulkan seri blog ini menjadi satu eBook yang komprehensif. Unduh gratis sekarang!
